LA DEMATERIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS

PLAN DE LA PRESENTATION Les objectifs du sous-projet GFC Le diagnostic de l’existant Le contexte et les opportunités Les décisions prises par les instances politiques Le bureau facturier à l’Agence comptable La solution INPL La solution Aix-Marseille II Le bilan Les conséquences pour les services

pour une mise en œuvre au 1er janvier 2011 LES OBJECTIFS Proposer une modernisation et une réorganisation du circuit financier et comptable pour une mise en œuvre au 1er janvier 2011 Pourquoi ? plus de lisibilité et plus de traçabilité Simplifier et sécuriser le circuit financier et comptable diminuer la masse de documents administratifs mettre en œuvre l’application SIFAC mutualiser certaines opérations financières et comptables développer le contrôle interne comptable aboutir à une qualité comptable d’Etablissement certifiable par un commissaire aux comptes

LE DIAGNOSTIC DE L’EXISTANT Comment ? Travail collectif avec des représentants des composantes et des services généraux Diagnostics des processus existants en dépenses et recettes Complexité du circuit Contrôles redondants et souvent inappropriés Photocopies inutiles Pas d’homogénéité dans les délégations de signature Cheminement disparate des factures Délai de paiement trop long Dispersion des compétences Qualité comptable approximative

Communication permanente (réunion, amphi, lettre d’info…) LE CONTEXTE ET LES OPPORTUNITES Assouplissement de la réglementation financière (décret financier du 27/06/08) Mise en œuvre de SIFAC Délégation de signature étendue par le Président Importance de la qualité de la saisie du bon de commande et du projet de facture Suppression des mandats et des titres Contrôle hiérarchisé de la dépense Valorisation du service fait Mise en place d’un service facturier Archivage des factures Communication permanente (réunion, amphi, lettre d’info…)

LES DECISIONS PRISES PAR LES INSTANCES POLITIQUES Création d’un bureau facturier au sein de l’Agence comptable Création d’une unité budgétaire recherche Réorganisation du circuit financier et comptable pour l’ensemble des entités Gestion financière mutualisée des laboratoires au sein d’un pôle de gestion de la recherche Redéfinition des missions des services financiers des Ecoles, des services généraux et des services communs

LE BUREAU FACTURIER A L’AGENCE COMPTABLE Compétences de l’ordonnateur Engagement comptable (réservation des crédits) Engagement juridique (signature du bon de commande, du contrat…) Certification du service fait à réception du bien dans SIFAC Compétences de l’agent comptable Réception directe des factures des fournisseurs Traitement (contrôles…) et saisie des factures dans SIFAC Paiement des factures Archivage des pièces justificatives

LE BUREAU FACTURIER A L’AGENCE COMPTABLE Les principaux apports Un impact fort sur les délais de paiement Une simplification du circuit « factures » Une amélioration de la qualité comptable Visibilité exhaustive des charges d’une année Contrôles adaptés Cellule spécialisée Les contraintes Un besoin de ressources humaines à l’Agence comptable Un changement d’habitudes des gestionnaires et des fournisseurs

LE SCHEMA FONCTIONNEL SIFAC Réception dans les entités INPL (30%) Réception au bureau facturier (70%) Numérisation de masse par lots Analyse automatique Full-Text, vérifications et rapprochement commande automatiques Vidéo-codage Comptabilisation dans SAP® SIFAC blocage en paiement Workflow de gestion des exceptions (service non fait, écarts prix / quantité SIFAC Contrôle depuis SIFAC (existence commande, imputation comptable, code TVA) Paiement par le bureau Comptabilité Générale Archivage des pièces Levée des visas de paiement

LE PROCESSUS : phase préalable Réception des factures Préparation des lots (société, agrafes, séparateurs…) SCAN en jour J sans contrôle préalable Emission d’un rapport de lot valant enregistrement d’arrivée

LE PROCESSUS : lecture automatique des documents (LAD) Identification du fournisseur à partir du: n° de TVA intracommunautaire, SIRET, SIREN, IBAN, n° de tél Vérification des données en-tête/pied de page de la facture : n° facture, date, montant HT/TTC, tous les taux de TVA, n° de commande Vérification du montant total facture avec celui de la commande dans SIFAC Arrêt vidéo-codage si discordance ou blocage pour validation manuelle

LE PROCESSUS : intégration dans SIFAC Vérification service fait/ vérifications écarts dans seuil de tolérance Visualisation de l’image facture par les ordonnateurs Facture intégrée dans SIFAC automatiquement avec n° de MIRO Levée de visa des paiements par le BF / paiement par le B compta Envoi de Workflow aux ordonnateurs si anomalie Facture rejetée si mauvaise imputation, TVA ou RIB erroné, problème PJ

Etapes du processus de dématérialisation Etape 1 : numérisation / capture (module « Invoices ») XML verification Email OK Papier SCaN Capture Transfert sap Etape 2 : rapprochement (module « Cockpit ») Analyse / traitement Validation litige Imputations Fournisseurs Bons de Commande Comptabilisation Service Fait Reporting Workflow Tâches Données SIFAC Suivi en temps réel (« bannette SIFAC») Archivage image Visualisation des images Solution d’automatisation des factures intégrée à SAP Solution de reporting Solution de workflow électronique : SAP GUI et Accès Web

Scan des factures Processus - Papier Numérisation Ouverture des plis et lotissement Numérisation Service Courrier 1 - Email Identification du fournisseur Identification de la société facturée Capture des données 2 Capture - XML Contrôle des données et de leur format Contrôle de l’existence du fournisseur Contrôle des règles de cohérence 3 Contrôle Confirme les propositions Clique sur les champs manquants Rejette la facture Service Facturier Vidéocodage 4 Transfert 5 16

Transmission des factures Processus Contrôle de cohérence et d’intégrité SIFAC Rapprochement pièces SIFAC (BC / SF / Facture) Détection des anomalies / écarts Contrôle SAP et Rapprochement 1 Visualisation de la liste des factures en erreurs Analyse des types d’erreurs par facture Correction de l’anomalie / comptabilisation ou workflow avec note associée vers l’ordonnateur (demande modification commande, approbation F…) Service Facturier Analyse des factures 2 Traite le Workflow de correction (liste des factures à traiter et des notes associées) Fournit les éléments de réponse dans une nouvelle note ou corrige l’anomalie  La facture est redirigée vers le service facturier Composante Service Ordonnateur Traitement du litige 4 Traite le Workflow retour (liste des factures à valider et des remarques de l’Ordonnateur) Comptabilise Comptable 5 Comptabilisation 17

LE BILAN

LE BILAN Obligation d’une organisation fonctionnelle tenant compte de l’outil/ formalisation des processus et procédures Mettre en œuvre le CHD/ traitement à part des factures spécifiques Dématérialisez dès la source (EDI) des flux de fournisseurs majeurs (voyagistes…) Importance de la qualité de saisie du bon de commande Valorisation du service fait par l’ordonnateur Besoin d’un outil complémentaire pour la démat des PJ par les services ordonnateurs Quel gain de temps?

LES CONSEQUENCES POUR LES SERVICES Suppression de fonctions existantes au niveau financier Création de nouveaux métiers Opportunité de : découvrir de nouvelles missions de mobilité en interne Possibilité d’accroitre son champ de compétences Enrichissement professionnel

LES CONSEQUENCES POUR LES SERVICES Mettre en place un accompagnement fort des services ordonnateurs et comptables Aider les services à se projeter dans une organisation et un outil encore inconnus (particulièrement dans un contexte de big bang) Identifier les réticences et focaliser l’attention sur eux Contrebalancer la séparation des pouvoirs ordonnateurs – agence comptable par une intégration des ordonnateurs dans les phases amont Aider à faire la différence entre la véritable valeur ajoutée (activités de recherche / pédagogie) et les tâches administratives dorénavant allégées (gain de temps redéployable sur leur cœur de métier)