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AlbaSim Project Management Dominique Jaccard dominique.jaccard (a) heig-vd.ch Publication: www.AlbaSim.com.

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1 AlbaSim Project Management Dominique Jaccard dominique.jaccard (a) heig-vd.ch Publication:

2 2 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Table des matières ChapitresSlides Vue densemble 6 Avant-projet 25 Planification 60 Réalisation et suivi 95 Terminaison126

3 3 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Site web du cours

4 4 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Site web de la simulation

5 5 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Bibliographie chronologique sélective Ouvrages généraux Cadle, Yeats; Project Management for Information Systems, Pearson, 2008 Gray, Larson; Management de projet, Dunod, 2007 Pinto; Project Management, achieving competitive advantage, Pearson, 2007 Nicholas; Project Management for Business and Engineering, Elsevier, 2004 Wisocki, Beck, Clane; Effective Project Management, Wiley and Sons, 2000 Buttrick ; La gestion de projet en action, Les Echos, 2000 Meredith, Mantel ; Project management, a managerial approach, Wiley & Sons, 2000 Kliem, Ludin, Robertson; Project management methodology, Dekker Inc, 1997 AFITEP; Le Management de Projet, Principes et Pratique, Afnor Gestion, 1991 Project management Body of Knowledge; Project Management Institute; Ouvrages spécifiques Perret, Louafa ; Créativité et innovation: L'intelligence collective au service du management de projet; PPUR presses polytechniques, 2008 Des Mesnards ; Réussir l'analyse des besoins, Eyrolles, 2007 Asquin, Falcoz, Picq; Ce que manager par projet veut dire, Edition dOrganisation, 2005 D'Herbemont, César; La stratégie du projet latéral, Dunod, 2004 Garel, Giard, Midler; Faire de la recherche en management de projet; Vuibert, 2004 Williams; Modelling Complex Projects, Wiley and Sons, 2002 Destors, Le Bissonnais; Mettre en œuvre la qualité du management de projet, Afnor, 1999 En gras : ouvrages recommandés

6 6 Vue densemble « Lavenir est quelque chose qui se construit. On ne subit pas lavenir, on le fait. » Georges Bernanos [ ] 1

7 7 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Contenu Définitions Découpage en phase –avant-projet –planification –réalisation –terminaison

8 8 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Introduction Organisation / Management –coordination –hiérarchie –communication –conflits Technique –Pert –Gantt –Gestion des risques, coûts et délais Facteurs humains Outils et techniques

9 9 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Projets et activités traditionnelles ProjetActivités traditionnelles Fournir un produit nouveauFournir un produit connu Début et fin définisContinu Equipe temporaireOrganisation stable Unicité et complexité du projetRépétitif et bien compris Date de fin et coûts totaux Temps et coût basés sur difficiles à prévoirl'expérience des années antérieures

10 10 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Définitions : Le projet Une séquence dactivités uniques, complexes et connectées, avec pour but datteindre un objectif. Ceci devant être réalisé à lintérieur dun cadre temporel, dun budget et en respect de spécifications. [Wysocki] Une entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat unique. [PMBoK] Projeter, cest penser un inexistant possible, à réaliser [Jean-Pierre Boutinet]

11 11 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Le triangle O-C-D (Objectif -Coûts-Délais) Un système dynamique –à maintenir en équilibre –à arbitrer PROJET Objectifs CoûtsDélais

12 12 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Définitions : Management de projet Gestion de projet La gestion de projet consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d'un projet, de façon à atteindre les objectifs en respectant les coûts, les délais et les spécifications prédéfinies. Management de projet Ensemble des actions engagées par une organisation afin de déterminer un projet, de le lancer et de le mener à bien. [Garel, Giard, Midler] Application de connaissances, compétences, outils et techniques dans des activités de projet en vue d'atteindre ou de dépasser les attentes des parties impliquées dans le projet. [Project Management Institute (PMI)]

13 13 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Le découpage en phases Maîtrise Planification Terminaison Réalisation Avant-projet

14 14 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Terminologie Avant-projet Initiating ISO RéalisationPlanificationLancement Maîtrise TerminaisonRéalisationPlanification Maîtrise Clôture PMI Projet de réalisation Projet amont Conception Controling ClosingExecutingPlanning Projet aval Cours Autres…

15 15 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Phase dAvant-projet (conception) - déterminer le but du projet - estimer les ressources, coûts et délais - définir le type d'organisation - choisir le chef de projet Projet avant le projet - estimation des risques - estimation de la rentabilité Quel objectif ?

16 16 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Phase de Planification –planification globale –détail des coûts et délais –engagement des hommes-clés –définition des responsabilités Planifier la réalisation... Mise en place de la structure du projet

17 17 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Phase de Réalisation –mise en place de l'organisation – exécution du travail – pilotage coûts-délais-spécifications – résolution de problèmes Réaliser la planification... Amener le projet à sa fin Le découpage dépend du métier Phase générant le plus de coûts

18 18 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Phase de Terminaison Archivage de l'expérience Engranger du savoir et savoir-faire => améliorer le déroulement des projets futurs – analyse des écarts entre planifié et réalisé – mémoire des opérations passées – évaluation du projet – réaffectation du personnel – décharge au chef de projet Préparer les futures planifications...

19 19 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Et en pratique ?

20 20 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Cycles de vie en cascade Principes –phases successives –une phase ne peut pas mettre en cause les précédentes –livrable(s) précis pour chaque phase –validation en fin de phase Exemple: Merise Avantages - Inconvénients ? En pratique

21 21 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Cycle de vie itératif Principes –Projet découpé en N itérations successives –Affiner à chaque itération Exemple: RUP, Hermes Avantages - Inconvénients ? En pratique

22 22 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Les phases ? Avant-projet Planification Réalisation Terminaison En pratique

23 23 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: 6 fonctions de base du management de projet Qui, où, quand, quoi, comment ? (avant le début de la réalisation) Orchestration des ressources par rapport au plan Suivi et vérification de latteinte des objectifs fixés Motivation de léquipe Définition Organisation Leadership Contrôle Planification Terminaison FonctionsObjectifs de la fonction Archivage de lexpérience

24 24 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Exercice: Intensité des fonctions de management Représenter lintensité des 6 fonctions de management au cours des 4 phases du projet Travailler par groupe de 4-5 personnes Temps à disposition: 15 Livrable: présentation et justification de la solution proposée Avant-projetPlanificationRéalisationTerminaison

25 25 Avant-projet « Une petite impatience ruine un grand projet. » Confucius [500 av. J-C] 2 « Il ny a pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va » Sénèque [4 av. J-C - 62]

26 26 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Contenu 2.1De lidée au projet 2.2Faisabilité et risques 2.3Proposition de projet

27 Objectifs Délais Coûts 2.1 De lidée au projet

28 28 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Définir l'idée initiale Définir l'idée en terme de résultats attendus et différence par rapport à la situation actuelle –Quels changements attendus ? Changements acceptables par les intéressés ? Comment les rendre acceptables ? –Quoi? plutôt que Comment? IdéeEnjeuxSolution Développement de l'idée

29 29 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Identifier les enjeux A quel problème correspond cette solution ? –i.e. quel est le but, quels sont les vrais besoins ? –quels sont les enjeux ? En quoi le projet présente un intérêt ? –apports économiques –apport commercial/marketing –apport en compétences –retombées sociales ou politiques Développement de l'idée IdéeEnjeuxSolution

30 30 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Définir les solutions (re)Définir les solutions par rapport aux enjeux –Expliciter le lien enjeux-solutions –Définir le résultat attendu –Expliquer en quoi les solutions sont les plus adaptées pour répondre aux enjeux Développement de l'idée IdéeEnjeuxSolution

31 31 Faisabilité et risques « Si vous voulez aller sur la mer, sans aucun risque de chavirer, alors, n'achetez pas un bateau : achetez une île. » Marcel Pagnol, extrait de « Fanny » 2.2

32 32 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Evaluer la faisabilité et les risques FaisabilitésRisques Economique Technique Délai

33 33 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Analyses de faisabilité Faisabilité : capacité à … Analyses de marché –potentiel, prix, concurrence Analyses techniques –possibilités, compétences Analyses financières –disponibilité des fonds –rentabilité

34 34 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Le risque Définition selon le Robert –Danger éventuel plus ou moins prévisible –Eventualité dun événement ne dépendant pas exclusivement de la volonté des parties et pouvant causer la perte d'un objet ou tout autre dommage => Deux concepts –probabilité (éventualité) –impact négatif (perte dun objet, dommage) => Risques en management de projet –événements incertains dont la réalisation aurait des conséquences négatives sur le succès du projet – f(unicité du projet, complexité, expérience de léquipe)

35 35 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Processus de gestion des risques 1. Identification des risques 2. Evaluation des risques Classification des risques 3. Elaboration des stratégies de réponse aux risques Plan de gestion des risques Liste des risques

36 36 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: 1. Lidentification des risques Chefs de projet expérimentés : plus prudents, plus daversion aux risques Par qui ? –Chef de projet –Chef de projet et équipe Brainstorming –toutes les idées sont acceptées A quels risques pouvons-nous être confronté ?

37 37 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: 1. Lidentification des risques PBS, WBS –Identifier les risques associés à chaque livrable ou à chaque tâche Chronologie du projet –recherches des risques associés aux différentes phases du projet conception, définition des objectifs, négociation des contrats, etc. Types de risques (profil de risque) –par fonctionnalités ou technologies méthodes de développement, base de données, tests, etc. –spécifiques au domaine du projet Méthodes:

38 38 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: 1. Lidentification des risques Résultat: liste des risques –Exemple: défaillance du système informatique NoRisque 1renverser une tasse de café sur le clavier 2panne du réseau électrique public 3imprimante bloquée 4crash disque dur 5météorite sur le centre de calcul 6vol d'un écran, clavier par un employé 7vol d'un écran, clavier par un client 8réseau sans fil perturbé par magnétisme temporaire 9fibre optique coupée par accident 10home page hackée 11oublié son mot de passe 12…

39 39 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: 2. Evaluation des risques Probabilité (Fréquence) –numérique ou qualitatif Impact (Gravité) –objectif, coûts, délais –numérique ou qualitatif Classification de risques Quels sont les risques à traiter prioritairement ?

40 40 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: 2. Evaluation des risques: Probabilité (fréquence) Appréciation de la possibilité dapparition dun événement –toujours utiliser la même grille pour un même projet Appréciation globale QualificationNotation Non Impossible1 Quasi-impossible2 Très improbable3 Peut-être Improbable4 Peu plausible5 Plausible6 Probable7 Oui Très probable8 Quasi-certaine9 Certaine10 Lévénement peut-il survenir ?

41 41 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: 2. Evaluation des risques: Impact (gravité) Les effets en cas de réalisation du risque Conséquence en cas de réalisation du risque ? Appréciation globale QualificationNotation Mineures Nulles1 A peine sensibles2 Très limitées3 Moyennes Limitées4 Sensibles5 Significatives6 Très significatives7 Majeures Importantes8 Désastreuses9 Catastrophiques10

42 42 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: 2. Evaluation des risques Exemple daffectation des probabilités et impacts NoRisqueProbabilitéImpact 1renverser une tasse de café sur le clavier72 2panne du réseau électrique public65 3imprimante bloquée84 4crash disque dur68 5météorite sur le centre de calcul110 6vol d'un écran, clavier par un employé44 7vol d'un écran, clavier par un client34 8réseau sans fil perturbé par magnétisme temporaire46 9fibre optique coupée par accident48 10home page hackée79 11oublié son mot de passe85 12…

43 43 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: 2. Evaluation des risques : classement Impact Probabilité 9 et 10 7 et 8 tasse café sur clavier imprimante bloquée oublié mot de passe home page hackée 5 et 6 réseau sans fil perturbé panne réseau él. crash disque dur 3 et 4 vol écran, clavier fibre optique coupée 1 et 2 météorite sur centre calcul 1 et 23 et 45 et 67 et 89 et 10

44 44 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: 3. Réponse aux risques : proposition de mesures (I) Réduire la fréquence –contrôle, entretien, etc. –Incendie: Réduire limpact (transférer le risque) –assurance, garantie, pénalité –Incendie: Améliorer la capacité à détecter le risque et réagir en cas de réalisation du risque –indicateurs, signaux –plan daction en cas de réalisation du risque –Incendie:

45 45 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: 3. Proposition de mesures (II) Eviter le risque –redéfinition du projet, redondance et procédures de sécurité –mais… Accepter le risque –ne rien faire

46 2.3 Proposition de projet

47 47 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Proposition de projet Contenu: Description du contexte et du problème Enjeux (c.f. partie précédente) Objectifs Macro-planning (c.f. chapitre planification) Coûts, recettes, indicateurs financiers Contraintes de réalisation Risques Critères de succès Spécifie quand et comment la requête sera satisfaite

48 48 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Description du contexte et du problème Exemples: –Problème connu Appartient à la collection des problèmes connus de lorganisation –Demande dun client Interne ou externe –Initiative interne Initiative dun collaborateur ou dun département –Changement imposé Législation Changement du marché Changement des attentes du client Faits acceptés

49 49 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Objectifs: hiérarchie des objectifs Objectifs globaux Contribution du projet à une stratégie générale Objectifs spécifiques Avantages directs générés par le projet Résultats Produit / service réalisé par le projet

50 50 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Coûts et recettes Coûts –directs et indirects –humains, matériel Recettes –financiers, non financiers Synthèse –indicateurs financiers Estimation des coûts et recettes

51 51 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Indicateurs financiers Valeur actuelle nette (VAN) –Somme de dépenses et recettes liées au projet, actualisées à la date actuelle c.f. slide suivant Taux de rendement interne (TRI) –Taux pour lequel la VAN est nulle Délai de récupération (Payback Ratio) –Temps nécessaire pour que linvestissement initial soit récupéré grâce aux cash flow générés par le projet [en mois, années]

52 52 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Indicateurs financiers Avec –R(j): recettes de lannée j (fin dannée) –C(j): coûts de lannée j (fin dannée) La VAN se calcul avec la formule suivante –c.f. support de cours « comparaisons économiques »

53 53 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Délai de récupération Délai de récupération (Payback Ratio) –Temps nécessaire pour que linvestissement initial soit récupéré grâce aux cash flow générés par le projet [en mois, années] –sans tenir compte des intérêts ni de linflation [temps] [.-]

54 54 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Contraintes de réalisation Limites à la liberté du chef de projet et de léquipe pour latteinte de lobjectif –pas liées à des fonctionnalités du produit / service –conséquence de lenvironnement du projet Exemples: –Le projet devra respecter la législation espagnole en matière de protection des données personnelles.

55 55 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Risques Facteurs pouvant limiter latteinte du résultat Techniques –Compétences et maîtrise des technologies utilisées –Gestion du changement technologique Environnementaux –Ce qui est au dehors du projet –Politique, stratégie de lentreprise, législation, évolution du marché, etc. Relationnel –Importance des bonnes relations de léquipe de projet –Ces relations sont-elles existantes?

56 56 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Critères de succès Que doit-on atteindre pour que le projet soit considéré comme réussi? Etablir les critères de succès sous une forme quantitative et mesurable Eviter les critères subjectifs

57 57 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Un tableau de synthèse: adaptation du Logical Frame ObjectifsCritères de succèsHypothèses (Hors contrôle du projet) Objectifs globaux contribution du projet à un programme, une stratégie Mesure de la contribution aux objectifs globaux - Objectifs spécifiques Avantages directs générés par le projet Mesure de latteinte des objectifs spécifiques Hypothèses: pour contribuer aux objectifs globaux si les objectifs spécifiques sont atteints Résultats (livrables) Produit / service réalisé par le projet Mesure de latteinte des résultats (quantité, qualité, coûts, délais) Hypothèses: pour obtenir les objectifs spécifiques si les résultats sont atteints Activités Tâches à effectuer pour obtenir les résultats Eventuellement: mesure de latteinte des résultats (quantité, qualité, coûts, délais) Hypothèses: pour obtenir les résultat si les activités sont atteintes

58 58 Simulation - Avant-projet Objectif –faire accepter votre projet par le Comité de sélection des projets Livrable –présentation du projet au Comité de sélection des projets Temps à disposition:

59 59 Simulation - Avant-projet

60 Planification 60 Ne pas prévoir cest déjà gémir Léonard de Vinci [ ] 3

61 61 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Contenu WBS (Work Breakdown Structure) Estimation de la durée des tâches Ordonnancement des tâches Diagramme de Gantt Tableau des ressources Optimisation de la planification

62 62 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Problème: Ressources et délais limités Problème: Ressources et délais limités Déroulement des projets La plupart des projets se terminent hors délais Une grande partie des projets dépassent les budgets prévus => Rechercher une méthode de prévision de délais réalistes et de coûts réalistes

63 63 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Work Breakdown Structure (WBS) Objectifs: S'assurer que toutes les tâches sont identifiées WBS Décomposition arborescente du projet Critères de décomposition Résultats et utilité de la WBS PBS / WBS

64 64 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Décomposition arborescente du projet PROJET X Sous-projet X1 Sous-projet X2 Sous-projet X3 Phase X1-1 Phase X1-2 Phase X1-3 Phase X3-1 Activité X1-1-1Activité X1-1-2Activité X1-1-3 Exemple de logiciels: WBS Chart Pro (www.criticaltools.com) MindManager / Freemind PBS / WBS PBS WBS

65 65 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Analyser le projet en actions Projet –Un seul début et une seule fin –Début et fin identifiés en tant qu'événements (décision, revue, etc.) Sous-projet –Projet contenu dans le projet principal –Lié à un objet ou un livrable partiel du projet Phase (étape, lot de travaux) –Ensemble d'actions qui marque un avancement significatif –Lié à un type de compétences et à un degré dans la progression du projet Activité (ou Tâche) –Maille la plus fine de la planification –Action exécutable par une seule ressource (ou un seul ensemble de ressources) PBS / WBS

66 66 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Résultats et utilisation Tableau des tâches –"codifier" le projet (suivi et archivage) Base de la suite de la planification –estimation des coûts –estimation des durées –ordonnancement des tâches –affectation des ressources PBS / WBS

67 67 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Estimation de la durée des tâches Détermination de: –durée totale du projet –date de terminaison –besoins en ressources humaines et matérielles Estimation Objectifs: Estimer le temps nécessaire à l'accomplissement de chaque tâche identifiée par la WBS.

68 68 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Estimation de la durée des tâches Nécessaire… –Base nécessaire pour la détermination de: Durée du projet Engagement des ressources humaines et matérielles Mais difficile –Difficulté augmente si les activités ne sont pas familières => Besoin de méthodes [Wisocki] –Activités similaires –Données historiques –Technique Delphi –Méthode des 3 points –Wide Brand Delphi Technique Estimation

69 69 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Activités similaires Activité du projet P1 similaire à des activités réalisées dans des projets Pi => durée de lactivité de P1 identique ou extrapolée des activités similaires des Pi Basé sur la mémoire ou des discussions Estimation

70 70 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Données historiques Enregistrement systématique, durant et à la fin des projets, des informations relatives à la durée des tâches Pour chaque (la plupart des) tâche(s), on possède les informations –Description –Estimation de la durée –Durée réelle Basé sur des enregistrements systématiques (project note-book, BD) Estimation

71 71 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Données historiques : extension Pour chaque activité, on enregistre: –Durée estimée –Durée réelle –Niveau de compétence et formation des personnes –Commentaires Données sur lactivité Modèles de calcul BD Résultat: Estimation de la durée Estimation

72 72 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Avis dexperts Lorsque: –Nouvelle technologie (encore inconnue) –Technologie inconnue de lentreprise i.e. pas dexpérience en interne => Appel à des experts externes Estimation

73 73 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Méthode Delphi Utilisée pour améliorer la qualité de lestimation en labsence dexperts Méthode de groupe 1.Information au groupe sur lactivité 2.Estimations individuelles 3.Histogramme des résultats présentés au groupe 4.Les participants des quantiles extérieurs expliquent leur vision En général, 3 itérations sont suffisantes Estimation

74 74 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Méthode « Des Trois Points" TM: temps moyen estimé (travail dans des conditions normales) TO: temps optimiste (conditions idéales, pas d'obstacles, temps minimum pour accomplir la tâche) TP: temps pessimiste (temps maximum pour accomplir la tâche dans les pires conditions) Temps espéré = TO + 4 TM + TP 6 La durée est considérée comme une variable aléatoire –distribution –on ne connaît pas la durée, mais la probabilité des différentes durées Estimation

75 75 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Wide Brand Delphi Technique Combinaison de la méthode des trois points et de la technique Delphi 1.Information au groupe sur lactivité 2.Estimations individuelles de O-M-P 3.Compilation des résultats 4.Elimination des extrêmes 5.Moyenne => O-M-P 6.E = 1/6 (O+4*M+P) Pessimiste Moyen Optimiste Estimation

76 76 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Diagramme de Gantt (des tâches) Représentation graphique du déroulement du projet Gantt

77 77 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Jalons et tâches récapitulatives Jalon –Point de référence marquant un événement important dans lavancement du projet. –Utilisé pour contrôler lavancement du projet –Un jalon correspond à une tâche, en général de durée nulle Tâche récapitulative –Tâche récapitulant un ensemble de tâches subordonnées

78 78 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Ordonnancement des actions Dépendances chronologiques Réseau dactivités –principes –topologie Ordonnancement Objectifs: –Identifier les tâches pouvant être exécutées en parallèle –Identifier les tâches et le chemin critique

79 79 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Dépendances chronologiques Comment décrire les dépendances chronologiques ? Se réveillerDéjeunerPrendre le train Prendre une douche S'habiller Ordonnancement Liens obligatoires ou choix personnels ? => ne représenter que les liens obligatoires

80 80 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Réseau dactivités Réseau à nœuds –tâches: nœuds –liaisons: flèches durée des tâches => chemin critique tâches permettant de diminuer la durée du projet Ordonnancement

81 81 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Types de liens Fin à début (FD) –la fin d'une action précède immédiatement le début de la suivante –lien par défaut Début à début (DD) –une tâche peut débuter dès que l'autre a débuté Fin à fin (FF) –la fin d'une tâche autorise la fin de l'autre Début à fin (DF) –le début dune tâche autorise la fin de lautre Avances : FD - 2 jours Retards : FD + 3 semaines (absolu ou relatif) Ordonnancement

82 82 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Topologie du réseau dactivités Toutes les tâches ont-elles au moins un prédécesseur et un successeur ? (sauf Début et Fin) Tâche A Tâche F Tâche E Tâche D Tâche C Tâche B Déb ut Fin A quoi sert B ? A partir de quand peut débuter F ? Ordonnancement

83 83 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Topologie du réseau dactivités Tous les liens sont-ils représentatifs ? (Y a-t-il des doubles emplois ?) A C XB A C XB A C XB 1. Identification des liens de X 2. Identification des liens de B 3. Suppression du lien A-X Ordonnancement

84 84 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Topologie du réseau dactivités Le réseau peut-il être simplifié ? A C NB X Z Y A C B X Z Y A, B et C permettent l'exécution de X, Y et Z A, B et C permettent l'événement N qui, à son tour permet X, Y et Z Ordonnancement

85 85 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Marge totale Marge totale dune tâche = LF – EF (ou LS - ES) LF (Late Finish) : fin possible au plus tard EF (Early Finish) : fin possible au plus tôt LS (Late Start) : début possible au plus tard ES (Early Start) : début possible au plus tôt Chemin critique : tâches sans marge (LF=EF ou LS=ES) Intuitivement: –Délai possible sur la fin de lactivité sans retarder la date de fin du projet Ordonnancement

86 86 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Marge libre Marge libre = ES du premier successeur - EF de la tâche ES (Early Start) : début possible au plus tôt EF (Early Finish) : fin possible au plus tôt Intuitivement: –Délai possible sur la fin de lactivité sans diminuer la marge dune autre activité Ordonnancement

87 87 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Affectation des ressources Elaboration du tableau des ressources –humaines –matérielles Affectation des ressources –Qui pilote quoi ? –Qui réalise quoi ? –matrice des responsabilités Estimation des ressources nécessaires –utilisation de l'une des 6 méthodes d'estimation Ressources

88 88 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Gantt des ressources

89 89 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Utilisation des ressources Représentation graphique de l'utilisation des ressources Ressources

90 90 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Durées Durée estimée – durée réalisée –à distinguer... Durée critique –durée minimale du projet (sans tenir compte des ressources) Durée du projet – temps entre le début et la fin du projet (en tenant compte des ressources à disposition) Durée critique durée du projet Intervalle de temps entre le début et la fin dune action

91 91 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Charges Charge (aussi appelée Durée effort) – Σ (Durée tâche i * taux de mobilisation tâche i ) Taux de mobilisation –Nombre dunités de ressources mobilisées en même temps Nombre dunités (1, 2, 3 personnes) ou Part de temps (20%, 100%) Charge = Durée * Taux de mobilisation Nombre dunités nécessaires pour réaliser une action

92 92 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Optimisation de la planification Contrainte de délais Contrainte de coût Outil informatique => possibilités de simulation Objectifs: Trouver le meilleur scénario de réalisation f (coûts, délais, objectifs, réseau dactivités, ressources disponibles)

93 93 Simulation - Planification Objectif –faire valider la planification globale de votre projet Livrable –une présentation de la planification PBS, WBS, PERT, Gantt des tâches, Gantt des ressources, détail des coûts max. 7 Temps à disposition:

94 94 Simulation - Planification

95 Réalisation et maîtrise 95 « Le chemin est long du projet à la chose. » Molière [ ] 4 « Nous avons développé ces écrans spéciaux lorsque nous avons découvert le risque de dépassement des délais »

96 96 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Situation en fin de mois 2 : Quen pensez-vous ? ActivitésDébut prévu [début mois] Durée prévue [mois] Budgété [KF] Coût réel [KF] % réalisé A B C D Pas commencé E Pas commencé

97 97 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Le problème Art du chef de projet pendant la réalisation –Décisions et mesures => atteinte objectif (malgré imprévus) –Nouvelle planification (planning, budget, ressources, cahier des charges) Planification (image de la réalité future) Réalité de la réalisation

98 98 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Définitions Suivi (monitoring) : « où en est le projet? » –niveau daide à la décision –collecter, enregistrer, traiter les données relatives à tous les aspects du projet intéressant le chef de projet ou l'organisation Contrôle « comment corriger? » –niveau de décision –utiliser les données fournies par le suivi –comparer la performance réalisée avec la performance planifiée –ramener la performance réalisée vers la performance planifiée Evaluation – Audit –jugement sur la qualité et lefficacité –recommandations pour les projets futurs ou pour le futur du projet

99 99 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Planification Réalisation Réalisé feed-back - calendrier - budget - objectif (qualité - spéc.) Le contrôle Objectifs du contrôle –Rediriger le projet réel vers le projet planifié Moyens –Actions correctives sur la base des mesures du suivi

100 100 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: La démarche Suivi du projet Constat de la situation Mise en oeuvre Information Communication aux partenaires Décisions respect des engagements Replanification Mise à jour Projection Conséquences futures Objectif : Maîtriser le projet pendant la réalisation

101 101 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Diagramme de Gantt avec "réalisé" Les outils graphiques de suivi Avancement

102 102 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Planning des Jalons (milestones trend chart) –Mise en évidence de lavancement prévus pour les différents jalons retard temps réel t1t2t3t Les outils graphiques de suivi à temps avance Délais t0

103 103 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Planning des Jalons –Extension à lensemble des jalons Les outils graphiques de suivi Délais temps planifié temps réel t0t1t2t3t4 t0 Jalon 3 t1 t2 t3 avance retard Jalon 2 jalon franchi Jalon 1 jalon franchi

104 104 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: EVM - historique EVM: Earned Value Management Développé par le US DoD –fin des années 60 –anciennement: C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) Actuellement –norme ANSI 748

105 105 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: EVM - Principes Objectif: mesurer la performance générale du projet –par un/deux indicateur(s) de performance agrégé(s) Principes –comparaison budgétaire impossible sans prendre en compte l'avancement du travail Valeur acquise pour une tâche = % accompli * coût planifié résultat: montant qui aurait dû être dépensé à comparer avec le montant réellement dépensé

106 106 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: EVM - Estimations avancement Valeur acquise du projet –tâches pas / partiellement / entièrement réalisées Valeur acquise d'une tâche partiellement réalisée –Estimation « manuelle » du % d'avancement libre par « tranches » – – –0-100 –Estimation « automatique » : proportionnalité jours travail effectués / jours planifiés totaux coûts réalisés / coûts totaux

107 107 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: EVM - Bases PV: Planned Value (valeur planifiée) –anciennement BCWS: Budgeted Cost of Work Schedule (C/SCSC) BAC: Budgeted At Completion.- temps PV(t) Valeur planifiée des travaux réalisés PV = Σ (BAC * % avancement planifié) BAC

108 108 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: EVM - Bases AC: Actual Cost (coûts réels) –anciennement ACWP: Actual Cost of Work Performed (C/SCSC).- temps PV(t) AC(t) Coûts réels totaux AC = Σ (Coût réel) Variance possible due à lavancement BAC

109 109 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: EVM - Bases EV: Earned Value (valeur acquise) –anciennement BCWP: Budgeted Cost of Work Performed (C/SCSC).- temps PV(t) AC(t) Valeur des travaux actuellement réalisés EV = Σ (BAC * % avancement réalisé) EV(t) BAC

110 110 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: EVM - Variance des délais SV: Schedule Variance (variance des délais) –absolu: négatif => retard SPI: Schedule Performance Index –relatif: retard.- temps SV=EV-PV (absolu) SPI=EV/PV (relatif) SV AC(t) EV(t) BAC PV(t)

111 111 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: EVM - Variance des coûts CV: Cost Variance (variance des coûts) –absolu: négatif => surcoûts CPI: Cost Perforance Index –relatif: surcoûts.- temps CV=EV-AC (absolu) CPI=EV/AC (relatif) CV AC(t) EV(t) PV(t) BAC Remarque: Wysocki : CV = AC - EV FAUX

112 112 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: EVM - Indice de performance global CSI : Cost-Schedule Index (aussi appelé CR: Critical Ratio) –CSI = CPI * SPI –…

113 113 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Estimated At Completion (EAC) - 1 ère méthode.- temps AC(t) EV(t) PV(t) BAC EAC(t) RTC: Remain To Completion

114 114 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Estimated At Completion (EAC) - 2 ème méthode.- temps AC(t) EV(t) PV(t) BAC EAC(t)

115 115 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Estimated At Completion (EAC) - 3 ème méthode.- temps AC(t) EV(t) PV(t) BAC EAC(t)

116 116 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Estimated At Completion (EAC) - 4 ème méthode.- temps AC(t) EV(t) PV(t) BAC EAC(t)

117 117 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: ActivitésDébut prévu [début mois] Durée prévue [mois] BACCoût réel% réalisé A B C D Pas commencé E Pas commencé EVM - Situation en fin de mois 2 Calculer les indices de performance des coûts et délais du projet ci-dessous, en fin de mois 2

118 118 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Et encore… Orienter livrables Responsabiliser les collaborateurs –Chaque livrable à un responsable –Mise à jour régulière de lindicateur (vert / orange / rouge)

119 119 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Difficile – voire impossible – de définir complètement toutes les fonctionnalités du livrable final Oh, il faudrait juste ajouter… Le changement fait partie de la vie du projet! => Mieux vaut sy préparer… La gestion des changements

120 120 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Les Conditions de Satisfaction Processus itératif en 4 phases: –Requête: une requête est effectuée par le client –Clarification: le chef de projet et le client sassurent davoir la même vision de la requête –Réponse: le chef de projet propose ce quil peut fournir –Accord: le client sassure davoir compris la réponse, donne son accord ou formule une nouvelle requête Accord Réponse Clarification Requête

121 121 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: 2 parties du « change management » La requête de changement –Un principe: il ny a pas de petits changements –Documenter chaque changement même simplement… –Comprendre la demande => nouveau cycle de Conditions de satisfaction Lévaluation de limpact dû au changement –Réponse à la requête de changement Identifie les alternatives Analyse les alternatives (avantages et inconvénients) –Le demandeur (client) choisit la meilleure alternative

122 122 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Procédure de changement Requête de changement Etude dimpact Analyse et choix Changement approuvé Changement refusé

123 123 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Formulaire de requête de changement Nom du projet:__________ Demandeur: __________ Date: ______ Description de la demande et justification: Conséquences sur la réalisation: - coûts - délais - risques Visa du maître dœuvre: Décision du maître de louvrage: Accepté / refusé Visa du maître de louvrage:

124 124 Simulation - Planification Objectif –mener votre projet à terme Livrable –projet réalisé –présentations au CoPil

125 125 Simulation - Planification

126 Terminaison 126 « Si jai pu voir si loin, cest que jétais hissé sur des épaules de géants. » Isaac Newton [ ] 5

127 127 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Contenu Types de terminaison Processus de terminaison Le rapport de fin de projet Sources: J. Meredith, S. Mantel; Project management, a managerial approach, John Wiley & Sons, New York, 2000 Wisocki, Beck, Clane; Effective Project Management, 2nd Edition, Wiley and Sons, New York, 2000

128 128 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Impact de la Terminaison Qualité de la (gestion de la) phase de terminaison Qualité de la vie après le projet Peu dimplications sur le succès/échec technique du projet Beaucoup dimplications sur lattitude face au projet (arrière goût) Beaucoup dimplications sur lapprentissage (KSF/KFF)

129 129 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Processus de terminaison Processus difficile –séparation de léquipe –résistance au changement –anxiété sur la suite => Comment diminuer les troubles dus à la terminaison? Comment prendre la décision de terminaison? –modèles daide à la décision –nécessité de posséder des moyens dévaluation, indicateurs de succès/échec

130 130 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Quand se termine le projet? Un projet se termine lorsque: Le travail sur la substance du projet sest arrêté Le projet ou sa fin est indéfiniment reporté Les ressources ont été affectées à dautres projets Le chef de projet na plus le soutien de la direction => la « résurrection » semble peu probable

131 131 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Différentes façon de terminer… 4 Modes fondamentaux de terminaison des projets 1.Terminaison par Extinction 2.Terminaison par Addition 3.Terminaison par Intégration 4.Terminaison par Famine

132 132 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Terminaison par Extinction Le projet est arrêté car: –réussite et atteinte des objectifs –échec ou dépassé –assassiné Effets: –Toutes les activités relatives au « cœur » du projet cessent –Activités « administratives » continuent réaffectation des membres, équipements rapport de fin de projet

133 133 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Terminaison par Addition Projet interne (réalisé par et pour lorganisation) Succès du projet => ajouter à lorganisation parente Effets: –Le projet cesse dexister –Personnel et équipements sont transférés à la nouvelle division –Le projet devient soumis aux règles de lorganisation (administratives, budget, rentabilité) –Diminution de liberté

134 134 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Terminaison par Intégration Façon la plus courante (et la plus difficile) de terminer les projets réussis –RH et équipements sont redistribués dans lorganisation –Le résultat du projet devient un standard du système opérationnel Effets: –passage dun mode « protégé » au monde « réel » –mêmes difficultés que la terminaison par addition

135 135 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Terminaison par Famine Politiquement dangereux de déclarer léchec –diminution des budgets afin de faire arrêter le projet Effets: –obligation de réaffecter les membres (plus de quoi les payer) –le projet est terminé mais continue dexister comme entité

136 136 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Processus de terminaison Décision de terminer Mise en œuvre de la terminaison oui non Processus en 2 parties

137 137 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Quand terminer un projet? Difficile de prendre la décision darrêter avant la fin Set de question à se poser (non exhaustif) –objectifs toujours cohérents avec les objectifs de lorganisation ? –utilité du résultat ? –le projet a-t-il le support des départements nécessaire à son implantation (finances, production, marketing, etc.) ? –léquipe est-elle toujours motivée ? –Léquipe est-elle toujours innovative ? –Une personne clé est-elle partie ? –Pourrait-on acquérir le résultat à lextérieur ? –Est-il vraisemblable datteindre lobjectif? rentabilité? délais? –Un changement de lenvironnement rend-il le projet obsolète?

138 138 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Rapport de fin de projet Mémoire du système de Management de projet Pas une nouvelle évaluation du projet –plutôt une histoire du projet Contenu –quest-ce qui a bien fonctionné ? –quest-ce qui a mal fonctionné ? –comment a été obtenu le résultat ? –comment le projet a été géré ? Forme du rapport –moins importante que le fond…

139 139 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Contenu du rapport final Résultats –comparaison du « prévu » (proposition de projet) avec le « réalisé » –explication des différences –recommandations Administration du projet –analyse des pratiques administratives –recommandations Structure organisationnelle –analyse des impacts (positifs ou négatifs) de la structure organisationnelle choisie –recommandations

140 140 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Contenu du rapport final (II) Equipe de projet –partie confidentielle à lattention de la direction –recommandation sur les personnes particulièrement aptes (inaptes) à travailler en mode projet Techniques de management de projet –analyse des techniques de prévisions, planification, affectation des ressources, etc. –recommandations Divers (partie importante!) –commentaires sur des aspects qui ont particulièrement bien fonctionnés –méthode spécifiques développées par léquipe de projet pourront être testées, puis intégrées aux techniques de management de projet de lorganisation parente

141 141 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Lessons Learned Information System (LLIS) Lesson Learned (LL) - Lesson apprise –connaissance spécifique à lorganisation acquise suite à une expérience réussie ou échouée validée applicable à un travail ou processus de lorganisation générant un impact positif si réutilisée Lesson Learned Process (LLP) –acquérir, vérifier, stocker, diffuser, réutiliser Lesson Learned Information System (LLIS) –système supportant le processus des leçons apprises [Weber, Breslow, Sandhu]

142 142 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Exemple LLIS : Nasa Informations lesson –Numéro, date, soumis par Sujet Résumé Description de lévénement source Lesson apprise Recommandations […] Approuvé par

143 143 AlbaSim ::: | Project Management Game | ::: Merci pour votre attention !


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