Le projet de VISIOCONFERENCE et de Services Visio Publics pour les Collectivités du Jura

Sommaire Le contexte du projet de visioconférence : Les points de vigilance du projet Les objectifs du projet Les utilisateurs et leurs besoins L’offre de Visioconférence pour le Jura L’optimisation du budget à échelle départementale L’engagement des acteurs Le plan d’action

Le contexte du projet de visioconférence Le contexte actuel sur l’augmentation des coûts de l’énergie et de la réduction concernant les émissions de gaz à effet de serre, La décision du Conseil Régional de Franche-Comté du 27.06.08 de soutenir, grâce à une subvention, l’équipement en systèmes de visioconférence des Communautés de Communes et des structures porteuses d’un Pays, La décision du Conseil Régional de Franche-Comté et du Conseil Général du Jura de positionner l’association JUR@TIC comme appui technique aux communautés de communes et structures de pays qui le souhaiteraient, Les moyens et les compétences du SIDEC dans l’accompagnement des collectivités au niveau de l'informatisation et de l’e-communication, La nécessité de mise en œuvre d’un projet départemental cohérent et optimisé pour la visioconférence et l’accès du public à un service « visio » de proximité.

Complexité et points de vigilance du projet Expertise Technique : Dimensionnement et sécurité des connexions internet Ergonomie des salles et intégration des équipements Compatibilité des liens internet et des équipements Optimisation budgétaire : Mutualisation des équipements et des connexions internet Mutualisation de l’exploitation, de la maintenance, du service « clients-utilisateurs » Accompagnement des utilisateurs : Sensibilisation aux économies Service « clients-utilisateurs » : paramétrage des équipements, organisation réunions en CC, partage de documents Coordination et cohérence visioconférence des collectivités entre et projet de services visio au public Démarche globale et évolutive : Prise en compte de l’existant : « Point Visio Public » sur le Val D’Amour et solution du PNRHJ Etude d’extension de l’offre VISIO à des entreprises 24 19 19

Tenir compte des solutions existantes Point Services Visio au Val d’Amour : Étudier, adapter, mutualiser les moyens techniques permettant d’associer plusieurs cibles d’utilisateurs, Maitriser les aspects organisationnels des lieux d’implantations des solutions de visioconférence, Valoriser ce retour d’expérience pour appliquer le meilleur service aux autres points services avec un maillage optimal du territoire. Réseau Visioconférence du PNRHJ : Proposer des services communs aux acteurs en permettant un accès et un usage égalitaires des TIC, Coordonner les déplacements au niveau départemental (mobilité interne, tout en facilitant l’accès au territoire), Valider le maillage intercommunal qui confirme la bonne dimension d’un service de proximité.

Visioconférence et Service Visio Public Service Visio Public (SVP) Concept visioconférence limité aux collectivités mais ouverture à des correspondants externes Concept Service Visio Public limité en correspondants (ANPE, …) mais ouverture au public exemple : produit proposé par FT : le « PVP » Complexité à prendre en compte Une expérience : www.manchenumerique.fr

Coordination à l’échelle départementale Les usages Le retour sur Investissement Les coûts Les ressources d’exploitation

Optimiser et mutualiser les usages Objectifs du projet Moyens : SIDEC Sensibiliser et promouvoir les usages dans les communautés de communes et toutes collectivités qui utiliseront les moyens de visioconférences Former les utilisateurs et les administrateurs afin de rendre autonomes les communautés de communes sur l’utilisation des solutions Partager les retours d’expériences groupe de travail (TIC), bonnes pratiques… Le Service Informatique et des TIC du SIDEC assurera le support technique lors des réunions de démonstrations de la visioconférence Définir avec le référent de chaque collectivité utilisatrice, un programme continu de formation : SIDEC Un questionnaire trimestriel de satisfaction envoyé aux utilisateurs permettra d’informer les administrateurs des sites, de « ce qui faut faire et ne pas faire » et d’optimiser le service

Optimiser et mutualiser les coûts Objectifs du projet Moyens : SIDEC Mutualiser les coûts d’acquisition et de fonctionnement au niveau des connexions Internet et des équipements, à l’échelle départementale Anticiper et maitriser les risques techniques (compatibilité des équipements, des réseaux, sécurité des accès…), générateurs de coûts Gérer le parc de manière homogène, pérenne et évolutive. SIDEC : un appel d’offres à lancer pour une infrastructure maillée, 6 sites « Multivisio » + 20 sites « Visio » pour les besoins des collectivités une extension possible de l’offre à des entreprises privées (PME…) SIDEC : une expertise technique : Une validation des pré-requis techniques (éligibilité du site SDSL et ADSL, ergonomie de la salle) pour optimiser les coûts de fonctionnement Aide à la gestion des matériels, assistance téléphonique, … Des conditions de remplacement partiel ou total du parc avec une prise en compte de l’évolution des usages

Optimiser et mutualiser les ressources Objectifs du projet Moyens : SIDEC Processus unique de commande et de logistique Hotline unique pour l’installation, l’exploitation, la maintenance SIDEC : Un marché global groupé à niveau départemental pour les communautés de communes bons de commande avec des possibilités d’offres modulables pour tenir compte de l’existant de chaque collectivité Un engagement sur les délais de livraison des équipements et des activations des accès réseaux SIDEC : support et accompagnement à l’utilisation : Un support au paramétrage des équipements Un remplacement des appareils dans les 48H en cas de panne, vol ou perte La mise à disposition d’un équipement supplémentaire, si le délai des 48H pour le remplacement ne peut être assuré

Optimiser et mutualiser le retour sur investissement Objectifs du projet Moyens : SIDEC Fourniture de statistiques d’utilisation quotidiennes, mensuelles et annuelles des équipements Evaluation des économies liées à l’utilisation de la visioconférence SIDEC : une mise à disposition centralisée des rapports d’utilisation de la visioconférence (site, date, durée) SIDEC :la mise en place d’outils et processus en vue d’une synthèse mensuelle des économies pour l’ensemble des sites : Le nombre de km évités Le temps de trajet évité L’économie financière La réduction d’émission de gaz à effet de serre

Besoins communs Utilisateurs gagner du temps en évitant les déplacements réunir sans délais les équipes diffuser et partager efficacement la même information, simultanément prendre des décisions plus rapidement Les élus et agents des collectivités du Jura Les personnels et agents de services déconcentrés de l’Etat : préfecture… Les autres adhérents potentiels à la démarche globale : SDIS, chambres syndicales… Les associations, les entreprises du département Les techniciens SIDEC Le public (concept SVP) augmenter l’efficacité et la réactivité réduire les coûts liés aux déplacements optimiser le retour sur investissement du système de visioconférence (sensibilisation et accompagnement des utilisateurs ) diminuer les frais de fonctionnement déployer des formations de qualité à distance faciliter le travail en groupe et le rapprochement des équipes, même sur des sites éclatés faire évoluer les pratiques de travail et les usages des TIC réduire les émissions de gaz à effet de serre diminuer la fatigue et le stress contribuer aux programmes de développement durable

Le projet départemental de visioconférence et de Services Visio Public (SVP) Les équipements et options : Systèmes SVP ou Visio Point à Point pour réunions en face à face Systèmes Multivisio (jusqu’à 6 connexions simultanées) Câblage pour le raccordement des matériels Ecran, Caméra motorisée, Tableau blanc… Les connexions réseau : Liens Internet SDSL (de 512 Kbps à 2048 kbps) ou ADSL (384 Kbps) Accès Numéris , T0 ou T2 Ou 1 VPN + 1 accès numéris T2 dédié SIDEC (réseau internet mutualisé et sécurisé) Les services VISIOCONFERENCE et SVP : Démonstrations Formations : installation, réservation, organisation des sessions SVP ou des réunions multi-sites (partage de documents, utilisation de tableau blanc) L’exploitation , la maintenance, le pilotage de l‘utilisation et de la qualité de service : Support à l’utilisation, à l’administration SAV Pilotage de la qualité de service Pilotage du retour sur investissement

Une architecture maillée avec 6 sites multivisio Systèmes visioconférences de qualité (Multipoints, vision large sur plusieurs participants, lecture de document en partage d’écran …) Nombre d’utilisateurs limité mais connexion illimitée Nécessité d’une gestion du service visioconférence en relation avec les sites extérieurs

Une architecture maillée avec 20 sites « visio » Systèmes Point à Point pour des réunions en Face à Face ou pour se connecter à une réunion multi-sites Gestion du service visioconférence en relation avec les sites extérieurs

Une architecture maillée avec les sites « SVP » Potentialité de synergie voire de recouvrement avec le projet des 20 Points Visio Nombre illimité d’utilisateurs (ouvert au public) mais connexions limitées à des sites de services publics partenaires Coordination et liaison avec le projet Point Visio Public mené par AMF – FT – LA POSTE

Projet VISIOCONFERENCE : Budget prévisionnel d’investissements (en € HT) Dépenses (sur 5 ans) Invest. sites Multivisio 60 000 Invest. sites Visio+SVP 140 000 Invest. pour le réseau (VPN) 45 000 Ingénierie, accompagnement 30 000 Formation initiale 25 000 Total Projet 300 000

Projet VISIOCONFERENCE : Budget prévisionnel d’investissements (en € HT) Recettes (sur 5 ans) Contributions initiales des collectivités adhérentes 100 000 Subventions Région FC, Europe Participation SIDEC (valorisation des moyens internes) 50 000 Participation Europe Total projet 300 000

Tableau d’exploitation prévisionnel (en € HT) : En Euros 2010 2011 2012 2013 2014 Totaux A - Dépenses d’investissements préfinancés par le SIDEC 125 000 100 000 25 000 300 000 B - Recettes d’investissements (dont adhésions collectivités première année) 50 000 75 000 250 000 C - Coûts d’exploitation SIDEC pour VISIO départementale du Jura 15 000 30 000 135 000 D - Recettes de fonctionnement (adhésions collectivités années N+1 et suivantes) 35 000 160 000 Résultat d’exploitation SIDEC (B-A+D-C) -115 000 -170 000 -140 000 - 95 000 - 25 000 Equilibre atteint en 2015 par le biais des dépenses/recettes sur la base des cotisations d’adhérents

Acquisition subventionnée par le Conseil Régional, l’Europe, … Une subvention pour l’acquisition de la visioconférence et un préfinancement des coûts de fonctionnement Collectivités Communautés de communes Coordination, gestion et support SIDEC : étudier, mutualiser les démarches sensibilisation aux usages autres actions, … Contributions annuelles de fonctionnement des collectivités utilisatrices pour bénéficier de ce service mutualisé : équipements, exploitation, maintenance, service « clients-utilisateurs », pilotage technique support de second niveau, Acquisition subventionnée par le Conseil Régional, l’Europe, … 1ère année 2ère année 5ème année

L’engagement des acteurs Les besoins Informations Démonstrations CC Commande Prestataires Réseaux avec le support Facturation Livraison Installation SIDEC Prestataires Equipements Visio Exploitation Maintenance Formations Service utilisateurs

Le plan d’action pour 2010 Définition partenariat SIDEC Communication auprès des collectivités concernées : Lancement d’un appel d’offre départemental validation des objectifs du projet Décision des élus Présentation du projet départemental de visioconférence Envoi d’un questionnaire pour estimer les contraintes techniques des sites à équiper Sélection d’un ou des prestataires qui répondent aux objectifs du projet : un service de proximité et de qualité tout en optimisant les coûts (réseaux et équipements)

Merci de votre attention Hervé BOUILLOD Responsable Informatique et TIC SIDEC du JURA h.bouillod@sidec-jura.fr