De l’analyse des données à l’exploration des données Le 19 mai 2016 Journée de perfectionnement professionnel de l’IGF – Comprendre la nouvelle ère en matière de mise à profit du contrôle interne

Qui suis-je? Qu’est-ce que je fais? Je suis analyste de données

Contrôle interne - Politique sur le contrôle interne (PCI) Contrôle interne (internal control) : Il est généralement considéré comme un ensemble de moyens mis en place par une organisation afin d’atténuer les risques et de fournir une assurance raisonnable dans les grandes catégories suivantes : l’efficacité et l’efficience des programmes, des opérations et de la gestion des ressources, y compris la protection des actifs; la fiabilité des rapports financiers; la conformité aux lois, règlements, politiques et pouvoirs délégués. En pratique, l’ensemble des moyens qui représentent les contrôles internes peut inclure ces éléments d’une organisation tels que ses ressources, ses systèmes, ses processus, sa culture, sa structure et ses tâches qui, pris dans leur ensemble, soutiennent les personnes dans la gestion des risques afin d’atteindre les objectifs de l’organisation.

3 conditions préalables pour l’analyse et l’exploration de données Accès aux données : Cela semble facile, mais il s’agit, et de loin, de l’étape la plus difficile, longue et frustrante. En tant que vérificateur, nous avons accès à toutes les données, ainsi que le prévoient la politique de vérification interne, les chartes de vérification et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Mais, en réalité, nous ne disposons pas de données par défaut. Nous ne possédons pas de données, et nous n’avons pas accès aux rapports des systèmes. Ralliement de la direction : Il faut que la direction de votre secteur appuie ces activités. Compte tenu de la rareté des ressources dans le contexte actuel de limitation des coûts, il peut être difficile de convaincre les autres de consacrer des ressources à quelque chose de nouveau, qui n’a pas fait ses preuves; cela suppose de s’éloigner des pratiques que l’on avait l’habitude d’employer, et dont on connaît la valeur. Outils/compétences : ACL, Excel, aptitudes à résoudre les problèmes, créativité et sens de l’innovation, curiosité intellectuelle, attention aux détails et compétences en communication et présentation.

Applications de l’analyse des données Fournir des renseignements pour l’évaluation des risques, tous les ans et en fonction de chaque projet. Cela s’applique aussi bien aux vérifications que dans un contexte de contrôle interne. Fournir un aperçu des indicateurs de risque à l’échelle de l’organisation sur la base de l’importance ou des volumes, de la complexité et de la variabilité selon les entités (région, portefeuille, fournisseur, mode de paiement, ctre coûts, etc.) Volume : total des charges, revenus totaux, total des actifs Variabilité : quantité de dépenses discrétionnaires (déplacements, services professionnels, autres frais de fonctionnement et d’entretien), nbre d’écritures des PJ, nbre d’écritures de contrepassation… Complexité : quantité des fonds, nbre de GLG, qté de devises, nbre de types de documents… Produire un tableau de bord de gestion ainsi que des rapports sur la veille économique pour éclairer la prise de décisions. Certains autres ministères ont mis en place un logiciel de visualisation de données tel que Tableau. Regroupement et recoupement – vérifier que deux systèmes comportent les mêmes données, ou s’assurer que ce ne soit pas le cas.

Application de l’exploration des données Nombreuses sources de données Transactions par carte de crédit Examens approfondis Constantes, liens, corrélations Échantillonnage

Défis et leçons apprises

Défis et leçons apprises (II) Communication et simplicité - Montrez votre analyse à des collègues qui n’en ont pas une grande connaissance Exactitude et confiance, qualité des données - Vérifiez votre méthodologie pour vous assurer de la justesse de l’analyse et faites confiance aux résultats Accès aux données - Un défi permanent Faux positifs - Connaissez votre ministère, vos données Patience - Envers vous-même et envers les autres