Recherche de lexcellence à laide des indicateurs de rendement des installations de lAPPA Présenté par Darryl Boyce Maggie Kinnaman Congrès ACPAU Île-du-Prince-Édouard.

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1 Recherche de lexcellence à laide des indicateurs de rendement des installations de lAPPA Présenté par Darryl Boyce Maggie Kinnaman Congrès ACPAU Île-du-Prince-Édouard Juin 2007

2 Enseignement supérieur « Éduquer ce n'est pas remplir un vase, c'est allumer un feu. » « Éduquer ce n'est pas remplir un vase, c'est allumer un feu. » William Butler Yeats

3 Objectifs de lenseignement supérieur De la socialisation à la maturation De la socialisation à la maturation De la formation à lapprentissage De la formation à lapprentissage De la recherche à la découverte De la recherche à la découverte Du service public à lengagement Du service public à lengagement Des titres à la compétence Des titres à la compétence De la reconnaissance à la crédibilité De la reconnaissance à la crédibilité

4 Pourquoi améliorer les installations? Quelles pressions? Quelles pressions? Quels défis nouveaux et futurs? Quels défis nouveaux et futurs? Quelles occasions à exploiter? Quelles occasions à exploiter? Quel coût entraîne labsence damélioration? Quel coût entraîne labsence damélioration? Quelles motivations personnelles? Quelles motivations personnelles?

5 Principales forces agissant sur lenseignement supérieur Obligation de rendre compte Obligation de rendre compte Prestation de services éducatifs désormais non liée à des lieux et des temps précis Prestation de services éducatifs désormais non liée à des lieux et des temps précis Apprentissage tout au long de la vie Apprentissage tout au long de la vie Décroissance des ressources Décroissance des ressources Concurrence exige dêtre axé sur le marché Concurrence exige dêtre axé sur le marché Nécessité de talents dentrepreneur Nécessité de talents dentrepreneur Rareté de lénergie Rareté de lénergie

6 Lheure juste sur les immobilisations Construction Construction Entretien Entretien Renouvellement Renouvellement Démolition Démolition

7 Quelquun a dit un jour : « Refaire encore et encore toujours la même chose et sattendre à des résultats différents, cest un signe de daliénation mentale. »

8 Rôle des services de gestion des installations Voir à ce que les bâtiments et linfrastructure forment un catalyseur stratégique pour les activités de lenseignement supérieur Voir à ce que les bâtiments et linfrastructure forment un catalyseur stratégique pour les activités de lenseignement supérieur Rôle de gérance de lactif le plus important du campus : les bâtiments et linfrastructure Rôle de gérance de lactif le plus important du campus : les bâtiments et linfrastructure La gestion des installations constitue généralement le plus grand service administratif sur le campus; il est temps de le rationaliser La gestion des installations constitue généralement le plus grand service administratif sur le campus; il est temps de le rationaliser Le service de gestion des installations doit pouvoir exposer son point de vue aux décideurs Le service de gestion des installations doit pouvoir exposer son point de vue aux décideurs Il est responsable des actifs qui lui sont confiés Il est responsable des actifs qui lui sont confiés

9 Que sont les indicateurs de rendement des installations (IRI)? Fusion des indicateurs de lenquête du CCAS et du modèle stratégique SAM Fusion des indicateurs de lenquête du CCAS et du modèle stratégique SAM Les IRI constituent un outil puissant pour atteindre lexcellence organisationnelle par lamélioration continue Les IRI constituent un outil puissant pour atteindre lexcellence organisationnelle par lamélioration continue –Rendement financier de lorganisation –Efficacité des processus fondamentaux –Préparation des employés, résolument tournés vers lavenir –Pouvoir de ravir les clients

10 Pourquoi utiliser les IRI? Autoévaluation Autoévaluation Autoamélioration Autoamélioration Comparaison avec les pairs Comparaison avec les pairs Analyse comparative Analyse comparative La carte routière qui vous conduira vers lexcellence La carte routière qui vous conduira vers lexcellence

11 « Je me dirige vers lendroit où la rondelle va aboutir, par vers lendroit où elle se trouvait. » Comme le disait le grand joueur de hockey Wayne Gretzky,

12 Composantes des IRI Tableau de bord équilibré Tableau de bord équilibré Mesures et indicateurs quantitatifs Mesures et indicateurs quantitatifs Critères qualitatifs intégrés aux niveaux de rendement Critères qualitatifs intégrés aux niveaux de rendement

13 Tableau de bord équilibré Comment les clients nous voient-ils? Pouvons-nous garantir lexcellence à long terme? Comment considérons- nous les fournisseurs de ressources? Perspective financière Perspective des clients Sommes-nous productifs et efficaces? Perspective des processus internes? Perspective de linnovation et de lapprentissage Sommes-nous productifs et efficaces? Perspective des processus internes

14 Un tout Résultats efficaces Finances Interne Employés Clients Planification stratégique Leadership

15 Efficience vs Efficacité Lefficience, cest obtenir des résultats Lefficience, cest obtenir des résultats –on peut y arriver si on sattarde à une perspective Lefficacité, cest obtenir des résultats de façon répétée Lefficacité, cest obtenir des résultats de façon répétée –on ne peut y arriver que si lon sattarde aux quatre perspectives

16 Perspective financière Comment considérons-nous les fournisseurs de ressources? Comment considérons-nous les fournisseurs de ressources? –Reflète lintégrité financière de lorganisation –Témoigne de limportance accordée à la gérance Ressources en capital et ressources financières Ressources en capital et ressources financières Préservation des biens matériels Préservation des biens matériels –Se rattache aux autres perspectives par la relation entre les coûts et les résultats

17 Perspective des processus internes À quelles tâches devons-nous exceller? À quelles tâches devons-nous exceller? –Évaluation de la prestation de services fondamentaux Administration Administration Exploitation et entretien Exploitation et entretien Énergie et services (eau, électricité, etc.) Énergie et services (eau, électricité, etc.) Planification, conception et construction Planification, conception et construction –Accent sur lamélioration et la mesure des résultats

18 Innovation et apprentissage Comment pouvons-nous garantir lexcellence à long terme? Comment pouvons-nous garantir lexcellence à long terme? –Création dun lieu de travail très performant et dune organisation axée sur lapprentissage –Témoigne de la façon dont lorganisation autorise et encourage les employés à contribuer efficacement –Formation – leadership et partage du savoir –Bien-être et satisfaction du personnel

19 Perspective des clients Comment nos clients nous voient-ils? Comment nos clients nous voient-ils? –Témoigne des relations avec la clientèle –Mesure la satisfaction de la clientèle et le rendement des services –Catégories Types de sondages Types de sondages Principaux groupes de clients Principaux groupes de clients Services fondamentaux Services fondamentaux Service à la clientèle

20 Indices financiers stratégiques Indice dépenses dexpl. – VRC ($/VRC) Indice dépenses dexpl. – VRC ($/VRC) Indice dépenses dexpl. – PCB ($/PCB) Indice dépenses dexpl. – PCB ($/PCB) Indice dépenses dexpl. – DEB ($/DEB) Indice dépenses dexpl. – DEB ($/DEB) Indice de renouvellement des immobilisations ($RI+Adapt/VRC) Indice de renouvellement des immobilisations ($RI+Adapt/VRC) Indice de létat des installations ($ED/VRC) Indice de létat des installations ($ED/VRC) Indice des besoins ($ED+RI+Adapt/VRC) Indice des besoins ($ED+RI+Adapt/VRC)

21 Indice dépenses dexploitation-VRC Dépenses dexploitation annuelles ($) divisées par la valeur de remplacement courante (VRC) Dépenses dexploitation annuelles ($) divisées par la valeur de remplacement courante (VRC) Financement fourni pour assurer la gérance des dépenses dexploitation annuelles associées aux installations de létablissement Financement fourni pour assurer la gérance des dépenses dexploitation annuelles associées aux installations de létablissement

22 Indice dépenses dexploitation-PCB Dépenses dexploitation annuelles ($) divisées par le nombre de pieds carrés bruts (PCB) Dépenses dexploitation annuelles ($) divisées par le nombre de pieds carrés bruts (PCB) Financement fourni pour assurer la gérance des immobilisations de létablissement (enseignement et général) Financement fourni pour assurer la gérance des immobilisations de létablissement (enseignement et général)

23 Indice dépenses dexploitation-DEB Dépenses dexploitation annuelles ($) divisées par les dépenses de létablissement brutes (DEB) Dépenses dexploitation annuelles ($) divisées par les dépenses de létablissement brutes (DEB) Financement fourni pour assurer la gérance des immobilisations de létablissement (enseignement et général) Financement fourni pour assurer la gérance des immobilisations de létablissement (enseignement et général)

24 Indice de renouvellement des immobilisations Dépenses annuelles de renouvellement des immobilisations, de rénovation et de modernisation ($) divisées par la valeur de remplacement courante (VRC) Dépenses annuelles de renouvellement des immobilisations, de rénovation et de modernisation ($) divisées par la valeur de remplacement courante (VRC) Financement consacré à des besoins de renouvellement des immobilisations, de rénovation et de modernisation Financement consacré à des besoins de renouvellement des immobilisations, de rénovation et de modernisation

25 Indice de létat des installations (IEI) Travaux dentretien différés ($) divisés par la valeur de remplacement courante (VRC) Travaux dentretien différés ($) divisés par la valeur de remplacement courante (VRC) Indicateur comparatif de létat relatif des installations Indicateur comparatif de létat relatif des installations

26 Indice des besoins Renouvellement des immobilisations et travaux dentretien différés plus besoins de rénovation ou de modernisation ($) divisés par la valeur courante de remplacement (VCR) Renouvellement des immobilisations et travaux dentretien différés plus besoins de rénovation ou de modernisation ($) divisés par la valeur courante de remplacement (VCR) Indice global de létat du campus. Dépend de la disponibilité et de lutilisation des ressources. Indice global de létat du campus. Dépend de la disponibilité et de lutilisation des ressources.

27 Perspective des processus internes Durée du cycle (temps requis pour les mener à bien) Durée du cycle (temps requis pour les mener à bien) Âge moyen (âge moyen des bons de travail actifs) Âge moyen (âge moyen des bons de travail actifs) Arriéré (h personnel/h ETP) Arriéré (h personnel/h ETP) Consommation dénergie (BTU/PCB) Consommation dénergie (BTU/PCB) Indice destimation ($ réels/$ estimés) Indice destimation ($ réels/$ estimés) Indice des coûts accessoires des projets ($ accessoires/total) Indice des coûts accessoires des projets ($ accessoires/total)

28 Innovation et apprentissage Sondage auprès des employés sur le climat de travail Sondage auprès des employés sur le climat de travail Groupes de discussion demployés Groupes de discussion demployés Investissement dans la formation Investissement dans la formation Mesures incitatives pour susciter un travail de qualité Mesures incitatives pour susciter un travail de qualité Récompenses Récompenses Compétences professionnelles Compétences professionnelles

29 Perspective des clients Sondages auprès de la clientèle Sondages auprès de la clientèle Groupes de discussion de clients à différents échelons de lorganisation Groupes de discussion de clients à différents échelons de lorganisation Ressources et outils Web Ressources et outils Web Participation à des séances dinformation Participation à des séances dinformation

30 Niveaux de rendement Niveau 5 Platine Niveau 5 Platine Niveau 4 Or Niveau 4 Or Niveau 3 Argent Niveau 3 Argent Niveau 2 Bronze Niveau 2 Bronze Niveau 1 Cuivre Niveau 1 Cuivre

31 Niveau 1 - Cuivre Absence dapproche systématique Absence dapproche systématique Information anecdotique, sans plus Information anecdotique, sans plus

32 Niveau 2 – Bronze Amorce dun programme systématique Amorce dun programme systématique Lacunes importantes Lacunes importantes Premiers stades dune orientation qui mise sur lamélioration Premiers stades dune orientation qui mise sur lamélioration Tendances à une certaine amélioration Tendances à une certaine amélioration

33 Niveau 3 – Argent Programme systématique solide Programme systématique solide Amélioration appuyée par des faits dans la plupart des secteurs Amélioration appuyée par des faits dans la plupart des secteurs Accent sur lamélioration Accent sur lamélioration Améliorations dans la plupart des secteurs Améliorations dans la plupart des secteurs Aucune tendance négative Aucune tendance négative Comparaisons – bon à très bon Comparaisons – bon à très bon

34 Niveau 4 - Or Programme solide et parachevé Programme solide et parachevé Cycles damélioration dans beaucoup de secteurs ou la plupart dentre eux Cycles damélioration dans beaucoup de secteurs ou la plupart dentre eux Tous les principaux secteurs sont inclus Tous les principaux secteurs sont inclus Tendance à un rendement soutenu Tendance à un rendement soutenu Analyse comparative Analyse comparative Résultats montrant du leadership en matière de rendement Résultats montrant du leadership en matière de rendement

35 Niveau 5 – Platine Programme atteignant tous les objectifs Programme atteignant tous les objectifs Bien déployé dans tous les secteurs fondamentaux Bien déployé dans tous les secteurs fondamentaux Accent sur le peaufinage Accent sur le peaufinage Cycles damélioration – Programme à maturité Cycles damélioration – Programme à maturité Excellence soutenue pendant plusieurs années Excellence soutenue pendant plusieurs années Analyse comparative avec dautres industries Analyse comparative avec dautres industries

36 Pourquoi les IRI? Outil stratégique Outil stratégique –Aide à évaluer où vous vous situez –Décrit où vous pouvez aller –Détermine les stratégies et les mesures nécessaires Vous décidez jusquoù aller Personnaliser le modèle en fonction de vos besoins spécifiques

37 Communication des données IRI Interne – services de gestion des installations Interne – services de gestion des installations –Employés –Entrepreneurs –Administrateurs Dans lensemble de létablissement Dans lensemble de létablissement –Planificateurs –Chefs des finances –Académiciens –Chercheurs Externe Externe –Législatures –Autres établissements

38 Pourquoi est-ce important de communiquer les données? Vous vous rappelez les points énumérés sous le titre « Lheure juste sur les immobilisations? » Vous vous rappelez les points énumérés sous le titre « Lheure juste sur les immobilisations? » Ces obstacles ne peuvent être surmontés par les services de GI de façon isolée Ces obstacles ne peuvent être surmontés par les services de GI de façon isolée Les services de GI doivent sensibiliser létablissement Les services de GI doivent sensibiliser létablissement Obtenir lengagement de létablissement Obtenir lengagement de létablissement Créer des partenariats Créer des partenariats Travailler de concert pour créer une stratégie en vue de lever les obstacles Travailler de concert pour créer une stratégie en vue de lever les obstacles

39 Vers lexcellence Comprendre le contexte dans lequel vous évoluez Comprendre le contexte dans lequel vous évoluez Créer des partenariats avec votre environnement Créer des partenariats avec votre environnement Déterminer vos critères de mesure de la réussite Déterminer vos critères de mesure de la réussite Tendre à léquilibre entre les quatre perspectives Tendre à léquilibre entre les quatre perspectives Prendre des mesures à tous les échelons de lorganisation Prendre des mesures à tous les échelons de lorganisation Communiquer les résultats Communiquer les résultats Hausser la barre Hausser la barre Trouver de nouvelles stratégies Trouver de nouvelles stratégies Sensibiliser, susciter lengagement et renseigner les partenaires au sujet de ce que vous faites Sensibiliser, susciter lengagement et renseigner les partenaires au sujet de ce que vous faites Recommencer Recommencer Ne pas renoncer!!! Ne pas renoncer!!!

40 « Il ne suffit pas davoir des connaissances; il faut les appliquer. La volonté ne suffit pas; il faut agir. Johann Wolfgang von Goethe