Coordonnateurs de directions générales et chefs d’équipe Séance d’information 2016

Objectifs Déterminer votre rôle et vos responsabilités Examiner ce qui est nécessaire pour élaborer la stratégie de campagne Déterminer les rôles de l’équipe et ce que vous devez prendre en considération pour faire le recrutement Examiner les diverses ressources mises à votre disposition 2

Rôles et responsabilités Il incombe aux coordonnateurs de directions générales (CDG) de planifier et de mettre en œuvre la stratégie de campagne de la direction générale (DG). Les chefs d’équipe sont les agents de liaison entre les solliciteurs et les CDG. CDG et chefs d’équipe : Gérer les relations entre les chefs d’équipe/les trésoriers et leur DG/division/secteur, etc. Considérés comme « mini chefs de campagne » pour leur DG/division/équipe. 3

Rôles et responsabilités Responsable de recruter les membres de leur équipe – chercher les dirigeants naturels (coordonnateurs d’événements, chefs d’équipe, solliciteurs). Responsable d’appuyer, de motiver et d’encourager les solliciteurs. Organiser les équipes de chefs d’équipe/solliciteurs – fournir des listes de sollicitation, de la formation et des conseils. Faire état du progrès et de l’état de la sollicitation au chef de la campagne, au trésorier et à l’équipe principale. Remettre les formulaires de dons dument remplis, les formulaires d’événements spéciaux et tous les fonds connexes au trésorier ou au sous-trésorier en respectant le processus établi par le trésorier. 4

Élaboration de la stratégie de la campagne Choses à prendre en considération : – Échéancier de la campagne – Priorités du président – Stratégies gouvernementales – Objectif de la direction générale ($ et/ou taux de promesses de don) – Pratiques exemplaires – Démystification 5

Août Septembre Échéancier de la campagne Octobre Stimulate/Educate What Can invest bring! / Ce qu’investir peut engendrer! Stimuler – éduquer Donate Pledge/Promesse de don Donner Celebrate Special Events / Événements spéciaux Célébrer Communiquer/ Communicate 6

Priorités du président – CCMTGC Innovation Nous ferons preuve d’innovation pour maximiser le rendement de notre campagne et son efficacité. Nous nous concentrerons sur les dons en conservant les donateurs actuels, en stimulant les nouveaux donateurs et reconnaissant les retraités. Nous ferons appel aux dirigeants et aux centres d’expertise, comme une campagne créative, dynamique et prospère. 2. Connexion Nous utiliserons les médias sociaux pour reconnaître les bénévoles et les donateurs en coulisse, et pour engager les fonctionnaires. Nous relierons les fonctionnaires aux communautés et aux causes qu’ils appuient. Nous communiquerons avec les fonctionnaires pour les motiver à donner et pour célébrer leurs succès. 3. Inspiration Nous rallierons la nouvelle génération et les aînés en leurs offrant de l’apprentissage et une collaboration. Nous favoriserons une flexibilité de campagne en soulignant les histoires de réussite (grâce aux dons). Nous inspirerons les dons en soulignant une culture de compassion au sein de la fonction publique. 7

Pratiques exemplaires Personnalisez votre campagne de façon à ce qu’elle résonne – C’est votre campagne et votre communauté Concentrez-vous sur la sollicitation – Effectuez une sollicitation individuelle en premier Engagez tous les employés et encouragez-les à partager leur histoire Reconnaissez vos réalisations, petites ou grandes 8

Stratégies de sollicitation Assignez un solliciteur par tranche d’environ 10 ou 20 employés Assurez-vous que les solliciteurs participent à la formation Assurez-vous que tous les employés ont l’occasion de faire un don à l’appui de leur communauté Créez un dynamisme à l’aide de sollicitations éclairs Offrez des incitatifs (le cas échéant) pour les donateurs hâtifs Établissez des kiosques de sollicitation dans des zones stratégiques (c.-à-d., à trafic élevé) 9

Démystification Frais de collecte de fonds et d’administration Pourquoi mon organisme de bienfaisance dit-il qu’il n’a pas reçu mon don? Les hauts fonctionnaires sont-ils cotés sur le rendement de la campagne? Les chefs de la direction des organismes de bienfaisance ont-ils des salaires exorbitants? Référence: Dan Pallota: The way we think about charity is dead wrongRéférence: Dan Pallota: The way we think about charity is dead wrong (en anglais seulement) 10

Soutien de la direction Faites participer la direction aux aspects suivants : Précampagne : Bénévoles (solliciteurs, coordonnateurs d’événements) – combien en faut-il? Exigence temporelle pour les bénévoles Recrutement – Envoi d’une lettre d’appel Campagne : Progrès de la campagne! Mises à jour requises en matière de communication avec les employés Remerciements à tous les partisans – donateurs et bénévoles 11

Précampagne Recrutez votre équipe de bénévoles Obtenez la liste de tous les employés de votre direction générale - Cernez leur emplacement Préparez des listes de solliciteurs – Ajoutez-y le nom et l’emplacement de chaque employé (direction générale, plancher, etc.) Envoyez le matériel aux solliciteurs – échéanciers, Formulaire d’information du donateur, formulaires de don Favorisez une période de sollicitation hâtive et ciblée 12

Campagne Suivez le progrès et ajustez la stratégie de campagne de la direction générale, au besoin Faites un suivi du progrès auprès des solliciteurs – assurez- vous que chaque solliciteur fait un suivi à 100 % : dons, suspens, refus – résultats positif ou négatif Recueillez et vérifiez les formulaires de dons et soumettez-les au trésorier Faites état du progrès au chef de campagne, au trésorier, à la direction Faites en sorte qu’un bénévole remercie ou reconnaisse les donateurs à la fin de la campagne 13

Rôles de l’équipe et recrutement 14

Solliciteurs/collecteurs de fonds La clé du succès de la campagne – Appuie la campagne et y croit; a de très bonnes compétences interpersonnelles Permet à tous les employés de faire un don en les engageant et en faisant un suivi avec tous les employés sur la liste Explique comment les donateurs potentiels peuvent faire une différence Informe les employés des avantages de faire un don par l’entremise de la CCMTGC et des façons de faire un don Répond à toutes les questions des employés 15

Solliciteurs/collecteurs de fonds Fait le suivi auprès des employés (ferme la boucle) – obtient un oui ou un non Fait le suivi de toutes les réponses de sollicitation; fait rapport à son chef d’équipe Examine les formulaires de don pour s’assurer qu’il sont dûment remplis Soumet les formulaires de don et les fonds connexes à son chef d’équipe, à son coordonnateur de direction générale, à son sous-trésorier ou à son trésorier – suivre le processus 16

Recrutement des solliciteurs Consultez la liste des bénévoles de l’an dernier Recrutez personnellement les personnes qui correspondent bien au rôle Tirez profit de réunions existantes, réseaux et communautés Organisez un événement pour recruter des bénévoles Faites une présentation lors d’une réunion du personnel – Représentez la campagne 17

Nous sommes à la recherche de gens qui :  … sont intéressés à travailler sur un projet qui influence positivement notre communauté  … peuvent réseauter efficacement avec 10 ou 20 personnes dans le ministère  … croient dans le travail des organismes de bienfaisance  … peuvent aider leurs collègues à naviguer efficacement le formulaire de don en ligue ou papier (as des médias sociaux)  … sont prêts à s’engager pendant 3 heures à l’appui des œuvres de charité – formation et sollicitation  … sont intéressés par une expérience dans le domaine caritatif  … ont une expérience dans le domaine caritatif ou une histoire à partager Si vous avez coché au moins 2 des cases ci-dessous, la campagne de financement de cette année pourrait être pour vous! Communiquez directement avec Anne au pour savoir comment participer! Recrutement des solliciteurs 18

Le solliciteur idéal N’éprouve pas de gêne à promouvoir la campagne de charité Est à l’aise avec la sollicitation en personne Participe aux formations A une attitude positive et est une personne dédiée Sait écouter les autres A des aptitudes de résolution de problèmes (est en mesure d’aider avec les formulaires ePledge ou papier) Est un donateur Le saviez-vous? 92 % des fonds recueillis lors de la CCMTGC proviennent des efforts de sollicitation. Une participation à 100 % vous aidera à atteindre vos objectifs! Le saviez-vous? 92 % des fonds recueillis lors de la CCMTGC proviennent des efforts de sollicitation. Une participation à 100 % vous aidera à atteindre vos objectifs! 19

Coordonnateur(s) d’événements spéciaux Planifie et gère les activités spéciales ministérielles – échéances Gère un groupe de bénévoles pour aider avec la planification et l’exécution des événements Travaille en étroite collaboration avec le coordonnateur de la direction générale et l’agent des communications pour assurer la promotion Travaille en étroite collaboration avec le trésorier pour déterminer les licences. Il fait les demandes de permis et de licences nécessaires. Il s’assure que le trésorier est au courant de l’échéancier des événements. Remplit les formulaires d’événements spéciaux, soumets les formulaires ainsi que les fonds connexes 20

Coordonnateur(s) d’événements spéciaux Consulte la liste des bénévoles de l’année précédente Recherche des personnes qui ont de bonnes compétences en gestion de projet et en gestion du temps Recherche des personnes qui sont intéressées à coordonner l’événement 21

Ressources de la campagne 22

Site Web de la CCMTGC Ajoutez ccmtgc.org à vos favorisccmtgc.org Boîte à outils – Source précieuse de renseignements sur tout ce dont vous et votre équipe avez besoin pour gérer la campagne Boîte à outils – Dates clés – Boîte à outils pour les équipes de campagne (vidéos, outils, modèles) – Matériel de campagne – Demande de conférencier, magasin de la CCMTGC, tournées « Le voir, c’est le croire », etc. 23

Boîtes à outils Boîte à outils du coordonnateur Description de poste détaillée Modèle de recrutement de solliciteur Manuel Boîte à outils du solliciteur Modèle de courriel de présentation Vidéos de démonstration de la sollicitation Vidéo de démonstration d’ePledge – inscription et processus (don) Formulaire d’information du donateur Foire aux questions 24

Outils utiles Outils relatifs à la participation : Encouragez la participation aux tournées « Le voir, c’est le croire » Témoignages de collègues Bureau des conférenciers Vidéos Journées d’action communautaire Articles sur prêt Calculateur d’impôt de l’ARC 25

Vidéos y_is_dead_wrong (en anglais seulement) y_is_dead_wrong changees/ changees/ preuve-vivante-%C2%BB?_ga= preuve-vivante-%C2%BB?_ga=

Articles sur prêt Obtenez du matériel de campagne gratuitement pour augmenter la visibilité pendant les événements spéciaux – Bannières – Drapeaux de nylon – Tabliers Demandez des articles sur prêt à l’aide du formulaire de demande qui se trouve sur le site Web Soumettez les demandes tôt et fournissez un échéancier afin que nous puissions vous accommoder le mieux possible 27

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Merci! 29