Mémoire au Cabinet et présentation au Conseil du Trésor – pourquoi ces outils sont essentiels pour le gouvernement Juin 2016

Aperçu Décrire le processus décisionnel au gouvernement fédéral, y compris : Rôle du mémoire au Cabinet (MC) et des présentations au CT Facteurs à prendre en considération au moment de la rédaction, de l’examen/de la remise en question de ces documents Examen détaillé des présentations au CT : contenu, processus et conseils pour assurer le succès du processus Qui a élaboré un MC ou une présentation au CT? Qui a examiné ou fait une analyse critique du contenu d’un de ces documents?

Processus décisionnel Approbation du financement : Typiquement dans le cadre du processus budgétaire (à moins qu’une « décision hors budget » n’ait été prise) Finances Canada dirige le processus – le SCT joue un rôle consultatif Approbation de politique : Mémoire au Cabinet (le MC sert à approuver une idée) Le ministre responsable demande au Cabinet d’approuver une politique ou une nouvelle initiative – décrit la nouvelle initiative et propose les options Le BCP dirige le processus, mais le ministère des Finances et le SCT y participent Approbation de programme : Présentation au Conseil du Trésor (les présentations au CT servent à approuver les paramètres détaillés du programme) Seulement une fois que l’on a obtenu une autorisation dans le cadre d’une politique ET qu’on dispose d’une source de fonds, peut-on soumettre une telle présentation Il s’agit d’un mécanisme en vertu duquel le ministre fournit des détails concrets concernant les objectifs et résultats du programme, son modèle de prestation détaillé, l’optimisation des ressources et toutes les politiques du CT qui s’appliquent. Approbation de dépenser (Parlement – Attribution des fonds requis à l’organisation) Une fois que l’approbation du CT a été accordée, on peut aller de l’avant, MAIS le financement ne peut pas encore être alloué Le financement est attribué après que le Parlement ait approuvé le Budget des dépenses en adoptant le projet de loi de crédits approprié (c.-à-d. Budgets principal et supplémentaire des dépenses)

Approbation du Cabinet Mémoire au Cabinet (MC) Le MC vise principalement à faire approuver une nouvelle initiative. L’approbation du Cabinet (approbation de politique) accorde généralement à une organisation gouvernementale la permission de continuer d’explorer la possibilité de mettre en œuvre un « nouvelle idée » Les MC peuvent être préparés pour de nombreuses raisons, notamment: une organisation fédérale propose un nouveau programme ou une nouvelle politique qui concorde avec les priorités du gouvernement, telles des initiatives découlant du discours du Trône; une organisation a besoin de fonds additionnels pour se conformer à des exigences législatives ou réglementaires; de nouveaux problèmes se posent nécessitant qu’une organisation intervienne au nom du gouvernement; ou Le Premier ministre ou un ministre souhaite présenter une nouvelle politique ou donner suite à un engagement antérieur, hors budget, du Cabinet Puisque le MC survient au début du processus, l’information qu’il contient est parfois de nature beaucoup plus générale et axée sur la justification stratégique (pourquoi en avons-nous besoin?). De l’information détaillée au sujet de la mise en œuvre d’une nouvelle initiative est fournie subséquemment au Conseil du Trésor dans une présentation au CT lorsque l’organisation dispose des résultats d’une analyse de rentabilisation qui fournit un aperçu de la conception et du plan de mise en œuvre du programme (« Comment allons-nous aller de l’avant? »).

Approbation du Conseil du Trésor Présentations au CT La présentation au CT vise principalement à obtenir une autorisation de programme des ministres du Conseil du Trésor afin de mettre en œuvre une nouvelle initiative qui a déjà reçu l’approbation du Cabinet et pour laquelle une source de financement a été identifiée Les présentations au CT peuvent également être préparées pour différentes raison, notamment lorsqu’une organisation a besoin : d’une autorisation pour réaliser un projet ou une initiative dont le coût excéderait la valeur du pouvoir de dépenser délégué au ministre de l’autorisation de verser des subventions ou contributions, ou de modifier les modalités de programmes de subvention et de contribution de recommandations d’approbation de décrets ayant des répercussions sur les ressources ou la gestion de l’autorisation de conclure un marché dépassant les pouvoirs délégués à l’organisation ou au ministre ou qui échappent à la portée de ces pouvoirs d’une exemption à une politique du Conseil du Trésor Une présentation est un document officiel soumis par le ou la ministre responsable au nom d’une organisation fédérale afin d’obtenir l’approbation ou l’autorisation du Conseil du Trésor pour une initiative que l’organisation ne pourrait pas autrement mettre en œuvre ou qui dépasse les pouvoirs qui lui ont été délégués.

Les MC et les présentations au CT informent le processus décisionnel du gouvernement de différentes façons

Principaux points à considérer pour la rédaction d’une présentation au CT La gabarit de la présentation au CT a été mis à jour en 2014 et aide à fournir un libellé plus clair et plus cohérent pour décrire l’initiative proposée aux ministres Nouvelles séries de questions pratiques dont chaque organisation devrait tenir compte lorsqu’elle élabore ses présentations Les questions témoignent des intérêts actuels du ministre du CT et peuvent changer au fil du temps, comme les priorités Les conseils concernant les facteurs clés à prendre en considération suivent la structure du gabarit

Processus d’approbation des présentations au CT : 90 % sous la surface

Présentation finale signée attendue au SCT Processus des présentations au CT Précis final Présentation finale signée attendue au SCT 3,5 semaines avant soumission au CT 2 semaines avant soumission au CT 1,5 semaine avant soumission au CT Examen par le secrétaire adjoint de la présentation et du précis avec l’analyste Examen par le secrétaire adjoint des présentations et des précis avec les autres secrétaire adjoints et le ou la secrétaire du CT Séance d’information du président 9

Que se passe-t-il à la réunion ? Les fonctionnaires du SCT présentent les dossiers aux ministres du CT Les ministres du CT ont quatre possibilités lorsqu’ils examinent une demande: approuver sans changement approuver avec des conditions ne pas approuver reporter leur décision

Conseils pour réussir Communiquer rapidement et régulièrement avec le SCT: Des réunions régulières forgent des liens étroits La collaboration aide à cerner rapidement les problèmes de manière à ce que nous puissions travailler à leur solution Des communications continues durant le processus sont essentielles pour la gestion efficace des affaires du ministère Une longue présentation n’est pas nécessairement une bonne présentation – il faut se demander « quel est le sujet de base? » N’oubliez pas l’auditoire visé (ministres du CT) N’insistez pas sur les détails techniques (et n’utilisez pas un langage trop spécialisé), déterminez stratégiquement l’information à inclure Prévoyez les questions que pourraient avoir les ministres du CT Attendez-vous à ce que le processus dure environ 3 mois (ou plus) et faites vos plans en conséquence Votre analyste au SCT fera une analyse critique de votre dossier en même temps qu’il/elle le défendra; aidez-nous à vous aider – en nous fournissant l’information en temps opportun

Des questions ?

ANNEXE

Concordance entre les documents du Cabinet Les gabarits des MC et des présentations au CT comprennent les renseignements suivants :

Gabarit du Conseil du Trésor - Modernisation du gouvernement pour répondre aux priorités - L’information sur les propositions contenues dans la présentation est présentée de manière plus cohérente et plus facile à suivre Titre et sommaire Autorisations demandées au CT Contexte Justification Conception, prestation et mise en œuvre** Résultats escomptés** Risques et réactions aux risques** Coût, exigences de financement et provenance des fonds** Validation et diligence raisonnable aux fins de l’établissement des coûts** Personne-ressource Appendices: Financial (CFO Attestation and other as applicable) Existing Policy Authorities Program Alignment and Performance Measurement Audit and Evaluation Government-wide Policy Considerations * Nouveaux en-têtes ou sections

Principaux points à considérer pour la rédaction d’une présentation au CT Le nouveau gabarit des présentations au CT contribue à présenter une histoire plus claire et plus cohérente pour expliquer l’initiative proposée aux ministres Nouvelles séries de questions pratiques dont chaque organisation devrait tenir compte lorsqu’elle élabore ses présentations Les questions témoignent des intérêts actuels du ministre du CT et peuvent changer au fil du temps, comme les priorités Les conseils relatifs aux principaux points à considérer sont organisés par section du gabarit: Autorisations demandées au Conseil du Trésor Contexte Justification Résultats attendus Risques et réactions aux risques Coût et provenance des fonds Validation et diligence raisonnable aux fins de l’établissement des coûts

Extraits des principaux points à considérer : Contexte Quel est le contexte de votre proposition? Comment la proposition se rattache­-t-­elle au mandat de votre organisation? Quel est l’historique de la proposition ou du programme? Depuis combien de temps la proposition ou le programme existe-­t-­il? Quel budget lui a été attribué par le passé? Des décisions antérieures du Cabinet ou du Conseil du Trésor se rapportent­-elles à la proposition? Des annonces publiques pertinentes ont­-elles été faites au sujet de la proposition?

Extraits des principaux points à considérer : Justification Pourquoi le plan d’action proposé est-il nécessaire? Quel problème les autorisations demandées devraient­-elles régler? Comment votre proposition appuie-t-elle les priorités du gouvernement ou s’y rattache-t-elle? Le rôle du gouvernement fédéral à ce chapitre est-il légitime et nécessaire? Quel contexte des politiques et des dépenses s’applique? S’agit-il d’une nouvelle initiative ou du renouvellement d’un programme existant? Quels résultats ont été obtenus par le passé? Le plan d’action proposé a-t-il été élaboré par suite de l’analyse des écarts? Quelles analyses comparatives ont servi à juger du caractère raisonnable de la proposition? Comment la proposition cadre-t-elle avec les programmes existants et l’architecture d’alignement des programmes (AAP) actuelle de votre organisation)? Votre organisation a-t-elle montré qu’il existe clairement un écart dans sa série de programmes et de politiques ou dans l’AAP pertinente d’autres organisations gouvernementales, dans le cas des activités horizontales?

Extraits des principaux points à considérer : Résultats escomptés Quels sont les résultats escomptés? Comment mesurez-vous le succès? Vos résultats sont ils alignés sur votre mandat organisationnel? Vos stratégies de prestation concordent-elles avec vos objectifs stratégiques? Quels sont les plans en matière d’audits et d’évaluations futurs?

Extraits des principaux points à considérer : Risques et réactions aux risques Quel est le degré de complexité de votre proposition? Votre organisation possède-t-elle la capacité d’exécuter l’initiative? Les antécédents du dossier font-­ils état de risques? Quels sont les risques financiers? Comment votre organisation réagira-­t­-elle aux risques et les surveillera­-t-­elle? Gabarit pour l’appendice: Risques et réactions aux risques

Extraits des principaux points à considérer : Coût et provenance des fonds Votre organisation a-­t-­elle pris en compte tous les aspects des coûts et de la provenance des fonds de chaque proposition? Avez-vous examiné des options moins coûteuses en matière de prestation? Avez-vous analysé des options de recouvrement des coûts? Les coûts risquent­-ils de dépasser les estimations, ce qui pourrait entraîner à l’avenir des préoccupations quant à des coûts non provisionnés et à l’intégrité des programmes?

Extraits des principaux points à considérer : Validation et diligence raisonnable aux fins de l’établissement des coûts De quelle façon les coûts concordent-ils avec la priorité du gouvernement visant à réduire les dépenses? Quels efforts ont été déployés pour limiter les coûts? La proposition est-elle abordable dans l’actuelle conjoncture budgétaire? De quelle façon les coûts sont-ils limités? Les ressources financières demandées sont-elles adéquates pour exécuter le programme? Les ressources permanentes sont­-elles suffisamment justifiées? Quels efforts votre organisation a-­t-­elle déployés pour minimiser les coûts de fonctionnement? Votre organisation a-t-elle fait preuve de diligence raisonnable? La méthode utilisée pour préparer l’estimation des coûts est-elle conforme au Guide d’établissement des coûts du CT? Existe­-t-­il des initiatives nationales ou internationales comparables?