La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

Agence Comptable Principale 1 MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION JOURNÉE DÉTUDES DES AGENTS COMPTABLES SECONDAIRES 20 ET 22 SEPTEMBRE 2005.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "Agence Comptable Principale 1 MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION JOURNÉE DÉTUDES DES AGENTS COMPTABLES SECONDAIRES 20 ET 22 SEPTEMBRE 2005."— Transcription de la présentation:

1 Agence Comptable Principale 1 MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION JOURNÉE DÉTUDES DES AGENTS COMPTABLES SECONDAIRES 20 ET 22 SEPTEMBRE 2005

2 Agence Comptable Principale 2 LE CONTEXTE REGLEMENTAIRE Circulaire budgétaire du 1 er août 2005 Projet de décret relatif au nouveau régime budgétaire, financier et comptable des EPST Protocole de modernisation de la gestion administrative, comptable et financière du 10 février 2005 « La réglementation des frais de déplacement sera totalement modifiée au 1 er janvier 2006…Un décret devrait paraître au cours du dernier trimestre 2005 ». « Les PJ relatives au remboursement de frais occasionnés par les déplacements des personnels sont conservées par lordonnateur qui les tient à la disposition de lagent comptable ». Impliquer les directeurs dunité dans la vérification des PJ Rationaliser les demandes de PJ Optimiser les contrôles entre les différents acteurs

3 Agence Comptable Principale 3 LES ACTIONS MAJEURES Simplifier les circuits et les procédures Organiser et fiabiliser le contrôle et la conservation des justificatifs Moderniser les pratiques la monétique le Comité National et lANR lUPSACA

4 Agence Comptable Principale 4 SIMPLIFIER LES CIRCUITS ET LES PROCÉDURES Une simplification obtenue grâce à une meilleure répartition des rôles entre : le directeur dunité pleinement responsable de la bonne utilisation des crédits qui lui sont alloués le délégué régional garant de la qualité densemble du dispositif

5 Agence Comptable Principale 5 LE DIRECTEUR DUNITÉ : un gestionnaire à part entière A ce titre, il est responsable de lapprobation des conditions initiales de la mission et de la vérification de son exécution, doù : la suppression des certificats administratifs : - établis pour justifier les discordances entre lordre de mission et létat de frais ; - autorisant lutilisation des moyens de transport, tels que le taxi, le véhicule personnel… LA SIGNATURE DE L ETAT DE FRAIS PAR LE DIRECTEUR DUNITÉ VAUT APPROBATION DES CONDITIONS DE DÉROULEMENT DE LA MISSION la conservation des justificatifs (factures dhôtel, de taxi, de location de véhicule, justifications dassurance, le cas échéant, factures de restaurant…)

6 Agence Comptable Principale 6 Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de SS : Les indemnités ne sont pas prises en compte dans lassiette des cotisations SS dès lors que : lindemnité de repas est < à 15 lindemnité de logement et petit déjeuner est < à : 54 pour Paris 40 pour la province Au-delà, les montants versés peuvent être considérés comme des compléments de traitements RÉGLEMENTATION SÉCURITÉ SOCIALE ET INDEMNISATION DES FRAIS PROFESSIONNELS

7 Agence Comptable Principale 7 LE DÉLÉGUÉ RÉGIONAL : garant de la qualité densemble du dispositif A linstar de ce qui se pratique déjà pour les autres dépenses en matière de certification du service fait et pour dégager le DR de tâches matérielles sans v éritable valeur ajoutée : Lobligation pour le délégué régional de signer le décompte liquidatif informatique (SIGOGNE) est supprimée. La signature du délégué régional, accompagnée de la mention « pour valoir certification du service fait et ordre de payer » sur le seul bordereau de mandat suffit.

8 Agence Comptable Principale 8 EN RÉSUMÉ SEULE PIÈCE A TRANSMETTRE SYSTÉMATIQEMENT AU COMPTABLE : LOM - ÉTAT DE FRAIS SIGNÉ DU MISSIONNAIRE ET CERTIFIÉ PAR LE DIRECTEUR DUNITÉ

9 Agence Comptable Principale 9 QUELQUES EXEMPLES CONCRETS (1/2) AVANTMAINTENANT Pièces à joindre au comptable : - document « OM- état de frais » ; - certificat administratif autorisant et motivant le recours au taxi ; - facture de taxi Pièces à joindre au comptable : - document « OM- état de frais » La signature de létat de frais (qui fait état, bien entendu, des frais de taxi) par le directeur dunité vaut accord sur le recours au taxi et sur les motifs de son utilisation Pièce à conserver par le DU : facture de taxi Cas n° 1 Ordre de mission incomplet : frais de taxi non prévus initialement

10 Agence Comptable Principale 10 QUELQUES EXEMPLES CONCRETS (2/2) AVANTMAINTENANT Pièces à joindre au comptable : - document « OM- état de frais » ; - autorisation préalable dutilisation du véhicule personnel ou de location; - facture du loueur (si véhicule de location) Pièces à conserver par le DU Justificatif dassurance Pièces à joindre au comptable: - document « OM- état de frais » Dès lors que létat de frais visé du DU prévoit ce mode de transport, cela implique ipso facto que lutilisation du véhicule personnel ou de location est autorisé. De plus, le DU atteste, par sa certification, que les conditions dutilisation du véhicule personnel ou du véhicule de location prévues par les textes sont respectées. Pièces à conserver par le DU : Justificatif dassurance facture du loueur (si véhicule de location) Cas n°2 Utilisation du véhicule personnel ou du véhicule de location

11 Agence Comptable Principale 11 Le comptable est responsable de la qualité et de la fiabilité de la dépense publique ORGANISER LES CONTRÔLES LE COMPTABLE DÉFINIT LES MODALITÉS DU CONTRÔLE À ORGANISER Il sagit de mettre en place un dispositif de contrôle : - plus responsabilisant et plus motivant - se traduisant par des engagements réciproques DR / labo In fine, induire une relation GAGNANT-GAGNANT

12 Agence Comptable Principale 12 LE PRÉALABLE : une charte de partenariat entre le laboratoire et la délégation Pour définir les obligations réciproques des parties au niveau de la délégation : mettre en place les mesures de simplification sengager sur une réduction des délais de paiement former les gestionnaires et mettre à disposition la documentation nécessaire informer le laboratoire des anomalies constatées au niveau du laboratoire : définir et mettre en place un dispositif de classement et de conservation des PJ se conformer aux dispositions réglementaires informer la DR de tout changement significatif dans lorganisation définie ou dans lorganigramme fonctionnel mettre en œuvre tout plan daction suite à la détection danomalies

13 Agence Comptable Principale 13 Deux niveaux de contrôles : 1 er niveau : contrôle lors de la saisie de létat de frais présence des signatures du DU et du missionnaire absence dopposition à paiement 2 ème niveau : contrôle a posteriori au vu des PJ sur la base dun échantillon (fourchette de 2 à 10% des factures) Par exemple : contrôle personnalisé par missionnaire contrôle des missions dont le coût est > au coût moyen des missions du laboratoire) etc. privilégier un contrôle sur place LE DISPOSITIF DE CONTRÔLE

14 Agence Comptable Principale 14 Dun point de vue pratique, au sein de chaque DR : identifier la ou les personne(s) chargée(s) du contrôle interne tenir un dossier comprenant, notamment : les modalités du contrôle mis en place la charte signée entre les parties les actions de formations menées auprès des gestionnaires le rapport daudit le reporting du contrôle interne : plan dactions du laboratoire et de la DR suites données et résultats enregistrés ORGANISER LE CONTRÔLE INTERNE

15 Agence Comptable Principale 15 Délégué régional Agent comptable Agent missionnaire Gestionnaire Directeur dunité non observations état de frais Plus de certificat administratif à établir OM Approbation = signature OM approuvé Avant le départ en mission Au retour de la mission OM état de frais justifications Approbation écarts état de frais/OM rectification de létat de frais document OM/ état de frais état liquidatif (sigogne) signatures bordereau de mandat signature du DR état de frais à compléter oui état de frais régularisé Les pièces justificatives sont conservées par le DU état de frais: - non signé ou signé par une personne non habilitée - incomplet (cases non cochées) CHARTE DE PARTENARIAT oui non Contrôle de 1 er niveau Contrôle de 2 ème niveau

16 Agence Comptable Principale 16 CALENDRIER Démarrage au 1 er janvier 2006 Communiquer à lACP, pour cette date, les plans de contrôle définis au sein de chaque délégation

17 Agence Comptable Principale 17 MODERNISER LES PRATIQUES 1. LUTILISATION DE LA MONÉTIQUE généralisation de la carte bancaire à toutes les DR Objectifs : pour les ACS : payer directement les achats à distance (notamment les inscriptions aux colloques) pour les agents : pas davance de fonds généralisation de la carte affaires au cours de lannée 2006 Objectifs : faciliter la vie quotidienne du chercheur et réduire le nombre davances sur mission expérimentation de la carte dachat Objectifs : Objectifs : simplifier le processus de commande et de paiement des achats de faible enjeu dune manière générale, expérimenter toutes les formules susceptibles de simplifier le remboursement des frais de déplacement

18 Agence Comptable Principale LEXPÉRIMENTATION DU COMITÉ NATIONAL (1/2) Objectifs : Le remboursement aux frais réels des nuitées (hôtel et petit déjeuner) en référence à une norme de qualité dhôtel correspondant aux « deux étoiles NN » Une expérimentation circonscrite au Comité National Pourquoi? les membres du CN ne reçoivent aucune indemnisation une population limitée et parfaitement identifiée pour un remboursement des nuitées dhôtel et petit déjeuner aux frais réels Conditions favorables : pour mener une expérimentation pour établir un bilan à remettre au ministre du Budget

19 Agence Comptable Principale LEXPÉRIMENTATION DU COMITÉ NATIONAL : RAPPEL TECHNIQUE (2/2) Le dispositif concerne les missions CAC signées par le secrétaire général du CN, comportant les codes « équipes » 90 ou 91 Base de remboursement : hôtels « deux étoiles NN », dans la limite maximale de 100 par nuit (nuitée, petit déjeuner et taxe de séjour) si facture > à ce montant, remboursement sur la base forfaitaire de droit commun exemples : Facture de 90 : remboursement nuitée = 90 Facture de 110 : remboursement nuitée = 53,36

20 Agence Comptable Principale ANR : FRAIS DE DÉPLACEMENT DES EXPERTS Dans lattente de lentrée en vigueur des nouveaux textes, le GIP ANR a sollicité une dérogation auprès du ministère de léconomie, des finances et de lindustrie afin que les experts soient indemnisés sur la base de la réglementation des 5/3 du taux de lindemnité journalière, à savoir : par jour, pour un déplacement en Ile de France par jour, pour un déplacement en province

21 Agence Comptable Principale PROJET UPSACA Conclure un marché national avec une agence de voyage, visant à : permettre laccès à un portail de réservation en ligne des titres de transport et des nuitées dhôtels en France optimiser la politique dachats identifier le meilleur rapport qualité/prix offrir une véritable prestation de service aux chercheurs

22 Agence Comptable Principale 22 CONCLUSION : une première étape… Une démarche de simplification à poursuivre en permanence, notamment dans le cadre du projet BFC Exemples : ordre de mission électronique saisie directe des états de frais dans le système dinformations par le missionnaire mise en place de circuits de validation électroniques (workflow) suppression du mandatement


Télécharger ppt "Agence Comptable Principale 1 MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION JOURNÉE DÉTUDES DES AGENTS COMPTABLES SECONDAIRES 20 ET 22 SEPTEMBRE 2005."

Présentations similaires


Annonces Google