LES REGISTRES OBLIGATOIRES

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1 LES REGISTRES OBLIGATOIRES

2 PLAN DROIT DU TRAVAIL REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL
REGISTRE UNIQUE D’EVALUATION DES RISQUES COMPTABILITE LIVRE JOURNAL GRAND LIVRE LIVRE D’INVENTAIRE JURIDIQUE REGISTRE SPÉCIAL REGISTRE DES DÉLIBÉRATIONS ORGANISATION ADMINISTRATIVE LE FICHIER ADHERENTS

3 LE DROIT DU TRAVAIL

4 Droit du travail Registre unique du personnel
Tenu par les associations qui emploient du personnel salarié. Tenu au siège de l’association Conservé pendant cinq ans à compter de la date de départ des salariés. Consigne tous les salariés dans l’ordre chronologique de leur embauche.

5 Droit du travail Pour chaque salarié, les informations mentionnées sont : la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, la date d’entrée (et, le cas échéant, de sortie), la date d’autorisation d’embauche ou de licenciement (ou d’autorisation de licenciement).

6 Droit du travail Document unique d’évaluation des risques
Un inventaire détaillé des risques liés à chaque poste de travail de l’établissement : choix des procédés de fabrication, des matériels et équipements de travail, produits, aménagement des locaux, etc… Assurer la « traçabilité » des résultats de l’évaluation des risques que l’employeur est dans l’obligation de mener.

7 Droit du travail Le registre doit :
Être mis à jour au moins une fois par an et systématiquement révisé à l’occasion de chaque événement modifiant les conditions d’hygiène et de sécurité ou les conditions de travail. Être tenu à la disposition du CHSCT, des délégués du personnel ou, à défaut, des personnes soumises à un risque pour leur sécurité ou leur santé. Être tenu à la disposition des inspecteurs du travail ou des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

8 Droit du travail Les sanctions
Contravention de 1500 € pour l’absence de réalisation du Document Unique. Délit d’entrave aux fonctions des représentants du personnel pouvant être assorti d’une amende de 3750 € et d’une peine d’emprisonnement.

9 Droit du travail Délit d’entrave à l’action de l’inspecteur du travail, puni d’une amende de 450 €. La responsabilité du chef d’entreprise en cas d’accident du travail et la faute inexcusable peuvent être retenues. Les peines d’emprisonnement et les conséquences financières (responsabilité sur les biens propres du chef d’entreprise) risquent alors d’être extrêmement importantes.

10 COMPTABILITE

11 Comptabilité Toute association soumise au plan comptable doit obligatoirement tenir un livre-journal, un grand livre et un livre inventaire.

12 Comptabilité Livre journal
enregistre chronologiquement pour chaque recette et chaque dépense : sa date, son libellé, son montant, la référence de la pièce justificative qui s’y rattache.

13 Comptabilité Plusieurs types de journaux sont tenus :
journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal de caisse, journal des opérations diverses (OD).

14 Comptabilité Grand livre Livre d’inventaire
Il centralise les opérations du livre-journal (ou des différents journaux) par opérations de même nature dans chacun des comptes prévus par le plan comptable Livre d’inventaire Il regroupe les comptes annuels : le compte de résultat, le bilan, l’annexe et les données d’inventaire.

15 JURIDIQUE

16 Juridique Le registre spécial
Toute association simplement déclarée ou reconnue d’utilité publique, quel que soit son objet ou son activité, a l’obligation de tenir un « registre spécial ». Document contenant des feuillets blancs reliés de façon indissociable. Idéalement, le registre comporte une pagination. Doit être coté et paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l’association. Permet un contrôle des autorités administratives ou judiciaires sur les principales modifications concernant le fonctionnement de l’association.

17 Juridique Tenu au siège de l’association.
Les mentions qui y sont portées doivent l’être : de façon chronologique, sans aucun blanc. Pour conserver une valeur probante, il convient d’éviter : toute rature, toute surcharge.

18 Juridique Le contenu transcrire les changements survenus dans l’administration ou la direction de l’association et les modifications apportées aux statuts. la fondation de nouveaux établissements, le changement d’adresse du siège social, l’achat et la vente d’immeubles de l’association, l’adhésion de nouvelles associations au sein d’une union d’associations. l’intégralité des procès-verbaux n’est pas obligatoire. les dates des récépissés délivrés par les préfectures ou sous-préfectures à la suite des déclarations de modifications.

19 Juridique Les sanctions Sanctions civiles, Sanctions pénales,
Sanctions administratives.

20 Juridique Sanctions civiles :
La dissolution peut être prononcée pour défaut de consignation des changements et modifications sur le registre spécial. Il s’agit ici d’une dissolution judiciaire facultative. Sanctions pénales : Sont punies d’une amende de 1500 €, l’absence de registre spécial, sa tenue irrégulière ou incomplète et sa non production aux autorités administratives et judiciaires. Sanctions administratives : Le non - respect des obligations relatives au registre spécial peut justifier la suppression de la subvention accordée par les pouvoirs publics ou son non – renouvellement.

21 Juridique Le registre des délibérations
Il est recommandé aux associations de tenir un registre sur lequel elles consigneront les délibérations de leurs divers organes collégiaux. Il n’est pas obligatoire. Il peut être imposé par les statuts de l’association.

22 Juridique Comme il n’existe aucune obligation légale, les associations peuvent donc utiliser le support matériel de leur choix : véritable registre, classeur à feuilles mobiles dans lequel sont insérées et numérotées les éditions informatiques des procès-verbaux, reproduction par photocopie sur les feuilles mobiles déjà paginées du registre les procès-verbaux saisis sur informatique. Pour conférer à ce registre une valeur probante, il convient qu’il soit : Coté, Paraphé.

23 Juridique Constitue la mémoire de l’association.
Être un moyen de preuve fondamental. Être tenu au siège de l’association. Les délibérations sont reproduites : De façon chronologique, Sans aucun blanc, Sans rature ni surcharge.

24 Juridique Le contenu Toutes les délibérations des Assemblées Générales, signée par le Président, et un membre du bureau, Il est conseillé aux associations de faire de même pour : Les comptes rendus des réunions de leurs organes de direction : bureau, comité, conseil d’administration. Le faire sur le même registre si celui-ci est tenu à jour de façon chronologique.

25 Juridique Les sanctions
Ce registre n’étant pas imposé par la loi, aucune sanction n’est envisageable.

26 ORGANISATION ADMINISTRATIVE

27 Organisation administrative
LA RÈGLE D’OR : AUCUN PAPIER NE SORT DE L’ ASSOCIATION SANS ÊTRE PHOTOCOPIE, DE FAÇON À TOUJOURS GARDER UN DOUBLE.

28 Organisation administrative
Les grandes catégories de dossiers Le dossier permanent Le dossier personnel Les organismes sociaux Le courrier Les fournisseurs Les clients Les états La banque La poste

29 Organisation administrative
Le dossier permanent Recense tous les documents qu’il est nécessaire de conserver tout au long de la vie de l’association. Ce que l’on ne doit pas archiver d’une année sur l’autre. Les organismes sociaux Un dossier par organisme social : URSSAF ASSEDIC Caisse de retraite Médecine du travail

30 Organisation administrative
Le courrier Chaque courrier a une référence en interne, du type compteur. Chaque courrier fait est à noter sur un cahier « courrier départ » qui peut mentionner : N° Référence, Date, Destinataire, Objet.

31 Organisation administrative
Fournisseurs Le dossier contient les pochettes : Devis en cours : les devis en attente de réponse. Commandes en cours / commandes en attente : à chaque commande a été agrafée le devis lui correspondant. Bons de livraisons en attente (de facture): les bons de livraisons effectués auxquels ont été agrafés les commandes et devis correspondant. Factures à comptabiliser : les factures établies auxquelles on a agrafé le bon de commande et que l’on vérifie par rapport au bon de commande. Les factures seront référencées avec un numéro chronologique, type compteur. Chemises nominatives : une fois comptabilisées, les factures seront classées dans des chemises nominatives.

32 Organisation administrative
Clients Le dossier contient plusieurs pochettes : Devis / offres de prix en cours : les devis en attente de réponse. Commandes en cours / commandes en attente : les commandes en attente de traitement. A chaque commande a été agrafée le devis lui correspondant. Bons de livraisons en attente (de facture): les bons de livraisons effectués auxquels ont été agrafés les commandes et devis correspondant.

33 Organisation administrative
Factures à comptabiliser : les factures établies auxquelles on a agrafé le bon de commande. Les factures sont référencées avec un numéro chronologique, type compteur, mentionné dans le cahier de factures : N° Référence, Date, Destinataire, Objet / Marchandises vendues, Tenir un échéancier pour les clients avec une espérance de règlement. Chemises nominatives : une fois comptabilisées, les factures seront classées dans des chemises nominatives par client.

34 Organisation administrative
Les états 1 chemise TVA, 1 chemise taxe professionnelle, 1 chemise taxe d’apprentissage, 1 chemise taxe de formation continue, 1 chemise Organic. La banque Les relevés bancaires du plus anciens au plus récent, Les justificatifs agrafés au dos, Pour les chèques émis, le justificatif est le talon du chèque.

35 Organisation administrative
La poste Ouvrir un dossier pour l’association à la poste, Pour les affranchissements, avoir une quantité de timbres les plus utilisés dans un classeur ordonné selon le poids des lettres, Une balance pour peser le courrier, Des tampons avec les coordonnées de l’association.

36 Conservation des documents

37 FICHIER ADHERENTS

38 Fichier adhérents Informatique ou papier
Un registre des adhérents sous la forme d’un simple cahier peut suffire à lister les noms des adhérents. Mais il sera toujours beaucoup plus lourd à utiliser qu’un fichier informatique de type tableur, base de données ou service Internet.

39 Fichier adhérents Déclaration obligatoire
De manière générale, tout fichier informatique, contenant des informations normatives, permettant l’identification de personnes physiques (la simple consignation du nom, du prénom et de l’adresse des personnes est considérée comme suffisante) – y compris l’enregistrement d’un fichier dans un logiciel de messagerie – doit être déclaré auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

40 Fichier adhérents Cette déclaration consiste à préciser les conditions d’utilisation du fichier (finalité, type d’informations, personnes y ayant accès, durée de conservation, etc.) afin d’éviter les atteintes à la vie privée ou aux libertés.

41 Fichier adhérents Les associations doivent donc effectuer une déclaration auprès de la CNIL pour leurs fichiers d’adhérents informatisés.

42 Fichier adhérents C’est seulement à partir de la réception d’un récépissé de la CNIL que vous pourrez mettre en œuvre votre fichier d’adhérents. Par ailleurs, vous êtes tenus d’informer les personnes figurant dans ce fichier de leur droit à consulter et à corriger les informations les concernant.

43 Fichier adhérents La gestion du fichier
C’est la personne qui signe le formulaire de déclaration qui est juridiquement responsable du fichier. Il s’agit généralement du président de l’association, mais il peut tout à fait désigner d’autres personnes, salariés, bénévoles ou même une commission spéciale, pour administrer concrètement le fichier. Dans ce cas, cela doit être notifié dans la déclaration. Vérifier que vos statuts autorisent bien cette délégation de gestion des adhérents.

44 Fichier adhérents Le responsable doit, dans tous les cas, s’assurer que le traitement informatique respecte les dispositions légales : le fichier ne doit pas servir à autre chose qu’à l’administration des membres, la collecte d’informations doit s’accompagner d’une bonne information des personnes, les informations ne doivent pas être communiquées à des personnes non autorisées, le délai de conservation des données doit être respecté. Par ailleurs, les différents responsables doivent avoir le souci d’effectuer une mise à jour régulière du fichier.

45 Fichier adhérents La collecte des informations
Le plus souvent, la collecte des informations se fait au moment de l’adhésion ou à l’occasion de l’envoi d’un questionnaire aux membres. L’adhérent est en droit de demander à l’association de lui communiquer toutes les informations du fichier le concernant. Ce droit lui permet de vérifier les informations enregistrées et, le cas échéant, de faire rectifier les informations erronées.

46 Fichier adhérents Vous devez informer les personnes dont les coordonnées vont être enregistrées, de l’existence du fichier, de l’usage qui en sera fait et du lieu où s’exerce le droit d’accès et de rectification. Une mention sur le bulletin d’adhésion ou le questionnaire est alors nécessaire.

47 Fichier adhérents Les droits des personnes fichées :
Droit d’être informée, Droit de s’opposer, Droit d’accès, Droit de rectification.

48 Fichier adhérents Contenu du fichier
Le fichier des adhérents comprend : la liste des noms et prénoms des membres de l’association, leur adresse postale, un numéro de téléphone, une adresse électronique, professionnelle ou au domicile. Il s’agit là des informations minimales qu’il vous faut consigner.

49 Fichier adhérents En règle générale, le fichier des adhérents ne peut pas non plus contenir d’informations concernant les infractions, condamnations ou mesures de sûreté (article 30 de la loi), ni d’informations relatives à la santé des personnes concernées, ou aux difficultés sociales et économiques des personnes ni le numéro de Sécurité sociale des personnes (article 18 de la loi).

50 Fichier adhérents Les sanctions
En cas de non respect des dispositions : Constitution d’un fichier sans déclaration préalable, Utilisation injustifié du fichier, Traitement des données malgré l’opposition de l’intéressé,...

51 Fichier adhérents Risques : 5 ans d’emprisonnement,
euros d’amende.

52 MERCI A TOUS