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Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG Qu'est-ce qu'une gestion informatisée du temps de travail réussie ? Intervention ADRHESS – février 2014 Alain.

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1 Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG Qu'est-ce qu'une gestion informatisée du temps de travail réussie ? Intervention ADRHESS – février 2014 Alain Brugiere – HUS Vannessa Fage-Moreel – CHU Bordeaux

2 DES OBJECTIFS GÉNÉREUX CONFRONTÉS AUX EFFETS PERVERS DU BADGEAGE La problématique de linstallation dun outil informatique d'aide à la gestion du temps de travail des agents aux Hôpitaux Universitaires de Strasbourg Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG

3 Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG Limplantation de Gestor aux Hôpitaux Universitaires de Strasbourg F F calendrier dinstallation du logiciel gestor aux HUS : test sur 3 sites pilotes en 1996 déploiement en 1998 fin dinstallation en 2004 (blocs opératoires) F F 2 grandes fonctions : la gestion du temps de travail la gestion des plannings

4 5 objectifs visant à faciliter les relations sociales garantir une application uniforme de la réglementation du temps de travail assouplir les horaires de travail améliorer la transparence faciliter l'élaboration et la gestion des plannings automatiser le paiement des primes et indemnités Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG

5 objectif 1 garantir une application uniforme de la réglementation du temps de travail intégration dans GESTOR des règles relatives aux temps de travail (règlement intérieur) alerte visuelle pour toute majoration ou sous-estimation de droit Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG

6 objectif 2 assouplir les horaires de travail Aménagement d'horaires souples avec le développement des horaires variables définition de la présence normale de l'agent par jour de plages fixes pendant lesquelles la présence est obligatoire de plages variables d'une limite de présence journalière gestion autonome du temps de travail par l'agent grâce au système de badgeage concertation entre les agents pour assurer des permanences pendant les plages variables Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG

7 Exemple de Modèles Journaliers à horaires souples Modèle Journalier du matin horaire de début de poste 6 h 20 à 6 h 35 horaire de fin de poste 13 h 30 à 14 h 23 limite de présence : 8 h 03 Modèle Journalier du soir horaire de début de poste 13 h 05 à 13 h 15 horaire de fin de poste 20 H 30 à 21 H 15 limite de présence : 8 h 08 Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG

8 objectif 3 améliorer la transparence possibilités d'éditions d'états de pointage, ou de compteurs ; lecture directe de l'agent sur la badgeuse, de certains de ses droits ; affichage systématique de l'état du compteur crédit / débit à chaque badgeage sélection de touches de fonction F1 consultation du planning sur la quinzaine F2 congés annuels : droits, consommation et solde F3 heures supplémentaires à récupérer F4 état des repos compensateur F5 jours fériés : droits acquis, consommation et solde F6 Repos hebdomadaire : droits et consommation Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG

9 objectif 4 l'élaboration et la gestion des plannings élaboration de plannings simulés sur la base de canevas de roulement suivi quotidien des seuils de présence visualisation simultanée : du planning de roulement (planning simulé) du planning prévisionnel (prévu planifié) du planning réel Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG

10 objectif 5 automatiser le paiement des primes et indemnités transfert automatique des données dans le système de gestion de la paie ; suppression du calcul des éléments variables de paie ; suppression des saisies manuelles ; Contrainte : badgeage indispensable Avantages : diminution du risque d'erreurs réduction du délai de paiement des indemnités à N +1 gain de temps pour les cadres et les agents de la DRH Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG

11 Inconvénients de linformatisation du temps de travail La gestion serait devenue « épicière », certains agents seraient à la minute près ; obsession de lédition des badgeages : ceci semble en réalité nous ramener à la question du management des équipes par les CSS et CS, selon certains cadres eux- mêmes, rencontrés dans le cadre dentretiens très récents sur la question du badgeage ; Crédit temps pour plages variables trop important (possibilité de 25h de crédit que les agents réclament en congés) ; Certaines pratiques sont encore utilisateurs dépendantes (exemple : validation dHS) ; Un oubli de badgeage et une non régularisation dans le délai de paie impliquent une paie fausse ; « Usine à gaz » 35h (démultiplication des compteurs) RC, RTT, heures sup, D/C … Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG

12 Avantages de linformatisation du temps de travail La mise en place des trames de roulement facilite lélaboration des plannings prévisionnels ; Lautomatisation des éléments variables de paie réduit les sources derreur et le paiement à N+1 est apprécié (avant N+2) ; Uniformisation des règles relatives au temps de travail sur lensemble des pôles de létablissement ; Equité entre les agents ; Le temps choisi…un mythe? Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG

13 heures dues au 30/09/2013 Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG

14 LEXPÉRIENCE DU CHU DE BORDEAUX Une autre approche de la gestion informatisée du temps de travail

15 Présentation du CHU de Bordeaux Un peu moins de agents Lutilisation de Gestor depuis 1998 (période de déploiement 1998 – 2005) Labsence de badgeage qui modifie complètement lapproche des questions liées au temps de travail par les partenaires sociaux et les agents (questions du rattrapage des heures travaillées beaucoup moins présente) Une gestion du temps en cours dharmonisation entre les 3 sites du CHU Le bilan des heures dues au 31 décembre 2013

16 Des différences majeures avec les HUS : une gestion moins efficace du temps de travail F F Une utilisation très différente du logiciel de gestion du temps liée à labsence de badgeage au CHU de Bordeaux : Pas de bascule paye pour lintégralité des données de Gestor ce qui entraine une mise à jour compliquée pour certains cadres et parfois très tardive dans le mois La difficulté de paiement des astreintes à n+1 Un travail de re-saisie chronophage et source derreurs pour les éléments qui ne basculent pas automatiquement dans CPAGE Une visualisation souvent fausse des présences au jour le jour car le logiciel est mis à jour en décalé

17 Des différences majeures avec les HUS : une gestion du temps plus simple Pas de plages variables prévues par laccord local sur le temps de travail (pas de système de débit – crédit) Ecrêtement des heures supplémentaires au 1 er mars n+1 (effet minoré par les nouvelles dispositions relatives au CET pérenne) Avantage : pas de gestion du temps à la minutes Inconvénient : contrôle plus difficile de lentrée et de la sortie des agents (contrôle de présence, durée des temps de pause, …)

18 Les préalables travaillés au CHU de Bordeaux en amont du changement du logiciel F F Clarification des règles de gestion du temps : » »Implication des organisations syndicales dans les questions de gestion du temps par la mise en place dun comité prenant la forme dun groupe de travail ; » »Élaboration dun guide de gestion du temps synthétisant lensemble des règles nationales et locales et mis à disposition de lensemble des agents du CHU de Bordeaux F F Simplification des règles de gestion du temps : » »Annualisation de lensemble des variables du temps (décompte du temps opposable et réalisé, congés annuels, repos hebdomadaires) » »Multiplication des procédures pour le personnel RH

19 Des fonctionnalités attendues du logiciel de gestion plus complètes que celles exigées dans les années La nécessaire mise en place de contrôles automatisés des effectifs présents (le contrôle des plannings quotidiens et le respect des normes deffectifs) -Lélaboration de tableaux de bord liés au temps de travail (suivi des heures supplémentaires par pôle, suivi du temps dastreintes …) -Une gestion plus rigoureuse du temps de travail des agents en paramétrant des alertes et des blocages (limitation des dépassements de droits, repérage aisé des agents ayant trop ou pas assez travaillé, …) -La mise en place dun espace partagé avec les agents du CHU (partiellement existant avec le badgeage) permettant daméliorer loffre de service RH auprès des agents -Une nette amélioration de lergonomie (gain de temps et gestion prévisionnelle des compteurs)

20 Le changement en cours du logiciel de gestion du temps : une gestion de projet classique Réflexion sur les améliorations à apporter menée par 4 groupes de travail constitués dutilisateurs. Réception de 5 éditeurs pour présentation de leurs logiciels (Octime, Horoquartz, GFI, Equitime et Asys) / discours commercial Visite des CH de Pau (Octime), Besançon (Asys) et Dijon (Equitime) / discours utilisateurs Constitution du cahier des charges. Lancement de la procédure marché. Réception et analyse des candidatures. Choix du candidat retenu.

21 Phases daudit et de paramétrage Octobre 2013 : ateliers danalyse. Novembre 2013 – Février 2014 : paramétrage du logiciel. Mars 2014 : Livraison, installation du logiciel paramétré et des interfaces. Avril – Mai 2014 : Test du logiciel sur les services pilotes. A partir de Juin 2014 : déploiement progressif sur lensemble des services du CHU en commençant par les pôles des services pilotes porteurs de la dynamique.

22 En synthèse : quest-ce quune gestion informatisée réussie du temps de travail ? Linformatisation du temps de travail reste incontournable pour prendre en compte les éléments variables de paie. Les fonctionnalités des nouveaux logiciels vont nous permettre la mise en place doutils de pilotage adaptés à nos problématiques actuelles (lutte contre labsentéisme, réduction des sur-effectifs quotidiens …) Linformatisation du temps de travail ne reste quun outil au service dune politique de gestion du temps et permet la mise à plat dun certain nombre de règles historiques (plannings non conformes, paramétrages anciens et trop favorables à nos agents, …) La question du badgeage appelle de nombreux commentaires … A Bordeaux, nous avons choisi dy renoncer définitivement.


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