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La démarche dappui en Archivage Programme dAppui aux Collectivités Territoriales.

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1 La démarche dappui en Archivage Programme dAppui aux Collectivités Territoriales

2 Présentation du PACT Domaines dintervention : Administration et gestion communale Gestion des ressources naturelles Gouvernance de léconomique locale Développement social La mission du PACT : renforcer les capacités des acteurs des CT dans laccomplissement des fonctions issues de décentralisation

3 Présentation de la démarche Archivage Le constat : Absence ou défaillance du système de classement et des méthodes darchivages Absence de local, déquipement ou matériel adéquat Méconnaissance par les élus et le personnel des textes régissant larchivage au Mali Difficultés à répondre aux demandes dinformation des citoyens

4 Présentation de la démarche Archivage Limportance de larchivage : Les archives communales font partie intégrante des archives du MATCL qui, elles aussi, appartiennent au patrimoine archivistique national La bonne tenue des archives à quelque niveau que ce soit constitue un devoir patriotique tant pour les administrés que pour les élus Une bonne gestion des archives est un des critères fondamentaux de lappréciation et de lévaluation des performances des Collectivités Territoriales La bonne tenue des archives est un gain de temps, dargent et despace

5 Présentation de la démarche Archivage Objectifs : Rendre accessibles aux élus et aux agents communaux les données de base théoriques et pratiques leur permettant dappliquer la loi Permettre aux collectivités territoriales de rendre des services de meilleure qualité à leurs administrés Contribuer à la sauvegarde des documents qui procèdent de leurs activités et qui sont imprescriptibles et inaliénables

6 Les étapes de la démarche dans la collectivité DÉMARRAGEPRÉPARATION > Identification du besoin > Demande dappui > Information, responsabilisation, validation > Formation théorique > État des lieux > Formation pratique > Planification OPÉRATIONS > Suivi > Bilan / restitution AUTONOMISATION > Suivi > Recyclage > Mission de clôture

7 Identification dun besoin Demande dappui Démarrage

8 Information, responsabilisation, validation Activité principaleActeurs concernésObjectif Présentation de la démarche suivie dun débat en CLO puis dun vote pour les CT qui souhaitent bénéficier de lappui Élus Services techniques Tutelle Secrétaires généraux Susciter ladhésion des CT à la démarche

9 Formation Ateliers de formation théorique et pratique

10 Formations et état des lieux Activité principaleActeurs concernésObjectif Formation théorique Maires Services techniques Tutelle Secrétaires généraux Secrétaires administratifs Régisseurs (+ élu chargé de l'état civil) Donner aux agents les notions de base en archivage État des lieux Agents communaux Élus + tutelle Analyser la situation spécifique de la CT Formation pratique Appliquer les notions théoriques Suivi de la formation pratique Sassurer que les notions acquises ont été mises en pratique

11 Planification Quoi ? > les actions que lon va faire Qui ? > les responsables des actions Comment ? > la méthode et les outils Quand ? > les dates et la durée

12 Validation et planification du processus Activité principale Acteurs concernés Objectif Bilan des formations Agents communaux Élus Dégager les forces et faiblesses de chaque commune Responsabiliser les communes pour l'archivage Validation des outils de suivi- évaluation Obtenir un consensus autour du système et des outils de suivi

13 Suivi / Recyclage > Sassurer de la dynamique du processus > Identifier les faiblesses pour faire des recommandations > Apporter des compléments de formation pour consolider les acquis > Renforcer les mécanismes de suivi par les acteurs locaux (maire, tutelle…)

14 Activité principale Acteurs concernésObjectif Suivi interne (par la commune) Comité de suivi interne Vérifier que le système d'archivage est fonctionnel Suivi de la tutelle Agents communaux Élus Sous-préfet Structure d'appui Inspecter le système d'archivage Suivi structure d'appui Consolider la pratique Suivi

15 Bilan / Restitution Au bout dun an de mise en œuvre, un BILAN du processus est fait. Les résultats de ce bilan sont partagés publiquement lors de la RESTITUTION.

16 Activité principale Acteurs concernésObjectif Bilan des suivis Agents communaux, bureau communal (+ tutelle) Susciter lémulation des CT Faire le bilan des performances Restitution Agents communaux, bureau communal Tutelle Autorités régionales Structure d'appui Dégager des pistes de pérennisation du système Bilan / Restitution

17 Autonomisation Suivi > la structure dappui fait un dégressif Recyclage > en fonction des besoins (arrivée de nouveaux agents, problèmes récurrents…)

18 Activité principale Acteurs concernésObjectif Suivi / recyclage Agents communaux Élus Tutelle Assurer lautonomisation des CT en matière darchivage Mission de clôture Agents communaux, bureau communal Tutelle Autorités régionales Structure d'appui Laisser les CT sapproprier le système Autonomisation

19 > Le système darchivage est fonctionnel dans la commune Mission de clôture

20 En résumé… AvantAprès


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