l’entretien professionnel Atelier RH De la notation à l’entretien professionnel L’entretien professionnel s’inscrit dans un processus qui commence nécessairement avec la description de l’activité professionnelle de l’agent et l’identification des compétences requises pour occuper ses fonctions. Juin 2013

Un cadre global ayant amené à l’expérimentation de l’entretien professionnel Le souhait de modernisation de l’action publique L’évolution de la fonction publique : mobilité des fonctionnaires La nécessité d’accompagner les parcours professionnels et l’évolution des compétences des personnels Le désir du renforcement du dialogue social Le programme de modernisation de l’action publique construit avec l'ensemble des acteurs (Etat, collectivités locales, organismes sociaux...) une vision collective des enjeux, des finalités et des modalités de mise en œuvre de chaque politique publique. Cette démarche a pour but de simplifier l’administration et d’améliorer l’efficience de l’action publique et de promouvoir ainsi de nouvelles modalités d’intervention de la puissance publique. Il stabilise également l’organisation de l’administration territoriale de l’Etat et identifie les solutions pour répondre aux dysfonctionnements constatés. Enfin, il contribue à la rationalisation des agences et des opérateurs de l’Etat. Partir des besoins des citoyens et des usagers   Le programme de modernisation de l’action publique fait de l’écoute des usagers et de l’évaluation de leur satisfaction son moteur, pour une administration plus simple, plus proche et plus transparente. Il s’appuie également sur la simplification et l’allégement de la production normative de l’Etat, au service des entreprises et des collectivités locales. Il contribue en outre à améliorer l’implantation et l’accessibilité des services publics. Enfin, il utilise le numérique comme un levier de transformation de la relation entre les usagers, les citoyens et la puissance publique. Restaurer la responsabilité des acteurs Le programme de modernisation de l’action publique rénove les conditions de la gestion publique en retrouvant l’esprit de la charte de la déconcentration. Il redonne sens aux principes qui ont présidé, en 2001, au vote de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF). Il met enfin la gestion des ressources humaines au cœur de son action et en fait un levier de la réforme dans le cadre des travaux ouverts lors de la grande conférence sociale de juillet 2012. Faire confiance aux capacités d’innovation des agents Les agents publics sont associés au programme de modernisation de l’action publique afin d’identifier les pistes opérationnelles d’amélioration des conditions de travail, de simplification et d’allègement des tâches. Par ailleurs, en lien avec les organisations syndicales, les initiatives émanant du terrain en matière d’organisation des services publics et de relation avec les usagers sont encouragées. Enfin, le programme de modernisation de l’action publique redonne toute sa place à la concertation et au dialogue social, condition de son succès.

De l’expérimentation à la généralisation du dispositif La loi « mobilité » n°2009-972 du 3 août 2009 a permis à certaines autorités territoriales de remplacer à titre expérimental, pour les années 2010, 2011 et 2012, la notation par un « entretien professionnel ». Prolongation annoncée de l’expérimentation pour 2013 et 2014 Pérennisation programmée de l’entretien professionnel en lieu et place de la notation à compter de 2015. La loi « mobilité » n°2009-972 du 3 août 2009 a inséré dans la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 un article 76-1 qui a permis à certaines autorités territoriales de remplacer à titre expérimental, pour les années 2010, 2011 et 2012, la notation par un « entretien professionnel ». Une circulaire ministérielle du 4 mars 2013 indique qu’une loi devrait prolonger cette expérimentation au titre des années 2013 et 2014 et pérenniser l'entretien professionnel en lieu et place de la notation à compter de l'année 2015. La poursuite de l’expérimentation avant la généralisation de l’entretien professionnel doit permettre : L’entrée dans le dispositif des employeurs n’ayant pas encore expérimenté l’entretien professionnel avant qu’il ne devienne obligatoire L’adaptation de la règlementation en vigueur après concertation au sein du CSFPT avec les partenaires sociaux.

l’entretien professionnel : définitions et processus RH De la notation à l’entretien professionnel : définitions et processus RH L’entretien professionnel s’inscrit dans un processus qui commence nécessairement avec la description de l’activité professionnelle de l’agent et l’identification des compétences requises pour occuper ses fonctions.

Notation et entretien : 2 outils, 2 logiques La notation, une logique de hiérarchisation Evaluation chiffrée Pas d’entrevue de l’agent avec son supérieur hiérarchique Décision unilatérale de l’autorité territoriale Evaluer les agents pour les comparer dans un processus de carrière L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL, UNE LOGIQUE DE PROGRÈS Appréciation qualitative Entrevue nécessaire entre l’agent et son supérieur hiérarchique Echanges bilatéraux avec validation par l’autorité territoriale Evaluer les résultats dans un parcours d’évolution professionnelle

L’entretien professionnel au cœur du processus RH Fiche de poste Référentiel de compétences … Recrutement Réorganisation du travail … Montrer que l’entretien professionnel n’est pas un acte isolé mais se situe au cœurs d’un processus d’amélioration continue de la GRH Pour cela déclinaison de la roue de Deming dans le domaine de la GRH La méthode comporte quatre étapes, chacune entraînant l'autre, et vise à établir un cercle vertueux. Sa mise en place doit permettre d'améliorer sans cesse la qualité d'un produit, d'une œuvre, d'un service, etc. Plan : Préparer, planifier, Identifier les besoins et ressources cad en terme de RH, identifier les activités nécessaires pour mener à bien les missions de service public et détecter les compétences indispensables à l’accomplissement de ces activités > outils = référentiel de compétences et fiches de poste Do : Développer, réaliser, mettre en œuvre, cad en terme de RH acquérir les compétences nécessaires à l’accomplissement des missions > outils = recrutements, réorganisations (mobilité, …) Check : Vérifier les résultats et évaluer les améliorations, cad en terme de RH vérifier si les objectifs fixés aux agents ont été atteints et si les agents possèdent les compétences requises > outils = réunions de service, entretien professionnel Act (ou Adjust): Agir, ajuster, réagir cad en terme de RH apporter les correctifs nécessaires en terme de compétence, … > outils = formation, identification des potentiels Roue de Deming L'étape Plan amène donc un nouveau projet à réaliser, donc une nouvelle planification à établir. Il s'agit donc d'un cycle que l'on représente à l'aide d'une roue. À chaque étape, la roue avance d'un quart de tour. Cette avancée représente l'action de progresser. De plus, pour éviter de « revenir en arrière », on représente une cale sous la roue, qui empêche celle-ci de redescendre et qui symbolise par exemple un système qualité, un système d'audits réguliers, ou un système documentaire qui capitalise les pratiques ou les décisions. Formation Identification des potentiels … Entretien professionnel Réunions de service …

L’entretien professionnel : véritable enjeu pour la GRH Faciliter la rédaction du plan de formation, grâce aux besoins recensés au cours de l’entretien Compléter et renseigner les informations nécessaires pour toute affectation, recrutement : clarifier les besoins, définir les profils de poste, le référentiel métier Améliorer les relations hiérarchiques grâce au dialogue constructif et à l’écoute Faciliter la mobilité : les souhaits sont mentionnés lors de l’entretien et étudiés ENTRETIEN PROFESSIONNEL Détecter les potentiels grâce à l’analyse des atteintes d’objectifs de résultats, de nouvelles compétences Faciliter le déroulement de carrière grâce à l’ajustement entre orientations stratégiques et souhaits individuels

L’entretien professionnel : un outil pour la gestion des compétences Compétences requises mais non détenues Potentiel de compétences Compétences réellement mobilisées dans l’exercice de la fonction Compétences requises pour un emploi Montrer que l’entretien professionnel est un véritable outil pour la gestion des compétences 1. Les compétences requises par un poste ou un emploi (rectangle bleu) renvoient à quatre caractéristiques (Veltz) : 1) des procédures indissociables de la notion d'opération(s) ; 2) son caractère prescriptif 3) sa dimension individuelle - pour contrer toute possibilité de constitution de groupe de personnes que craignait beaucoup Taylor 4) sa stabilité (ce que cherche à symboliser le recours à la forme rectangulaire dans le schéma). 2. Le deuxième champ est constitué par les compétences mobilisées par un salarié dans l'exercice de sa fonction (trapèze rouge). On voit que l’agent, dans l'exercice de leur fonction, : met en œuvre des compétences qui débordent le champ des compétences requises par un emploi (partie violette) ne maîtrisent pas l'ensemble des compétences requises par une fonction (partie rouge) 3. La zone suivante (forme rose) se réfère à l'ensemble des compétences détenues par un salarié à un moment donné. Dans la plupart des situations, cette troisième zone est plus large que la deuxième. Pour illustrer notre propos, il suffit de penser par exemple à un salarié qui maîtriserait l'allemand mais qui n'aurait aucune opportunité dans sa collectivité d'exercer cette compétence linguistique. 4. Enfin, le quatrième et dernier champ (ovale) concerne les compétences potentielles d'un salarié, c’est-à-dire les compétences que l’agent peut acquérir par la formation et l’expérience L’entretien professionnel est un outil, un moment privilégié pour détecter ces différents champs de compétences et envisager des correctifs : Aider l’agent à acquérir les compétences requises pour le poste et non détenues > la formation Prendre en compte les compétences mobilisées alors que non requises initialement > modifier la fiche de poste Voire prendre en compte les compétences détenues ou les compétences potentielles > envisager une mobilité, développer de nouvelles activités et de nouvelles missions Compétences détenues Compétences mobilisées alors que non requises initialement

INTÉRÊT DE LA MISE EN ŒUVRE DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL POUR LES AGENTS Avoir un retour qualitatif sur l’exercice des missions Voir le travail connu et reconnu par sa hiérarchie Comprendre les orientations de la hiérarchie Solliciter les formations nécessaires Formuler les souhaits d’évolution de carrière POUR LA HIÉRARCHIE Faire le bilan de l’année écoulée et formaliser les objectifs de l’année à venir Faciliter l’adhésion des agents aux projets auxquels ils participeront Améliorer l’organisation du travail Proposer des formations adaptées aux agents et les accompagner dans leur démarche d’évolution

II. L’entretien professionnel : une démarche règlementée

Références juridiques Loi n°2009-972 du 3 août 2009 relative à la mobilité et aux parcours professionnels insérant dans la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 un article 76-1 (expérimentation pour les années 2010, 2011 et 2012), Décret n°2010-716 du 29 juin 2010 portant application de l’article 76-1 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 Circulaire ministérielle (NOR IOCB1021299C) du 6 août 2010 relative à la mise en œuvre de l’expérimentation de l’entretien professionnel au sein des collectivités territoriale Circulaire ministérielle (NOR RDFB1304895C) du 4 mars 2013 relative à la poursuite de l’expérimentation l’entretien professionnel

II. A. Phase préparatoire a la mise en place de l’entretien professionnel 1.Délibération sur les fonctionnaires concernés (en cas d’expérimentation) 2. Elaboration des fiches de poste (dialogue social) 3. Etablissement des fiches d’entretien professionnel 4. Fixation des critères d’appréciation de la valeur professionnelle

1. Délibération sur les fonctionnaires concernés Article 1er du décret n°2010-716 Au titre de l’expérimentation, l’entretien peut concerner : - la totalité des agents OU - seulement certains cadres d’emplois ou emplois Sont concernés : - les fonctionnaires titulaires à temps complet OU - à temps non complet (condition de présence effective) Sont exclus de l’entretien professionnel : - les fonctionnaires stagiaires - les fonctionnaires dont le cadre d’emplois ne prévoit pas de système de notation (médecins, biologistes, vétérinaires…) - les agents non titulaires

2. Elaboration des fiches de poste Article 6 du décret n°2010-716 Pour chaque fonctionnaire Remise à l’agent avec la convocation à l’entretien Outil de préparation et de conduite de l’entretien Support servant de base au compte rendu de l’entretien 3. Etablissement des fiches d’entretien professionnel

4. Fixation des critères d’appréciation de la valeur professionnelle Article 4 du décret n°2010-716 Critères déterminés en fonction de la nature des tâches confiées et du niveau de responsabilité Critères fixés après avis du comité technique paritaire Les critères doivent notamment porter sur : - l'efficacité dans l'emploi et la réalisation des objectifs, - les compétences professionnelles et techniques, - les qualités relationnelles, - la capacité d'encadrement ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d'un niveau supérieur.

II. B. Procédure de l’entretien professionnel 1. Convocation de l’agent 2. Entretien avec le supérieur hiérarchique direct 3. Suites de l’entretien 4. La procédure de révision 5. Les recours de droit commun En cas de désaccord : suites éventuelles

1. Convocation de l’agent Article 6 du décret n°2010-716 et circulaire du 6 août 2010 Convocation envoyée au moins 8 jours à l’avance par le supérieur hiérarchique direct, accompagnée : - de la fiche de poste ; - de la fiche d’entretien. Agent et évaluateur complètent les parties des documents les concernant, à savoir : - Pour l’évalué : état civil, situation familiale, et description du poste occupé. - Pour l’évaluateur : objectifs individuels à atteindre pour l’année n+1, analyse des résultats de l’agent évalué sur l’année en cours.

2. Entretien avec le supérieur hiérarchique direct Article 3 du décret n°2010-716 Définition du supérieur hiérarchique direct : - Le lien de subordination - Une notion « fonctionnelle » Un déroulement libre au cours l’année Contenu de l’entretien : - Résultats professionnels de l’année écoulée - Détermination des objectifs pour l’année à venir - Manière de servir - Acquis de l’expérience professionnelle - Capacités d’encadrement (le cas échéant) - Besoins en formation - Perspectives d’évolution professionnelle Les résultats professionnels obtenus par le fonctionnaire eu égard aux objectifs La détermination des objectifs assignés au fonctionnaire pour l'année à venir, La manière de servir du fonctionnaire, Les acquis de son expérience professionnelle, Les capacités d'encadrement (le cas échéant), Les besoins de formation du fonctionnaire eu égard, notamment, aux missions qui lui sont imparties, aux compétences qu'il doit acquérir et aux formations dont il a bénéficié, Les perspectives d'évolution professionnelle du fonctionnaire en termes de carrière et de mobilité, La fiche d’entretien professionnel est complétée au cours de l’entretien.

3. Suites de l’entretien professionnel Articles 5 et 6 du décret n°2010-716 Etablissement du compte rendu : - sur l’ensemble des thèmes abordés pendant l’entretien - établi et signé par le supérieur hiérarchique direct - comportant une appréciation générale littérale traduisant la valeur professionnelle du fonctionnaire - visé par l’autorité territoriale qui le complète, le cas échéant, de ses observations - versé au dossier individuel

3. Suites de l’entretien professionnel Notification du compte rendu dans un délai maximum de 10 jours à compter de l’entretien L’agent : - peut compléter le compte rendu par ses observations - doit le signer pour attester qu’il en a pris connaissance - doit le renvoyer à son supérieur hiérarchique direct dans un délai maximum de 10 jours. Une copie du compte rendu est transmise au CDG Le compte rendu doit préciser les voies et délais de recours (circulaire du 6 août 2010)

La procédure en bref… Etablissement et notification du compte rendu Convocation de l’agent 8 jours minimum avant l’entretien Fiche de poste Fiche d’entretien professionnel Entretien avec le supérieur hiérarchique direct Elaboration du compte rendu Etablissement et notification du compte rendu dans les 10 jours suivant l’entretien Signature de l’agent Renvoi dans les 10 jours au supérieur hiérarchique direct

4. La procédure de révision Article 7 du décret n°2010-716 et circulaire du 6 août 2010 Une demande de révision du compte rendu peut être effectuée par l’agent : - Dans un délai de 15 jours francs suivant la notification ; - L’autorité territoriale dispose de 15 jours pour répondre (absence de réponse = décision implicite de rejet) ; - Si la demande est rejetée, l’agent peut saisir la CAP dans un délai de 15 jours ; - La CAP peut proposer la révision du compte rendu mais son avis ne lie pas l’autorité territoriale ; - Après l’avis de la CAP, l’autorité territoriale doit communiquer le compte rendu définitif.

5. Les recours de droit commun Circulaire du 6 août 2010 La procédure de révision n’est pas un préalable obligatoire au recours de droit commun Le recours gracieux formulé dans un délai de 2 mois à compter soit : - De la notification initiale du compte rendu de l’entretien - De la réception de la réponse de l’autorité à la demande de révision - De la communication du compte rendu après avis de la CAP Le recours contentieux formulé dans un délai de 2 mois à compter soit : - De la réponse au recours gracieux, le cas échéant.

La procédure de révision en bref… Demande de révision dans les 15 jours suivant la notification du compte rendu Réponse de l’autorité territoriale dans les 15 jours suivant dépôt de la demande Saisine éventuelle de la CAP par l’agent dans les 15 jours suivant la décision de rejet Avis de la CAP Communication du compte rendu définitif à l’agent Recours éventuels de droit commun

II. C. Les incidences législatives et réglementaires de l’entretien professionnel 1. Sur la carrière 2. Sur le régime indemnitaire 3. Sur la mobilité professionnelle 4. Sur la formation 5. Sur le licenciement pour insuffisance professionnelle

1. Sur la carrière L'avancement d'échelon (article 17 de la loi n°83-634) : en fonction de la valeur professionnelle L'avancement de grade (articles 79 de la loi n°84-53 et 8 du décret n°2010-716) : en fonction de la valeur professionnelle La promotion interne (article 39 et 76-1 de la loi n°84-53) : par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle

2. Sur le régime indemnitaire L'entretien professionnel qui contient l’appréciation de la manière de servir sert de base à la modulation à la hausse ou à la baisse du régime indemnitaire

3. Sur la mobilité Sur le compte rendu figurent les possibles évolutions de l'agent en terme d’affectation, mutation ou même détachement

4. Sur la formation Sur le compte rendu figurent les besoins en formation Base du plan de formation

5. Sur le licenciement pour insuffisance professionnelle Observation de la procédure prévue en matière disciplinaire Eléments prouvant l'insuffisance professionnelle

III. Une mise en œuvre accompagnée par le centre de gestion du Doubs

Proposition de méthodologie Quand Quoi Qui Comment 2013 Elaboration des fiches de poste Collectivité Atelier RH /AGIRHE II Fixation de critères Collectivité Groupe de travail CTP Elaboration du modèle de fiche d’entretien CDG Modèle sur cdg25.org 2014 Formation des collectivités à l’entretien professionnel CDG Atelier RH / AGIRHE II Délibération sur l’expérimentation Collectivité Conseil municipal, syndical… Formation des évaluateurs Collectivité Interne, organisme Communication sur la nouvelle démarche Collectivité Réunions d’info internes 2015 Organisation des entretiens Collectivité

III. A. ACCOMPAGNEMENT À L’ÉLABORATION DE FICHES DE POSTE 1. Définition : qu’est-ce qu’une fiche de poste ? 2. Objectifs visés par l’élaboration des fiches de poste 3. Démarche pour mettre en place des fiches de poste 4. L’outil proposé par le CDG25 : AGIRHE II

1. Définition : qu’est-ce qu’une fiche de poste ? permet la clarification des responsabilités de chacun ensemble de situations de travail individuelles occupées par une personne à un moment donné mise à jour annuellement favorise la lisibilité de l’organisation interne de la collectivité, Fiche de poste recense les activités + les compétences de l’agent co-construite par l’agent et son responsable direct permet un dialogue personnalisé Outil de gestion et prévision RH Définition d’une fiche de poste : Elle n’est pas la stricte déclinaison d’une fiche d’emploi type issue d’un référentiel métier. Il y a donc autant de fiches de postes que d’agents Le supérieur indique ce qu’il attend du poste et l’agent parle de son poste, de son « métier »,une collectivité. Gestion Prévention des risques, Organisation du travail, Alimentation du plan de formation, Gestion des compétences… Prévision Anticiper les départs à la retraite, Améliorer les recrutements, Favoriser la mobilité (évolution de carrière, accompagnement des projets professionnels…), Professionnalisation des agents…

2. OBJECTIFS VISÉS PAR L’ÉLABORATION DE FICHES DE POSTE OBJECTIFS POUR L’AGENT Connaître ses missions Connaitre sa place dans l’organigramme Travail connu et reconnu par sa hiérarchie Faire le point sur les besoins de formation Connaître les objectifs de son supérieur hiérarchique et de sa collectivité… Objectifs pour le responsable Connaître les activités exercées par l’agent, Identifier les risques et les mesures de prévention, Faciliter une meilleure délégation et l’autonomie, Améliorer l’organisation du travail à l’intérieur du service, Proposer des formations adaptées aux agents… Connaître précisément les missions et activités qu’il a à exercer, ses marges de manœuvre, ses interlocuteurs, son positionnement dans l’organigramme ainsi que les évolutions possibles de son poste, Voir son travail connu et reconnu par sa hiérarchie, Solliciter les formations nécessaires par rapport à ses missions, Connaître les critères et les objectifs sur lesquels il sera évalué par son supérieur hiérarchique. Pour le responsable : Connaître avec précision les activités exercées par l’agent, Evaluer les compétences professionnelles de l’agent sur la base de critères objectifs

3. Démarche pour mettre en place des fiches de poste Identifier les personnes ressources Informer les agents sur le déroulement de la démarche Rassembler les informations Recueillir les données sur les postes de travail Rédiger les fiches de postes Présenter les fiches aux agents Valider les fiches de poste Saisir les fiches de poste dans AGIRHE II Informer les agents sur l’aboutissement de la démarche et sur les suites données XXX Identifier les personnes ressources : Responsable de la mise en place des fiches de postes, DRH, chef de service...   Informer les agents sur le déroulement de la démarche :disparition de la notation et mise en place de l’entretien professionnel Rassembler les informations : Les responsables recueillent les documents existants dans la collectivité (procédures, consignes, note de service, fiches de postes existantes…) et les documents externes (répertoire des métiers du CNFPT, fiches de postes d’autres collectivités…). Les agents, à partir d’une fiche de poste vierge (modèle Aghire), réfléchissent à leurs missions accomplies tout au long de l’année Recueillir les données sur les postes de travail : chaque agent est reçu en entretien par son responsable pour remplir conjointement les éléments essentiels de la fiche de poste. Rédiger les fiches de postes : les responsables rédigent ou révisent les fiches de postes au vu des informations recueillies auprès des agents et des attentes de la collectivité. Présenter les fiches aux agents Valider en saisissant les fiches de postes dans votre interface Aghire : Après accord des agents sur la rédaction définitive, les responsables font valider les fiches par la hiérarchie. Informer les agents sur l’aboutissement de la démarche et sur les suites données :transmettre un exemplaire de leur fiche de poste Réviser les fiches de postes : Les fiches de postes doivent vivre en fonction des évolutions de service et des missions de chaque agent pour rester un outil pertinent. Elles doivent être révisées conjointement par les agents et leurs responsables au cours de l’entretien professionnel. XXX

4. L’outil proposé par le CDG25 : AGIRHE II Fiche de poste vierge recensant les éléments à renseigner dans AGIRHE II Modèles de fiches de poste proposés Guide de procédure pour la saisie des fiches de poste dans AGIRHE II Accompagnement dans l’élaboration de vos fiches de postes

III. B. Outils pour la mise en œuvre de l’entretien professionnel 1. Modèles de délibération pour l’ensemble de la démarche (expérimentation de l’entretien professionnel, fonctionnaires concernés, …) 2. Groupe de travail du CTP pour la fixation de critères 3. Développement d’un modèle de fiche d’entretien 4. Préparation des prochains ateliers RH

Intervention de Monsieur FAIVRE, Directeur du SYDED Retour d’expérience Intervention de Monsieur FAIVRE, Directeur du SYDED L’entretien professionnel s’inscrit dans un processus qui commence nécessairement avec la description de l’activité professionnelle de l’agent et l’identification des compétences requises pour occuper ses fonctions.