SEMINAIRE AVIGNON Guide des Procédures Le 13.11. 2008

Présenter le Guide des Procédures UNASA Objectifs Présenter le Guide des Procédures UNASA Les enjeux, l’intérêt pratique du Guide, les procédures S’approprier les procédures pour pouvoir les déployer au sein des associations

Programme de la session 10h00 Présentation de la démarche Les enjeux du guide : rappel du contexte politique et des nouvelles règles d’audit de l’administration fiscale L’intérêt pratique du Guide : ce n’est pas un cadre contraignant mais un outil d’harmonisation des procédures et un facteur d’amélioration des travaux des associations 10h30  Présentation de 3 procédures fondamentales (une procédure technique, une procédure politique, une procédure « cœur de métier ») Formation M. Jean-Louis REIBEL (10 mn) Direction opérationnelle Mme Christine GILLET (10 mn) Prévention fiscale ECV M. Yannick JAN (10 mn) 11h00 Questions / Réponses 11h15 Etude par groupe de 6 procédures sous l’impulsion d’un animateur (+ 1 script + un rapporteur distinct de l’animateur) Prévention fiscale - Contrôle formel M. Michel DUVAL Gouvernance Mme Nicole CLEMENT Dématérialisation M. Yannick JAN Ressources Humaines M. Yves LALFER Information Adhérents M. Fabrice BOUDOT Relations Adhérents M. Roland GIRAUD

Programme de la session 11h45 Restitution de 3 procédures (Prévention fiscale - Contrôle formel/Gouvernance/Dématérialisation) Forme de la restitution à partir de la proposition du groupe de travail : les points clefs de la procédure les améliorations ou compléments à apporter les points à éclaircir les conseils pour une mise en place efficace dans l’AGA 13h00 Pause déjeuner 14h30 Restitution des 3 dernières procédures (Ressources Humaines/Information Adhérents/Relations Adhérents) 15h15 Questions / Réponses 15h45 Modalités de déploiement des procédures au sein des associations Recommandations, pièges à éviter Questions / réponses  16h15 Pause 16h35 Synthèse par Franck BOULITEAU  Conclusions du Président 17h30 Fin du séminaire

10.00 Les enjeux du guide : rappel du contexte politique et des nouvelles règles d’audit de l’administration fiscale

L’intérêt pratique du Guide : ce n’est pas un cadre contraignant mais un outil d’harmonisation des procédures et un facteur d’amélioration des travaux des associations Franck BOULITEAU

Les objectifs de la démarche Créer avec les membres de l’UNASA une boite à outils sous forme de « guide des procédures UNASA » destinées aux associations adhérentes afin de les accompagner dans la mise en œuvre d’un système de management de la performance

Pourquoi faire ? Pour disposer d’un tronc commun minimum au sein des AGA utile pour la réalisation des missions en conformité avec les règles professionnelles (charte des bonnes pratiques, instruction 5J, …) pour doter la Direction de l’Association d’un cadre de référence Pour mettre à disposition des supports pour l’intégration des nouveaux Pour outiller l’Association pour conduire les changements plus nombreux, plus complexes, plus rapides Pour faciliter le transfert de bonnes pratiques entre les associations Pour valoriser le savoir faire des AGA adhérentes à l’UNASA aux yeux des clients Enfin, permettre aux associations de faire face aux nouvelles exigences de la DGI

Merci aux participants : Merci à M CHEBBAH Merci à Isabelle HURIER Avec qui ? Participant AGA Mme CLEMENT AADPLL limoges M DUVAL FGPL Paris M JAN APLRL Lyon M BOUDOT APL 94 ST Maur M PINEAUD APLPC Niort M GIRAUD AAGPL Alpes Sisteron M LALFER AAVOPL ST Gratien M POLI M REIBEL CPGPL Strasbourg Mme MICHEL AARP Picpus Mme GILLET ARAPLT Tours Initié par l’UNASA, le « guide des procédures » a été écrit par un groupe de travail composé des Directeurs d’Associations de tailles différentes, de régions différentes. Merci aux participants : Merci à M CHEBBAH Merci à Isabelle HURIER

Comment avons nous procédé ? Identification des missions de l’UNASA Information en matière sociale, comptable, fiscale Formation des adhérents Dématérialisation Prévention fiscale (ECV, Contrôle formel) Prévention des difficultés économiques des entreprises Identification des moyens et ressources nécessaires Ressources Humaines Sous traitants et fournisseurs Ressources matérielles et documentaires Identification des moyens pour diriger l’Association La gouvernance (politique) Le management Les évaluations internes et externes la cartographie des processus - 12 processus

La cartographie des processus Gouvernance Internes et externes Evaluations Direction opérationnelle Ressources Humaines Sous traitants et fournisseurs Ressources matérielles et documentaires Relation Client Information en matière sociale, comptable et fiscale Dématérialisation Formation des adhérents Prévention fiscale Prévention des difficultés économiques des entreprises

Comment avons nous procédé ? Pour chaque processus, un groupe de travail a identifié les risques et les moyens pour les prévenir  une grille par processus qui a servi de cahier des charges à la rédaction des procédures (méthodes de travail)

Quelles procédures ? Gouvernance Direction opérationnelle Relation client Dématérialisation Information des adhérents Formation des adhérents ECV Contrôle formel Gouvernance Direction opérationnelle Evaluations internes et externes Ressources Humaines Sous traitants et fournisseurs Ressources Matérielles :Système Informatique et gestion des sauvegardes Maîtrise des documents Conservation des enregistrements

Le guide ne doit pas…, Être imposé tel quel au sein de l’AGA sans plan de déploiement préparé Rester un document avec des procédures figées Se suffire à lui-même Servir seulement la veille des audits (« bachotage »)

Il doit au contraire Servir de base pour faire évoluer les pratiques, le management, l’organisation Aider pour clarifier les responsabilités, les autorités, clarifier les rôles, Pouvoir évoluer au fil du temps au sein de l’UNASA, au sein des AGA S’adapter aux organisations, aux contraintes, … Pouvoir être utilisé comme un outil utile pour les audits de la DGFiP Donner des repères sur les règles applicables … Être un guide méthodologique utile pour l’organisation, le management Contribuer à permettre un niveau de performance cohérent d’une AGA à une autre Outiller le management par la définition de méthodes de travail et d’outils de pilotage validées et partagées Rendre acteurs les collaborateurs à la définition des méthodes de travail de l’AGA Constituer une aide pour les nouveaux embauchés, les intérimaires, les sous traitants, …

Les procédures Une présentation homogène Une procédure  méthode de travail Pour chaque procédures, des indicateurs de performances Des indicateurs pour piloter Des indicateurs en rapport avec les exigences DGFiP

10.30 : Présentation de 3 procédures Formation M. Jean-Louis REIBEL Direction opérationnelle Mme Christine GILLET Prévention fiscale ECV M. Yannick JAN

Questions / Réponses 15 minutes

30 minutes Etude par groupe de 6 procédures (un animateur+ 1 script + un rapporteur distinct de l’animateur) Prévention fiscale - Contrôle formel M. Michel DUVAL Gouvernance Mme Nicole CLEMENT Dématérialisation M. Yannick JAN Ressources Humaines M. Yves LALFER Information Adhérents M. Fabrice BOUDOT Relations Adhérents M. Roland GIRAUD

Un rapporteur présente : 10 minutes / groupe + 5 minutes questions réponses Restitution de 3 procédures (Prévention fiscale - Contrôle formel/Gouvernance/Dématérialisation) Un rapporteur présente : Les points clefs de la procédure Les améliorations ou compléments à apporter Les points à éclaircir Les conseils pour une mise en place efficace dans l’AGA

13.00 – 14.30 PAUSE DEJEUNER

Un rapporteur présente : 10 minutes / groupe + 5 minutes questions réponses Restitution de 3 procédures (Ressources Humaines/Information Adhérents/Relations Adhérents) Un rapporteur présente : Les points clefs de la procédure Les améliorations ou compléments à apporter Les points à éclaircir Les conseils pour une mise en place efficace dans l’AGA

15 minutes Questions - réponses

Comment déployer dans votre association ? Les recommandations Les pièges à éviter Questions / réponses

Les recommandations Resituer le guide dans le contexte des AGA et l’intégrer comme un guide, non comme un carcan S’approprier la démarche – Président et Directeur Préparer le déploiement Impliquer les élus Impliquer les salariés Planifier l’écriture des dispositions spécifiques à l’AGA Nommer des pilotes ou des référents pour partager le travail Se faire rendre compte de l’avancement des travaux Faire valider les travaux par le comité de pilotage Une fois les procédures validées, s’assurer de la mise en application Expliquer, commenter, rassurer, faire participer À l’occasion des réunions de l’Association Présentation d’une ou deux procédures à chaque réunion Associer les élus, leur rendre compte de l’avancée des travaux Groupes de travail + 1 comité de pilotage (Directeur + Président par exemple)

Les pièges à éviter Aller trop dans le détail – vouloir être exhaustif Adapter les procédures / risques – fiches processus Diffuser le guide tel quel sans stratégie de déploiement Ne pas associer les élus Ne pas associer les salariés Ne pas expliquer le contexte, et présenter les procédures comme une obligation imposée par la DGI Ne pas suivre le déploiement et la bonne mise en application Nier les difficultés Considérer qu’une fois les procédures déployées, c’est gagné Oublier les nouveaux Graver les procédures dans le marbre Ne pas utiliser les indicateurs dans le cadre du management

Vos Questions / Réponses

Synthèse et conclusions

MERCI de votre attention