Analyse des services professionnels – Services de laboratoire - Contrôle des matériaux Service des finances Comité plénier | 24 mai 2016

Contexte  Le comité exécutif a rejeté toutes les soumissions reçues suite à l’appel d’offres de services professionnels en contrôle des matériaux pour le projet de remplacement d’un ponceau boulevard Saint-Joseph dû au fait que certaines soumissions comportaient des tarifs très bas.  Un mandat a été confié au Services des finances pour vérifier si la pratique des prix non proportionnés était en vigueur depuis plusieurs années.  S’inscrit dans le plan d’action du programme du Conseil o Orientation 2 – Assurer une meilleure gestion municipale o Activité 5 – Continuer à prendre les mesures nécessaires pour contrer la corruption et la collusion 2

Définition des services de laboratoire Les services professionnels de laboratoire assurent le contrôle des matériaux lors de projets d’infrastructure (aqueduc et égouts) ou de construction :  Prélèvement d’échantillons en chantier, analyses en laboratoire, suivi lors des travaux, réalisation et rapports de divers essais et fourniture de personnel spécialisé (ingénieur et technicien). 3

Méthodologie d’analyse  Étapes effectuées par la conseillère en chaîne d’approvisionnement du Service des finances: o Collecte et compilation des données pour les années 2008 à 2013 (soumissions reçues, factures, pièces de compte à payer); o Rencontres avec le Service des infrastructures et avec certaines firmes de laboratoires; o Comparaison des stratégies d’approvisionnement avec d’autres villes; o Consultation du guide des prix de l’Association des Consultants et Laboratoires Experts (ACLE).  Un mandat a été confié à la firme Deloitte pour analyser et corroborer les conclusions des travaux à l’interne 4

Étendue du travail effectué  Analyse complète et rigoureuse de tous les appels d’offres (19) incluant les soumissions reçues, les factures et les pièces de compte à payer. o Analyse de la répartition des contrats o Analyse des écarts entre les montants estimés, soumis et payés o Analyse des prix unitaires o Analyse des frais non prévus au contrat  Analyses supplémentaires suggérées par la firme Deloitte et effectuées par la Ville o Analyse historique des prix et taux soumis par chacune des firmes de laboratoire o Analyse historique des firmes d’ingénierie et surveillants de chantier pour chaque appel d’offres o Analyse historique des coordonnateurs et firmes impliquées pour chaque appel d’offres  D’autres analyses supplémentaires suggérées par la firme Deloitte. Considérant le niveau d’effort requis pour compléter ces analyses, le montant des transactions et la comparabilité des appels d’offres, ces analyses supplémentaires n’ont pas été effectuées. 5

Résultats d’analyse  Suite à l’analyse exhaustive de l’ensemble des contrats octroyés pour les années 2008 à 2013, rien ne laisse croire que la Ville a été victime de collusion ou de corruption, mais que les prix débalancés ou anormalement bas s’inscrivent plutôt dans une stratégie de soumissionner afin d’obtenir le contrat. o Confirmer par le rapport de la firme Deloitte  Les écarts importants constatés entre les montants estimés et les montants des soumissions retenues ainsi qu’entre les montants des soumissions retenues et les montants payés sont principalement dus à des estimations incorrectes des quantités et des prix unitaires. 6

Processus d’approvisionnement  L’utilisation d’un système d’évaluation et de pondération des offres (système à 2 enveloppes) est obligatoire. Une fois la note de passage atteinte (70 %) pour le volet « qualité », le fournisseur ayant fourni le meilleur prix remporte presque toujours le contrat.  Pour la période visée (2008 à 2013), et pour les montants indiqués si dessous, les firmes de laboratoires qui soumissionnaient devaient avoir un bureau sur le territoire de la ville de Gatineau. o $ à $  Appel d’offres sur invitation  2 firmes invitées o $ à $  Appel d’offres public 7

Portrait des firmes sur le territoire de la ville de Gatineau Lors d’appels d’offres publics :  4 firmes soumissionnent régulièrement : o Groupe ABS inc. o Groupe Qualitas inc. o LVM inc. (division de EnGlope Corp.) o Labo SM inc.  2 firmes soumissionnent à l’occasion o Les Services EXP inc. o Inspec-Sol inc.  1 firme ne soumissionne jamais o Golder associés 8

Répartition des contrats adjugés 2008 à 2013 (valeur) La Ville a adjugé 19 contrats d’une valeur totale de 3,6 M $ Constats  Quatre firmes se partagent l’ensemble des contrats.  Deux firmes se partagent 94 % des contrats. 9

Enjeux d’analyse  Contraintes inconnues au moment de l’octroi : o Les quantités estimées sujettes à de nombreux impondérables, notamment aux variations de quantités réelles en chantier, aux risques de contamination et à la qualité des sols. o Le remplacement de certains tests initialement prévus dû aux conditions de chantier.  Pour la période visée (2008 à 2013), il est difficile de conclure ou d’identifier des tendances étant donné que les stratégies d’appel d’offres alternent entre : o Des appels d’offres publics et sur invitation; o Des projets de construction unique, ou des regroupements de plusieurs projets d’infrastructures qui s’échelonnent sur plusieurs années; o Un ou plusieurs chargés de projets sous un même appel d’offres; o Des appels d’offres avec des prix forfaitaires et/ou unitaires. 10

Enjeux d’analyse (suite)  Aucune base de données regroupant les données réelles donc aucune base commune disponible pour préparer les estimations.  En 2010 (PRECO) - Programme de renouvellement des conduites. (Période de surcharge pour les firmes de laboratoire et aucune analyse préliminaire de services de laboratoire effectué.) 11

Constats  Plusieurs soumissions reçues, provenant de deux firmes, comportent des prix unitaires anormalement bas ou débalancés pour les tests de laboratoire et pour le personnel demandés : o 58 % des appels d’offres (11 sur 19) comportaient des soumissions ayant des prix à 0,01 $ et 1 $ pour des tests de laboratoires et des prix débalancés pour le personnel demandé; o Malgré ces tarifs anormalement bas, les services ont toujours été payés aux tarifs indiqués au document d’appel d’offres.  Des écarts importants sont constatés entre : o Les montants estimés et les montants des soumissions retenues, soit 25 % inférieur à l’estimé; o Les soumissions retenues et les montants payés, soit 17 % inférieur au montant des soumissions retenues. 12

Constats (suite)  Dans les documents d’appel d’offres, un trop grand nombre de catégories de personnel est exigé. o Certaines firmes n’avaient pas toutes les catégories de personnel demandées au document d’appel d’offres, ces dernières :  Indiquaient un tarif débalancé pour la catégorie de personnel inexistante  Envoyaient au chantier un substitut ayant le tarif horaire le plus élevé  Les frais non prévus au contrat au niveau du personnel et des tests représentent 7,8 % ( $) en valeur des montants payés (12 contrats terminés sur les 19). 13

Conclusion  Les écarts importants constatés entre les montants estimés et les montants des soumissions retenues ainsi qu’entre les montants des soumissions retenues et les montants payés sont principalement dus à des estimations incorrectes des quantités et des prix unitaires.  Une analyse, suite à la réalisation du contrat, a été effectuée avec les quantités réellement utilisées, et ce, pour tous les soumissionnaires. Malgré les écarts importants constatés, cette analyse a démontré que l’ordre des soumissionnaires demeure inchangé. 14

Conclusion (suite)  Suite à l’analyse exhaustive de l’ensemble des contrats octroyés pour les années 2008 à 2013, rien ne laisse croire que la Ville a été victime de collusion ou de corruption, mais que les prix débalancés ou anormalement bas s’inscrivent plutôt dans une stratégie de soumissionner. Les firmes de laboratoire semblent avoir une expertise, une connaissance du milieu et un historique permettant de mieux identifier les quantités réelles et le type de tests requis selon le mandat.  Suite à cette analyse, des recommandations sont émises afin d’adopter des pratiques permettant de favoriser une saine concurrence, d’obtenir la meilleure offre et le meilleur rendement sur investissement pour ce genre de service. 15

Recommandations (déjà mises en place) R/CE-FIN Diminuer le nombre de catégories de personnel demandées aux documents d’appel d’offres. o Chargé de projets, équipe technique comportant plusieurs membres et technicien de chantier. R/CE-FIN Créer une base de données afin de compiler, regrouper et analyser l’ensemble des prix soumis. o Un tableau comparatif des estimations, des prix de l’ACLE et des prix reçus est mis à jour lors de l’ouverture d’appel d’offres et mis à la disponibilité du Service des infrastructures. 16

Recommandations (déjà mises en place) R/CE-FIN Rencontrer les firmes de laboratoire qui n’obtiennent pas la note de passage afin de les guider et leur permettre de déposer des soumissions qui répondent aux attentes de la Ville. R/CE-FIN En exécution de contrat, déterminer la catégorie de personnel requis (à être effectué par le représentant de la Ville plutôt que par la firme de laboratoire). R/CE-FIN Lors du paiement des factures, faire une vérification et un contrôle du nombre d’heures travaillées et des tests effectués avec les registres de chantier, sous forme d’échantillonnage. 17

Recommandations (déjà mises en place) R/CE-FIN Compiler le nombre de tests et le nombre d’heures utilisées par projet et par contrat afin de mieux planifier les besoins futurs. R/CE-FIN Réviser des stratégies d’approvisionnement et des documents d’appels d’offres : o À la formule de prix, demandé aux firmes de soumettre: Un escompte uniforme en pourcentage pour les tests les plus fréquemment utilisés par rapport au prix de l’ACLE (Association des Consultants et Laboratoires Experts). Un escompte uniforme en pourcentage sur l’ensemble des autres tests de l’ACLE (implique de ne plus négocier en cours de contrats pour les tests non inclus aux documents d’appel d’offres). R/CE-FIN Informer et inviter toutes les firmes de laboratoire ayant un établissement sur le territoire de la ville de Gatineau lors d’appels d’offres publics ou sur invitation. o Faire un suivi auprès des firmes qui ne soumissionnent pas afin de connaitre les raisons. 18

19 Fin de la présentation