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Rôle de linformation stratégique dans la prise de décision / Utilisation de linformation Suivi et Evaluation des programmes de Santé au niveau du district:

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1 Rôle de linformation stratégique dans la prise de décision / Utilisation de linformation Suivi et Evaluation des programmes de Santé au niveau du district: applications pratiques- CESAG- Dakar, Sénégal Du 14 Juin au 02 Juillet 2010

2 Introduction 1/2 Lutilisation des données pour la prise de décisions est lobjectif final du S&E; Elle permet dêtre critique, dopérer des choix judicieux et de planifier sur des bases factuelles;

3 Introduction 2/2 Dans nos régions où les besoins sont importants et les ressources limitées, les décisions de politique et de programmes doivent produire le meilleur résultat possible; Malheureusement la prise de décisions complètement fondée sur des preuves est rare;

4 Objectif général Lobjectif général du module « Rôle de linformation stratégique dans la prise de décision » est daméliorer le niveau dutilisation de linformation dans la prise de décision.

5 Objectifs spécifiques A la fin de ce module, les participants doivent être capables de: Définir les concepts et les objectifs de la communication et de lutilisation de linformation; Identifier les barrières à la communication et à lutilisation de linformation; Analyser lenvironnement de la prise de décisions et le rôle de linformation dans la prise de décisions; Proposer des stratégies pour améliorer lutilisation de linformation; Communiquer de linformation.

6 Plan de la séance Concepts clés; Barrières à lutilisation de linformation; Environnement de la prise de décision; Stratégies pour améliorer lutilisation de linformation; Communication de linformation;

7 Définition de concepts

8 Donnée vs Information Une donnée est un élément fondamental sur lequel se bâtit un raisonnement, une recherche ou une étude; Les données se réfèrent souvent aux données brutes ou informations non traitées, Une information est un ensemble de données traitées portant sur un sujet précis et présentées dans un contexte particulier; par ex. un contexte de prise de décisions.

9 Information stratégique Terme le plus souvent utilisé par les programmes PEPFAR; Englobe les aspects de suivi-évaluation, de surveillance, et de renforcement des systèmes de gestion de linformation sanitaire; Reflète le caractère stratégique de la prise de décision concernant les programmes et les financements;

10 Demande de Données et Utilisation de linformations(DDUI) Une approche systématique qui utilise les meilleures pratiques et outils appropriés pour aider à augmenter la demande des données sanitaires de haute qualité et sassurer que les informations provenant de ces données sont utilisées dans le processus de prise de décisions guidées par lévidence (preuves concrètes).

11 Environnement de la prise de décisions

12 Pour renforcer les programmes et améliorer les résultats; Donner un feed-back aux parties prenantes; Engager toutes les parties prenantes; Responsabiliser chaque partie prenante et la nécessité de fournir des rapports et de rendre des comptes ; Plaider pour des ressources si nécessaire; Éclairer les politiques; Contribuer aux leçons apprises sur le plan national et mondial; Pourquoi disséminer et utiliser des informations du S/E?

13 Exercice 1 Avez-vous déjà utilisé des données du S/E? Quelles barrières avez-vous rencontrées dans lutilisation de linformation? Comment rendre les informations plus pertinentes pour leur utilisation? Barrières à lutilisation de linformation

14 Déterminants de lutilisation de linformation Aspects techniques Compétences techniques (capacité de collecte et analyse de données), disponibilité des ordinateurs, existence de systèmes dinformation; Aspects organisationnels et structurels Organisationnel (clarté des rôles, soutien à la collecte de données, circulation de l information, culture organisationnelle); routes, télécommunications Aspects individuels: attitudes/motivations des décideurs, motivation du personnel de collecte;

15 Le processus de prise de décisions Décider, c'est choisir, parmi plusieurs actes possibles, celui qui apparaît comme le plus pertinent pour atteindre un résultat envisagé, dans un délai jugé souhaitable et possible, en utilisant au mieux les informations et les ressources disponibles.

16 Processus de prise de décisions La prise de décisions fondée sur des preuves est un processus par lequel les décisions en santé publique sont prises à partir de données utilisées de manière transparente et informées et qui incluent la consultation des parties prenantes à chaque fois que cela est possible.

17 Le processus de prise de décisions La prise de décisions est un processus de choix parmi plusieurs alternatives à partir dinformations pertinentes; Discussion Quelles décisions avez-vous eu à prendre dans votre travail? Quelles informations vous ont permis de prendre ces décisions?

18 Qui prend les décisions? Quand et comment les décisions sont prises? Quelles informations sont nécessaires et disponibles? Quel est mon rôle dans la prise des décisions? Sur quoi prendre la décision? Le niveau et létendue de la décision ? Le processus de prise de décisions

19 Quest-ce qui influence la prise de décision? Le pouvoir et linfluence; La période/moment de la prise de décisions; La corruption; Lidéologie politique; L arbitraire; Lopinion publique …..

20 Environnement de la prise de décisions Environnement de la prise de décisions APPROCHE SYSTEMES APPROCHE TECHNIQUE COMPORTEMEN T INDIVIDUEL POLITIQUE CULTURE SOCIETE La prise de décisions intervient dans des contextes socio-politique et culturel définis

21 Les parties prenantes peuvent inclure… Les bailleurs; Les agences dexécution des projets; Les bénéficiaires; Les gestionnaires des programmes Les décideurs de politiques; Journalistes/Médias; Votre superviseur et vos collègues; Le Secteur privé; Autres

22 Les parties prenantes (suite) Trois types de parties prenantes: Bénéficiaires (PVVIH, jeunes, femmes, OEV……) Agents dexécution des programmes (infirmières/sage femmes, médecins, personnel des ONG, gestionnaires des programmes) Décideurs de politiques (ministères gouvernementaux, bailleurs ou groupe de bailleurs, administration hospitalière)

23 Différences entre parties prenantes Les parties prenantes diffèrent selon: Ce quils veulent atteindre (buts/motivations), comportements, compétences, ressources; Les informations disponibles pour appuyer leurs décisions; Les parties prenantes peuvent considérer le même type de données et informations … et arriver à des conclusions et décisions différentes;

24 Types de décisions Conception de politiques, planification et plaidoyer; Conception et renforcement des Programmes; Gestion et opérations des programmes;

25 Le processus de DDUI

26 Cadre Conceptuel de DDUI

27 Le processus de DDUI 5 grandes étapes: Identification du problème; Evaluation de la situation (demande et offre); Identification des opportunités stratégiques (circuit de linformation, parties prenantes); Elaboration dune stratégie; Application et évaluation de la stratégie.

28 Evaluation de la Situation de DDUI DDUI = Une approche systémique Les outils pour évaluer la situation en DDUI identifient les opportunités pour accroître la demande et lutilisation des données

29 Etape2: Diagnostic de la demande et disponibilité des données Disponibilité des données FaiblePlus fort I. Les données sont faibles et les décideurs ne les utilisent pas II. Les données sont plus disponibles mais les décideurs nont pas la capacité et ils ne sont pas disposés à les utiliser III. Les données sont faibles mais elles sont utilisées de plus en plus par les décideurs IV. Les données sont plus disponibles et elles sont utilisées de plus en plus par les décideurs Demande / Utilisation Faible Plus fort

30 Discussion Dans les 4 situations décrites dans la matrice de loffre et de la demande, quelles stratégies préconisez-vous pour améliorer lutilisation de linformation?

31 Elaboration dune stratégie SituationActivités/Solutions I. Les données sont faibles et les décideurs ne les utilisent pas. Étude sur les facteurs de non utilisation Consultations pour le renforcement des capacités

32 SituationActivités/Solutions II. Les données sont plus fortes mais les décideurs manquent de capacité pour les utiliser et ils ne sont pas disposés à les utiliser Étude sur les facteurs de non utilisation Consultations pour le renforcement des capacités Assistance avec lanalyse des données Sensibilisation des décideurs en matière des méthodes de décisions avec laide des données Elaboration dune stratégie

33 Situation Activités/Solutions III. Les données sont faibles mais elles sont utilisées de plus en plus par les décideurs. Renforcement des capacités Plaidoyer pour les investissements dans les données Elaboration dune stratégie

34 SituationActivités/Solutions IV. Les données sont plus fortes et elles sont utilisées de plus en plus par les décideurs. Assistance pour améliorer lefficacité de la collecte et analyse des données Études spéciales Elaboration dune stratégie

35 Adapted from C. Scott, Measuring Up to the Measurement Problem: The role of statistics in evidence based policy-making. Prepared for Paris 21, Offre de données Demande de données et Utilisation de l Information Renforcée Faible Renforcée Nigéria, secteur éducation: Les données sur les écoles et les étudiants sont pauvres ou non existantes et le Ministère Fédéral de lÉducation nutilise pas le peu dinformation qui existe. Mozambique, VIH/SIDA: Les estimations de la prévalence et projections dimpact du VIH sont régulièrement collectées et largement diffusées mais pas utilisées pour guider lallocation des ressources Nigeria, VIH/SIDA: Les données de surveillance sentinelle existent mais les informations de routine sur la santé et les patients manquent. La demande d informations est grande et le Comité dAction Nationale sur le HIV/SIDA utilise nimporte quelles données à sa disposition pour faire le plaidoyer et suivre les activités. Afrique du Sud: Le Système dInformation Sanitaire est établi dans tous les districts et adapté pour répondre aux différents besoins en information au niveau local Egypte: Les données sont collectées régulièrement à travers des enquêtes et le système dinformation sanitaire de routine et sont utilisées par le MPS. Stratégies dintervention en DDUI: Matrice de lOffre et de la Demande

36 Fiche dévaluation préliminaire de la situation de DDUI Technique: Est-ce que les utilisateurs savent les données quils veulent? Y a-t-il des contraintes de traitement de données? Organisationnel: Est-ce que toutes les parties prenantes ont accès aux données? Est-ce que les canaux de circulation des données sont clairs et suivis? Individuel: Est-ce que les parties prenantes donnent une importance aux données quand ils prennent des décisions? Est-ce que le personnel de santé publique est formé dans lanalyse des données?

37 Identification dopportunités stratégiques Ce sont des portes dentrée en DDUI: Engagement des parties prenantes; Calendrier des décisions ou plan dutilisation des données; Cartographie de lutilisation de linformation;

38 Considérer les portes dentrée Décideurs Décisions Source de données

39 Déterminer les Portes dentrée Quelles décisions, données, ou parties prenantes sont impliquées? Y a-t-il un SISR ou des types de données spécifiques de S/E ou des résultats saillants de recherche disponibles? Y a-t-il un problème ou question particuliers ou un ensemble de décisions qui doivent être prises? A quels niveaux? Y a-t-il un besoin de compétences en DDUI ou des informations particulières pour prendre des décisions spécifiques? A quel niveau?

40 Plan dUtilisation des données Action/ Décisio n Question s Politique ou program matique Décideurs et parties prenantes concernes Indicateur / Données nécessaire s Source de donnée s Date proposée pour laction/C hronogra mme

41 Communication des données et de linformation du S&E

42 La communication de linformation comprend le « Feedback » Pourquoi insister sur un système de feedback? Maintenir lintérêt et le sentiment dinclusion des parties prenantes en S&E; Valider le budget et les résultats en S&E; Motiver les partenaires et agents de collecte pour un recueil de données amélioré; Augmenter lensemble des connaissances collectives; Le feedback doit être systématique pour être efficace;

43 Pourquoi les informations sont difficiles à communiquer?

44 Pourquoi les données sont difficiles à communiquer? 1/2 Les questions techniques sont importantes mais parfois ennuyeuses; Les décideurs sont très occupés et parfois distraits…. Les administrateurs de programmes semblent avoir une vision étroite des choses;

45 Pourquoi les données sont difficiles à communiquer? 2/2 Les personnes chargées de la mise en place des programmes sont trop occupées; Les aptitudes en communication des techniciens des données peuvent laisser à désirer; Les aptitudes en analyse des données des communicateurs peuvent laisser à désirer;

46 Communiquer linformation du S&E Le personnel de S&E doit pouvoir communiquer avec les administrateurs et les agents dexécution des programmes afin de: Expliquer les indicateurs conception interprétation signification des changements de valeurs Expliquer les données processus de rassemblement processus de calcul Qualité Formuler des conclusions et recommandations

47 Que faire pour une communication efficace?

48 Les éléments à considérer pour une communication efficace Connaissance de laudience: contexte et parties prenantes(attentes et exigences); Bonne préparation de la communication: Données pertinentes et fiables; Données bien organisées; Objectifs de communication clairs; Choix dune stratégie de communication adaptée à laudience;

49 Connaissance de laudience: les parties prenantes Trois cibles possibles dans laudience: -Primaire: qui peut influencer directement les politiques; -Secondaire: qui peut influencer les décideurs; -Opposition: qui peut être un obstacle;

50 Divergences entre parties prenantes Voient les activités différemment selon leurs perspectives ; Ont des degrés de compréhension différents; Ont des besoins en informations différents; Ont des centres dintérêt différents ;

51 Connaissance de l audience: le contexte Décideurs Décisions Quelles Informations? Pourquoi ? Qui dautre ? Comment ?

52 Préparation de la communication

53 Données pertinentes et fiables: assurance qualité Les données sont actuelles, opportunes et valides; Les sources sont adéquates; elles sont larges et complétées si nécessaires. Les échantillons, protocoles et méthodologies utilisés sont établis de façon standard.

54 Données bien organisées Présenter les données selon laudience en tenant compte : -Intérêt, motivation, besoins en information -Capacité de compréhension et danalyse -Temps découte Etre orientées vers les centres dintérêts: intrants, processus, extrants, résultats et impact; Etre orientées vers laction; Présentation des données (graphiques, figure, photo…)

55 Stratégie de communication adaptée à laudience Choisir le format: écrit, oral Selon le contexte; Canaux de communication appropriés: rapport technique détaillé, revue, séminaire, publication, débat public…

56 Étapes vers des Solutions 1.Connaître son public; 2.Identifier des données qui sont pertinentes et fiables; 3.Utilisez des stratégies pour communiquer de linformation aux décideurs;

57 Étude de cas Voir document word; Communiquer de linformation;

58 Conclusion La prise de décision doit sinscrire dans le cadre dun processus organisationnel collectif en utilisant au mieux linformation stratégique.

59 Merci !!


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