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G ESTIONNAIRE DE P ARC A UTOMOBILE CNFPT Réunion - 2 & 3 décembre 2013 © VW.

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1 G ESTIONNAIRE DE P ARC A UTOMOBILE CNFPT Réunion - 2 & 3 décembre 2013 © VW

2 L ES THÈMES ABORDÉS Le rôle du Gestionnaire de Parc Automobile Les différents types de gestion Les outils de gestion Les contraintes règlementaires et politiques Les Procédures d'achats LAtelier intégré Le TCO Les Objectifs Les tableaux de bord Les recherches d'économies

3 L E R ÔLE DU G ESTIONNAIRE DE P ARC A UTOMOBILE

4 Quel est son rôle exact ? Fiche 1(lien internet) Fiche 1(lien internet) Fiche 2(Lien internet) Fiche 2(Lien internet) Et vous ?

5 L ES DIFFÉRENTS TYPES DE G ESTION D UN P ARC A UTOMOBILE

6 L ES DIFFÉRENTS TYPES DE G ESTION Le Parc en Pleine Propriété Achat des véhicules neufs ou occasion Gestion de lentretien (en régie ou externalisé) Gestion de la politique de remplacement et de la revente Totale maîtrise du parc

7 L ES DIFFÉRENTS TYPES DE G ESTION Fleet Management Le Fleet Management consiste à confier à un tiers la gestion de son parc automobile, que les véhicules soient loués ou achetés. Le Fleet Manager est avant tout un intégrateur de données et un point de contact unique entre les fournisseurs, les utilisateurs et la collectivité. Le Fleet Manager se rémunère sous forme d'honoraires fixes, calculés par véhicule et facturés chaque mois. Exemple : offre UGAP : Gestion générale du véhicule Entretien courant, réparations consécutives à une panne, réparations consécutives à un accident, bris de glace, contrôle technique, expertise. En option Gestion des pneumatiques, du dépannage/remorquage, du véhicules de remplacement en cas dimmobilisation (uniquement véhicules légers), de la relation avec lassureur en cas de sinistre, des données de carte carburant.

8 L ES DIFFÉRENTS TYPES DE G ESTION Location Longue Durée Financement de lachat du véhicule assuré par un prestataire en échange dun loyer. Possibilité dassocier une prestation de Fleet Management Argumentaire des Loueurs : Maîtrise des budgets (loyer fixe et mensuel connu davance) Préservation de la capacité de financement pour la collectivité (transfert des dépenses du budget dinvestissement vers le budget de fonctionnement) Transfert des risques (dépréciation de la valeur résiduelle) Souplesse dutilisation : adapter les paramètres de votre contrat de location en fonction de vos besoins ajuster les caractéristiques (durée / kilométrage) si l'utilisation réelle diffère des prévisions. Valorisation de limage de la collectivité (véhicules récents)

9 L ES O UTILS DE G ESTION D UN P ARC A UTOMOBILE

10 L ES O UTILS DE G ESTION

11 Gestion du parc et des consommations. Recenser lensemble des informations administratives, techniques et financières concernant chaque véhicule (carte grise, coût dacquisition, calcul des amortissements, taxes, contrat de location...) Décomposer dans larborescence les équipements embarqués (Téléphone, GPS, Extincteurs,…) ou montés (bras de levage, hayon, benne...) sur chaque véhicule Automatiser intégralement la récupération des informations des prises de carburant, contrôler et analyser les consommations Faciliter le suivi des opérations techniques (contrôles réglementaires, techniques,…) et des opérations administratives (suivi des affectations, des sinistres, des taxes, des contrats dassurance, des permis …) avec des alertes en cas dévènements liés à ceux-ci Gestion des réparations Enregistrer, classer et regrouper les demandes de réparation afin de mieux coordonner et planifier les travaux Suivre létat davancement des demandes de réparation et la charge globale des ateliers Accroître la qualité des prestations (programmation de lentretien, meilleure communication vers les demandeurs et réduction des délais dintervention) Imputer le coût des prestations aux bénéficiaires

12 L ES O UTILS DE G ESTION La qualité des données se doit dêtre indiscutable. Ce qui suppose den valider la source en amont, den surveiller la mise à jour et den éviter les ressaisies multiples au fil de leau. Il faut simplifier le travail des collaborateurs avec un logiciel et des processus accessibles et solides. Intégration des données extérieures (carburant, travaux externalisés etc.)

13 L ES O UTILS DE G ESTION Quelques Logiciels

14 L ES O UTILS DE G ESTION Outil daide à la décision Base dun reporting fiable Les outils de gestion de flotte font aussi partie du système dinformation de la collectivité avec lequel ils doivent échanger

15 L ES CONTRAINTES

16 L ES C ONTRAINTES (R ÈGLEMENTAIRES ET P OLITIQUES ) Environnementales La Loi sur lAir et lUtilisation Rationnelle de lEnergie (LAURE) La Loi sur lAir et lUtilisation Rationnelle de lEnergie (LAURE) Normes pollution Euro Liées à la sécurité Politiques Objectifs de maîtrise ou réduction du parc Véhicules Energies Nouvelles

17 L ES P ROCÉDURES D A CHATS Très nombreux achats : Véhicules, Carburants, Pièces détachées, Pneumatiques, Lubrifiants, Matériel dAtelier etc. Consultations (Marchés, MAPA) UGAP

18 LA TELIER I NTÉGRÉ

19 LAtelier Intégré est-il Compétitif ? Depuis quelques années, les ateliers intégrés sont en danger. La mode est à lexternalisation car les collectivités ont décidé de se concentrer sur leur cœur de métier : leur mission publique. Cela étant, les ateliers intégrés peuvent encore avoir leur utilité et, dans certains cas, savérer indispensables. Cest le cas notamment lorsque la collectivité doit entretenir des engins spécifiques qui ne peuvent être immobilisés sous peine de mettre en péril ses missions de service public. Lévolution des coûts Les constructeurs automobiles espacent de plus en plus les révisions de leurs véhicules. Mais les véhicules des collectivités roulent peu et effectuer une révision tous les ans reste indispensable. Leffet de lespacement des révisions ne sest donc pas fait ressentir dans le cadre des collectivités territoriales et des établissements publics, de plus, le coût de la main dœuvre extérieure a lui aussi fortement augmenté.

20 LA TELIER I NTÉGRÉ Un contrôle nécessaire Quelle que soit la solution retenue (atelier intégré ou externalisation), la collectivité doit mettre en place un processus précis pour sassurer du bon entretien de ses véhiculesLe responsable de parc doit sorganiser pour mener des actions dentretien préventif. Le logiciel de gestion doit enregistrer toutes les interventions nécessaires. Anticipation des révisions, Des contrôles techniques. Si lentretien est confié à des ateliers extérieurs, mise en place dune procédure pour autoriser les interventions sur le véhicule. « Le gestionnaire ne doit pas se contenter de vérifier les factures ». Si la collectivité décide de conserver son atelier, lactivité doit être évaluée. Le responsable du parc va enregistrer les temps passés et les pièces consommées pour chaque intervention. Calcul dun coût horaire, mais aussi établissement de statistiques de coût selon la marque et le type de véhicule.

21 LA TELIER I NTÉGRÉ Des avantages Théoriques Latelier intégré assure des services de proximité sur mesure, permet de gérer des parcs hétéroclites, accroit la disponibilité des véhicules grâce à leurs amplitudes horaires, permet de traiter des véhicules potentiellement à risques (en fonction des compétences de la collectivité : Ordures ménagères, nettoiement etc.) et engendre davantage déconomies lorsquils sont bien gérés. Latelier intégré permet de faire baisser les coûts : Les conditions négociées sur le prix des pièces détachées sont meilleures que celles qui sont obtenues dans latelier dun concessionnaire. Le prix des lubrifiants est largement favorable. Les volumes dachat permettent dobtenir des remises confortables. Parallèlement, la main dœuvre nest pas assujettie à la TVA et les temps passés sont sous contrôle Au principe de réalité Les compétences doivent suivre lévolution des techniques. Généralement : sous-utilisation du personnel, multiplication des petites interventions curatives, coût des stocks Outils de gestion souvent incomplets

22 Bureau Municipal 4 février Interventions réalisées en 2012 Temps M.O. par catégorie (en h)Répartition des interventions par catégorie Remarque : Les agents du garage ne possèdent pas les habilitations ni les outils de diagnostic et datelier pour intervenir sur le GPL, le GNV ou la partie motorisation Electrique. Les interventions de ce type sur berlines et fourgonnettes sont donc sous traitées auprès des constructeurs, par contre les interventions purement mécaniques sont réalisées en interne. Les autres catégories de véhicules et matériels sont réparées en régie. E TUDE V ILLE DE C LERMONT -F ERRAND

23 LA TELIER I NTÉGRÉ Les avantages Réactivité Coût des pièces Polyvalence des agents Connaissance du matériel hétéroclite et technique Priorisation des interventions en fonction des missions de la collectivité Les inconvénients Multiplication des technologies à maîtriser Normes de sécurité (humain et matériel) Investissements dinfrastructure et matériel Taux dactivité des agents généralement constaté

24 L ES O UTILS D A IDE À LA P RISE DE D ÉCISION

25 L E TCO Total Cost of Ownership Coûts d'achat ou de financement des véhicules et des équipements nécessaires, valeurs de revente, frais fixes, assurances et taxes (TVA, bonus-malus, carte grise...) sans oublier les frais d'utilisation, les entretiens programmés, les pièces d'usure, les coûts de carburant et autres interventions de réparations Approche complète d'optimisation des coûts de fonctionnement où toutes les dépenses sont analysées. Critère de choix déterminant au moment de la constitution ou du renouvellement d'un parc automobile

26 L E TCO Coûts Prévisibles Achat ou Loyer Carburant Entretien courant Assurance Fiscalité Coûts non Prévisibles Surconsommation liée à lattitude du conducteur Coûts liés à la sinistralité Frais associés à la gestion de flotte

27 L E TCO

28 L ES O BJECTIFS Spécifique : décrit précisément la situation et les résultats à atteindre. L'objectif est précis et sans équivoque. Mesurable : par des indicateurs nécessaires et suffisants. En répondant à des questions simples, on peut savoir si l'objectif est atteint ou non. Ambitieux : implique un effort, un engagement. Réaliste : prend en compte les moyens, les compétences disponibles et le contexte. Temporel : défini dans le Temps avec une durée, une date butoir, des étapes...etc.

29 L ES T ABLEAUX DE B ORD Définition dindicateurs stratégiques Consommations Kilométrage Activité Atelier Usage pool Etc. Définition de la périodicité selon les indicateurs Hebdomadaire Mensuelle Annuelle

30 L ES R ECHERCHES D E CONOMIES Réalisation dun Audit Les caractéristiques et lévolution du parc Lutilisation réelle des véhicules et matériels Connaissance précise des coûts Adéquation véhicules (matériels) - missions Sinistralité

31 L ES R ECHERCHES D E CONOMIES Les Leviers Véhicule adapté aux missions confiées Traquer le suréquipement Mutualisation de véhicules Eco conduite (baisse sinistralité et consommations pouvant déboucher sur négociation contrat assurance) Car Policy (mise en place dune charte dutilisation des véhicules de la Collectivité) Etablir clairement des Objectifs

32 M ERCI DE VOTRE A TTENTION


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