Module 3 Mesures de préparation de base Ces mesures sont utilisées lorsqu’aucune menace spécifique n’est à craindre.

Objectifs Comprendre que les mesures de préparation de base se concentrent sur les principales étapes d’amélioration de la réponse interagences et permettent une préparation générale pour faire face à tous les types de dangers Se familiariser avec la structure des mesures de préparation de base et avec l’utilisation des « questions clés » visant à évaluer les lacunes en matière de préparation interorganisations Prendre connaissance des différentes sous-catégories qui composent les mesures de préparation de base et savoir comment utiliser ces mesures de manière flexible pour répondre aux contextes nationaux spécifiques Être capable d’aider les pays à tenir un registre de mise en œuvre des mesures de préparation de base et à suivre le processus

Établir une norme relative à la préparation générale Pourquoi? protocoles de base outils coordination Établir une norme relative à la préparation générale Notes de l’animateur : Expliquez aux participants que les mesures de préparation de base constituent le fondement nécessaire pour obtenir un résultat positif au cours de la phase initiale de la réponse. Remarque : à ce stade de l'exercice, vous devez attirer leur attention sur les caractéristiques d'une réponse réussie (les animateurs doivent avoir au préalable classé ces éléments dans les quatre catégories de mesures de préparation de base). Rappelez aux participants qu'ils ont déjà identifié en groupe plusieurs des éléments clés des mesures de préparation de base. L'équipe chargée d'élaborer les mesures de préparation de base a entrepris une démarche très similaire, en identifiant les caractéristiques d'une réponse réussie, puis a défini, à partir de ces éléments, les mesures de préparation de base. La seule différence avec le présent exercice est que cette démarche a été réalisée sur plusieurs années, avec un grand nombre de participants. Expliquez les principaux objectifs des mesures de préparation de base : établir une norme de préparation générale aux réponses d'urgence qui permettra à l'EPH de mesurer et de maintenir son niveau de réactivité ; initier un renforcement rapide de la préparation aux situations d'urgence dans l'éventualité où un danger serait imminent ; garantir une préparation opérationnelle de base afin de permettre une réponse en cas d'urgence soudaine (les séismes en sont un parfait exemple). Rappelez, comme évoqué dans la partie précédente, que les mesures de préparation de base sont habituellement mises en place dans des pays présentant un profil de risque faible, en ajoutant que les équipes de pays chargées du développement qui ne bénéficient que d'une expérience limitée en matière de réponse humanitaire peuvent elles aussi être amenées à utiliser les mesures de préparation de base, même si elles présentent un profil de risque élevé. Transition : Attirez l'attention des participants sur le fait que bien que la conception des mesures de préparation de base soit très facile à comprendre, la réussite de leur mise en œuvre peut représenter un véritable défi.

Étape par étape Notes de l'animateur : La mise en œuvre des mesures de préparation de base requiert l'adoption d'une approche pratique. Il peut être utile d'expliquer que la première ébauche de la préparation aux mesures de réponse d'urgence (ERP) recensait plus d'une centaine d'activités spécifiques dans les mesures de préparation de base. Bien qu'elles aient été réduites au nombre de 36, ce chiffre dépasse vraisemblablement les capacités de mise en œuvre de la plupart, si ce n'est de toutes les équipes de pays. Il est donc plus approprié de considérer les mesures de préparation de base non comme une préparation générale que chaque équipe de pays doit entreprendre, mais plutôt comme le minimum requis pour garantir la réussite de la réponse. Ainsi, si l'équipe de pays ne dispose pas des capacités nécessaires pour mettre en œuvre l'activité, elle devra être soutenue (p. ex., par des capacités régionales ou mondiales) si une situation d'urgence venait à se produire, sans quoi cela pourrait avoir des répercussions négatives sur la réponse. La première étape « Analyse du contexte et des lacunes » revêt alors toute son importance. Elle permet à une équipe de pays de s'aider des questions clés pour déterminer les mesures déjà mises en place et d’évaluer les capacités existantes au niveau national pour combler les lacunes identifiées. Lors de l'étape 2, l'équipe de pays doit définir les mesures prioritaires à mettre en œuvre. Elle doit alors tenir compte du profil de risque du pays, ainsi que du contexte national. Au cours de l'étape 3 dédiée à la mise en œuvre, des responsabilités spécifiques doivent être confiées aux membres de l'équipe de pays afin de mettre en œuvre des mesures précises. Un échéancier clair doit fixer les délais de mise en œuvre des différentes activités. Enfin, l'étape 4 permet de tenir un registre des mesures prises. Nous reviendrons sur ce point au cours de la session. Transition : Précisez que nous allons présenter brièvement chaque catégorie de mesures de préparation de base afin d'en expliquer les grandes lignes.

Analyse du contexte et des lacunes SUIVI DES RISQUES 1. Existe-t-il une compréhension claire et commune des dangers potentiels ? 2. Un calendrier des risques saisonniers a-t-il été établi et un système de suivi de l'évolution des risques a-t-il été mis en place ? Notes de l'animateur : Expliquez aux participants que même si ce sujet a déjà été abordé au cours de la séance précédente, l'équipe ayant élaboré l'ERP est convaincue que le suivi des risques doit être intégré aux mesures de préparation de base afin de souligner l’importance d’en faire une activité continue.

COORDINATION ET DISPOSITIFS DE GESTION 1. Les principales parties prenantes sont-elles familiarisées au dispositif international d'aide humanitaire et à son architecture ? 2. Les mécanismes de coordination humanitaire ont-ils été définis ? 3. Quels sont les mécanismes de coordination/communication mis en œuvre entre l'EPH et le gouvernement/la société civile/les donateurs ? 4. Quels sont les interlocuteurs identifiés/formés à la diffusion de l'information ? Notes de l'animateur : Cette catégorie de mesures de préparation de base est largement axée sur les différents partenaires avec lesquels nous devons collaborer. Ajoutez que cette catégorie a été divisée entre l'EPH, le gouvernement, les ONG/la société civile, les donateurs, et la communication publique/le plaidoyer. Il est également utile de souligner que même si les mesures de préparation de base peuvent sembler très contraignantes, plusieurs mesures peuvent être regroupées ; par exemple, dans le cas de l'ensemble de mesures liées au gouvernement du pays hôte, un grand nombre peuvent être mises en œuvre en l'espace d'une ou deux réunions.

MODALITÉS D'ÉVALUATION DES BESOINS, DE GESTION DE L'INFORMATION ET DE SUIVI DE LA RÉPONSE 1. Les principales parties prenantes ont-elles pris connaissance de la Note d'orientation de l'IASC relative à l'évaluation des besoins, à la gestion de l'information et au suivi des réponses ? 2. Les informations et les données ventilées par âge et par sexe sur la situation antérieure à la crise ont-elles été recueillies ? Notes de l'animateur : La plupart des mesures figurant dans cette catégorie sont liées au cycle de programme humanitaire (HPC, de l’anglais Humanitarian Programme Cycle), c'est-à-dire les systèmes coordonnés que nous utilisons pour soutenir une réponse, tels que l'évaluation commune des besoins, les plans de réponse humanitaire (HRP, de l’anglais Humanitarian Response Plans), la gestion de l'information et le suivi des réponses. Le point essentiel à comprendre est que dans le cas des mesures de préparation de base, l'accent est mis sur l'équilibre entre la sensibilisation et le renforcement des capacités dédiées. Dans le cas de très petites équipes de pays chargées du développement, ces activités seraient très vraisemblablement prises en charge par d'autres capacités si une réponse venait à être déployée.

DISPOSITIONS RELATIVES AUX CAPACITÉS OPÉRATIONNELLES GARANTISSANT SECOURS ET PROTECTION Les capacités sont-elles cartographiées ? Les principes humanitaires sont-ils connus de tous ? Protection – Responsabilités à l'égard des populations affectées (AAP) – Principes - Questions liées au genre 3. Existe-t-il des versements en espèces, des remises de bons d'achat ou d'autres options ? Qu'en est-il de la planification de l'approvisionnement et de la logistique ? Notes de l'animateur : À bien des égards, cette catégorie de mesures de préparation de base est la plus importante de l'ERP, car elle concerne directement l'objectif global visant à optimiser la vitesse et le volume de l'assistance humanitaire dès l'émergence d'une situation d'urgence. Elle se concentre sur les capacités sectorielles. Cette catégorie a été compartimentée à l'image de l'opérationnalisation des réponses. Les sous-catégories reflètent les principales étapes à respecter : a) identifier les partenaires qui seront impliqués dans l'acheminement de l'aide ; b) s'assurer qu'ils aient pris connaissance des principes opérationnels spécifiques au secteur ; c) définir la composition éventuelle du plan d'aide d'urgence ou l'utilisation possible des versements en espèces et des articles de secours ; d) déterminer la quantité de ces articles en stock et s'il est possible de se les procurer dans le pays ; e) énoncer les exigences logistiques que pourrait impliquer l'acheminement des articles de secours sur les lieux souhaités. Il est important de noter qu'au cours de l'étape dédiée aux mesures de préparation de base, la plupart des activités visent à alimenter le débat plutôt qu'à doter en ressources des activités exigeantes. Remarque : si les participants n'ont pas clairement cité les activités opérationnelles au cours de l'exercice consistant à identifier les caractéristiques d'une réponse réussie, il est important de le souligner ici et de faire remarquer qu'une réponse réussie n'est pas possible sans accorder une attention particulière à ce genre d'activités.

Établir un registre des mesures mises en œuvre Notes de l'animateur : Établir un registre des mesures mises en œuvre est important à la fois du point de vue de la responsabilité et de la continuité des activités. En effet, il est essentiel de tenir un registre précis des personnes responsables de chaque mesure adoptée afin de garantir la responsabilisation de l'équipe. Ce registre est également crucial pour identifier les lacunes qui devront être comblées grâce à d'autres capacités. Vous pouvez rappeler aux participants que l'un des principaux changements que l'ERP cherche à opérer est d'admettre et d'accepter que les capacités nationales puissent présenter des lacunes. Vous pouvez également souligner que cette approche de l'ERP permet de trouver des solutions pour augmenter les capacités nationales en s'appuyant sur les capacités régionales et mondiales. L'approche interagences de cette question est pour l'instant relativement limitée. Du point de vue de la continuité des activités, il est également important de tenir un registre détaillé, étant donné que la plupart des équipes de pays présentent une rotation élevée du personnel et que cela aiderait les nouvelles recrues à poursuivre le travail de leurs prédécesseurs. De plus, il est utile de souligner que la responsabilité de l'ERP incombe à l'équipe de pays. Ceci est particulièrement visible dans le guide sur la mise en œuvre des mesures de préparation de base qui s'articule autour d'un ensemble de questions clés auxquelles seule l'équipe de pays peut répondre, ce qui la contraint à chercher des solutions aux défis rencontrés. Aujourd'hui, un nouveau consultant ne peut plus rédiger un plan, cocher les cases, puis disparaître.

Exercice de groupe Examinez le scénario « Klanndestan » Aidez-vous des principales questions figurant dans l'ERP (pages 21-26) et de l'analyse des lacunes du scénario. Cet exercice ne porte pas spécifiquement sur les risques. Penchez-vous en priorité sur les mesures de préparation de base devant être mises en œuvre au plus vite (choisissez la sous-catégorie prioritaire, puis la principale mesure de préparation de base y figurant). Choisissez une mesure de préparation de base et décrivez en détail les mesures supplémentaires nécessaires à sa mise en œuvre. Notes de l'animateur : Répartissez les participants en groupes de travail (les groupes peuvent être différents de l'exercice précédent). Veillez à ce que chaque groupe nomme un rapporteur qui émettra des commentaires au nom du groupe lors de la séance de compte-rendu. Guidez les participants au fil des questions figurant sur la diapositive. Soulignez qu'au cours de cet exercice, l'emploi du verbe « devoir » renvoie aux directives relatives à l'ERP. Expliquez qu'une partie de l'objectif des exercices effectués au cours de cet atelier est d'habituer les participants à se référer aux directives. Ajoutez que le compte-rendu s'appuiera sur les deux points mentionnés ci-dessus. Les réponses doivent être succinctes. Précisez que les animateurs passeront dans chaque groupe pour répondre aux questions ou pour apporter des précisions éventuelles. Compte-rendu Remarque : nous voulons inciter les participants à communiquer entre eux en identifiant les défis et en proposant des solutions. Essayez d'orienter la discussion sur les défis rencontrés dans la région où est organisé l'atelier, ainsi que sur les mesures proposées à l’échelle locale. Commencez par écouter les commentaires de chaque groupe. Questions : Quels étaient les défis ? Quelles sont vos suggestions pour s'y préparer ? En vous concentrant sur la région qui accueille la formation, quels sont les défis rencontrés concernant la mise en œuvre des mesures de préparation de base ? Quelles stratégies proposez-vous pour surmonter ces défis ? Transition : Résumez la séance. Demandez s'il y a des questions avant de passer à l'analyse des mesures de préparation avancées et aux plans pour des situations d’urgence potentielles. Ne porte pas spécifiquement sur les risques. Intégrez dans votre compte-rendu un commentaire sur le processus. Pour clore l'exercice, demandez aux participants s'ils anticipent d'autres défis au niveau du processus d'élaboration/de mise en œuvre des mesures de préparation de base. À Amman, la question de savoir si une EPH devait être créée ou non a largement été discutée. Toutefois, la question n'est pas de former une EPH, mais plutôt d'apporter des réponses et de se concentrer sur la capacité à les transmettre aux véritables acteurs de première ligne (ONG, ONGI, Croix-Rouge et Croissant-Rouge, etc.). Un exercice de simulation peut faciliter le processus.