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Préparer la venue du certificateur La documentation à constituer COPIL du 29 octobre 2013.

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1 Préparer la venue du certificateur La documentation à constituer COPIL du 29 octobre 2013

2 Objectifs Enjeux Le dossier permanent Le dossier de révision La documentation à constituer Le dossier de clôture

3 Réunion EPS LR Les objectifs La constitution dune documentation la plus exhaustive possible est une nécessité afin dassurer au certificateur : - Une prise de connaissance facilitée et rapide de lenvironnement de létablissement (partie générale du dossier permanent) ; - Une justification des soldes des comptes présents à la clôture de lexercice (dossier de clôture) ; - Une documentation et une traçabilité des contrôles effectués au titre du contrôle interne (dossier de révision).

4 Réunion EPS LR Les enjeux Si le certificateur identifie une absence ou une insuffisance dans le dispositif de contrôle interne, il pourra considérer les risques danomalies significatives comme élevés et, dans ce cas, les contrôles de substance pourront être plus étendus. Si le certificateur constate quil peut sappuyer sur le dispositif de contrôle interne existant, il pourra approfondir principalement les tests de procédure. Lordonnateur et le comptable devront définir conjointement lorganisation qui sera mise en place dans le cadre de la venue du certificateur, afin notamment de pouvoir mettre à disposition la documentation nécessaire à la certification des comptes, et de définir les interlocuteurs qui seront en mesure dapporter des réponses au certificateur selon les cycles dactivité.

5 Réunion EPS LR Le dossier permanent Définition Le dossier permanent regroupe, au sein dun dossier unique, lensemble des documents juridiques, comptables et financiers attestant de lexistence de lentité et de son évolution. Il présente un caractère pluriannuel. Contenu Ensemble des actes pris par les différents organes de lentité, informations sur son organisation et sur les méthodes comptables pratiquées : · Informations relatives à la direction ; · Ensemble des procès verbaux et délibérations Ensemble des contrats et conventions passés par létablissement ; · Actes juridiques fondateurs signés et notifiés ; · Lorganigramme général de létablissement ; · La cartographie des systèmes dinformation ; · Les données et règles de base de la comptabilité. Ce dossier sarticule en deux parties : · Le dossier général qui regroupe les principales données relatives à l EPS · Un dossier spécifique par cycle dactivités

6 Réunion EPS LR Le dossier permanent Sa constitution relève essentiellement des services de lordonnateur, avec lappui, le cas échéant, du comptable. Les caractéristiques varient selon les choix opérés par la direction en fonction de lorganisation existante et des contraintes qui pèsent sur létablissement. Le dossier permanent peut ainsi être : Dématérialisé ou non dématérialisé ; Centralisé ou décentralisé. Le directeur de létablissement peut choisir de confier à la direction financière ou à toute autre direction le soin de constituer et de tenir le dossier permanent. · La direction peut également choisir de maintenir les pièces qui doivent figurer au dossier permanent au sein de chaque service ou direction dont elle relève (organisation décentralisée). Si les contraintes liées à la dématérialisation se révèlent trop importantes pour létablissement, ce dernier peut constituer son dossier permanent à partir des documents papiers existants.

7 Réunion EPS LR Le dossier permanent Forme du dossierConstitution, suiviActeurs DOSSIER DEMATERIALISE DOSSIER PAPIER DOSSIER DEMATERIALISE ORGANISATION DECENTRALISEE ORGANISATION CENTRALISEE ORGANISATION DECENTRALISEE Services gestionnaires DAF ou autre direction Services gestionnaires DAF ou autre direction DAF direction Transmission des pièces à la direction chargée du suivi Constitution et tenue, centralisation Conservation des PJ dans le service Tenue et MAJ de la liste des PJ

8 Réunion EPS LR Le dossier permanent NB: Il nexiste pas de modèle type de dossier permanent. Chaque établissement est libre de choisir sa présentation. Mais le dossier permanent a pour objectif de présenter de manière dynamique les éléments les plus significatifs de la vie de létablissement. Ainsi, il importe que : · seuls les documents les plus structurants pour létablissement figurent dans le dossier permanent, · les mêmes documents ne figurent pas dans les deux parties du dossier permanent (éviter la présence de doublons). Une maquette indicative est proposée en annexe de la fiche « préparer la venue du certificateur »

9 Réunion EPS LR Le dossier de clôture Définition Le dossier de clôture a pour finalité de justifier les montants des comptes présents au bilan de clôture pour un exercice comptable donné. Enjeux Le dossier de clôture est un support de laudit interne et externe (certificateur). Il apporte linformation comptable utile à la réalisation des missions daudit. Organisation et contenu Le dossier de clôture reprend lordre du bilan. Ce dossier ne doit pas consister en une duplication des pièces portées au compte financier avant transmission à la chambre régionale des comptes Les pièces dématérialisées pourront être remises telles quelles. Les autres pièces seront fournies sous format papier. Le dossier de clôture indiquera la localisation de différentes pièces pour leur consultation. Avant transmission du compte de gestion à la chambre régionale des comptes, le comptable sassurera que les pièces nécessaires à la certification pourront être mises à disposition du certificateur.

10 Réunion EPS LR Le dossier de clôture Le dossier de clôture est composé de deux parties. Dans sa première partie, le dossier comporte : - une liste par compte ou poste de bilan des personnes et / ou des services responsables indiquant leurs coordonnées précises et actualisées, - la balance générale des comptes arrêtée à la date comptable du 31/12/N - la revue analytique des comptes, elle consiste en une analyse comparative sur deux exercices des comptes présentant des évolutions significatives ou atypiques. Dans sa seconde partie, le dossier est constitué en deux sous-dossiers : haut de bilan et bas de bilan, eux-mêmes divisés en actif et passif. Au sein de chaque sous-dossier, figureront : - les états de développement des soldes, les états de restes à payer et les états de restes à recouvrer arrêtés au 31/12/N, ainsi que es pièces justifiant des opérations sur comptes de tiers non débouclées - le tableau de réconciliation des dettes et créances avec les entités partenaires de létablissement, le tableau de réconciliation de linventaire et de létat de lactif, les justificatifs de toutes les opérations de correction et régularisation.

11 Réunion EPS LR Le dossier de clôture Le sous-dossier relatif aux opérations de correction et régularisation est un dossier pluri - annuel. Lordonnateur et le comptable veilleront à le constituer conjointement. Ce sous-dossier est détenu par le comptable. Les pièces justificatives des opérations de régularisation sont constituées : · De la décision du directeur autorisant le comptable à comptabiliser ces écritures, · Dun état détaillant la situation comptable avant comptabilisation des écritures de corrections derreur, · D un état détaillant la situation comptable à lissue de la comptabilisation des écritures de correction derreur, · Dun état détaillant limpact des corrections derreur et les justifiant, · Du journal comptable récapitulant les écritures de corrections derreur (par exemple : journal des opérations diverses issu de lapplication Hélios).

12 Réunion EPS LR Le dossier de révision Définition Le dossier de révision détaille lensemble des contrôles effectués par létablissement (ordonnateur et comptable) au cours dun exercice comptable La constitution du dossier de révision est donc indissociable de la mise en œuvre dun plan de contrôle interne (PCI ou PDCI). Elle répond en effet au double impératif de documentation et de traçabilité du contrôle interne. Enjeux Le dossier de révision est un dossier annuel, à linverse du dossier permanent qui constitue une base de données pérenne Le dossier de révision se distingue également du dossier de clôture en ce quil ne sert pas à justifier les soldes existants à la clôture de lexercice.

13 Réunion EPS LR Le dossier de révision Le dossier de révision doit permettre au certificateur : De sassurer de lexistence dun dispositif de maîtrise des risques ; De sassurer que les contrôles organisés par lentité couvrent les principaux risques De sassurer de la réalité et de lefficacité des contrôles effectués. Le dossier de révision matérialise la fiabilité du dispositif de CI mis en place. Un dossier bien documenté conditionnera de manière certaine létendue et la nature des contrôles effectués par le certificateur. En effet, lapproche de ce dernier est une approche par les risques.

14 Réunion EPS LR Synthèse

15 Réunion EPS LR La circulaire interministérielle du 25 juillet 2013

16 Réunion EPS LR Les dotations MIGAC Elles doivent être comptabilisées selon leur finalité: -en exploitation (compte 73118) si la dotation sert à financer une dépense d exploitation - en investissement si la MIGAC est destinée à financer des fonds propres (compte 10281) ou des investissements (compte 13187) NB: les MIGAC versées par anticipation concernant l exercice suivant doivent être retraitées en produits constatés d avance pour neutralisation du résultat

17 Sur laffectation des dotations destinées à soutenir linvestissement -Renforcement des fonds propres, pour des dotations non susceptibles de reprise. Imputation au compte Subventions dinvestissement et déquipement pour des opérations non susceptibles de générer des ressources nouvelles, ou de diminuer le coût dune activité. Imputation au compte « Subvention - MIGAC » pour des opérations susceptibles de générer des ressources nouvelles Imputation au compte 487 « Produits constatés davance » -Dotations destinées à la couverture des surcoûts dexploitation générés par de nouveaux investissements. Imputation au compte 142 « provisions réglementées pour renouvellement dimmobilisation »

18 Produits constatés davance Rappel des dispositions de la Circulaire du 6 juillet 2012 Les financements reçus en une fois au titre de plusieurs exercices doivent être comptabilisés en produits constatés davance, compte 487 Nimpacte pas le résultat Réunion EPS LR

19 Les provisions pour emprunts Les produits concernés sont les produits dits « complexes » pour lesquels il existe un risque de taux. Ces produits doivent faire l objet d une évaluation du risque à leur mise en place et annuellement à la clôture. Le risque évalué doit faire l objet d une provision. Le compte 152 »provisions pour risques et charges sur emprunts » a été créé. Pour les emprunts souscrits avant 2013, la reconstitution des provisions s effectuera par imputation sur la situation nette (compte 110 ou 119)

20 Réunion EPS LR Les admissions en non valeur La Cour des Comptes a fait des observations sur la persistance de mauvaises pratiques en matière d ANV. Les créances figurant au débit du compte 4152 « créances admises en NV par l ordonnateur » doivent être apurées au travers d un plan d apurement des créances si le stock est important. Le plan d apurement doit être adapté à l importance du stock et à l échéance de la certification. Il doit être validé par le directoire;

21 Réunion EPS LR Merci de votre attention


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