> Créer, développer et animer des communautés de pratique. >> Paris 10 février 2005.

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1 > Créer, développer et animer des communautés de pratique. >> Paris 10 février 2005

2 > Ordre du jour 9h00 Accueil 9h10Introduction : les enjeux des réseaux collaboratifs Patrick MICHELS – Knowings Gilbert LIEGEOIS – Pole Productique Rhône Alpes 9h30Témoignages et retours d’expérience Stéphanie PAROT – PPRA – le réseau d'intelligence collective OPERA Joel Frigier – ARCELOR – La démarche Communauté de pratique d’ARCELOR 10h30Questions / Réponses + Pause 10h45Communautés de pratique : panorama des bonnes pratiques Farida TALHI – Pole Productique Rhône Alpes Jean-Michel MONIN – Knowings 11h30Démonstration KnowledgeManager Thomas SEBAL - Responsable Communautés Professionnelles – Knowings 12h00 Questions / Réponses – Débat >> Déroulement de la conférence

3 > Les enjeux des réseaux collaboratifs

4 > Knowings en quelques mots >> >> Transformer la connaissance en atout stratégique Editeur de progiciels Solutions collaboratives de gestion de contenu Veille / Intelligence Economique Détecter, organiser et exploiter l’information stratégique Knowledge Management Collecter, partager et développer les savoir-faire Travail Collaboratif Fédérer les hommes autour d’un portail pour dynamiser le travail en réseau.

5 > Knowings >> Transformer la connaissance en atout stratégique Éditeur de progiciels Solutions collaboratives de gestion de contenu Offre globale: > Logiciels complets, adaptables et simples > Services à valeur ajoutée Solution Client Software IntégrationAssistanceConsulting Un réseau de partenaires avec des services complémentaires Solutions leaders en France  > 100 références  > 20.000 utilisateurs  Références internationales et Multinationales

6 > References >> Secteurs et domaines d’application variés

7 > Trois tendances majeures Qui se généralisent à toute l’économie Vitesse  Accès et réaction permanents aux sollicitations du client/utilisateur  Fonctionnement en temps réel  Accélération des changements ==> stratégies de rupture Connectivité  Toujours en ligne et disponible  Interactivité  Relations directes avec chacun  Filtrage aux seul membres « admis »  Ubiquité de la question et de la réponse Immatérialité  Connaissance et anticipation des désirs et attentes des clients/utilisateurs  Filtrage de l’information pour plus de pertinence et de personnalisation  Développement de services et intégration de services aux produits  le paradigme du flou – Stan DAVIS et Christopher MEYER – Editions village Mondial >> L’évolution du contexte des entreprises

8 > L’ère de l’organisation réseau L’entreprise connectée  L’intégration des partenaires et fournisseurs dans l’activité de « l’entreprise élargie »  Abolition des contraintes d’espace et de temps L’organisation processus  Privilégiant l’efficacité de processus transversaux sur l’optimisation des entités Concurrence globale et réactivité  Globalisation  Externalisation des activités non stratégiques Knowledge : L’importance du savoir  Créer, collecter, accéder, diffuser et exploiter  Obsolescence  Flux  Pérennité  Stock  Différenciation  Processus  Enjeu du savoir collectif  L’entreprise réseau

9 > L’ère de l’organisation réseau Forme d’organisation très ancienne Atouts plus adaptés  Fonctionnement informel basé sur des relais reliés entre eux par des connexions souples.  Souplesse et créatifs  Adaptation et évolution  Lieu d’apprentissage et d’innovation Faiblesses mieux maîtrisées  Coordination des différentes fonctions  Concentration des ressources sur des objectifs précis  Communautés de pratique : réseaux organisés, outillés et animés >> L’organisation de la société du savoirc

10 > Convergence des outils Solutions collaboratives de gestion de contenu Portail GED Knowledge Management Moteur de recherche Workflow Groupware Web

11 > A quoi servent les communautés ? 5 leviers de performance  Faciliter l’apprentissage  Maîtriser et approfondir un domaine d’expertise  Accélérer l’innovation  Faciliter la résolution de problème  Mutualiser les ressources rares au service de 3 grandes priorités  Appréhender & comprendre les évolutions de l’environnement économique  Optimiser les processus de production de biens et service  Veiller à conserver et à développer les savoir faire critiques de l’entreprise ou de la filière.

12 > Communautés de pratique : panorama des bonnes pratiques >> Farida TALHI – Jean-Michel MONIN

13 > Communautés de pratique Ensemble d’acteurs reliés de manière informelle et fonctionnant en réseau… Fédérés par des centres d’intérêt communs, par des projets similaires, Coopérant et échangeant leurs savoirs pour créer une valeur collective utile pour chacun (interdépendance), Partageant des ressources communes, d’apprentissage collectif Collaborant dans un processus d’apprentissage collectif, Combinant culture commune et système d’intérêt individuel. >> Définition

14 > Ce qu’une communauté n’est pas Un club : les relations interpersonnelles ne constituent pas l’objet principal de groupe. Une corporation : la seule appartenance à un métier, à une même entreprise n’implique pas toujours d’interactions ou de coopérations. Un public : l’intérêt vis à vis d’un même sujet ne repose pas sur le partage de ressource ni sur l’apprentissage collectif. >> Définition

15 > Structure / Communauté StatutRôle AutoritéLégitimité DécisionInfluence ActionParticipation ExclusifProgressif OrganisationProgrammation DétentionConnexion HiérarchieRéseau relationnel CapitalSavoir InstructionApprentissage STRUCTURECOMMUNAUTE

16 Filières Thème Projet Xxxx… > Localisation des COP Direction Sites Métier Xxxx… Communauté intra entité  Pratiques  Face à face  Échanges tacites  Mémoire, productivité Communauté Trans-entités  Processus / projet  Collaboration  Identité, productivité Communauté Extra-entités  Thématique  e-communication  Distance  Apprentissage, identité, mutualisation de ressources

17 > Communautés : critères Une communauté professionnelle a un projet, une vocation.  Travail concret,  Idéal,  Intérêt commun,  Type de problème,  Centres d’intérêt Ce projet mobilise et fédère un réseau inter- personnel d’acteurs variés. L’intérêt de chacun repose sur l’efficacité du collectif.  Interdépendance  Besoin d’échange  Interactions entre membres, La communauté repose sur le partage de ressources  Expériences  Savoirs  Outils  Réseaux personnels  Compétences  Informations Les membres d’une communauté de pratique collaborent, échangent et apprennent collecti- vement. Les liens sont fondés sur la participation :  Intensité variable  Participation > appartenance  Rôle > statut  Action > Reporting  Informel > formel Chacun des membres d’une communauté partage certains éléments d’une culture commune. Une communauté assure une cohérence entre les logiques d’intérêt individuel de ses membres.  Pouvoir  Valorisation  Services  Rémunération  Confort  Compétences  … Un réseau inter-personnel fédéré par un « projet » commun Une valeur ajoutée collective fondée sur le partage de ressources Des processus collaboratifs basés sur la participation Une culture Commune et un système d’intérêts cohérent Communauté Knowledge Management

18 > Communautés : exemples Un réseau inter-personnel fédéré par un « projet » commun Une valeur ajoutée collective fondée sur le partage de ressources Des processus collaboratifs basés sur la participation Une culture Commune et un système d’intérêts cohérent Communauté Knowledge Management Culture SCM Différentes entreprises Intérêt : Échange de bonnes pratiques et réciprocité -Responsables SCM -Même métier, besoins d’entraide sur les problèmes -Même région -Compétences Logique d’échange : Bibliothèque -Forum -Partage d’expériences -Visites d’entreprises -Membres CPIM -Performance industrielle -Compétences -Conseils -Expérience & compétences Logique d’échange : -Bibliothèque -Forum -Veille -Dossiers Culture gestion industrielle Intérêt : fort sentiment d’appartenance, reconnaissance

19 > Communautés : typologie Un réseau inter-personnel fédéré par un « projet » commun Une valeur ajoutée collective fondée sur le partage de ressources Des processus collaboratifs basés sur la participation Une culture Commune et un système d’intérêts cohérent Communauté de pratique PROJET INNOVATION PROGRES THEMATIQUE METIER >> Caractéristiques et typologie

20 > COP thématiques / Métier Un réseau inter-personnel fédéré par un projet commun Une valeur ajoutée collective fondée sur le partage de ressources Des processus collaboratifs basés sur la participation Une culture Commune et un système d’intérêts cohérent THEMATIQUE METIER  Apprentissage collectif.  Échanges d’expertise et de bonnes pratiques  Animateur : Formalisation + Relais  Logique mutualiste : « partageons ensemble pour être plus fort individuellement ».  Membres confrontés à une même problématique  Membres pas toujours interdépendants.  Dominante : contenu / pratiques  Vocation : Partager des savoirs et outils utiles à chacun, souvent inaccessibles sans cette démarche commune.  Conscience collective indispensable.  Culture d’échange et de réciprocité.  Mise en commun des seules ressources non concurrentielles  Logique de coopétition >> Caractéristiques et typologie

21 > COP Innovation / Progrès Un réseau inter-personnel fédéré par un projet commun Une valeur ajoutée collective fondée sur le partage de ressources Des processus collaboratifs basés sur la participation Une culture Commune et un système d’intérêts cohérent INNOVATION PROGRES  Coopération efficace.  Accès aux connaissances de références,  sollicitation d’expertise,  Workflow collaboratifs  Animateur : Agitateur + synthèse  Logique efficacité : « Collaborons et exploitons mieux nos ressources communes pour être plus efficace collectivement ».  Membres impliqués dans un même processus, parfois partiellement  Membres toujours interdépendants.  Dominante : coopérations et flux  Connaissances stratégiques  Vocation : Partager et exploiter des savoirs et outils pour rendre efficace le processus  Système de pilotage (Rôles / objectifs / metrics).  Culture de d’amélioration continue et de capitalisation.  Interdépendance consciente  Logique de contribution >> Caractéristiques et typologie

22 > COP de projet Un réseau inter-personnel fédéré par un projet commun Une valeur ajoutée collective fondée sur le partage de ressources Des processus collaboratifs basés sur la participation Une culture Commune et un système d’intérêts cohérent PROJET  Coordination efficace.  Diffuser les savoirs utiles  Accès aux référentiels projet  Apprentissage métier / projet  Animation : Coordination des actions Production des livrables  Logique « task force » : « Organisons les collaborations et le partage des ressources pour réussir le projet ».  Membres confrontés à un but commun  des missions différentes mais interdépendantes,  un cadre éphémère.  Dominante : Finalité / projet  Connaissances projet: contenu et déroulement  Vocation : Partager des connaissances et se coordonner pour réussir le projet.  Système de pilotage (Rôles / objectifs / metrics).  Culture de travail d’équipe et de capitalisation.  Conscience de l’objectif commun  Logique de coopération >> Caractéristiques et typologie

23 Synthèse Une Communauté se définit selon des caractéristiques qui lui sont propres Trois grandes familles de communautés de pratiques:  Cop métier/thématique  Cop innovation  Cop projet 4 piliers pour faire fonctionner les communautés  Projet  VA  Processus collaboratifs  Culture Rôle clé de l’animateur d’une communauté de pratique >> Caractéristiques et typologie

24 > Animer les communautés Collaboration Projet Valeur collective Culture >> Comment réussir : facteurs clés de succès et bonnes pratiques

25 Groupe énergétique international > Ouverture de la concurrence > Risque méconnaissance d’une concurrence éclatée Communauté de veille > Remontée terrain > Analyse des offres > Diffuser argumentaire et bonnes pratiques > Cadrer le projet Cibler les communautés pilotes 3 types de motivation : 14 entreprises manufacturières régionales > Enjeu commun supply chain Communauté de pratique thématique > Directeurs supply chain > Partage expériences (optimisation flux, normes environnementales, managt par le délai…) > Capitalisation de ressources

26 > Cadrer le projet Adapter l’animation à la maturité de la communauté 5 phases du cycle de vie : Activer la Communauté de pratique Cerner le thème de la communauté Mobiliser les acteurs clés Clarifier l’intérêt individuel des membres Faciliter la reconnaissance entre les membres : (rencontres, annuaires, visites, ateliers...) Dynamiser les collaborations pilotes Valoriser les premiers résultats concrets : success stories… Outiller le réseau. Dynamiser les échanges Adapter le réseau en continu : centres d’intérêts, modalités de coopération, etc… Intégrer de nouveaux acteurs Passer d’échanges à des productions collectives Enrichir les services de la communauté. Dynamiser le système d’intérêt Dynamiser les échanges Corriger le périmètre Redéfinir le(s) projet(s). Identifier les nouveaux acteurs Adapter les services et le système d’intérêt Capitaliser les échanges / savoirs Exploiter l’identité communautaire résiduelle Entreprise d’ingénierie des transports > Gestion de projet > 10 métiers Communauté de pratique Retour d’expérience 1. Capitalisation de faits marquants 2. Élargissement des contributeurs 3. Référentiel métier 4. Autres communautés : veille, marketing…

27 > Optimiser la valeur partagée Exploiter les différents types de connaissances Les connaissances explicites  Transférables et réutilisables.  Formulaires, documents, fiches pratiques, référentiel métier, outils et méthodes… Les connaissances tacites  Partager des savoir-faire, relations, compétences  Échanges directs entre membres (réunions, forums interactifs…)  Collaborations (travail collectif, entraînement, parrainage, coaching…). Les expériences  Partager des résolutions de problèmes, bonnes pratiques, idées  Capitaliser puis qualifier les différentes expériences en vue d’une recherche contexte. Entreprise mondiale de sidérurgie > Fusion de 3 entreprises > Recherche de performance Communauté de pratique métier / maintenance > 80 responsables maintenance sur site, répartis sur les 5 continents > Échanges directs de savoir faire et d’expérience. > base ‘pages jaunes’ + forum interactif

28 > Optimiser la valeur partagée Classer l’information selon une logique d’usage  Simplicité d’accès logique / vocabulaire  Choix de points de vue : métier, situation, contextes d’utilisation… + combinaison  Éviter d’imposer une arborescence unique et rigide. Les points clés :  Identifier les logiques métier et situations d’usage  Identifier le vocabulaire réellement utilisé sur le terrain  Définir plusieurs arbres de classement  Catégoriser chaque élément de contenu sur ces axes (méta données) Société de conseil agroalimentaire > Expertise sectorielle > Gestion des risques Communauté de veille sur les risques agroalimentaires > Membres : Production, distribution et services > Multiples points de vues proposés : Secteurs, produits, composant, réglementation, agents, risques… > Alertes personnalisées

29 > Dynamiser les collaborations Animation : Organiser le jeu de rôles  Eco système collaboratif  Identifier et distribuer les rôles  Réelle pratique  Relations  Légitimité  Contributeurs :Produire et participer  Modérateurs / agitateurs : Organiser, relancer et synthétiser le débat  Experts : Aider, enrichir, élargir, valider  Administrateur : Fonctionnement quotidien et adaptation de l’outil  Gestionnaire : Pilotage. Représentation. Conception et gestion de l’outil  Veilleur : Détection, analyse et approfondissement  Formateur : Pratiques, méthodes, outils. Intégration des nouveaux.  Recruteur : Détecter les compétences extérieures utiles  Sponsor :Légitimité politique du projet. Impulser et orienter. Soutenir les animateurs. Valoriser les participants et les résultats Pole Productique Rhône Alpes > Performance industrielle OPERA : Catalyseur de communautés de pratiques > Charte de communauté > Animateur coopté > Rôles définis avec des engagements

30 > Dynamiser les collaborations Jouer sur l’interactivité pour développer la participation  « Le partage, c’est gentil mais j’ai un métier ! »  Diffusion proactive et ciblée / Teasing  Feed back  Échanges interpersonnels  Jouer le flux Bonnes pratiques :  Outil collaboratif avec fonctions de push personnalisé.  Structurer le « profil d’intérêt » en combinant critères prédéfinis et des mots clés libres.  Aider chaque acteur à définir son profil lors de la phase de lancement.  Fréquence d’envoi adaptée au sujet et au métier des utilisateurs.  Titres clairs pour les contenus et leur associer un résumé « accrocheur » Groupe de service logistique > International, une dizaine de filiales > Certains concurrents et clients communs Fédérer la communauté marketing > Base étude + Base veille > Profil individuel : accès sur mesure > Alertes personnalisées

31 > Adapter culture & système d’intérêts Parler la même langue  Pour partager, il faut pouvoir se comprendre... Pas si évident !  Contexte cognitif : Langue, connaissances, vocabulaire, préoccupations… Bonnes pratiques  Homogénéité des membres  Former les nouveaux  Définir un lexique commun  Interface multilingue  Projets communs Entreprise mondiale de sidérurgie Communauté de pratique métier / maintenance > 80 responsables maintenance sur site, répartis sur les 5 continents > Lexique 5 langues sur les mots métier > Définition commune de concepts techniques

32 > Adapter culture & système d’intérêts Exploiter le système d’intérêt individuel  L’invocation du partage ne suffit pas  Partage = Égoïsmes compatibles  Motivation : confort, reconnaissance, plaisir, rémunération…  Environnement managérial : Faciliter, encourager, valoriser, évaluer… Bonnes pratiques  Comprendre les valeurs / culture  Repérer la logique d’intérêt de chaque type de membre  Adapter les principes d’échange en fonction des valeurs partagées / intérêts individuels  Aménager le contexte managérial : objectifs, temps, valeurs…  Missions confiées aux COP Entreprise de conseil > Partager l’expertise méthodologique / métier Communauté de pratique marché / business line > Reconnaissance du CA et temps de production > Peu de contribution d’experts > Adaptation du système d’évaluation

33 > Pour aller plus loin Un réseau inter-personnel fédéré par un « projet » commun Une valeur ajoutée collective fondée sur le partage de ressources Des processus collaboratifs basés sur la participation Une culture Commune et un système d’intérêts cohérent Communauté de pratique Quelle vocation ? Quel périmètre ? Quels contenus ? Quelle logique ? Quelle valeur ajoutée collective ? Quelles ressources ? Quelles collaborations ? Quels rôles ? Quels process ? Animation Participation Quelle culture ? Quelles motivations ? Quel modèle Économique ?

34 > Débat … Questions / Réponses Contacts : talhi@ppra.fr www. productique.org Jean-michel.monin@knowings.com www.knowings.com