A.s.b.l. C.I. G.E. R. INFOSHOP 8 Système daide à la gestion prévisionnelle dans les administrations publiques François Bodart a.s.b.l. C. I. G. E.R.

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1 a.s.b.l. C.I. G.E. R. INFOSHOP 8 Système daide à la gestion prévisionnelle dans les administrations publiques François Bodart a.s.b.l. C. I. G. E.R.

2 Système informatique daide à la gestion prévisionnelle dans les administrations publiques Plus de services… avec moins de moyens… 20 Novembre 2007

3 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Perspectives A lusage des responsables politiques et administratifs Appliqué actuellement au niveau des pouvoirs locaux à : –La gestion des bâtiments (énergie, toitures, châssis) –La propreté publique (voirie, espaces verts) Applicable à tout autre domaine de gestion –Sécurité, travaux publics, communication, gestion administrative, enseignement,… Applicable à tout organisme public –Provinces, –Ministères, –Organismes para-régionaux, –Entreprises publiques –Etc. Diffusion thématique Un outil daide à la décision…

4 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Un outil daide à la décision pour mandataires et gestionnaires communaux, provinciaux, … De lAnalyse Stratégique Pluriannuelle au Pilotage Annuel et à la Gestion du quotidien Plus de services… avec moins de moyens…

5 a.s.b.l. C.I. G.E. R. AUBANGE CINEY ENGIS ETTERBEEK LIBRAMONT MARCHE-EN-FAMENNE NAMUR OHEY SAINT-HUBERT SCHAERBEEK En cours dexpérimentation auprès des communes de : Ainsi quauprès du Ministère de la Région Wallonne Direction de la Communication

6 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Composants du projet Pluriannuelle Système de Gestion Pluriannuelle Plans daction : 3 ans – 6 ans Plans daction : 3 ans – 6 ans Annuel Système de Pilotage Annuel Indicateurs de suivi Systèmes de Gestion Opérationnelle courante

7 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Le Système de Gestion prévisionnelle Pluriannuelle –Définir des plans daction et leurs scénarios –Décrire les actions associées et les résultats attendus –Évaluer les ressources requises, physiques et financières –Produire des rapports, supports à la prise de décision Permet, pour tout domaine de gestion, de : Gérer : cest prévoir De la stratégie aux tableaux de bord prospectifs

8 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Système de Gestion Pluriannuelle Exemple : actions associées à un scénario Description actionEnjeuxServices concernés Échéancier 05060708 A1 Maintenance, Entretien préventif Maintenance annuelle des vannes thermostatiques + Remplacement systématique des vannes défectueuses Standardisation du type de vannes thermostatiques Performance énergétique Amélioration cadre de vie Serv. Patrimoine S-traitance externe 50% XX A2 Rénovation Terminaison de lisolation des toitures Performance énergétique Serv. Patrimoine X A…A… Rénovation Remplacement des chaudières de > 15 ans par chaudières modernes à régulation intégrée Performance énergétique Préservation Patrimoine S-traitance externe XX Voir Kaïla

9 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Système de Gestion Pluriannuelle Exemple : actions associées à un scénario

10 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Système de Gestion Pluriannuelle Exemple de résultats attendus Sous forme DINDICATEURS qui seront suivis dans le PILOTAGE de la gestion annuelle Plan daction P1 - Scénario 1 - Résultats attendus Résultats attendusIndicateur/Donnée de suivi Échéancier 05060708 R1 Réduction de la Consommation de mazout pour les 5 écoles prioritaires Rejoindre les normes régionales Consommation annuelle normalisée (litres) 10%15%20%25% Consommation annuelle normalisée / élève 10%15%20%25% Consommation annuelle normalisée / M3 chauffé 10%15%20%25% R2 Sensibilisation citoyenneNombre de campagnes de sensibilisation organisées annuellement4 222 R…R… Réduction des émissions de CO2Emission de CO2 par habitant- XXX Voir Kaïla

11 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Système de Gestion Pluriannuelle Exemple de résultats attendus

12 a.s.b.l. C.I. G.E. R. –Ressources humaines –Bâtiments –Terrains –Véhicules –Autres Valorisation financière Quantités physiques requises Système de Gestion Pluriannuelle Evaluer les ressources Voir Kaïla

13 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Système de Gestion Pluriannuelle Exemple – Ressources : Quantités requises Analyse de faisabilité

14 a.s.b.l. C.I. G.E. R. –Ressources humaines –Bâtiments –Terrains –Véhicules –Autres Valorisation financière Voir Kaïla Quantités physiques requises Système de Gestion Pluriannuelle Evaluer les ressources

15 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Système de Gestion Pluriannuelle Exemple – Ressources : Quantités requises Analyse de faisabilité

16 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Usages Plus de services… avec moins de moyens… Gérer : cest prévoir Résultats attendus Ressources requises Budgets Actions

17 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Le Système Annuel de Pilotage –Lanalyse dindicateurs sélectionnés Valeurs observées Valeurs critiques Valeurs cibles Suivre : pour réagir à temps Permet le suivi des plans annuels par :

18 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Consommation de mazout par surface de plan deau (Piscine) Définition : Consommation de mazout de la piscine ramenée au m² de plan deau Unité : Litres / m² Valeurs observées En 2005 : 380 Litres/ m² ; En 2006 : 378 Litres / m² Valeurs Cibles En 2007 : 296 Litres / m² Valeurs Acceptables En 2007 : 326 Litres / m² Système de Pilotage Exemple dindicateur Voir Kaïla

19 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Système de Pilotage Exemple dindicateur : description

20 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Système de Pilotage Exemple dindicateur : valeurs

21 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Le Système Annuel de Pilotage –La visualisation dans les tableaux de bord de pilotage –Des interrogations sur critères Valeurs critiques – valeurs cibles Evolution positive - négative Etc.. Suivre : pour réagir à temps Permet le suivi des plans annuels par : Voir Kaïla

22 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Pilotage Tableau de bord

23 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Le Système Annuel de Pilotage –La visualisation dans les tableaux de bord de pilotage –Des interrogations sur critères Valeurs critiques – valeurs cibles Evolution positive - négative Etc.. Suivre : pour réagir à temps Permet le suivi des plans annuels par : Voir Kaïla

24 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Pilotage Interrogations/ Analyses

25 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Pilotage Interrogations/ Analyses

26 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Pilotage Interrogations/ Analyses

27 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Usages –Vue politique –Vue fonctionnaires généraux –Vue fonctionnaires opérationnels –Vue information citoyenne Suivre : pour réagir à temps Pilotage

28 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Les Systèmes de Gestion opérationnelle Exemples Cadastre bâtiments, relevés de consommation énergétique, Relevés des dépôts sauvages, des tonnages de déchets des poubelles publiques, Permettent : danalyser au quotidien, dalimenter les systèmes pluriannuels et de pilotage Gérer au quotidien Propres à une commune: Fiches papier, Fichiers Excel, SGBD Interfaçage avec les deux autres sous-systèmes! Vers une approche thématique

29 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Gestion prévisionnelle Facteurs de succès 1.Créer un projet dentreprise –Projet à long terme, créateur dune nouvelle « culture dentreprise » –Mobilisation de lensemble des partenaires 2.Dégager un concensus sur la stratégie à adopter –Dimension politique Efficience administrative –Etablissement dun « contrat de législature » 3.Promouvoir une approche pédagogique du changement –Information, transparence

30 a.s.b.l. C.I. G.E. R. 4.Adapter les structures dorganisation –Collecte des informations Mise en place, adaptation des circuits de collecte : non redondance Saisie à coûts marginal nuls –Collaboration transversale Ressources métiers appartenant à des services ne relevant pas dun même échevinat Données ne faisant pas partie de la même application 5.Mettre les moyens à disposition –Evaluer les ressources nécessaires à limplémentation Disponibilité des personnes !!! –Respect des balises réglementaires 6.Former 7.Motiver les acteurs –Motivation = Résultante des autres facteurs Gestion prévisionnelle Facteurs de succès (Suite)

31 a.s.b.l. C.I. G.E. R. Contacts Plus de services… avec moins de moyens… François Bodart (Conseiller scientifique) fbo@info.fundp.ac.be Thérèse Petitjean (Analyste - Support opérationnel) thp@ciger.be - 081/ 554 516