Tenir une rencontre efficace (C-EX d’association modulaire) Jimmy Lemieux Présentée dans le cadre du Camp de formation du MAGE-UQAC 2018 À l’intention des exécutants des associations modulaires de l’UQAC

Plan de la rencontre Les étapes d’une réunion efficace Organisateurs Participants Lignes directrices Rôles durant une rencontre Types de prises de décisions Comportements en rencontre d’équipe

Les étapes d’une réunion efficace – Organisateur 1. Planifier 2. Organiser 3. Mener 4. Conclure

1. Planifier (Ordre du jour) 1.1. Déterminer l’objet de la réunion 1.2. Établir par écrit les objectifs généraux 1.3. Dresser la liste des points à aborder en ordre logique 1.4. Limiter la durée des délibérations pour certains points à l’ODJ selon leur complexité et leur importance par rapport à vos objectifs 1.5. Déterminer la durée de la réunion (approximative) 1.6. Établir qui parlera de chacun des points à l’ODJ Normalement fait par le SG Les points peuvent être amener par les autres membres de l’exécutif, mais idéalement d’avance

Exemple d’ordre du jour Ouverture de l’assemblée Élection d’une présidence et d’un secrétariat d’assemblée – Président Lecture et adoption de l’ordre du jour – Secrétaire Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière rencontre – Secrétaire Affaires en découlant de la dernière rencontre - Secrétaire Retour sur le conseil central – V.-P. CC – 10 min Prochain 7 à minuit – V.-P. Socioculturel – 15 min Items promotionnels – V.-P. $ - 10 min Position sur une potentielle grève – VPX – 20 min Affaires nouvelles (varia) – Président – 10 min Fermeture de l’assemblée Durée approximative du C-EX : 1 h 15 (incluant les points sans temps)

L’ODJ des C-EX de MAGE-UQAC RÉCURRENCES 1.1. Ouverture 1.2.   Nomination de l’animateur 1.3.   Adoption de l’ordre du jour 2. Adoption de PV / Tour de table / Retour sur les salaires / Plan de travail des permanents / Calendrier événementiel / Ménage du bureau IMPORTANTS / URGENTS   PEU IMPORTANTS / URGENTS 4.1.Peindre la clôture 7.2 Éteindre le feu 4.2. Détacher la charrette IMPORTANTS / PEU URGENTS PEU IMPORTANTS / PEU URGENTS 3.2. Dresser ce cheval 9.1. Déplacer le piano 12. Retour sur la réunion/ Fermeture

2. Organiser 2.1. Décider des participants et de leur rôle 2.2. Nommer des personnes pour rédiger le procès-verbal, chronométrer les débats et faciliter les échanges 2.3. Choisir la date, l’heure et l’endroit les plus favorables pour atteindre vos objectifs 2.4. Convoquer les intéressés et leur faire part du but et des objectifs visés ainsi que de la préparation préalable requise Expliquer minimalement l’objectif des points que vous apporter Vous pouvez également signifier si les points seront décisionnels, informationnels ou d’un autre type Envoyer les documents pertinents d’avance

3. Mener (durant la rencontre) 3.1. Commencer la réunion à l’heure… 3.2. S’entendre sur le but et les objectifs de la réunion 3.3. Cerner les problèmes à résoudre pendant la réunion 3.4. Présenter des solutions pour chaque point en encourageant la participation active, l’écoute active et l’ouverture 3.5. S’en tenir à l’ordre du jour pour garder le groupe sur la bonne voie 3.6. Ramener le groupe à prendre des décisions sur les points importants en encourageant les membres à en arriver à un consensus Participation active : Tout le monde est impliqué et s’exprime Écoute active : Écouter les autres sans les interrompent/ne pas formuler dans sa tête des arguments pour « battre » l’argumentaire de l’autre avant même qu’il est fini de parler Ouverture : Être ouvert aux idées des autres, chercher à comprendre pleinement ce que l’autre dit en posant des questions.

4. Conclure 4.1. S’il n’y a pas consensus, confirmer les points sur lesquels vous êtes d’accord et planifier une autre réunion 4.2. S’entendre sur le plan d’action à adopter pour bien mettre en œuvre chaque décision 4.3. Nommer des responsables de tâches et du plan d’ensemble, et fixer les échéances connexes 4.4. Déterminer comment et quand évaluer l’efficacité des actions envisagées 4.5. Demander aux participants de faire la critique de la réunion 4.2. Quoi faire en fonction des décisions? 4.3. Qui fait quoi et pour quand? 4.5. Si vous avez le temps, ça peut être pertinent pour améliorer les prochaines rencontres

Les étapes d’une réunion efficace – Participants 1. Préparation 2. Participation 3. Suivi

1. Préparation Faire parvenir les points dont vous voulez parler au secrétaire Discuter avec les autres exécutants de vos points avant la rencontre, si possible Préparer la présentation de vos points Faire la lecture des documents avant la rencontre

2. Participation Être à l’écoute et être ouvert aux idées de tous Énoncer son opinion Ne pas porter de jugement Prendre les meilleures décisions dans l’intérêt des membres de votre association Pas dans votre propre intérêt ou celle du C-EX, mais bien dans l’intérêt de tous vos membres

3. Suivi Aider les autres membres de l’exécutif dans leurs projets Faire les tâches qui vous ont été attribuées Assurer un suivi de l’avancement de vos tâches avec les membre de l’exécutif Consulter les autres membres de l’exécutif avant de prendre des décisions importantes pour l’association 3e point – la décision devrait toujours être prise en C-EX si elle peut avoir un impact pour l’association

Lignes directrices Établir des lignes directrices Identifier une récurrence des rencontres de manière périodique Identifier un moment limite pour envoyer des points pour un C-EX Identifier un moment auquel l’ODJ et les documents pertinents seront envoyés aux membres de l’exécutif et le moyen de les envoyer Établir des rôles d’équipes Etc. N.B. : Il est toujours possible d’apporter un point en varia, mais à éviter Si le point n’est pas urgent, il peut être fait lors de la prochaine rencontre Ces lignes directrices peuvent être voter, inscrit au PV et/ou inscrit dans vos statuts et règlements ou votre charte Communiquer l’ODJ aux exécutants quelques jours d’avance Les points en varia sont amenés sur le fait et peuvent créer des frustrations. Le niveau d’importance d’un sujet peu varié grandement entre les différents membres de l’exécutif.

Rôles L’animateur Le secrétaire Le gardien du temps Le gardien du climat Le gardien du sujet C’est rôle ne sont pas obligatoire, mais peuvent vous aider, surtout si vous avez tendances à ne pas réussir à mener à bien vos C-EX L’animateur : Responsable de prendre les tours de paroles, de relancer ceux qui parle moins. Le gardien du climat : Responsable de modérer l’intensité des débats afin de maintenir un climat de travail ouvert et collaboratif. Le gardien du sujet : Responsable de ramener à l’ordre les membres du groupe s’il s’écartent du sujet.

Types de prises de décisions Autoritaire : une seule personne prend la décision. Majoritaire : le groupe le plus nombreux prend la décision pour tous. Minoritaire : un sous-groupe moins nombreux prend la décision pour tous. Unanimité : l’ensemble des membres est d’accord. Consensus: tous les membres ne sont pas nécessairement d’accord, mais conviennent qu’il s’agit de la meilleure solution. Le consensus s’atteint sans vote. « Bien que ce ne soit pas exactement ce que je veux, au moins je peux vivre avec cette décision et la soutenir puisque j’ai eu l’occasion d’exprimer ouvertement mes arguments et je suis solidaire de la décision du groupe ».

Comportements en rencontre d’équipe 1) Favoriser l’écoute et porter attention à ce que les autres ont à dire. Les équipes qui réussissent possèdent toutes cette remarquable qualité. 2) Faire ressortir les perceptions des membres de l’équipe face à la situation et en discuter ouvertement. 3) Encourager les autres à partager leurs points de vue, surtout ceux qui ne parlent presque pas. Rappelez-vous que l’équipe a besoin de toute l’information qu’elle peut trouver pour en arriver à la meilleure décision possible. 4) La confiance est un élément clé de l’équipe. Il est important que tous les membres de l’exécutif soient à l’aise d’exposer leur point de vue sans ce sentir jugés.

DES QUESTIONS ? Si jamais vous avez des problématiques avec la tenue des rencontres ou avec des membres de vos exécutifs, parlez en avec votre parrain ou moi-même, nous pourrons vous aider