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Coperfin 1 Explication sur le projet dorganisation.

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1 Coperfin 1 Explication sur le projet dorganisation

2 p. 2Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Table des matières >Introduction >Les programmes BPR et les réseaux >Description des programmes >Description des réseaux >Structure des programmes et des réseaux >Approche des programmes BPR Note: Cette présentation porte sur Coperfin 1. Les organigrammes repris dans cette présentation ne sont donc plus actuels. Vous retrouverez la version actuelle (juin 2003) de lorganigramme du SPF Finances dans lannexe 1.

3 p. 3Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Introduction Le Ministère des Finances en mouvement … >10 ans de réforme au sein du Ministère des Finances –Plan quinquennal –Plan quinquennal bis –Management de la performance –Plan daction Zenner >Copernic, la modernisation de ladministration fédérale: –Approbation du nouvel organigramme –Rapport N-3 –Transition vers le SPF Finances >Lancement des programmes BPR au sein du Ministère: COPERFIN (24 septembre 2001) Coperfin représente la modernisation du Ministère des Finances

4 p. 4Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Introduction Lorganigramme de Coperfin 1 Douanes et Accises Services patrimo- niaux Recettes non fiscales Grandes Entreprises Recettes Lutte contre la fraude Collecte et Echange dinforma- tions Mesures et évalua- tions Sécurité juridique Parti- culiers PME Président Comité de Direction Cellule Stratégique Etudes et Documentation Budget et Contrôle de gestion Personnel & Organisation ICT Secrétariat et Services Logistiques Impôts et Recouvrement Services – coordination et exploitation Expertises et supports fonctionnels Program Management Office Documentation Patrimoniale Services – stratégie et exploitation Expertises et supports fonctionnels Program Management Office Trésorerie

5 p. 5Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Introduction Rapport N-3 >Le rapport N-3 présente lélaboration de lorganigramme et détermine –Le nombre de fonctions de management au niveau N-3 et leur contenu fonctionnel –Les circonscriptions administratives des centres >La fonction de management N-3 (comparable à celle de directeur régional actuellement) garantit la réalisation dun certain nombre dobjectifs ainsi que la gestion opérationnelle de la circonscription administrative. La personne qui remplira cette fonction sera choisie aussi bien pour ses connaissances techniques fiscales que pour ses compétences en matière de management. Ici aussi des mandats de 6 ans sont dapplication >Les services qui constituent le centre peuvent être répartis sur un ou plusieurs endroits >Lorganisation et les localisations exactes ne sont pas spécifiées dans ce rapport et doivent encore être déterminées Centres N-3 N-2 N-1 N

6 p. 6Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation >Un programme Business Process Reengineering détermine l'ensemble des changements nécessaires au niveau du personnel, des moyens (informatiques) et des méthodes de travail pour créer un meilleur environnement de travail et pour atteindre de meilleurs résultats >Concrètement pour le Ministère des Finances: –En raison de lampleur du Ministère des Finances, onze programmes BPR fonctionnels ont été lancés, axés sur une administration précise (ex. Douanes et Accises) –Cinq programmes BPR génériques ont également été mis sur pied. Ils ne sont pas liés à une administration particulière mais examinent une série daspects communs (ex. Citizen Relationship Management) –Quatre réseaux soutiennent les programmes (voir p.19) –Les programmes BPR ne sappliquent dans un premier temps quaux administrations fiscales et pas à ladministration de la Trésorerie –Chaque programme a la même structure (manager de programme, groupe de travail,…) et travaille de la même manière (voir plus loin) Les programmes BPR et les réseaux (1/3)

7 p. 7Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation >Un réseau est le nom donné à un groupe de personnes qui soccupent daspects précis et bien définis: –ICT: Technologie de lInformation et de la Communication (software, hardware,…) –Personnel: description de fonction, compétences –Infrastructure: bâtiments,… –Contrôle interne: construction de processus permettant de réduire les risques prévisibles afin de pouvoir réaliser avec un degré de confiance élevé les objectifs du SPF Finances >Un réseau est organisé de la même manière quun programme (manager de programme, groupe de travail,…) >Le réseau procure un soutien aux programmes dans leur domaine. Il rassemble également leurs différentes propositions dans ce domaine. Ainsi, le réseau ICT par exemple présente un plan global pour lICT qui rassemble lensemble des propositions. Chaque programme a une personne de contact dans le réseau, qui peut être contactée si nécessaire ou qui contacte elle-même le programme quand une action particulière doit être mise en oeuvre >Les réseaux veillent également à la cohérence de lapproche des différents groupes de travail et peuvent prendre des initiatives par rapport aux groupes de travail Les programmes BPR et les réseaux (2/3)

8 p. 8Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation ICT Personnel Infrastructure Groupe 3 9)Gestion des risques 10)CRM Entités Fiscales 11)Réglementation Entités Fiscales Groupe 2 3)Particuliers 4)PME 5)Grandes Entreprises 6)Recouvrement 7)Perception 8)Lutte contre la Fraude Groupe 1 1)Douanes & Accises 2)Enquêtes et Recherches Groupe 4 12)CRM Documentation patrimoniale 13)Réglementation Documentation patrimoniale Groupe 5 14)Services Patrimoniaux 15)Mesures et Evaluations 16)Sécurité juridique Contrôle Interne Les programmes BPR et les réseaux (3/3)

9 p. 9Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Description des programmes (1/10) Douanes et Accises Douanes et Accises/ Enquêtes et Recherches Grandes Entreprises Recettes Lutte contre la fraude Collecte et Echange dinforma- tions Mesures et évalua- tions Sécurité juridique Parti- culiers PME Président Comité de Direction Cellule Stratégique Etudes et Recherches Budget et Contrôle de gestion Personnel & Organisation ICT Impôts et Recouvrement Services – coordination et exploitation Expertises et supports fonctionnels Program Management Office Documentation Patrimoniale Services – stratégie et exploitation Expertises et supports fonctionnels Program Management Office Trésorerie GROUPE 1 Secrétariat et Services Logistiques Services patrimo- niaux Recettes non fiscales

10 p. 10Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Description des programmes (2/10) GROUPE 1 >Programmes fonctionnels Impôts et Recouvrement –Douanes et Accises Le groupe de travail Douanes et Accises étudie comment mieux allouer les moyens dont il dispose afin doffrir aux opérateurs économiques un service plus efficace, plus rapide et de meilleure qualité –Enquêtes et Recherches Ce groupe de travail analyse les possibilités pour transformer le comportement réactif en un comportement proactif par le biais déchange dinformations et en collaborant avec les autres services (tant en externe quen interne)

11 p. 11Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Description des programmes (3/10) Grandes Entreprises Recettes Lutte contre la fraude Parti- culiers PME P PME GE Perception/Rec. Lutte contre la fraude Douanes et Accises Collecte et Echange dinforma- tions Mesures et évalua- tions Sécurité juridique Président Comité de Direction Cellule Stratégique Etudes et Recherches Budget et Contrôle de gestion Personnel & Organisation ICT Impôts et Recouvrement Services – coordination et exploitation Expertises et supports fonctionnels Program Management Office Documentation Patrimoniale Services – stratégie et exploitation Expertises et supports fonctionnels Program Management Office Trésorerie GROUPE 2 Secrétariat et Services Logistiques Services patrimo- niaux Recettes non fiscales

12 p. 12Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Description des programmes (4/10) GROUPE 2 >Programmes fonctionnels Impôts et Recouvrement –Particuliers, PME, GE Chaque groupe de travail veut dessiner dans les grandes lignes pour son groupe cible (les particuliers, les PME et les GE) la manière optimale de taxer et de fournir des services. Les particularités et caractéristiques de chaque groupe sont prises en compte. –Lutte contre la Fraude Ce groupe de travail désire développer des processus permettant de mieux tracer et combattre les cas de fraude importants et par conséquent de mieux traiter les dossiers –Perception Le groupe de travail analyse les possibilités daligner et dautomatiser le processus de perception –Recouvrement Le but poursuivi par ce groupe de travail est de parvenir à une approche intégrée de certains contribuables afin dattaquer de façon plus dynamique le problème de non- paiement, et en particulier de la fraude et de linsolvabilité organisée

13 p. 13Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation GROUPE 3 CRM Entités Fiscales Gestion des risques/ Réglementation Entités fiscales Description des programmes (5/10) Douanes et Accises Grandes Entreprises Recettes Lutte contre la fraude Collecte et Echange dinforma- tions Mesures et évalua- tions Sécurité juridique Parti- culiers PME Président Comité de Direction Cellule Stratégique Etudes et Recherches Budget et Contrôle de gestion Personnel & Organisation ICT Impôts et Recouvrement Services – coordination et exploitation Expertises et supports fonctionnels Program Management Office Documentation Patrimoniale Services – stratégie et exploitation Expertises et supports fonctionnels Program Management Office Trésorerie Secrétariat et Services Logistiques Services patrimo- niaux Recettes non fiscales

14 p. 14Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Description des programmes (6/10) GROUPE 3 >Programmes génériques Entités Fiscales –CRM Entités Fiscales CRM signifie Citizen Relationshîp Management et analyse dans quelle mesure les services offerts peuvent être adaptés aux besoins des clients Ce groupe de travail recherche une réponse pratique à la question de savoir comment positionner les différents services de Impôts et Recouvrement par rapport au contribuable: quels services ou produits offrir, via quels canaux? Le groupe tient compte dans ses recherches des conséquences que ceux-ci peuvent avoir sur les processus, lorganisation et les systèmes –Gestion des risques Le groupe de travail désire développer une méthode permettant de détecter les déclarations les plus risquées et de les traiter ensuite de manière appropriée –Réglementation Entités Fiscales Le but de ce groupe de travail est de développer un processus qui transforme la réglementation en matière dImpôts et Recouvrement en méthodes de travail pratiques

15 p. 15Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Description des programmes (7/10) GROUPE 4 CRM Documentation Patrimoniale Réglementation Documentation Patrimoniale Douanes et Accises Grandes Entreprises Recettes Lutte contre la fraude Collecte et Echange dinforma- tions Mesures et évalua- tions Sécurité juridique Parti- culiers PME Président Comité de Direction Cellule Stratégique Etudes et Recherches Budget et Contrôle de gestion Personnel & Organisation ICT Impôts et Recouvrement Services – coordination et exploitation Expertises et supports fonctionnels Program Management Office Documentation Patrimoniale Services – stratégie et exploitation Expertises et supports fonctionnels Program Management Office Trésorerie Secrétariat et Services Logistiques Services patrimo- niaux Recettes non fiscales

16 p. 16Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Description des programmes (8/10) GROUPE 4 >Programmes génériques Documentation Patrimoniale –CRM Documentation Patrimoniale Ce groupe de travail recherche une réponse claire et pratique à la question de savoir comment positionner les différents services de la Documentation patrimoniale par rapport au contribuable: quels services ou produits offrir, via quels canaux? Le groupe tient compte dans ses recherches des conséquences que ceux-ci peuvent avoir sur les processus, lorganisation et les systèmes –Réglementation Documentation Patrimoniale Le but de ce groupe de travail est de développer un processus qui transforme la réglementation actuelle en matière de Documentation Patrimoniale en méthodes de travail pratiques

17 p. 17Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Description des programmes (9/10) Services Patrimoniaux Mesures et Evaluations Sécurité Juridique Douanes et Accises Services patrimo- niaux Grandes Entreprises Recettes Lutte contre la fraude Collecte et Echange dinforma- tions Mesures et évalua- tions Sécurité juridique Parti- culiers PME Président Comité de Direction Cellule Stratégique Etudes et Recherches Budget et Contrôle de gestion Personnel & Organisation ICT Impôts et Recouvrement Services – coordination et exploitation Expertises et supports fonctionnels Program Management Office Documentation Patrimoniale Services – stratégie et exploitation Expertises et supports fonctionnels Program Management Office Trésorerie GROUPE 5 Secrétariat et Services Logistiques Services patrimo- niaux Recettes non fiscales

18 p. 18Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Description des programmes (10/10) GROUPE 5 >Programmes fonctionnels Documentation Patrimoniale –Services Patrimoniaux Le groupe de travail désire trouver une manière daméliorer le recouvrement des créances non-fiscales et des amendes pénales, ainsi que de moderniser la gestion du patrimoine mobilier et immobilier de lEtat. –Mesures et Evaluations Le groupe de travail veut permettre de moderniser des mesures et la mise sur pied dune méthode permettant de satisfaire à la demande dexécution destimation de valeur. –Sécurité Juridique Lobjectif de ce groupe de travail est de moderniser la gestion du droit réel et les tâches fiscales apparentées

19 p. 19Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Description des réseaux >ICT, Personnel, Infrastructure –Ces réseaux saxent sur le support des programmes fonctionnels et génériques dans le développement des exigences opérationnelles futures en matière dICT, de personnel et dinfrastructure –De plus, les réseaux veillent à rassembler et à approcher de manière cohérente les aspects ICT, personnel, infrastructure et contrôle interne de lensemble du SPF Finances >Contrôle interne –Le contrôle interne reprend lensemble des actions qui doivent être entreprises par le management et le personnel dans le but dassurer une sécurité raisonnable au niveau de la réalisation des objectifs, de lutilisation des moyens, de la connaissance et de la gestion des risques, du respect des droits et réglements, de la lutte contre la fraude, etc. –Ce réseau jouera un rôle important lorsque les programmes détermineront leurs processus futurs

20 p. 20Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation >Un trajet de changement tel que Coperfin demande une structure temporaire, spécialement érigée pour les différents programmes et réseaux. >A côté de cette structure temporaire, le ComDir garde ses fonctions de validation des rapports intermédiaires et finaux. –Le ComDir est présidé par le Secrétaire général et se compose des Directeurs généraux des administrations fiscales, du Directeur général des Services Généraux et des représentants du Cabinet >La structure temporaire englobe les composants suivants: –Comité de pilotage –Sponsor de programme –Coordinateur de programme –Manager de programme –Conseiller interne BPR –Groupe de travail de programme >Tous ces composants ne se retrouvent pas dans chaque programme/réseau >Cette situation temporaire est représentée graphiquement à la page suivante + Support des consultants externes Structure des programmes et des réseaux (1/6)

21 p. 21Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Comité de Pilotage ComDir Coordinateur Manager de Programme Groupe de travail Sponsor de Programme Manager de Programme Groupe de travail Structure des programmes et des réseaux (2/6) Conseiller interne BPR Consultants externes

22 p. 22Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Comitéde direction (ComDir) SERVICES PATRIMONIAUX SECURITE JURIDIQUE Comitéde Pilotage Entités fiscales PrésidentSPF Finances (d.a.secrétaire général) N-1 SPF Finances (d.a.administrateur général et administrateur général adjoint) Représentant cabinet ministre des Finances et Commissaire du Gouvernement N-2 Douanes & Accises (d.a. directeur général) N-2 P(d.a. directeur général) N-2 PME(d.a. directeur général) N-2 GE(d.a. directeur général) N-2Recouvrement(d.a. directeur général) N-2Lutte contre la fraude(d.a. directeur général) ResponsableFEDICT ResponsableSPF P&O ResponsableDICT (d.a.secrétariat général) ResponsableP&O (d.a.secrétariat général) Coordinateur P/PME/GE Coordinateur Recouvrement/Encaissement Comitéde pilotage Documentation patrimoniale Président SPF Finances(d.a. secrétaire général) N-1Documentation du patrimoine(d.a. administrateur général & administrateur général adjoint) Représentant cabinet ministre des Finances et Commissaire du Gouvernement N-2s de Documentation patrimoniale (d.a. directeur-général) Resp.FEDICT etResp.SPF P&O Resp.DICT etResp.P&O (d.a. Secr. Gén) PARTICULIERS PME GRANDES ENTREPRISES RECOUVREMENT PERCEPTION (d.a. directeur général) N-2 Recouvrement (d.a. directeur gén.) OSSIEUR N-2 Lutte contre la fraude (d.a. directeur gén.) DE GEYNDT LUTTE CONTRE LA FRAUDE O N D E R Z O E K & N-2 Douanes et Accises (d.a. directeur gén.) 2 55 CRM - ENTITES FISCALES REGLEMENTATION & PROCEDURES DE TRAVAIL ENTITES FISCALES CRM DOCUMENTATION PATRIMONIALE REGLEMENTATION & PROCEDURES DE TRAVAIL INFORMATIONS PATRIMONIALES MOREAU 4 PIETERS GABELE BIOMEZ COUPOLES se réunit au moins 1x par semaine avec le gestionnaire de programme dirige le groupe de travail sur le plan opérationnel (avec un consultant externe) se réunit environ 1x toutes les 2 semaines (plus fréquemment si nécessaire) élabore de façon intérimaire les (sous- )aspects avec des consultants externes VYVERMAN DE LAERE PEETERS Douanes & ACCISES MESURES ET EVALUATIONS se réunit 1x toutes les 6 semaines (réunion par organe coordinateur) valide les documents SPONSOR DU PROGRAMME GESTIONNAIRE DE PROGRAMME GROUPE DE TRAVAIL COMITE DE PILOTAGE SIXFAUTRE COLPIN DE SOMERE COORDINATEUR VAN DER HAEGEN COLLET PURNELLE Enquêtes & Recherches Gestion des risques COMDIR N-2 P N-2 GEN-2 PME d.a: dans lattente dune désignation (d.a. directeur- général) N-2 RNF N-2 SP N-2 M&E N-2 SJ 4 DE CLERCQ Chef ESF (d.a. admini- strateur général adjoint) *Réseaux non compris (d.a. directeur- général) N-2 RNF N-2 SP N-2 M&E N-2 SJ Coordinateur Réseaux ICT/P&O/Infrastructure

23 p. 23Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation RESPONSABILITES >Comité de pilotage –Celui-ci est responsable de la gestion de Coperfin, càd de la direction et du suivi des programmes de reengineering respectifs –Le Comité endosse toutes les responsabilités nécessaires à un moment ou lautre pour assurer le bon fonctionnement de Coperfin et des programmes >Sponsor de programme –Il est responsable de lapplication au niveau du programme des décisions prises par le comité de pilotage, dont il fait partie. –Il a le pouvoir hiérarchique nécessaire pour encourager les changements et les actions au niveau du programme –Il peut être le sponsor de plusieurs programmes >Coordinateur de programme –Napparaît que dans le groupe 2 (P-PME-GE-Recouvrement-Fraude). Le nombre et le type de programmes rendent une coordination nécessaire afin den assurer la cohérence Structure des programmes et des réseaux (4/6)

24 p. 24Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation RESPONSABILITES >Manager de programme –Endosse avec le consultant externe la responsabilité finale du planning et de la direction des travaux opérationnels au sein du programme –Le manager de programme fait le rapport du statut de son programme lors des réunions du comité de pilotage >Conseiller interne BPR –Collabore au programme BPR et soutient le manager de programme >Groupe de travail de programme –Garantit la mise en forme du fonctionnement futur des différentes administrations/aspects de lorganisation pour toutes les facettes du fonctionnement opérationnel –Les collaborateurs des programmes sont sélectionnés sur base de leur expertise fonctionnelle ou sur base de leur connaissance approfondie de certains aspects des processus centraux, ainsi que pour leur sensibilité du terrain. Structure des programmes et des réseaux (5/6)

25 p. 25Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Personne de contact Infrastructure Personne de contact ICT Personne de contact ICT Personne de contact Personnel Programme Interaction entre les programmes et réseaux Personne de contact Contrôle interne Structure des programmes et des réseaux (6/6)

26 p. 26Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Approche des programmes (1/3) >Durant dix mois, les groupes de travail des programmes BPR vont analyser, en collaboration avec les réseaux, les différents aspects de leur administration ou de leur organisation: procédures, processus, réglementation, compétences, culture, etc. >Après 10 mois sera présentée lapproche de réalisation, qui décrit la nouvelle image des administrations respectives ou aspect de lorganisation et qui explique les étapes concrètes à franchir pour parvenir à cette image >Cette approche de réalisation devra être élaborée de manière plus large en projets concrets. Ces projets seront à leur tour systématiquement implémentés, de manière à ne pas mettre en danger le fonctionnement des administrations. La nouvelle image sera ainsi mise en place pas à pas.

27 p. 27Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Approche des programmes (2/3) >Les programmes travaillent tous de la même manière: 1.La première étape, qui est terminée pour tous les groupes de travail, consistait à élaborer un planning et à mettre au point tous les préparatifs nécessaires 2.Pendant la deuxième étape, les programmes déterminent leurs objectifs, stratégie et principes directeurs. Ces principes forment les lignes directrices pour lélaboration ultérieure de la situation future. Cest également lors de cette phase que les Quick Wins sont identifiés pour leur administration/leur organisation. Les Quick Wins sont des améliorations qui peuvent être mises en place de manière rapide et à faible coût. 3.Lors de la troisième étape, les programmes dessineront la situation future. Ils tiendront compte lors de cet exercice de la situation actuelle. 4.La quatrième étape servira à faire la comparaison entre la nouvelle situation et lactuelle. Ensuite, un plan sera élaboré afin de passer de la situation actuelle à la situation nouvelle. Cette comparaison analytique sappelle lanalyse du fossé. Cette étape verra également lébauche de lapproche de réalisation ou dimplémentation, dans lequel tous les aspects liés à lICT, au personnel, à linfrastructure et au contrôle interne seront repris.

28 p. 28Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Approche des programmes (3/3) Etape 1 Etape 2 Etape 3 Préparation et planning Détermination des objectifs, de la stratégie et des principes directeurs Identification des Quick Wins Image du fonctionnement futur (To Be) Evaluation de la situation actuelle (As Is) Etape 4 Analyse du fossé Ebauche dune approche de réalisation avec risques et contraintes Septembre- Octobre Octobre- Novembre Novembre- Mars Avril-Juin Timing approximatif (possibilité de chevauchement et de déviation) Comité de Pilotage Comité de Pilotage Comité de Pilotage Comité de Pilotage

29 p. 29Coperfin 1: Explication sur le projet dorganisation Annexe 1: Organigramme de Coperfin 2 Président du Comité de Direction Cellule Stratégique Etudes et documentation Budget & Contrôle de Gestion Secrétariat et Services Logistiques Personnel & Organisation ICT PMO stratégique & Communication Impôts et Recouvrement Trésorerie Documentation Patrimoniale D & A GERecouvrement Lutte contre la fraude Relations européennes et internationales Gestion de la monnaie Financement de lEtat et marchés financiers Paiements Dépôts, consignations et oppositions Expertise et Support fonctionnels PMO Services, Coordination et Exploitation Expertise et Support fonctionnels PMO Services, Stratégie et Exploitation Centre Services patrimoniaux Recouvrement Non-Fiscal Mesures et Evaluations Collecte et Echange dinfo Sécurité juridique Centre Mesures et Evaluations spéciales Centre Enquête et Recherches SM SGC P Centre SMSGC PME Centre SMSGC Centre SMSGC Centre SMSGC SM = Support du Management SGC = Stratégie de Groupes cibles NOUVEAU par rapport à Coperfin 1


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