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Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse.

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1 Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

2 Définitions Opération consistant à dénombrer un ensemble d'objets répertoriés dans un inventaire, ou à vérifier la conformité d'une opération, d'un objet à un ensemble de règlements ou de prescriptions contractuelles par métonymie, procès-verbal de cette opération

3 Définitions ( Stocktaking ) - Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service darchives ou un fonds, donnant lieu à létablissement dun procès-verbal de récolement Opération destinée à vérifier lintégralité des collections dun organisme documentaire au moment du changement de responsable

4 En pratique … Une opération physique, préalable à un traitement de fond(s) ayant pour objectif didentifier sommairement des ensembles, classés ou non classés, en recensant les unités documentaires dans lordre physique où elles se trouvent, et en décrivant le contenu de chacune delle

5 En pratique … Une opération physique, préalable à un traitement de fond(s) sopérant par exemple pour prétraiter un ensemble plus ou moins en vrac pour rendre accessible rapidement cet ensemble Avant la prise en charge dun ensemble, quil soit déjà plus ou moins classé ou quil ne le soit pas, versement dépôt darchives communales

6 En pratique … Une opération physique dinventaire ayant pour objectif de vérifier la présence ou labsence de documents répertoriés afin de pouvoir y appuyer un procès- verbal de prise en charge et décharge

7 En pratique … (ou en théorie !) Une opération physique dinventaire sopérant au moment du changement de responsable dune institution de conservation (archives départementales ou communales constituées) au moment du changement de maire ou renouvellement de municipalité « à loccasion de circonstances exceptionnelles »

8 Récolement réglementaire ( services constitués) Règlement général des archives départementales du 1 er juillet 1921 Instruction du 9 janvier 1922 pour létablissement des récolements dans les archives départementales, communales et hospitalières

9 Récolement réglementaire ( services constitués) Règlement général des archives départementales du 1 er juillet 1921 Art. 28. – Tout archiviste, lors de son entrée en fonction, est tenu de dresser un état général des collections et du mobilier. (…) Art. 29. – Cet état est établi en forme de procès- verbal ; il est vérifié sur place et certifié exact par un membre de la Commission départementale, par un délégué de ladministration des domaines (supprimé en 1964) et par le secrétaire général de la préfecture

10 Récolement réglementaire ( services constitués) Instruction du 9 janvier 1922 [instructions sur le contenu du récolement en AD] Les prescriptions concernant les Archives départementales sont applicables aux Archives communales lorsquelles sont, en raison de leur importance, installées dans un local qui leur est spécialement affecté et lorsquelles sont confiées à la garde dun fonctionnaire spécialisé. Des récolements peuvent être prescrits … dans les archives hospitalières importantes soit à loccasion du changement du fonctionnaire chargé de leur garde, soit lorsque les circonstances lexigeront …

11 Récolement réglementaire ( services constitués) Décret du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de lÉtat sur les archives des collectivités territoriales (Code du patrimoine) Circulaire du 1 er septembre 1997 pour le récolement des fonds dans les services darchives des collectivités territoriales

12 Récolement réglementaire ( services constitués) Décret du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de lÉtat sur les archives des collectivités territoriales (Code du patrimoine) Dans l'année suivant son entrée en fonctions, l'archiviste de chaque collectivité territoriale dresse un procès-verbal de récolement topographique des fonds d'archives qui tient lieu d'inventaire de prise en charge. Ce document, contresigné par l'autorité territoriale, est transmis au préfet.

13 Récolement réglementaire ( services constitués) Circulaire du 1 er septembre 1997 pour le récolement des fonds dans les services darchives des collectivités territoriales Circulaire Remplace les instructions de 1922 Récolement à établir dans lannée qui suit la prise de fonctions Dans lannée qui suit un déménagement Au bout de 10 ans, ou de changement significatif Actualisation !

14 Récolement et procès-verbal Procès-verbal : acte écrit, établi par une autorité, relatant ce quelle a fait ou décidé, entendu ou constaté dans lexercice de ses fonctions Archives communales : prise en charge / décharge du maire Services darchives : prise en charge du responsable Mention officielle du procès-verbal signé (archiviste et autorité de la collectivité territoriale) avant envoi au préfet / SIAF

15 Récolement et procès-verbal (services constitués) Document de synthèse permettant de fixer un certain nombre dactions à entreprendre Historique du service Description des locaux de conservation Mesures de sécurité et conservation préventive Synthèse tirant des conclusions de la description des fonds

16 Récolement et procès-verbal (services constitués) Historique du service Différents locaux de conservation depuis lorigine Circonstances de leur installation actuelle Principaux événements permettant dexpliquer la destruction ou la disparition de fonds ou de parties de fonds

17 Récolement et procès-verbal (services constitués) Description des locaux de conservation Un plan masse Un plan au sol des dépôts, avec localisation sommaire des collections Signalisation des fonds à évacuer en priorité Liste de tous les locaux avec leur numéro, leur superficie, leur affectation Lénumération de tous les dépôts et magasins avec Métrage linéaire équipé Type de rayonnage ou déquipement existant Nombre et numérotation des épis et travées, voire tablettes Information sur le système de gestion de lespace

18 Récolement et procès-verbal (services constitués) Mesures de sécurité et conservation préventive Les fonds et collections dont lévacuation est prévue de manière prioritaire en cas de sinistre Les circuits dévacuation aménagés dans les bâtiments Les mesures de caractère réglementaire et les équipements des magasins pour protéger les documents contre lintrusion, lincendie, linondation, les variations climatiques, la poussière et la lumière

19 Récolement et procès-verbal (services constitués) Synthèse tirant des conclusions de la description des fonds : trois tableaux Indication, par dépôt et par magasin, du métrage linéaire équipé, occupé et disponible Indication, par série et sous-série du cadre de classement, du métrage conservé et de létat de classement Indication, par série et sous-série, des déficits constatés

20 Récolement et procès-verbal (services constitués) Description des fonds dans lordre topographique Magasins / épis / travées / tablettes Description par séquence darticles homogènes – ne dépassant pas la travée, ou exceptionnellement, lépi Tableau à 6 colonnes (localisation / description) + 3 (état)

21 Un outil aux facettes multiples Les objectifs précisés dans linstruction Une liste détaillée Une liste « fourre-tout » Une liste fictive …

22 Un outil aux facettes multiples Outil de connaissance « métier » sur les fonds Connaître les fonds eux-mêmes Connaître leur état Les repérer facilement

23 Un outil aux facettes multiples Outil de gestion Des espaces Des communications Des déficits

24 Un outil aux facettes multiples Outil daide à la programmation Prévision de construction / aménagement Réorganisation des fonds Traitements – classement ou conservation

25 Réalisation pratique Opération très mobilisatrice Opération contraignante Protocole nécessaire

26 Réalisation pratique Description des fonds dans lordre topographique Magasins / épis / travées / tablettes Description par séquence darticles homogènes – ne dépassant pas la travée, ou exceptionnellement, lépi Indication de létat de conditionnement, de conservation, de classement

27 Un outil de récolement Le logiciel Arkhéïa Des modules de gestion liés Le module central du récolement

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