Service de l’Administration en 3 pôles Evelyne MEPHANE LPNHE Paris – Biennale Beg Meil - du 19 au 22 septembre 2011.

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1 Service de l’Administration en 3 pôles Evelyne MEPHANE LPNHE Paris – Biennale Beg Meil - du 19 au 22 septembre 2011

2 31/05/2016 2 Plan de présentation -L’Existant -Présentation des forces -Les outils de la gestion de la recherche -Le Pôle RH -Le Pôle Gestion Financière -Le Pôle Communication et Documentation -Bilans -Perspectives -Conclusion Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

3 31/05/2016 3 L’existant Services administratifs : 9 personnes (dont la RA) BAP J (Gestion technique et Scientifique) ; - Pôle gestion financière : 3 agents + 1 nouvel agent affecté après concours externe - Pôle RH, en 2011, 2 départs à la retraite remplacés par une affectation consécutive à un NOEMI BAP F (documentation, communication) - 3 gestionnaires aidé par Véra (Association Moriond) Travaille en liaison étroite avec les tutelles P6/P7 même avec la DGG - CNRS/IN2P3 Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

4 31/05/2016 4 Les forces de l’Administration Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

5 31/05/2016 5 Les outils de la gestion de la recherche - Gestion administrative du personnel ITA/CR (IN2P3 - PARIS B – P6 - P7) Outils LABINTEL et SIRHUS -Gestion Financière : Achats (réglementation modifiée en 2002, 2004, 2007, 2009 et en 2011) Missions (dernières modifications réglementaires en 2006) Outils XLAB (changé en 2007 avec BFC) bientôt remplacé par SILAB, SIFAC à Paris 6 et Paris 7 malgré la DGG. Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

6 31/05/2016 6 Assistante de direction et responsable du Pôle RH I/ Assistante de Direction a) Secrétariat du directeur : Gestion d’agenda, organiser les déplacement (réservations, hébergements…), gérer le courrier arrivé et départ du Directeur Participer à l’instruction des dossiers, en matière de demandes de moyens et dans le domaine d’action de la direction de l’unité (EAOM, quadriennal…) Gérer les relations avec les tutelles et agences de moyens b) Organisation des réunions : Le conseil scientifique – préparer l’ordre du jour et les missions des membres extérieurs en liaison avec le pôle gestion Le conseil du laboratoire – Ordre du jour – Convocation et relevé de conclusion Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

7 31/05/2016 7 Assistante de direction et responsable du Pôle RH II/ Secrétariat d’intérêt général RH : Gestion des demandes de temps partiel, cumul d’activités, des remboursements de transports, Diverses attestations Demande de badge pour la restauration En liaison avec Laurence, Sylvie et Swarna : Réservation parking et accès campus Validation des réservations de salle en l’absence de Laurence Attestation réservation de voiture en l’absence de Sylvie Prêt du matériel audio-visuel qui se trouve dans mon bureau Le standard (Laurence, si ne répond pas sonne chez Sylvie, si ne répond pas sonne au secrétariat) Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

8 31/05/2016 8 Assistante de direction et responsable du Pôle RH III/ Suivi administratif du personnel permanent et non permanents De l’entrée… au départ du laboratoire. 1/ Suivi du personnel permanent (CR – enseignant CR – ITA) : Affecté par concours ou par mobilité interne Suivi administratif du dossier de personnel et de carrière Départ par mobilité ou retraite… 2/ Suivi du personnel non permanents : Entré par CCD, ou CDD : Invités, thésard, post-doc, CDD CR, CDD ITA, vacataires, stagiaires, Accueil administratif en liaison avec le pôle financier et ou la DR selon le statut du personnel et accueil physique en liaison avec les SG et le service informatique Mise à jour les bases de données des personnels - gérer les congés et absences des personnels Réaliser des tableaux de bilans et des statistiques, assurer le suivi des indicateurs RH Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

9 31/05/2016 9 Pôle de gestion financière Je laisserai Véronique parler du pôle de gestion financière dont elle est la responsable. Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

10 31/05/2016 10 Pôle Communication et Documentation A / Chargée de communication et Responsable du pôle communication : 1/ Activités principales d’Isabelle : - Organisation de manifestations événementielles (biennale, médaille, inauguration …) - Communication interne (logo, charte graphique, sondage bibliothèque, reportage photo …) - Coordination éditoriale (multimédia, rapport d’activités, exposition …) - Conception programme grand public (Fête de la Science, Science sur Seine, Festival des 2 infinis..) - Recherche de partenariat technique & financier - Conservation du patrimoine scientifique - Relations presse 2/ Activités secondaires - Organisation des JJC, PIF, Rencontres de Moriond, de Blois, Vietnam … Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

11 31/05/2016 11 Pôle Communication et Documentation B / Organisation de manifestations scientifiques : 1/Les activités de Laurence a/ Organisation matérielle et logistique : des journées scientifiques, des colloques, des séminaires, des master classes, de la fête de fin d’année pour les enfants du personnel, de la porte ouverte dans le cadre de la fête de la science Elle assure la validation de réservation des salles au LPNHE, les réservations des salles UPMC internes et externes et la décoration des salles de réunion b/ Diffusion de l’information : Mise à jour du site web (annuaire & pages institutionnelles), affichage, électronique et postale c / En liaison avec l’assistante de direction, partie secrétariat d’intérêt général, elle assure la validation de réservation des salles au LPNHE et le courrier (en lien avec Sylvie, Swarna, Magali et les SG ) Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

12 31/05/2016 12 Pôle Communication et Documentation A / Organisation de manifestations scientifiques : 2/Les activités de Véra a/ Activités principales - Organisation des sessions des Rencontres de Moriond - Recherche de financement des rencontres - Gestion administrative et comptable de l’association - Suivi et mise en page des proceedings des rencontres b/ Activités secondaires - Mise à jour du site web LPNHE (Une, Actu, et vie du labo) - Gestion du café pour les machines ILLY de la cafétéria du laboratoire - Participation aux rencontres de Blois - Participation à l’organisation des conférences - Scribe du pôle Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

13 31/05/2016 13 Pôle Communication et Documentation C / Documentation et Bibliothèque - Swarna : 1/ Activités principales - Mise à jour des publications des physiciens dans la base de données de l’IN2P3 - Orientation des utilisateurs dans la bibliothèque - Gestion du prêt des ouvrages - Actualisation des revues (présentoirs à la cafeteria) - Recherches documentaires - Catalogages des ouvrages, thèses, rapport … 2/ Activités secondaires -Participation à l’organisation des colloques (pochettes, badges, accueil) -Aide au secrétariat d’intérêt général avec Sylvie, Laurence et Magali. Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

14 31/05/2016 14 Bilans L’ Administration a dû, les années précédentes : -Gérer et digérer les différents changements intervenus dans le domaine technique et réglementaire des procédures administratives (réglementation des missions et des marchés…nouveaux logiciels de gestion : BFC, SIFAC, SILAB…) – encore une nouveauté pour les marchés en 2011. -Améliorer la gestion polyvalente mise en place dans le cadre de la gestion financière : souci d’intégrer et de former au mieux un autre gestionnaire financier (Sylvie) -Faire au mieux suite à 2 départs en 2011, avec un seul remplacement : Souci pour la fonction de secrétariat d’intérêt général, la gestion des RH et l’accueil, reportée sur plusieurs personnes, à ce jour. Depuis 2004, 2 départs CNRS non remplacés (Postes occupés par A. Frua-Bernard et Jocelyne Meurgey) Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

15 31/05/2016 15 Perspectives Audit du LPNHE 17 au 19 octobre 2011 La DGGf Délégation Globale de Gestion financière : encore des points à régler. Nouvel outil de gestion à terme SILAB remplaçant Xlab RGPP : Fonctions « Support » et Fonctions « Soutien » Projet de Plateforme de gestion CNRS/ Universités à Strasbourg (octobre 2011 - en 2012 prévision d’extension des plateformes au niveau national Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011

16 31/05/2016 16 Conclusion Pour l’administration, l’adage suivant se vérifie : Il n’y a de perpétuel que le changement Nous avons fait face à de nouveaux défis : -Déménagement – Emménagement et Aménagement -DGG (meilleure vue des avantages et contraintes) Nous devrons faire face à de nouveaux enjeux : -Evolutions nouvelles de la réglementation des marchés -SILAB -RGPP Evelyne MEPHANE LPNHE Paris 19 au 22 Septembre – La Biennale 2011