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Www.meah.sante.gouv.fr Nom établissement Appui à la gestion et lorganisation du temps de travail des soignants CH de lAgglomération Montargoise Agence.

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1 Nom établissement Appui à la gestion et lorganisation du temps de travail des soignants CH de lAgglomération Montargoise Agence Nationale d'Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

2 Présentation de létablissement Etablissement multi sites 820 lits dont 330 dhébergement SPA 7 pôles dactivité 1500 ETP non médicaux 300 Médecins

3 Page Le contexte initial Attentes initiales Répondre à une critique récurrente de la part des agents et des représentants syndicaux concernant la gestion des plannings. Maîtriser les demandes de paiements en heures supplémentaires Maîtriser laugmentation des balances horaires et des demandes de mensualités de remplacement.

4 Page Les problématiques identifiées Une réelle hétérogénéité au sein de létablissement dans la construction des trames et la gestion des plannings Un logiciel de gestion du temps de travail pas toujours bien maîtrisé Un nombre important de jeunes cadres nayant bénéficié daucune formation à la gestion du temps de travail.

5 Le plan daction du chantier Page 5 - Synthèse du plan daction validé en début de chantier Axe damélioration Action (intitulé / objectif) ActeursRisques Date de fin prévue Priorité (croissante de 1 à 4) Construction des trames de plannings Définir un présentéisme journalier 2 pôles pilotes Médecine 2 SPA Social notamment sur le SPA Avril Révision des règles de construction des trames ( intégration des RTT) 2 pôles pilotes Médecine 2 SPA Pour un déploiement Social: révision de laccord des 35h Septembre Gestion des Plannings Protocole relatif aux demandes dheures supplémentaires DRH Financier Janvier Connaissance de Réglementation et logiciel de GTT Construction dun programme de formation de lencadrement Groupe Projet Décembre Élaboration dun guide du TT au CHAM Groupe Projet Social Septembre

6 3 - Actions mises en œuvre Action 1 Page 6 ActionDéfinir un présentéisme Journalier IDE et AS sur les 2 pôles concernés Domaine dapplication2 pôles: SPA et Médecine 2 Problématique initiale SPA: aucune trame de planning, autogestion et surconsommation des mensualités de remplacement, difficulté de lencadrement Médecine 2: effectif en inadéquation avec les trames Objectif Une organisation au service du patient (SPA), Allégement de la gestion des plannings par les cadres Résultat obtenuLes Trames des 2 secteurs ont été redéfinies sur les 2 pôles et validées en instances Difficultés rencontrées Tensions fortes avec les OS et le personnels du SPA lors de la définition du présentéisme journalier Facteurs de réussite identifiés Pédagogie auprès du personnel pour expliquer les contraintes Association des agents dans la construction des trames Volontarisme de la direction BILAN de LACTIONUne organisation du personnel stabilisée sur le SPA Allègement du travail de lencadrement

7 3 - Actions mises en œuvre Action 2 Page 7 ActionDéfinir des règles de construction de trame et de gestion des plannings Domaine dapplicationEnsemble de létablissement Problématique initiale Une hétérogénéité forte dans létablissement générant des plaintes régulières de la part des OS ObjectifDéfinir les grands principes et la méthodologie de construction des trames du CHAM Contribution à la résolution des difficultés identifiées dans le diagnostic -Meilleure maîtrise des BH et des mensualités de remplacement -Homogénéisation des pratiques au sein des pôles pour favoriser la mutualisation du personnel Résultat obtenu-Intégration de 80% des RTT et Fériés dans les trames de plannings -Création dun protocole de demande de paiement en heures supplémentaires Difficultés rencontrées-Craintes des représentants du personnel dune remise en cause de laccord des 35h Facteurs de réussite identifiés -Pédagogie auprès des OS BILAN de LACTION-Maîtrise des heures supplémentaire par rapport à 2008 ( réduction de moitié) -Augmentation des BH durant lété de 20% contre 40% en 2008

8 3 - Actions mises en œuvre Action 3 Page 8 Action Construction dun programme de formation à la gestion du TT et du logiciel Clepsydre Domaine dapplicationCHAM Problématique initiale Méconnaissance de la réglementation et absence de document formalisé Outil informatique pas toujours maîtrisé générant perte de temps de lencadrement Effectif important de jeunes FF cadres ObjectifHomogénéisation des pratiques et aide à lencadrement Résultat obtenu -Questionnaire dautoévaluation des cadres -Formation individuelle systématique des FFC et des Cadres demandeurs Difficultés rencontrées-Parfois manque de remise en cause de certains cadres Facteurs de réussite identifiés -Identification dun référent Clepsydre au sein de la DRH -Travail avec de jeunes FFC pour comprendre les difficultés concrètes -Amélioration de lergonomie du logiciel BILAN de LACTION Positif mais à poursuivre sur le long terme

9 3 - Actions mises en œuvre Action 4 Page 9 ActionÉlaboration dun guide de gestion du TT Domaine dapplicationCHAM Problématique initiale Méconnaissance de la réglementation et des contraintes dans la construction des trames Documents CHAM relatifs à la gestion du temps de travail éparses ObjectifHomogénéisation des pratiques Contribution à la résolution des difficultés identifiées dans le diagnostic -Satisfaction des OS sur lexistence dun document institutionnel -Support pour lencadrement Résultat obtenu Rédaction dun Guide en 3 tomes: T1: à destination de lensemble des agents: réglementation, accord local, dans la pratique T2: à destination de lencadrement: guide méthodo relatif trame, heures sup., temps syndical T3: destination encadrement: manuel pratique de CLepsydre Difficultés rencontrées-Travail long Facteurs de réussite identifiés -Mobilisation du groupe projet -association de jeunes cadres FF BILAN de LACTION Guide validé en instance

10 Page Les perspectives Suite à prévoir sur ce thème ? -Diffuser à lensemble des pôles et des services les bonnes pratiques -Assurer la pérennité des pratiques et des outils créés malgré le changement de DRH

11 Page Bilan du chantier Les apports du projet –Management de projet : Groupe de cadres moteur dans la gestion du projet ( CSS, Cadres, FFC) –Formation MEAH du Groupe projet Analyse du chantier Les plus: mobilisation forte sur une période raisonnable (1an), objectifs initiaux atteints et effets positifs inattendus Les pistes damélioration: la collaboration avec le consultant


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