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Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 18 septembre 2012 Règles déligibilité des dépenses.

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1 Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 18 septembre 2012 Règles déligibilité des dépenses 1

2 Plan de présentation Documents de référence (règles nationales- MED- UE) Principes déligibilité Lignes budgétaires Documents justificatifs Marché public TVA Dépenses inéligibles Revenus 2

3 Documents de référence [1] Règlements de lUE Programme MED Règlements nationaux Cadre général Règles spécifiques 3

4 Documents de référence [2] Cadre règlementaire UE Règlement du Conseil (CE) No 1083/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 1341/ Règlement (CE) No. 85/2009 – Règlement (CE) No. 284/2008 Art Eligibilité des dépenses Règlement du Conseil (CE) No 1080/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 397/2009 Art. 7; Art FEDER Règlement du Conseil (CE) No 1828/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 846/2009 Art. 48 to Art. 53 – Implementation Directive 2004/18/EC et mises au jour: Directive 2005/75/EC et Règlement (CE) 1422/2007: nouveaux seuils dapplication pour les procédures de passation des marchés Procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services 4

5 Documents de référence [3] Programme Med Document de mise en oeuvre Notes dorientation Contrôle 1er Niveau 5

6 Documents de référence [4] Règlements nationaux Chaque Etat membre définit des règles spéciques sur léligibilité des dépenses - manuels nationaux Les partenaires de projet et les contrôleurs de premier niveau doivent toujours se référerer aux règles déligibilité définies au niveau national En cas de doute, veuillez contacter le PCN + STC MED TIP 6

7 ELIGIBILITE DES DEPENSES DOCUMENTS DE REFERENCE Documents du Programme : PO/DOMO Note dorientation sur le contrôle de 1 er niveau Fiches dinformation du STC (« Fact sheet ») Documents nationaux : Décret N° du 3 septembre 2007 fixant « les règles nationales déligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période » Décret N° du 21 janvier 2011 modifiant le Décret N° du 3 septembre 2007 ci dessus Guide sur l'éligibilité des dépenses cofinancées par les Fonds structurels européens (FEDER, FSE) en France (DATAR) 7

8 Principes déligibilité - dépenses [1] Nécessaires pour conduire les activités du projet et atteindre ses objectifs Directement liées aux activités prévues dans le formulaire de candidature approuvé Contractées pendant les périodes éligibles (préparation-implementation- clôture) Contractées dans la zone MED. Hors zone MED mais au sein du territoire UE: dûment justifiées et approuvées Hors territoire UE: approuvées au cas par cas Payées effectivement directement par les partenaires et justifiées par des documents comptables certifiant les dépenses/paiements effectués(factures, fiches de paie….) Justifiées par un document attestant des procédures administratives adoptées (appel doffres, contrat, …) Respect des règles UE/nationales/Programme Yes 8

9 Principes déligibilité [2] Engagés et facturés entre: 1er janvier 2007 date de dépôt de la candidature finale Paiements effectués dans un délai de: 1 mois après la date de dépôt de la candidature finale Lien avec la préparation: direct et démontrable Limite: Demandés: lors du 1° Rapport davancement demandant une certification spécifique des dépenses sur PRESAGE: Période déligibilité – Frais de préparation 9

10 Principes déligibilité [3] Délais – Coûts de mise en oeuvre et de clôture Toutes les dépenses doivent être engagées, facturées et payées entre: Le jour après le dépôt de la candidature complète Date de fin du projet Si les coûts ne peuvent pas être payés pour la date de fin de projet: Doivent être payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture du projet Frais administratifs de clôture (Contrôle de 1er niveau et frais de personnel): Peuvent être engagés et payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture du projet Finalisez les documents à présenter au Contrôleur le plus tôt possible Nattendez pas la fin de la période de reporting TIP 10

11 Lignes budgétaires[1] Frais de personnel Biens durables Biens consommables Missions Prestations de services Expertises externes Promotion, information et publications Frais généraux Autres NOTE DORIENTATION CONTRÔLE DE 1 ER NIVEAU FACT SHEETS Informations pratiques détaillées sur : TIP informations générales, conseils, documents justificatifs la répartition des coûts dans les lignes budgétaires la comptabilité 11

12 Lignes budgétaires [2] Frais de personnel Directement employé par le partenaire du projet suivant les règles nationales de contrat demploi Vérification des législations nationales et des règles nationales déligibilité En cas demployés travaillant partiellement sur le projet, le calcul doit être basé sur le nombre dheures de travail effective par mois sur le projet Coût du temps réellement consacré au projet par le personnel directement employé Pas destimation Coûts daudit de contrôleurs internes indépendants Timesheets: dûment remplis Si le partenaire dun projet participe à plus dun projet, indiquez au moins les heures travaillées pour les projets MED auquels il participe sur la timesheet mensuelle 12

13 Lignes budgétaires [3] Frais de personnel – Calcul du coût horaire Lignes budgétaires [3] Frais de personnel – Calcul du coût horaire Pensez à vérifier la justesse de la méthode de calcul du coût horaire avec votre contrôleur/PCN TIP Basé sur le taux salarial (salaire brut de lemployé + cotisation sociale de lemployeur en vigueur avec la législation nationale) de chaque employé qui est réellement impliqué dans les activités du projet Basés sur le nombre dheures de travail effective par mois sur le projet Le calcul exclut les frais généraux administratifs. 13

14 Lignes budgétaires [4] Documents justificatifs Liste du personnel travaillant sur le projet Contrats dembauche ou ordre de service interne Fiches de paye Time sheet pour chaque employé Preuve de méthode de calcul pour déterminer la valeur du coût horaire Preuves de paiement (salaire, taxes, sécurité sociale) 14

15 FRAIS DE PERSONNEL PRINCIPALES ERREURS DETECTEES Absence des contrats de travail et bulletins de paie Feuilles de temps incomplètes Recommandation : elles doivent faire apparaître le nombre total dheures travaillées, les heures imputées au projet, éventuellement les heures imputées à dautres projet appelant un cofinancement européen et doivent être signées par lagent et le supérieur hiérarchique Absence des fiches de poste ou des lettres de mission Absence des preuves de paiement 15

16 FRAIS DE PERSONNEL PRINCIPALES ERREURS DETECTEES (2) Méthode de calcul du coût horaire non explicite Recommandations : 1.Rédiger une note développant la méthode de calcul du coût horaire, la clé de répartition en expliquant les raisons de ces choix 2.Concernant le personnel travaillant à temps partiel sur le projet, il appartient à chaque structure de déterminer au regard de son organisation la méthode de calcul la plus juste et cohérente, intégrant le coût salarial global (salaire brut, charges sociales afférentes, congés payés, primes éventuelles) et un pourcentage daffectation du temps réel de travail du salarié au projet, tant que les calculs sont justifiés et appuyés par des justificatifs pertinents 16

17 Lignes budgétaires [5] Biens durables/consommables Bien dont la durée de vie dépasse 1 an et sujet à amortissement Prévu dans le formulaire de candidature approuvé Exclusivement pour le projet facturé 100 %: si la période entre lachat et la date de clôture du projet est plus longue que la période damortissement Amortissement suivant les règles nationales en vigueur Pas exclusivement pour le projet Amortissement suivant les règles nationales en vigueur Seule une partie de lamortissement correspondant à lusage réel pour le projet Partie calculée suivant une méthode justifiée et équitable Biens durables 17

18 Lignes budgétaires [6] Biens durables/consommables Doccasion: pas dautre aide de financement public inferieur au coût dun nouvel équipement du même type répondant aux normes et standards en vigueur Biens consommables Bien à durée de vie de moins dun an (valeur faible) Coût non sujet à amortissement 18

19 Lignes budgétaires [7] Documents justificatifs Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection Contrats Factures Biens durables: Preuve du plan damortissement appliqué pour chaque élément Preuves de paiement 19

20 BIENS DURABLES ERREURS DETECTEES Absence de prise en compte du calcul de lamortissement Selon lArticle 4.2 du Décret N° les charges damortissement des biens mobiliers ou immobiliers sont calculées : au prorata de leur durée d'utilisation pour la réalisation de l'opération; selon les normes comptables admises et justifiées ; à lappui de tout document comptable probant 20

21 Coûts soutenus par le personnel directement employé par le partenaire du projet Dépenses de mission effectuées par des experts externes doivent être déclarées sous la ligne budgétaire expertise externe Voyage règle générale: le moyen de transport le plus économique doit être utilisé (classe économique, transports publiques) Logement dans les limites nationales Frais de subsistance ne doit pas excéder les allocations de frais de subsistance des autorités publiques du pays du partenaire du projet respecte les règles applicables dans le pays Lignes budgétaires [8] Missions 21

22 Voyages NON Prévus dans le formulaire de candidature: Veuillez demander lapprobation préliminaire, par un , à votre chargé de projet En particulier: Voyages En dehors de la zone MED mais dans lUE: dûment justifiés et préalablement approuvés par le STC En dehors de lUE: approuvés au cas par cas. Dûment justifiés Lignes budgétaires [9] Missions SPECIFICS 22

23 Lignes budgétaires [10] Documents justificatifs Liste du personnel travaillant sur le projet Agenda/programme de la rencontre/évènement Ordre de mission/autorisation signée Tickets originaux et tout autre preuve originale (ex. Carte dembarquement, factures/autre document équivalent, en cas de ticket électronique sans billet de vol standard, un avec le numéro de réservation sert de preuve, etc.) Preuves de paiement Utilisation de voiture personnelle: demande de remboursement via un formulaire de relevé du kilométrage, suivant les procédures nationales et les valeurs autorisées 23

24 FRAIS DE MISSION ERREURS DETECTEES Absence de mise en concurrence pour les agences de voyage (achat de billets davion ou train) Justification du choix du billet le plus économique Pas de prise en compte des forfaits de remboursement pratiqués par les autorités publiques Le lien suivant permet de connaître les forfaits appliqués par les services de lEtat et des collectivités : En France : stPos=1&fastReqId= &categorieLien=cid&oldAction=rechTexte=vig A létranger : /mission.php (groupe 1) Absence dordre du jour, de convocations aux réunions et de listes de présence 24

25 Lignes budgétaires [11] Coûts pour fournisseurs de services et biens (traductions, interprétariat, organisation de réunions, traiteurs, etc.) Quand ces services ont un lien direct avec les coûts de promotion, il est possible de choisir entre la ligne budgétaire service et la ligne budgétaire « promotion, information et publications » suivant les besoins de budgétisation Travail de consultants et experts indépendants si le travail est essentiel et si le travail spécifique ne peut être effectué par le personnel du partenaire du projet dépenses de voyage et de logement coûts de contrôle de 1er niveau: quand il est effectué par les contrôleurs externes Experts externes Services 25

26 Coûts directement liés à la promotion du projet Articles de presse, annonces dans les journaux Sites Internet Organisation dévènements Impression de publications: brochures, newsletters, etc... Lignes budgétaires [12] Promotion 26

27 Lignes budgétaires [13] Documents justificatifs Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection Contrats Factures Preuves de paiement 27

28 Lignes budgétaires [14] Frais généraux Basé sur les coûts réels et en lien direct avec la mise en œuvre du projet Règle générale 100% directement imputable au projet Partiellement imputable sur la base dun calcul au prorata suivant une méthode juste, équitable et dûment justifiée Les Etats décident si les deux solutions sont éligibles NON éligibles: Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés 28

29 FRAIS GENERAUX Principe : Les frais généraux sont éligibles à condition quils soient basés sur des frais réels véritablement payés ayant un rapport avec la mise en œuvre du projet Les sommes forfaitaires, les estimations globales ou les calculs arbitraires ne sont pas autorisés Erreurs constatées : Absence des pièces justificatives réelles des dépenses. Ajout de dépenses nayant pas de rapport direct avec la mise en œuvre du projet. 29

30 Dépenses autres que celles mentionnées précédemment pour autant quelles soient: Inhérentes au projet Indiquées de manière détaillée dans le budget Justifiée de manière analytique et conforme aux règles européennes et nationales Lignes budgétaires [15] Autres 30

31 Marché public [1] Montants règlementés par les règles UE – nationales/régionales Selon la valeur du contrat à attribuer, les règles UE, nationales/regionales de marché public sappliquent: les biens durables et consommables, lexpertise externe et les services doivent respecter les règles de marché public et les procédures administratives qui y sont liées afin que les dépenses soient éligibles Achat de Biens durables/consommables, services, Experts externes INFORMATIONS GÉNÉRALES 31

32 Marché public [2] Les principes de mise en concurrence, égalité de traitement, transparence et traçabilité doivent ainsi être respectés, dans le cadre du contexte du Programme MED, pour les montants en-dessous des seuils fixés par les règles nationales/régionales, les partenaires du project sont vivement priés détablir des procédures de sélection simplifiée Achat de Biens durables/consommables, services, Experts externes Exemple: Traiteur pour une conférence du projet: demande dau moins 3 offres de la part de 3 founisseurs différents avant den sectionner un. MED CONTEXT 32

33 MARCHES PUBLICS DOCUMENTS DE REFERENCE Code des marchés publics (CMP) : Etat, Etablissements publics (hors EPIC), collectivités territoriales, Etablissements publics locaux Ordonnance N° du 6 juin 2005 relative aux « marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au Code des marchés publics » + Décret n° du 30 décembre 2005 Documents disponibles sur le site rubrique « Information nationale », puis « France » 33

34 MARCHES PUBLICS PRINCIPALES ERREURS DETECTEES Absence de preuves formelles et tangibles de mise en concurrence pour les « Petits achats » Contradiction entre le droit français et le droit communautaire Circulaire du Ministère de lIntérieur / CICC du 6 mai 2011 : présence minimale dau moins 3 devis exigée même pour les petits achats Quelque que soit la structure juridique du partenaire, les principes du Traité sappliquent dès le premier euro ; parmi ces principes, celui de non discrimination implique une mise en concurrence. Absence de pièces justificatives des Marchés Publics (Procédures formalisées) Avis de publicité (JOUE et BOAMP) Cahier des charges / CCTP Acte dengagement RAO Décision de refus Notification dacceptation Avis dattribution du marché 34

35 MARCHES PUBLICS EXCEPTIONS AU PRINCIPE DE MISE EN CONCURRENCE Exemples de marchés pouvant être négociés sans publicité préalable et sans mise en concurrence (Art 35 II du CMP) : Marchés conclus pour faire face à une urgence impérieuse résultant de circonstances imprévisibles pour le pouvoir adjudicateur (catastrophe technologique ou naturelle); Marchés conclus pour des raisons de santé publique; Marchés complémentaires de fournitures, destinés soit au renouvèlement partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant, soit à l'extension d'installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité avec le matériel déjà acquis ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées; Marchés qui ne peuvent être confiés qu'à un opérateur économique déterminé pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d'exclusivité. Attention exceptions rarement admises par le juge ! 35

36 AIDES DETAT DOCUMENTS DE REFERENCE Règlement (CE) N°1998/2006 de la Commission du 15 décembre 2006 Pour vous aider, le site internet de la DATAR publie la liste des dispositifs nationaux soumis à l'application de la réglementation « de minimis » « Dossiers, Développement et mutations économiques » « Réglementation des aides aux entreprises » « Aides qui n'ont pas à être notifiées à la Commission » Au moment du dossier de candidature le partenaire doit remplir une déclaration : La déclaration sur les aides « de minimis » doit être remplie par les partenaires ayant une activité économique et commerciale La déclaration concernant les « aides dEtat » doit être remplie par les personnes publiques (sauf exception) 36

37 AIDES DETAT ERREURS DETECTEES Absence de vérification par le contrôleur : De la présence dans le dossier de la déclaration sur le régime daide « de minimis » (partenaire privé) ou la déclaration concernant les Aides dEtat (partenaire public) De la conformité du régime daide Du respect du taux dintervention du régime daide 37

38 La TVA ne constitue pas une dépense éligible sauf si véritablement et entièrement supportée par le partenaire et ne peut être récupérée La TVA qui est récupérable en quelconque manière ne peut être considérée comme éligible Les contrôleurs de 1er niveau devront confirmer si la TVA a bien été supportée par le partenaire du projet contrôlé TVA 38

39 AUTRES POSTES DE DEPENSES ERREURS DETECTEES Absence de document justifiant du mode de récupération de la TVA Pas de prise en compte des recettes (art 55 du Règlement 1083/2006) Le contrôle de premier niveau doit prendre en compte les recettes dans le calcul de lassiette éligible de lopération Absence de mise en place dun mécanisme efficace permettant déviter le double financement Absence de vérification de la publicité européenne Certificat du CPN incomplet : Veiller à commenter systématiquement vos réponses dans la partie « résultats, commentaires et montant inéligible »; Indiquer explicitement le montant présenté et le montant certifié (page 1 du certificat); Transmettre la copie des certificats signés à lautorité nationale MED Réaliser des contrôles sur place 39

40 Frais de représentation (ex. cadeaux, fleurs, etc.) Intérêts débiteurs Amendes Pénalités financières Dépenses résultant de conflits légaux Pertes de change Dépenses contractées en dehors de la période déligibilité Non supportées par les procédures de passation des marchés publics Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés TVA récupérable Non justifiées par les activités/objectifs du projet Non justifiées par des documents probants Dépenses inéligibles 40

41 Exemples: Vente de produits Vente de marchandises Frais dinscription Inscription à conférence Services contre paiement Contrôle: La génération de revenus sera sujette à un contrôle pendant la certification des dépenses Deduction: Si un projet génère des revenus, le revenu net généré devra être déduit des coûts éligibles dans sa totalité ou au prorata défini en fonction de la part dattribution des revenus à lopération cofinancée Revenus 41

42 Barbara LOPEZ VILLAMATE Responsable monitoring Téléphone: et Marie-Sophie PERROTTE Point de contact national MED Chargée de mission AN MED CR PACA - DAE Tel : Mail : MERCI POUR VOTRE ATTENTION 42

43 CONTACTS AUTORITE NATIONALE MED Géraldine POLLET Directrice aux Affaires Européennes CR PACA – DAE Tel : Mail : Marie-Line DRAY Gestionnaire CR PACA – DAE Tel : Mail : Séverine RADOLA Gestionnaire CR PACA – DAE Tel : Mail : 43

44 CONTACTS PREFET COORDONATEUR Thierry ARPIN-PONT SAGR PACA Tel : Mail : Laurence COSTA SGAR PACA Tel : Mail : 44


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