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Le Fonds Social Européen Fédéral Programmation 2007-2013 Manuel comptable Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion.

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1 Le Fonds Social Européen Fédéral Programmation Manuel comptable Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

2 Système de financement Démarrage du projet pour laxe 1 (introduction dans FSE Primaweb et démarrage officiel) = 20% liquidée Vos pièces justificatives à disposition de lA.G. Solde liquidé après réception par la CE du montant correspondant au titre de solde Rapport dexécution = 3 mois au plus tard après la fin du projet. Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

3 Modèle pour le suivi financier par les promoteurs et leurs partenaires Tableaux financiers Part fédérale Part régionale Part locale FT=PP + FSE + Recettes Risques de double subsidiation Responsabilité du promoteur ! Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

4 Modèle pour le suivi financier par les promoteurs et leurs partenaires Tableaux financiers La répartition est à effectuer lors de chaque soumission des données trimestrielles. FT = PP + FSE + REC PP = PFédérale + PRégionale + PLocale Les subsides fédéraux, régionaux ou le locaux qui ont été perçus doivent être obligatoirement renseignés Attention aux doubles subventionnements! Responsabilité du promoteur!! Voir présentation détaillée cet après-midi Les participants des trajets ont toujours une PFédérale (subvention Art§60) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

5 Modèle pour le suivi financier par les promoteurs et leurs partenaires Documents participants & encadrants Liste des bénéficiaires du projet Liste du personnel engagé (internet et externe) dans le projet Mention du statut Mention des parts respectives si statut mixte Mention du taux doccupation en heures Doit correspondre aux personnes mentionnées sur les feuilles de présence Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

6 Modèle pour le suivi financier par les promoteurs et leurs partenaires Dépenses et pièces justificatives Les pièces comptables originales sont archivées et annotées dans un dossiers distinct de type facturier avec : n° de facture date de paiement preuve de paiement clé de répartition Ce dossier doit être disponible et doit pouvoir être fournit dans un délai de 15 j. calendrier Ce dossier doit être conservé jusque 2025 min. Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

7 Modèle pour le suivi financier par les promoteurs et leurs partenaires Exemples de pièces justificatives : facture, note dhonoraire, ticket de caisse avec preuve de paiement (extrait de compte, relevé bancaire) Il faut la preuve que le montant a effectivement été payé. La facture/le ticket de caisse où figure un cachet noté PAYE et sur lequel la signature du receveur communal apparait ne doit pas être accompagnée de preuve supplémentaire Dépenses justifiées par convention de sous-traitance, bon de commande, procès-verbal, feuilles de présence,... La facture doit mentionner : Le lien avec le projet par une mention explicite ou par un doc annexe qui fait le lien entre la facture et le projet La clé de répartition avec la méthode de calcul Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

8 Eligibilités des dépenses: Une dépense est éligible si elle est : conforme à la réglementation nationale et communautaire intégrée dans un des postes budgétaires repris dans le projet tel quapprouvé effective et encourue : Notion de « dépenses effectives encourues » Elles sont justifiées par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente nécessaire et légitime ; en rapport direct avec laction engagée et effectuée entre le et le et correspond à une utilisation/prestation relative à l'ex. couvert par l'agrément en respect avec la règlementation comptable et fiscale belge Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

9 Eligibilités des dépenses: Règles générales Une dépenses inéligibles à une contribution du FSE : la TVA récupérable TVA inéligible sauf si réellement et définitivement supportée par les promoteurs et leurs partenaires les intérêts débiteurs lachat de véhicules, dinfrastructures, dimmeubles et de terrains lachat de mobilier et déquipement sous une autre forme quamortissements Les paiements en nature Frais de voyage individuels !!! Pécule de sortie, frais non liés au projet,… Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

10 Eligibilités des dépenses: Coûts directs et Coûts indirects Coûts directs = charge liée à lachat de bien et de services et les charges salariales directement liée au projet (lien clair!) Charges salariales des encadrants/participants les biens de consommation non amortissables les biens de consommation amortissables le leasing les frais de location les frais daménagement des locaux Si dépense pas totalement liée au projet financement au prorata Tout les autres frais sont des coûts indirects Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

11 Eligibilités des dépenses : Coûts directs et Coûts indirects Coûts indirects = dépenses qui ont trait à la gestion annexe du projet les frais de gestion et de recrutement les charges sociales du personnel les frais de déplacement individuels les fournitures de bureau les frais de poste et téléphone leau, le gaz et lélectricité les taxes et les assurances les frais d'entretien les frais dencodage % forfaitaire lié au coût direct du projet de 10%, si forfait dépassé, AUCUNE possibilité de faire valoir le surplus Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

12 Eligibilités des dépenses Sous-traitance Seul le 1 er niveau est éligible (doc preuve des règles de concurrence et des marchés publics) Les règles du marché public DOIVENT être respectés!! (voir présentation cet après-midi) La convention de sous-traitance doit être signée et reprendre : lobjet et la portée précise du travail demandé les modalités dexécution la durée les conditions de propriété intellectuelle et confidentialité lindemnité financière ainsi que les modalités de paiement le n° BCE du sous-traitant clause garantie que les dépenses nont pas déjà été subventionnée par des subsides européens clause dans laquelle le sous-traitant sengage à utiliser le type correct des listes de présence factures = max. montant convention Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

13 Coûts relatifs au personnel enseignant et dencadrement et coûts dexpertise Exemple de facture Attention !!!! un seul encodage par facture!!!!

14 Coûts relatifs au personnel enseignant et dencadrement et coûts dexpertise NOM SOUS-TRAITANT N° DE BCE xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxx Formation en Nettoyage % Seules les heures du mois de mai et du mois de juin sont soumises pour cette période – soit 6h sur les 12h facturées

15 Coûts relatifs au personnel enseignant et dencadrement et coûts dexpertise Attention !!!! un seul encodage par facture!!!! Les montants repris dans les encodages et les références doivent correspondre aux documents scannés. Toutes les factures doivent être enregistrées dans les périodes trimestrielles. Aucune factures ne pourra être introduite en période de régularisation

16 Coûts relatifs au personnel enseignant et dencadrement et coûts dexpertise Personnel interne Seul le personnel interne affecté au projet est éligible directement Seul les dépenses du personnel interne provenant directement de la source authentique DMFA sont prises en compte, à savoir : le brut mensuel le simple pécule de vacance la prime de fin dannée et les cotisations patronales Contrôle sur base des feuilles de présence Les dépenses non-éligibles : assurance hospitalisation, frais de déplacements, assurance de groupe, frais professionnels à charge de lemployeur, primes de prestations,… Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

17 Coûts relatifs au personnel enseignant et dencadrement et coûts dexpertise Personnel externe Le personnel externe sera repris via des contrats de sous-traitance Dépense se justifie par la qualité du service fourni et la plus-value apportée au projet Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

18 Dépenses inhérentes aux biens de consommation et déquipement Biens de consommation amortissables et non-amortissables Bien d'investissement = affectation durable au service de l'organisme Ne sont pas des biens d'investissement et donc non- amortissables le petit matériel le petit outillage lorsque leur prix ou à défaut de prix, leur valeur normale, par unité commerciale usuelle, n'atteint pas 250,00 HTVA Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

19 Dépenses inhérentes aux biens de consommation et déquipement Les biens déquipement qui ne touchent que partiellement le projet peut aussi être éligible mais devra faire lobjet dune clé de répartition motivée et acceptable Les forfaits ne sont pas acceptés Les biens doccasion nest en principe pas éligible sauf conditions spéciales et avec accord préalable de la ¢ FSE fédérale Tableau damortissements Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

20 Recettes Toute action cofinancée par le FSE est susceptible dinduire des recettes ou den bénéficier au cours de son cofinancement Si les recettes ont un lien direct avec le projet, elles doivent être imputées en totalité au projet Si les recettes nont quun lien partiel avec le projet clé daffectation appropriée et justifiée les recettes générées dans le cadre des actions cofinancées par le FSE doivent être portées en diminution des dépenses globales Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

21 Recettes Ne pas confondre les recettes et les parts publiques: Par ex: Rentrées liée à la mise à disposition des art§60 = Recettes Points APE = Part Régionale Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

22 Important à retenir Sous-traitance Respect pour la législation sur les marchés publics Convention avec 8 points spécifiques Factures la copie de la facture, la preuve de paiement la convention signée Recettes Prestations les heures encodées doivent correspondre aux heures réellement prestées. les heures de groupe sont le nombre d'heures collectives (528 heures (8 heures * 22 jours * 3 mois ) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

23 Rappel Plan de communication Pour les promoteurs Promotion et publicité FSE sur place Information FSE sur les documents : l'emblème de l'Union européenne ; la mention "Fonds social européen"; la mention "Le fonds social européen investit dans votre avenir" soulignant la valeur ajoutée apportée par l'intervention de la Communauté. Notoriété du FSE auprès des participants Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

24 Disponible sur site Réglementation européenne sur le FSE Programme Opérationnel Manuels Manuel descriptif Manuel comptable Manuel dutilisation Application FSE Modèles Feuilles de présences et instructions Rapport annuel dexécution Tableau de Double Subventionnement FAQs et Communications diverses Plan de communication / LOGO européen Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

25 Merci pour votre attention ! Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir


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