Equipe du SCI Une personne est responsable pour chapeauter le SCI et peut déléguer les responsabilités de manière à ce qu’il y aie une personne responsable pour chaque procédure ou tâche du SCI. Tout le personnel doit être qualifié et être conscient de ses responsabilités. Les postes et le schéma des responsabilités dans l’organisation sont illustrées sur un organigramme / Le Personnel peut être soit: Employés (personnel) Entrepreneurs (ex. achat, transport)

Personnel d’Approbation Postes clé du SCI Directeur du SCI Personnel d’Approbation Inspecteur interne Techniciens-conseil Acheteur Possibilité de sous-préparateur Responsable d’entrepôt Directeur de Préparation En principe, une personne peut occuper plusieurs positions, mais chaque position devrait être décrite dans le Manuel de l’opérateur du SCI

Organise l‘inspection Directeur du SCI Dirige le Système de contrôle interne, m et en oeuvre sa procédure Organise le personnel d‘approbation DIRECTEUR DU SCI Organise l‘inspection interne Premier contact pour certificateur externe Organise l‘équipe de terrain Supervise le flux de produit Cette position demande une personne qui peut démontrer: Une connaissance détaillée du règlement interne du SCI, de sa procédure, des documents et des exigences de l’organisme certificateur externe Capacité de gestion d’équipe et capacité à former d’autres pour le système et sa procédure Efficacité dans les tâches administratives Dextérité en gestion de base de données. Parfois il est aussi directeur de l’approbation interne des producteurs

Directeur d’Approbation ou Comité d’Approbation ?

Qualification du personnel d’Approbation Il est au courant des principes d’agriculture bio. Il connaît bien le Règlement Interne. Il est bien respecté parmi les paysans et le personnel. Il n'a pas de conflit d’intérêt vis à vis de l’approbation des producteurs. L’Inspection et l’approbation devraient être faites par des personnes différentes

L’inspecteur interne une position clé dans le SCI. L’inspecteur interne tient une position clé dans le SCI. Son rôle et ses responsibilités demandent des qualités de technicien et de psychologue, un œil pour les détails et des qualités d’administrateur pour organiser les dossiers.

Choses à savoir L’inspecteur interne est “l’œil et l’oreille” de l’opérateur du SCI. Le succès du SCI peut dépendre du soutien et des ressources dont dispose l’inspecteur interne pour accomplir sa tâche. L’inspecteur doit être capable de démontrer un savoir faire technique et social lui permettant d’être efficace dans sa tâche. La formation continue de l’inspecteur est une priorité ; elle est d’autant plus efficace qu’elle comporte des parties théoriques et pratiques. Le soutien administrative au bureau devrait aider l’inspecteur autant que possible dans�￿· travail.

Qualités requises pour inspecteurs internes Maîtrise de la langue locale et des habitudes des paysans. Capacité à lire et écrire et à faire les rapports dans le langage de choix du SCI. Connaissance des systèmes agricoles de la région. Connaissance des principes et pratiques de l’agriculture bio. Compétence démontrable de la procédure de contrôle et du Règlement intérieur agricole. Absence de conflits d’intérêts pouvant affecter l’intégrité de son rôle. Tout cela doit être documenté!

Tâches de l‘Inspecteur interne Aider les paysans à s'inscrire au groupe- ment Compléter la fiche d’Inspection Inspecter les fermes et la documentation des paysans Inspecteur interne Suivres un cours de formation annuelle constater les cas de non-conformité

Le technicien-conseil sur le terrain Aider à mettre à jour les fichiers des paysans Coordonner achats &/ou usages d’intrants Veiller à l'amélioration de la qualité des produits Les rôles du Technicien Repopndre aux questions de production agricole Préparer l'estimation préalable de récolte Surveiller les risques externes

Autres postes dans le SCI Selon la structure de gestion du SCI et la taille du projet, il se peut qu’il y ait d’autres postes d’importance dans le SCI. Pa exemple : Responsable de la formation: organise les cours de formation pour les paysans, supervise le service des techniciens-conseil sur le terrain.. Directeur administratif : personne chargée d’organiser la documentation et de traiter les données informatisées (Répertoire des producteurs, mesures & conditions de pénalité..) Chef du service d'inspection interne

Exemple: un inspecteur ne peut pas inspecter un de ses proches Conflits d’intérêts Un conflit d’intérêts est une situation dans laquelle l’impartialité de jugement d’un inspecteur ou approbateur pourrait être perçue comme compromise par ses intérêts personnels Un conflit d’intérêts compromet l’integrité de l’ensemble du SCI. Les situations potentielles de conflit d’intérêts doivent être reconnues et déclarées. Le directeur du SCI vérifie les déclarations d'intérêts et s’assure que ni approbateur ni inspecteur n'exerce ses fonctions en situation de conflit d’intérêts. Exemple: un inspecteur ne peut pas inspecter un de ses proches

Inspection “contre” Conseil Les techniciens-conseil jouent un rôle crucial dans un projet bio et parfois ils sont aussi les inspecteurs internes. Cependant, les techniciens-conseil sont généralement proches des paysans, ou vivent dans le même village et de ce fait ne sont pas assez neutres lors de l’inspection. De nombreux opérateurs de SCI résoudent ce problème en consistuant un réseau d’échange de personnel entre projets de différentes régions, pour effectuer les inspections internes. Cependant, dans certains cas, on peut accepter qu’une seule personne fasse les deux, inspecteur & conseiller. Mais dans ces cas, les duex tâches doivent être clairement accomplis séparément. Cela n’est vraiment possible que si le conseiller est assez détaché des paysans, de façon à ce que l’inspection soit faite de manière impartiale. Informer les paysans des exigences du règlement et du fonctionnement du système n’est pas consideré être une consultation. Aussi, une inspection interne peut biensur inclure des conseils.

L’acheteur L’Acheteur accomplit les tâches suivantes Vérifier l’identité du paysan. Peser ou compter le produit. Evaluer si le produit satisfait au normes de qualité. Vérifier que la quantité de produit présentée à l’achat correspond à l’estimation préalable de récolte inscrite au nom du paysan et résoudre les problèmes qui pourraient faire surface. Bien gérer la documentation Donner des bons de livraison Gérer les paiements.

Documentation pour l’équipe Les rôles et responsabilités de chaque employé devrait être clairement définies et documentée par l’opérateur du SCI. La pratique habituelle pour l’opérateur d’un SCI est d’avoir un fichier sur chacune des postes clés : La description du poste et le détail des responsabilités. Curriculum Vitae de l’employé. Contrat de travail de l’employé ou les conditions d’emploi. Déclaration d’intérêts, signé. Pour certain postes, l'accord signé de respect de confidentialité. Attestation de formation.