Planification en cas d’urgence - Un défi pour les universités de petite taille et de taille moyenne Chef de division et coordonnateur des mesures d’urgence Jacques Girard

La division a pour mandat de protéger les personnes, les biens et les immeubles sur le site de l’Université ainsi que tout ce qui appartient à l'Université, situé à l'extérieur du campus principal. Mandat de la division des services de sécurité

Aucune personne dédiée Vous remarquerez dans le prochain organigramme que les personnes doivent être responsables de plusieurs dossiers simultanément. Ces personnes doivent également pouvoir remplacer leurs collègues et être de garde.

Organigramme en devenir Chef de division Protection des milieux Opérations Activités spéciales Gestion, administration et développement Prévention et enquêtes Enquêteur Surveillance électronique Enquêtes Tech. prév. incendies Prévention incendie Lien avec la communauté Tech. prév. criminalité Prévention criminalité Centre de contrôle Contrôle d’accès Mesures d’urgence et autres campus Mesures d’urgence Stationnement CHUS Longueuil Logistique

Premier questionnement : Donner à contrat? Les formules toutes faites ne rallient pas de consensus. Après la remise au client par la firme externe, les suivis nécessaires sont négligés en raison des préoccupations quotidiennes. Les changements de normes doivent être faits à l’interne.

Choisir en fonction des besoins de la division Aucun planificateur en mesure d’urgence Aucun technicien en prévention des incendies Aucun technicien en criminalité Aucune personne en communication

Tenir compte des défis et de l’image de l’établissement Les défis sont aussi importants les uns que les autres dans les 6 campus universitaires. Les assureurs et la communauté universitaire veulent un travail proactif, impeccable et irréprochable. Puisque l’Université est une entreprise citoyenne, tous les yeux médiatiques sont tournés sur notre prévention et nos actions.

Une université, une ville en soi Clientèle en étudiants à temps plein et à temps partiel 826 étudiants résidant sur le campus principal Soir et fin de semaine En 2007, le Centre culturel a accueilli environ personnes aux différentes activités en soirée (semaine et fin de semaine). Plusieurs activités ont lieu la fin de semaine au Centre sportif (football, activités spéciales, piscine, tournois…).

L’omniprésence de la planification d’urgence est nécessaire pour atténuer les risques Plus de 60 laboratoires informatiques. Des centaines de locaux contenant du matériel perfectionné de grande valeur et des produits dangereux. Données et produits de la recherche à préserver 2 animaleries 2 km de tunnels sur un terrain de 160 acres

Identification des générateurs de risques Faculté des Sciences (chimie) Faculté de Génie (salles blanches) Activités diverses de la Division des services de sécurité Émission de 450 permis de boisson en 2007

Une démarche… La nôtre! Concertation et définition des besoins Consultation sur les attentes (1997 à 1999) Certaine expérience car plusieurs incendies (1998) Analyse des risques ( ) Rédaction (2000 à 2006) Présentation (première ébauche 2005) Modifications (2006) Approbation par le CA (octobre 2006)

Mise à l’essai Planification –Que veut-on évaluer? –Qui sera évalué? Communication –Comment pourrons-nous communiquer? Coordination –Qui est le maître d’œuvre?

Mise à l’essai la suite… Le déroulement –Les parties planifiées et non planifiées L’entraide entre les départements –L’ignorance des outils facilitateurs La communication –La rapidité –L’exactitude

Mise à l’essai la suite… L’art de critiquer de manière constructive –À tous les niveaux La période de remise en question –Structure –Équipement –Plans Les modifications –On se relève les manches

L’expertise interne… 10 ans…

Consultant plus rapide Bien entendu que oui. Mais qu’en est-il de son appropriation? Que se passe-t-il pour les changements? Les nouveaux risques? –Utilisation de ses analyses sans avoir développé d’expertise

Les différences clés La communication constante en toute confiance entre la SSMTE, les chercheurs, les fournisseurs, etc. Les modifications bonifiées intégrées aux plans avec une grande rapidité. À compétence égale, l’interaction entre les facultés et les services semble plus ouverte.

Les répercussions Le plus important est que les plans doivent être faits par des personnes compétentes, ayant une expertise poussée. Notre université a un spécialiste dans tous les domaines. Il suffit de rassembler ces personnes pour qu’elles travaillent dans un but commun. Le sentiment de s’approprier les plans semble une plus-value et crée dans la communauté universitaire l’habitude d’aviser les services de sécurité de tout changement.

Des commentaires? Merci