ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT D’UNE EQUIPE CADRE DE LA ZONE DE SANTE DANS LE CONTEXTE DE LA DECENTRALISATION POLITIQUE, ADMINISTRATIVE ET TERRITORIALE EN RDC I.PRINCIPES I.PRINCIPES Le développement des activités d’une zone de santé est fonction du développement d’une infrastructure de services assurant un certain niveau de couverture à la population de toute la zone de santé d’une part, d’un personnel cadre, sa structuration en équipe et l’organisation de son travail, d’autre part.

I.1 Le personnel cadre Le premier point important de la politique d’une zone de santé est la formation du personnel cadre. Le deuxième point important de la politique du personnel cadre est de tendre à ce qu’il soit engagé simultanément ou successivement, en proportions variables, dans les divers services et types d’activités: Hôpital Général de référence et Centres de santé. l’équipe de base pourrait comprendre le personnel cadre avec les compétences complémentaires suivantes: médicales (cliniques), de soins, d’administration-gestion, d’animation médico-sanitaire et d’appui logistique.

I.2.Structuration en équipe Première condition de la constitution d’une équipe est la conscience de participer ensemble à la réalisation d’un objectif commun: Créer des canaux de communication Participation de chacun à l’élaboration des décisions, Répartition des tâches et la responsabilité de chacun devant le groupe

I.2.1. Problèmes structurels à résoudre La taille de l’équipe cadre: Elle dépend du niveau de développement du système mis en place et des ressources disponibles: D’où vient le nombre de 5 proposé dans la SRSS? Polyvalente et multidisciplinaire (spécialisée??) Si Zone de Santé a une vocation double de service et d’enseignement- recherche? Milieu urbain et milieu rural? Relations avec le Staff Médical responsable de l’organisation de soins au niveau de l’HGR?? Relations avec les superviseurs verticaux (infirmiers du Bureau Central de la Zone de Santé?)

HGR? Hors de l’HGR ? Bureau de l’ECZ = BCZS? La localisation de l’équipe cadre : HGR? Hors de l’HGR ? Bureau de l’ECZ = BCZS? Il est bien entendu que l’équipe cadre est située dans la zone de santé et pas en dehors de celle-ci. Elle participe avec d’autres secteurs au développement global de la zone de santé.

L’intégration dans le développement global de la zone (commune): Polyvalente, multidisciplinaire (La polyvalence et la multidisciplinarité devront être comprises dans le sens de compétences complémentaires dans une équipe). Etant donné que le secteur santé n’est qu’un sous-système d’un système de développement plus global, l’équipe cadre de la zone de santé devra donc intégrer cet ensemble.

II. FONCTIONNEMENT DE L’EQUIPE CADRE II.1. Répartition des fonctions

Les fonctions des membres de l’équipe cadre 3 Compétences: Les fonctions médicales (cliniques) : curatives, préventives, promotionnelles, réhabilitation ; Responsabilité de soins en hospitalisation ou ambulatoire Fonctions administratives/logistiques au niveau d’un poste de gestion ou de service d’appui Les fonctions d’enseignement et de recherche : zone de démonstration et de recherche?

II.2. Répartition des tâches Pour une zone de santé type, l’équipe cadre assure les tâches en regard des responsabilités suivantes : Coordination de la zone de santé Direction de l’HGR Administration-gestion de la ZS Coordination des soins infirmiers au niveau de la ZS Supervision des unités fonctionnelles opérationnelles hospitalières et centres de santé Supervision des unités fonctionnelles administratives et logistiques de la ZS Evaluation Rationalisation Pour une zone d’enseignement et de recherche : Enseignement à l’ITM Conception, formulation et élaboration des projets de recherche sur le système de santé

II.3. Coordination de l’équipe cadre Les activités de service, de soins, administratives, logistiques, d’enseignement et de recherche menées par les membres de l’équipe cadre sont coordonnées à travers un ensemble de mécanismes contrôlés : Les réunions techniques et administratives Les supervisions et les évaluations conjointes La circulation de l’information (secrétariat) La répartition des tâches

II.3.1.Les réunions. Trois types de réunions semblent indispensables : 1er Réunions sur le développement de la couverture sanitaire par l’implantation des centres de santé : 2ème Réunions administratives : 3ème Réunions de l’HGR : 4ème D’autres réunions pourront avoir lieu en fonction du niveau de développement global de la zone de santé. Elles peuvent ne pas dépendre de l’équipe cadre directement même si elle en prend l’initiative : Réunions de nutrition Réunions de l’enseignement Réunions d’un projet autre que la santé Etc…

II.3.2. Les supervisions et évaluations conjointes Supervisions Horizontales Supervisions Verticales Evaluations au niveau opérationnel Evaluations au niveau conceptuel

II.3.3. La circulation de l’information L’organisation d’un secrétariat est un canal de communication non moins négligeable dans le fonctionnement et l’organisation du travail de l’équipe cadre. Il est important de ne pas confondre ce secrétariat avec le secrétariat administratif du bureau central de la zone de santé (HGR et centres de santé). Il s’agit ici d’un mécanisme de coordination interne de l’équipe cadre dont la responsabilité est confiée à un de ses membres. Dans les zones de santé où fonctionne ce poste, l’expérience montre sa grande utilité comme mémoire assurant la continuité du système, la cohésion et le travail en équipe.

Circulation de l’information Archives de l’ECZ Fonctions du secrétariat : Bibliothèque de l’ECZ Circulation de l’information Archives de l’ECZ Lieu des réunions et autres travaux en équipe

Tâches du secrétaire de l’équipe cadre : Pour assurer une meilleure cohérence et une meilleure continuité d’une part et, d’autre part, un bon esprit d’équipe les documents à discuter sont mis en circulation un temps suffisant avant la mise à l’ordre du jour de la discussion en équipe de façon à permettre à chacun d’étudier le document et à apporter aussi une contribution significative à la discussion. Toute information concernant l’organisation et le fonctionnement est portée à la connaissance de tous les membres de l’équipe cadre :

Information scientifique médicale ou autre Information technique Information administrative Autres …

Le secrétaire de l’équipe cadre veille également à un certain nombre de choses notamment : Assurer une meilleure continuité : Le responsable qui quitte un service ou une activité, établit un rapport sur son évolution

Assurer la continuité régulière de l’effort : Une liste des rapports à fournir périodiquement est établie et sert au secrétaire pour réclamer les rapports à chaque responsable ; Une liste d’activités à réaliser périodiquement est établie dans chaque domaine par le responsable vertical qui se sert de cette liste pour programmer ces activités pour le mois à venir avant la fin du mois précédent ; Le secrétaire rappelle de temps en temps aux responsables de services ou d’activités les documents attendus.

II.3.4. La répartition des fonctions et des tâches Voir responsabilités horizontales et verticales