Réunion de la cellule Communication du 11 janvier 2011 Réunion de la cellule Communication du 11 janvier 2011  Retour rapide sur la présentation donnée.

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1 Réunion de la cellule Communication du 11 janvier 2011 Réunion de la cellule Communication du 11 janvier 2011  Retour rapide sur la présentation donnée en Conseil de laboratoire sur le fonctionnement de la Cellule Communication. http://indico.in2p3.fr/conferenceDisplay.py?confId=4797http://indico.in2p3.fr/conferenceDisplay.py?confId=4797  Confirmation/Renouvellement des membres de la Cellule.  Discussion sur le programme 2011: - Participation (ou non) à la ″Journée Portes ouvertes de l'UBP″. - ″Fête de la science 2011″. - Anniversaire de l'IN2P3. - Analyse des propositions d'Aussois. - Autres actions prévues.  Exposé pour l’AG du 12 janvier. François Vazeille

2 Présentation en Conseil de laboratoire … à la demande de la Direction.  Il y a eu peu de commentaires (aucun retenu dans le CR du Conseil).  Une suggestion: quid de l’anniversaire du laboratoire (né en novembre 1957): est-il possible de le combiner avec les 40 ans de l’IN2P3?  Le regret que la Cellule Com du LPC ne soit pas informée de certaines actions et trop souvent non sollicitée. Confirmation/Renouvellement des membres de la Cellule. Comment procéder? - Demander aux membres actuels s’ils veulent continuer. - Solliciter de nouvelles candidatures pour remplacer les personnes qui souhaiteraient quitter.

3 Discussion sur le programme 2011 Voir texte présenté à l’AG  Quelques points particuliers  Participation (ou non) à la ″Journée Portes ouvertes de l'UBP″. - Très tôt cette année: samedi 19 février 2011 - Beaucoup de travail de préparation (et démontage) + une journée de samedi … et un très très faible succès pour les laboratoires. -Télescopage avec d’autres activités: Réunion des correspondants IN2P3 à Lyon (22 et 23 février). Redémarrage du LHC.  ″Fête de la science 2011″ - Le débriefing au Département n’a pas encore eu lieu (mais nous l’avons fait au LPC):  il y a beaucoup à dire sur le comportement des visiteurs. - Envisager une corrélation avec l’anniversaire de l’IN2P3 et une nouvelle exposition.

4  Anniversaire de l’IN2P3 Nous en saurons plus après la réunion de Lyon (22-23 février).  Autres actions 2011: voir exposé en Conseil de laboratoire.  Examen des 86 propositions sur ″LA VIE AU LABORATOIRE″ émanant des Journées de prospective d’Aussois en 2010. - Codes de couleurs: Vert: réalisé 35  40,7 % Orange: en cours ou en progrès 11  12,8 % Rouge: pas de progrès 26  30,2 % Bleu: pas assez d’information pour conclure 14  16,3 % - S’accorder sur l’ébauche suivante, puis donner en AG une statistique sur l’état des lieux.

5 1. Amélioration du site Web du LPC. 2. Nouveau rédacteur pour la Gazette du LPC. 3. Implantation du moniteur TV dans la salle à café. 4. Participation de la Cellule Communication à la réflexion sur le futur Hall d’accueil du LPC. 5. Efforts d’explication des responsables de Service ou d’équipes en faveur des personnels qui effectuent des tâches techniques. 6. Reprise des séminaires techniques sous la responsabilité du Directeur Technique. 7. Poursuite des séminaires de Physique à destination des services généraux. 8. Reconnaissance des travaux des services techniques dans les opérations de la Communication (CCT, nouvelles CSP si nécessaire, dossiers personnels, primes, etc.). 9. Reprise des cafés avant les séminaires, miniAG. 10. Organiser les séminaires un jour fixe de la semaine, à préciser. 11. Implication de tous les personnels aux actions communes : Communication, Portes ouvertes, etc. 12. Trouver des nouvelles personnes, avec rotation, pour organiser des festivités telles que repas de laboratoires, barbecues, etc. 13. Créer le petit déjeuner mensuel du LPC. 14. Examiner le code de conduite du CERN lorsqu’il sera publié et s’en inspirer. 15. Intégrer la notion d’éco-responsabilité dans le règlement interne du LPC. 16. Réglage par défaut des imprimantes en mode recto/verso. 17. Inscription en bas de page des mails du labo d’un texte court incitant les destinataires à ne pas imprimer ce mail. 18. Définition d’un objectif annuel chiffré de réduction de notre consommation de papier. 19. Achat de papier éco-labellisé grâce aux économies réalisées. 20. Réorganisation de la récupération du papier usagé à recycler, avec des points de collecte clairement affichés et des corbeilles adaptées. 21. Recyclage (si ce n'est pas encore le cas) des cartouches d'encre usagées. 22. Limitation au maximum de l'implantation d'imprimantes individuelles dans les bureaux. 23. Equiper les fenêtres exposées au soleil de systèmes de rideaux/stores efficaces et robustes. 24. Inciter les agents à couper l'alimentation de leur écran. 25. Faire un bilan annuel des consommations avec des objectifs de réduction, sous réserve d’un accès (que l’on peut demande) aux comptes. 26. Lors d'achats de véhicule du laboratoire, s'orienter vers les véhicules à faible émission de CO2. 27. Privilégier les réunions par système de visionnage à distance. 28. Réalisation d'un abri pour les 2 roues afin d'encourager ce type de moyen de transport. 29. Privilégier les shifts au LPC lorsqu’ils sont prévus dans les expériences. 30. Avoir des cartes de télépéages pour les véhicules du LPC, sous réserve des coûts. 31. Autoriser le recours à FRAM pour les Hôtels dans les villes chères en France (Paris, Lyon, Marseille…). 32. Mettre en pratique la récupération de jours pour tous les personnels.

6 33. Création d’alias spécifiques pour les mails. 34. Rédiger les titres des mails de façon claire, sans abrègement, ni sigles. 35. Rédiger les textes en évitant les empilements et surtout en écrivant son texte avant les parties transférées. 36. Identifier les expéditeurs lorsqu’il s’agit de fonctions officielles sous le modèle  La Direction Alain Baldit . 37. Cibler les destinataires d’un mail en faisant usage des alias dédiés. 38. Ne plus envoyer de mails à caractère individuel à tout le laboratoire en mettant en pratique une  interdiction librement acceptée . 39. Inciter les Responsables à faire respecter la proposition précédente. 40. Rénover le règlement intérieur puis le porter à la connaissance de tous les personnels. 41. Inciter les Responsables de services ou d’équipes à informer sans attendre les responsables du trombinoscope ou des comptes informatiques sur la radiation de membres du service ou de l’équipe qui ne sont plus au laboratoire. 42. Rendre effective l’utilisation de Xlab pour les bons de commande. 43. Organiser une formation à Xlab. 44. La Direction doit rappeler au Conseil de laboratoire le profil (c’est-à-dire préciser les tâches) du Directeur Technique. 45. La Direction doit effectuer la même démarche sur la définition qu’en a l’IN2P3. 46. Il est demandé au Directeur Technique de rencontrer chaque service et de faire mieux connaissance avec les personnels. 47. Tout document utile à un Conseil ou à une Commission doit être expédié en même temps que l’ordre du jour. 48. Tout Conseil, Commission, AG, miniAG… doit être suivi d’un compte-rendu dans des délais raisonnables, compte-rendu rédigé de façon claire et bien écrit. 49. Dans la proposition 48, les notes peuvent être prises à tour de rôle par l’une des personnes présentes, comme c’était le cas dans le passé. 50. Rappeler aux personnels du LPC et donc aux membres du Conseil de laboratoire qu’il est possible de demander à la Direction la mise à l’ordre du jour d’un sujet donné, sinon dans les questions diverses si le thème traité prend peu de temps, enfin qu’il est possible de demander une réunion extraordinaire du Conseil à condition de satisfaire à un quota donné. 51. Inciter la Direction à nommer des Commissions spéciales chargées de préparer des sujets précis qui seront discutés par le Conseil de laboratoire ou autres commissions. 52. Inviter des intervenants extérieurs au Conseil de laboratoire lorsque c’est utile (Bâtiments, Sécurité, Communication, nouvelles activités, etc.). 53. Solliciter plus souvent des votes au Conseil de laboratoire. 54. A chaque Conseil (ou autre Commission), résumer en fin de discussion quelles sont les décisions ou conclusions, et assurer un suivi des questions étudiées précédemment. 55. Avoir un Conseil Scientifique présidé par une personnalité extérieure et un secrétaire extérieur. 56. Ne pas nommer au Conseil Scientifique des personnels qui sont déjà Responsables de service ou d’équipe. 57. Les conclusions de la CSP doivent se limiter à des avis techniques qui répondent à la demande du responsable de projet, à l’exclusion de toute autre considération. 58. Les conclusions de la CSP ne doivent être mises sur EDMS qu’après s’être assuré que la proposition 57 est bien respectée.

7 59. Le fonctionnement de la CSP doit être indépendant de pressions éventuelles émanant des équipes de recherche. 60. Les règles régissant la CSP doivent être rappelées aux demandeurs chaque fois qu’une CSP est organisée. 61. La remise à temps des dossiers est l’une de ces règles. 62. Un suivi effectif des recommandations de la CSP doit être effectué par le Directeur Technique et la Direction. 63. Il est demandé qu’il y ait plus d’administrateurs locaux pour EDMS. 64. Il est souhaité que le Service informatique effectue plus rapidement les tâches requises par EDMS et informent les demandeurs de l’état d’avancement de leurs requêtes. 65. Les chefs de Service doivent être présents à certaines réunions de la Commission du Personnel. 66. La Direction peut confier à une commission ad hoc un travail préparatoire avant la réunion de la Commission du Personnel. 67. La Commission du Personnel ne doit pas se cantonner à l’examen des primes ou promotions : elle doit aussi se préoccuper de sujets tels que les besoins de recrutements, les profils, l’évolution des Services, les entretiens annuels (et leur impact futur)… 68. L’administration du LPC peut avoir un rôle local de mini-DRH en recueillant des informations provenant des organismes de tutelle et, surtout, en collectant les informations fournies par des personnels du LPC qui ont été confrontés à des problèmes spécifiques, ce qui devrait permettre d’anticiper en prévenant à temps les personnes qui pourraient être concernées. 69. Les mini-AG doivent élargir leur rôle et devenir un  forum  où les membres du LPC peuvent débattre de sujets scientifiques, techniques, administratifs ou autres concernant les activités du laboratoire et ses personnels. De tels sujets seraient traités au même titre que les exposés faisant le point sur les activités des équipes de recherche. 70. Il existe de nombreux casiers boîtes aux lettres qui sont vides. Pourquoi ne pas en utiliser quelques uns à destination de personnes récemment retraitées et qui souhaiteraient avoir encore ce lien avec le laboratoire ? 71. Il est demandé de vérifier quels sont les personnels de surface qui sont rattachés au LPC, afin de leur proposer, lorsque c’est le cas, de participer plus complètement à la vie du laboratoire. 72. Les Doctorants n’ont pas toujours été bien informés (ou trop tard) de l’existence et des objectifs d’Aussois, en particulier les nouveaux Doctorants. Les Responsables d’équipe doivent avoir conscience qu’ils sont membres à part entière des équipes de recherche. 73. Des efforts doivent être faits pour présenter les nouveaux Doctorants aux services et équipes de recherche en effectuant un véritable tour du laboratoire. 74. Pour des raisons diverses, les contacts entre Doctorants doivent être améliorés et différentes pistes sont proposées et doivent être soutenues par le LPC : un alias Doctorants et un site sur le Web (c’est fait). 75. En liaison avec la proposition 73: une association des Doctorants est en cours de création à l’échelle de l’école doctorale EDSF. 76. Programmation régulière de réunions-séminaires dédiés, soit sur le sujet de thèse, soit sur des thématiques connexes ou d’intérêt scientifique personnel. La périodicité serait mensuelle et la participation sur la base du volontariat. 77. Des séminaires de deuxième année donnant l’occasion aux Doctorants de faire une communication orale à l’ensemble du laboratoire sur leur sujet de thèse. Ces présentations seraient divisées en deux temps : 10-15 min pour une présentation générale du contexte et de la finalité du travail, puis, après une pause-café par exemple, une présentation plus technique de 20 à 30 minutes. Ces séminaires seraient une bonne occasion pour le Doctorant de commencer à faire un bilan et ébaucher un plan pour la rédaction.

8 78. Une soirée festive d’intégration ou d’accueil pourrait être proposée aux nouveaux entrants. 79. Prise en charge partielle par l’administration du LPC de l’arrivée des nouveaux arrivants étrangers non francophones pour leur Installation (logement, banque, …). 80. Création d’un support d’information à partir des expériences des uns et des autres, en particulier des recommandations pour la procédure d’accueil des nouveaux entrants étrangers (services existants, pièges à éviter, interlocuteurs privilégiés, …). 81. Rôle des Doctorants dans l’intégration de ces personnes, par exemple pour les aider à connaître la ville, et leur faciliter la vie quotidienne (conseils pratiques, sorties…). 82. Parrainage (accompagnement par un Doctorant francophone) sur la base du volontariat. Le rôle de celui-ci serait d’aider le Doctorant étranger dans son parcours. Il ne saurait en aucun cas assurer les tâches d’ordre administratif déjà mentionnées. 83. Création d’un annuaire des anciens Doctorants, avec l’accord de ceux-ci, précisant leur activité actuelle et un contact. Ceci pourrait être un outil intéressant pour préparer l’après-thèse. 84. Cet annuaire sera probablement créé et mis à jour dans le cadre de l’association des Doctorants de l’EDSF, en lien avec le suivi effectué actuellement par l’EDSF pour les statistiques. 85. Un hall d’entrée serait particulièrement apprécié… par les nouveaux entrants, pour qui le labo est un labyrinthe : cela rejoint la proposition 4. 86. Un distributeur de barres sucrées ET de boissons fraîches à la place du distributeur de boissons fraîches seules

9 Exposé pour l’AG du 12 janvier 2011 Résumé des points essentiels avec des images.