Rapport d’audit de suivi annuel EduQua (2004)

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1 Rapport d’audit de suivi annuel EduQua (2004)
30/03/2017 UBIS Rapport d’audit de suivi annuel EduQua (2004) 30/03/2017 N° Certificat

2 30/03/2017 Sommaire F37.4 – Version 03 D. Blanc

3 Rapport d’audit – Données générales
30/03/2017 Rapport d’audit – Données générales Institution: UBIS, University of Business and International Studies Adresse Rue du Cendrier 15 NP, Domicile : 1201 Genève Téléphone : Fax. : Site internet :  : Norme(s) : EduQua 2004 Autres normes certifiées : - Type d’audit : Audit de suivi annuel Dates : Suivi annuel Dernier audit : Portée de l’audit : Toute l’institution Auditeur(s) + audités : Voir dias spécifiques Documents de référence : Dossiers 15 annexes, dossier de présentation de l’offre et auto-évaluation des 6 critères + rapport réalisé pour l’audit de suivi Activités : Formation continue de niveau universitaire dans le domaine de l’administration, des relations internationales, des médias et de la communication Domaine (code SIC) : 37 Formation continue de niveau universitaire Fréquence d’audit : Annuelle Rédigé par : Date : Visa : S. Perrottet Libéré par : D. Blanc F37.4 – Version 03 D. Blanc

4 1. Introduction – Profil de l’institution
30/03/2017 1. Introduction – Profil de l’institution Raison sociale UBIS, University of Business and International Studies Sarl Date de création 2006 Actionnariat / Groupe Hamilton White (Switzerland) LLC (= limited liability company), filiale de Hamilton White Group Succursales / étbs. secondaires - Portée du système Tout l’institut Nombre d’employés 18 dont une dizaine d’enseignants. Tous les enseignants n’enseignent pas plus de 150h par année et ont une activité principale dans une autre entreprise. Nombre/type de familles de produits/prestations Nb lignes de production BA et MBA en Business Administration BA ,MBA et MAS en International Relations BA et MAS en Media & Communication Catégories de clients (%) 50% des clients travaillent en entreprise Consultant : SMQ réalisé en interne Organisation : Principaux changements depuis le dernier audit Cf diapositives 7, 8 et 9 Système de management: Cf diapositives 7, 8 et 9 F37.4 – Version 03 D. Blanc

5 1. Introduction – Présentation du système
30/03/2017 1. Introduction – Présentation du système Fondée en 2006, UBIS est une entreprise de formation d’origine américaine qui offre des possibilités de formations de niveau académique très proches des besoins des entreprises. Les formations suivies par les étudiants se présentent sous la forme de cours intensifs en classe et par des formations à distance grâce à un système de type e-learning. L’originalité des formations proposées par UBIS réside dans le fait qu’elle propose un enseignement respectueux des besoins et attentes des adultes en formation travaillant en entreprise. La reconnaissance et la prise en compte des types d’apprenants sont également très présentes dans les méthodes et éléments didactiques qui fondent l’enseignement. Le système a été mis en place en interne par un porteur de projet, M. Jenny, Président de l’institut. Les principales motivations dans la mise en place du système résident dans la reconnaissance de la demande d’entrée d’UBIS dans la Fédération Suisse des Ecoles Privées. F37.4 – Version 03 D. Blanc

6 30/03/2017 2. Conduite de l’audit L’audit a été conduit conformément à la procédure décrite dans le « Manuel » EduQua, version 2004. Pour l’audit de (re)certification, l’analyse du dossier (institution + 1 offre de formation ciblée, sélectionnée par l’auditeur) a été conduite préalablement à l’audit sur site, sur la base de la documentation remise. La visite sur site a été orientée en fonction des présomptions ressortant de cette analyse. Les audits de surveillance sont ciblés sur les aspects suivants: Modifications au sein de l’institution Respect des standards EduQua Traitement des non conformités Promotion et développement de la qualité au sein de l’institution L’analyse complète du dossier n’est effectuée que pour les audits de (re)certification. F37.4 – Version 03 D. Blanc

7 3. Rapport d’audit de suivi
Eléments examinés Audit de suivi no 2 année 2011 Participants aux formations dispensées (critères 1 et 2) - La clientèle étudiante reste la même. Informations concernant les offres de formation (critères 2,3 et 4) -La planification des objectifs 2012 est communiquée. Le site internet communique de manière adéquate les offres de formation et trace la vie de l’université et de son organisation Les professeurs participent activement à l’amélioration du contenu et de la méthodologie des cours Réflexion en cours concernant le domaine des savoir-être des étdiants Un nouveau plan de résultats des étudiants avec mesures spécifiques est en cours d’élaboration Intégration de eCollege en remplacement de Angel Learning Informationsuneur les formateurs (critère 5) Nouveau système d’accès à toute la documentation pour les professeurs et autre partenaires Un conseiller académique, le Dr Kemf, a été embauché afin d'aider les étudiants dans leur choix des programmes, afin d'examiner leurs progrès scolaires et à répondre à toute autre question qui pourraient affecter leur itinéraire d’étudiant Rapport d'auto-évaluation pour les professeurs : chaque membres du corps professoral a reçu un formulaire pour signaler ses propres efforts dans l'amélioration de l'enseignement ainsi que les activités de recherche ou de consultation. F37.4 – Version 03 D. Blanc

8 3. Rapport d’audit de suivi
Eléments examinés Audit de suivi no 2 année 2011 Evaluation des offres de formation (critère 1 et 6) - Les cours sont régulièrement évalués par les étudiants. Les critiques émises par les étudiants sont constructives et relèvent d’une excellente ambiance de cours ainsi que de très bonnes relations entre étudiants et professeurs. Le développement des affaires et des offres de formation est planifié selon des axes stratégiques de type BSC. Registre des réclamations (critère 6) -Un formulaire d'évaluation du cours est distribué à tous les étudiants sur le terrain durant la dernière semaine de chaque classe et les réponses sont analysées par un assistant. L’enquête révèle tout de même quelques améliorations, notamment au niveau du manque de contacts sociaux entre étudiants. Les zones où les étudiants ont indiqué un besoin d'amélioration : la surface des classes trop petite, le manque d'interactivité en cours, plus de visites d'entreprises et de pouvoir également réaliser des études de cas. De manière générale, les étudiants se disent satisfaits de l’organisation d’UBIS et 75 % d’entre eux recommanderaient UBIS auprès de leurs connaissances. F37.4 – Version 03 D. Blanc

9 3. Rapport d’audit de suivi
Eléments examinés Audit de suivi no 2 année 2011 Preuves de l’amélioration continue Objectifs Acquisition de nouveaux locaux de manière à bénéficier de meilleures salles de cours Maintient de l'effort pour réduire les problèmes d'inscription d’étudiants Amélioration de la collecte d’information pour l'évaluation des étudiants sur les cours en ligne Examen et mise à niveau de tous les cours en ligne Mettre à jour le dossier des formations des professeurs Développement des activités parascolaires (accent sur l’approche sociale) Suivi des anciens étudiants et recueille de leurs commentaires une fois qu'ils atteignent l'environnement de travail Mise en œuvre de l'évaluation des résultats d'apprentissage Amélioration de la sensibilisation du COS total des études à Genève Apporter un soutien pour le logement des étudiants A nouveau cette année, un excellent rapport de fonctionnement a été remis à l’auditeur Utilisation du logo Le logo est intégré sur le site internet au côté d’autres accréditation. Mais on ne le trouve pas sur les documents officiels. F37.4 – Version 03 D. Blanc

10 Equipe d’audit & Audités
30/03/2017 Equipe d’audit & Audités Equipe d’audit : Nom, Prénom Responsable d’audit : S. Perrottet Auditeur(s) : - Expert(s) : Audités présents à Nom : Fonction : Réunion d’ouverture Audit sur site Réunion de clôture M. Jenny Président x M. Bonino Directeur administratif Mme Vehapi Directrice des admissions et du marketing M. Brenninkmeijer Associé M. Viccaro Trésorier et archiviste F37.4 – Version 03 D. Blanc

11 3. Analyse du dossier (entreprise)
Commentaires Eval.* 1. Informations sur l’institution (Critères 1,3,4) Toutes les informations mises à disposition d’une clientèle privée et travaillant en entreprise permettent d’identifier aisément : les champs d’activité, les groupes cibles, la taille de l’organisation, l’historique et l’organigramme fonctionnel de l’université. Les points concernés par les critères 1, 3 et 4 sont atteints. OK 2. Informations sur les offres de formation L’offre est transparente et détaillée. Les prospectus, le site internet sont détaillés et cohérents. Les valeurs d’entreprise et de formation sont présentes sur toutes les offres et supports d’information. Les points concernés par les critères 1, 3 et 4 sont atteints. 3. Charte de l’institution (Critères 3,6) La Charte de l’université est validée depuis Elle est présentée sous forme d’une déclaration de la mission, des valeurs, des responsabilités individuelles et éthiques. Les fondements pédagogiques ainsi que les méthodes liées à la formation des adultes sont établis de manière claire. Les points concernés par les critères 3 et 6 sont atteints. * NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante F37.4 – Version 03 D. Blanc

12 3. Analyse du dossier (entreprise)
Commentaires Eval.* 4.Organigramme / Diagramme des fonctions (Critère 6) L’organigramme de l’entreprise est présenté de manière traditionnelle. Le descriptif de poste de la direction est établi sous forme de liste d’activités et les descriptifs des formateurs sont présents. Les points concernés par le critère 6 sont atteints. OK 5. Assurance et développement de la qualité Le système de management de la qualité répond aux exigences minimales. Le suivi systématique des améliorations détectées est réalisé au travers de séances hebdomadaires. Ubis ne dispose pas d’un tableau de suivi de ses améliorations. Les points concernés par le critère 6 sont partiellement atteints. Ok mis en place 6. Profils de qualification, diplômes (Critère 5) Les profils de qualification sont établis pour les différentes fonctions. La liste des formateurs démontre que les professeurs disposent de toutes les connaissances métiers requises et disposent d’une excellente expérience dans l’enseignement auprès d’adultes. Aucun professeur ne totalise les 150h/année à ce jour. Le responsable pédagogique ne dispose pas d’un diplôme de formateur d’adulte. Les points concernés par le critère 5 sont partiellement atteints. Ok nc traitée * NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante F37.4 – Version 03 D. Blanc

13 3. Analyse du dossier (entreprise)
Commentaires Eval.* 7. Activités de formation continue (Critère 5) La liste des formations continues réalisées en interne et à l’externe est exhaustive. UBIS encourage tous ses professeurs à mettre à jour leurs connaissances techniques et pédagogiques. Les points concernés par le critère 5 sont atteints. OK 8. Orientation vers le marché (Critères 1,4) UBIS a réalisé une analyse de marché en décrivant les besoins de sa clientèle potentielle ainsi que les forces et faiblesses de la concurrence sectorielle. La méthode d’analyse des besoins est cohérente et permet de dégager des informations pertinentes et utilisables. Les points concernés par les critères 1 et 4 sont atteints. 9. Sélection des participants (Critère 4) Les participants doivent se référer aux prérequis qui sont clairement énoncés sur la documentation. Les points concernés par le critère 4 sont atteints. * NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante F37.4 – Version 03 D. Blanc

14 3. Analyse du dossier (entreprise)
Commentaires Eval.* 10. Retour direct d’informations aux formateurs (Critère 5) Le concept de retour d’information est mis en place par les évaluations de la satisfaction des étudiants et par les forums et échanges réguliers. Un instrument de mesure spécifique a été mis en place de manière à répondre aux exigences. Les points concernés par le critère 5 sont atteints. OK 11. Evaluation interne: méthode (Critères 1,2,4,6) L’évaluation des prestations se base sur les contacts avec les professeurs par l’organisation de séances de mise au point protocolées. L’analyse SWOT réalisée en interne permet de dégager d’importantes ressources en vue de l’amélioration des prestations et des processus d’organisation. Les points concernés par les critères 1,2,4 et 6 sont atteints. 12. Evaluation interne: résultats et mesures correctives (Critère 6) Différentes mesures sont régulièrement prises de manière à améliorer les prestations pédagogiques et didactiques. Ces évaluations se font de manière spécifique. Il n’y a malheureusement pas de planification des améliorations détectées gérée par exemple à l’aide d’un tableau de suivi. Les points concernés par le critère 6 sont partiellement atteints. Ok Mis en place * NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante F37.4 – Version 03 D. Blanc

15 3. Analyse du dossier (entreprise)
Commentaires Eval.* 13. Satisfaction générale de la clientèle (Critères 1,3,6) Divers baromètres sont utilisés de manière à mesurer la satisfaction de la clientèle (forums, questionnaire de satisfaction et dans le futur contact avec partenaires externes). Le système étant jeune il n’y a actuellement peu d’indicateurs chiffrés qui permettent encore d’établir des comparatifs de satisfaction globale des clients année après année. Le formulaire d’enquête est trop long et les critères de mesure sont trop nombreux. Les points concernés par les critères 1,3 et 6 sont atteints. OK 14. Travail de développement andragogique (Critères 5,6) Le travail andragogique est planifié et il permet de favoriser les échanges et expériences et d’étalonner les comportements face aux étudiants. Les cours et méthodes utilisées par UBIS sont éprouvées et liées aux objectifs contenus dans les syllabus de formation. Les points concernés par les critères 5 et 6 sont atteints. 15. Controlling et mesures correctives (Critères 1,2,6) Les mesures correctives sont prises en fonction des besoins et des situations, mais il n’y a pas de tableau de suivi des améliorations détectées et des actions à entreprendre en faveur d’une régulation. Les points concernés par les critères 1, 2 et 6 sont partiellement atteints. OK mis en place * NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante F37.4 – Version 03 D. Blanc

16 3. Analyse du dossier (offre de formation)
Commentaires Eval.* A1 – Matériel d’information Le matériel d’information est complet. Les points concernés par les critères 1, 3 et 4 sont atteints. OK A2 – Qualification des formateurs Les documents concernant les qualifications des formateurs sont présents et démontrent des aptitudes certifiées (CV détaillés). Le responsable lié au processus pédagogique n’est pas encore au bénéfice d’un diplôme de formateur d’adulte Les points concernés par le critère 5 sont partiellement atteints. OK mis en place A3 – Orientation vers le marché La documentation de l’analyse de la situation du marché est réalisée. Les attentes et besoins de la clientèle sont pris en compte. Les points concernés par les critères 1 et 4 sont atteints. * NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante F37.4 – Version 03 D. Blanc

17 3. Analyse du dossier (offre de formation)
Commentaires Eval.* A4 – Sélection des participants La description de la procédure de sélection est pertinente. La définition des prérequis est mise en évidence. La définition des groupes cibles est pertinente. Les points concernés par le critère 4 sont atteints. OK A5 – Définition des objectifs de la formation Les objectifs sont documentés et présentés de manière très pertinente Ils sont présentés sous forme de syllabus spécifiques. Les points concernés par les critères 2 et 4 sont atteints A6 – Définition des contenus de la formation Le descriptif du cours est complet et très attractif. L’orientation théorique est également dirigée vers des activités pratiques et réflexives. * NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante F37.4 – Version 03 D. Blanc

18 3. Analyse du dossier (offre de formation)
Commentaires Eval.* A7 – Définition des méthodes pédagogiques Les apprentissages sont orientés selon une approche théorique définie, puis mis en place selon des applications pratiques adaptées à des adultes en formation en entreprise. Les méthodes pédagogiques sont variées : traditionnel, travaux de groupe, autonome et enseignement à distance. Les points concernés par les critères 2 et 4 sont atteints OK A8 – Activités d’apprentissage autonome Les prestations son réellement orientées vers une clientèle de professionnel que l’on désire rendre encore plus autonome grâce à la transmission de facultés importantes telles que la prise de recul, l’interprétation et l’analyse, la recherche, la curiosité et la recherche de maîtrise de concepts. A9 – Transfert des acquis de la formation Les transferts des acquis sont déclinés selon les objectifs du syllabus. Les formateurs sont stimulés à mobiliser diverses pratiques pédagogiques, leurs savoirs et imagination pratique de manière à favoriser auprès des étudiants le transfert des acquis. * NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre . /. continue page suivante F37.4 – Version 03 D. Blanc

19 3. Analyse du dossier (offre de formation)
Commentaires Eval.* A10 – Contrôle des acquis de la formation Divers outils pédagogiques permettent de contrôler les acquis de formation auprès des étudiants. Les exercices de contrôles sont appliqués de manières variées et respectueuses des styles d’apprentissage. Les points concernant les critères 2 et 4 sont atteints OK * NC x = non-conformité N° x; R = Remarque; OK = en ordre F37.4 – Version 03 D. Blanc

20 4. Non-conformités - Principes
30/03/2017 4. Non-conformités - Principes Les non conformités ont été identifiées lors de l’audit en référence à la définition qui en est donnée sur la Fiche N° 3 « Procédure de certification » Les non conformités peuvent être évaluées comme majeures ou mineures. Les non conformités majeures doivent être réglées avant la certification. Les non conformités mineures doivent être réglées dans les délais impartis. Les non conformités notifiées font l’objet des fiches ci-après. Ces fiches doivent être remplies par l’audité et remises à ProCert, avec les justificatifs des actions correctives entreprises, dans les délais impartis. F37.4 – Version 03 D. Blanc

21 5. Non-conformités (Synthèse et suivi dans le temps)
30/03/2017 5. Non-conformités (Synthèse et suivi dans le temps) N° Date Type* Délai au Réglé le Commentaires sur la solution apportée UBIS * C = critique ; M = majeure ; m = mineure 1 m La planification des formations de formateurs est en place et UBIS a délégué la responsabilité pédagogique au formateur FSEA certifié F37.4 – Version 03 D. Blanc

22 6. Remarques & Suggestions - Principes
30/03/2017 6. Remarques & Suggestions - Principes Outre la non conformité mineure mentionnée sous 5 ci-dessus et les propositions de solution qui s'y rapportent, différentes remarques et suggestions ont été identifiées. Elles ont pour but d’apporter une certaine valeur ajoutée par la mise en évidence du potentiel d’amélioration. L’audité est libre d’en tenir compte. Il est néanmoins précisé que certaines remarques peuvent déboucher sur des non conformités à terme. Les remarques et suggestions sont résumées ci-après, en référence au paragraphe correspondant de la norme eduQua. Pas de remarques spécifiques lors de cet audit de suivi . /. continue page suivante F37.4 – Version 03 D. Blanc

23 7. Performance de l’auditeur – EduQua
30/03/2017 7. Performance de l’auditeur – EduQua F37.4 – Version 03 D. Blanc

24 8. Conclusion – Proposition de l’auditeur
30/03/2017 8. Conclusion – Proposition de l’auditeur Au vu de l’impression générale, l’auditeur soussigné conclut à la proposition de maintenir la certification à l’organisation auditée. Avant que la certification ne soit décidée par la commission de certification, l’organisation auditée a la possibilité de faire des remarques à l’auditeur sur la teneur du rapport et les délais impartis. Sans réactions de sa part dans les 10 jours après réception, le rapport est considéré comme approuvé tacitement. Les modifications éventuelles apportées par la commission de certification demeurent réservées. Le certificat est valable 3 ans, sous réserve de l’issue positive des audits de surveillance prévus. Période / date du prochain audit: Juin 2012 Points à voir lors du prochain audit : Audit de renouvellement . /. continue page suivante F37.4 – Version 03 D. Blanc

25 8. Conclusion – Utilisation du logo & réclamations
30/03/2017 8. Conclusion – Utilisation du logo & réclamations L’organisation auditée est autorisée à utiliser le logo de certification (ci-contre) sur ses différents supports de communication. Le règlement de certification (Fiche N° 2)* est applicable. L’organisation certifiée est notamment rendue attentive aux points 8 (Utilisation du logo) et 9 (Réclamations) du dit règlement. . /. continue page suivante Divers logo Eduqua sont téléchargeables sur le site eduqua.ch ou en tapant directement : La version actuelle des Fiches ProCert est disponible sous F37.4 – Version 03 D. Blanc

26 8. Conclusion – Certification… et après?
30/03/2017 8. Conclusion – Certification… et après? ProCert demeure à l’entière disposition de l’organisation certifiée pour lui apporter tout le soutien souhaité, ceci notamment sous la forme de : Aide à l’interprétation des exigences de la norme, Audits complémentaires, ciblés sur des problématiques spécifiques, Formations (audit interne, transition aux nouvelles normes, systèmes intégrés, tableau de bord qualité, … - voir site Valorisation de la certification (p. ex. événementiels, présentations) L’organisation certifiée est tenue (cf art. 3.b du règlement de certification applicable – Fiche ProCert N° 3 ou 60) de signaler sans délais à ProCert toute modification significative de ses activités, de son organisation, de son management, ou de son système de management. F37.4 – Version 03 D. Blanc

27 30/03/2017 9. Annexes Aucune annexe F37.4 – Version 03 D. Blanc

28 ProCert Certification & Formation ISO 9000 / 14001 / 22000
30/03/2017 ProCert Certification & Formation ISO 9000 / / 22000 HACCP / BRC / IFS OHSAS 18001 SPEQs - OFAS AI 2000 – QuaThéDA QSC - eduQua ProCert, Y-Parc, CH-1400 Yverdon les Bains Tél  : - F37.4 – Version 03 D. Blanc