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DR Paris 5 La dématérialisation des congés et du CET dans Sirène 1.

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1 DR Paris 5 La dématérialisation des congés et du CET dans Sirène 1

2 2 * SOMMAIRE * DR Paris 5 Le contexte I. Partie réglementaire A.Les congés annuels / ARTT B.Le compte épargne-temps (CET) II. Présentation du module Sirène A.Les circuits de validation B.Les différents profils Calendrier prévisionnel

3 3 Le contexte DR Paris 5

4 4 Qui est concerné et de quoi parle-t-on? DR Paris 5 Est concernée : la population payée par lInserm, contractuels et titulaires (en dehors des vacataires et des contrats de droits privés). Le module Sirène englobe lensemble de la gestion des congés (annuels et RTT) et du CET (historique et pérenne). Il dématérialise les circuits de validation des demandes de congés et, pour le CET, douverture, dalimentation, dexercice de droit doption, dutilisation et de renonciation. Il facilite le suivi au niveau de lagent, de la structure et de ladministration.

5 5 Les avantages pour la structure DR Paris 5 2 Faciliter lexercice des responsabilités managériales des directeurs de laboratoire et des chefs déquipe; Simplifier les démarches administratives; Uniformiser les pratiques de gestion pour les collaborateurs Inserm; Faciliter le suivi des demandes de congés / tableaux de bord; Etre informé en temps réel => gain de temps; Etre alerté sur les demandes de monétisation de jours de CET, notamment pour les CDD financés sur ressources propres.

6 6 Les avantages pour lagent DR Paris 5 Consulter à distance ses données individuelles regroupées en un seul endroit; Suivre en temps réel les différentes étapes de validation de ses demandes; Simplifier lapplication de la réglementation dans un domaine pointu; Une procédure automatisée qui permet de faciliter les échanges avec son supérieur hiérarchique; Un traitement des demandes plus rapide.

7 7 I. Partie réglementaire DR Paris 5

8 8 A. Les congés annuels / ARTT DR Paris 5

9 9 Les droits à congé annuel sont calculés par année civile et par référence à une activité exercée à temps plein (prorata en cas de temps partiel/incomplet ou lorsque lagent nexerce pas son activité pendant la totalité de lannée). Les droits acquis sont exprimés (et utilisés) en jours ouvrés (du lundi au vendredi inclus). Le capital annuel de congé des agents travaillant à temps plein est le suivant : fonctionnaires (stagiaires et titulaires), CDD et CDI : 32 jours. Les congés annuels DR Paris 5

10 10 Les jours ARTT DR Paris 5 Tous les agents de droit public (fonctionnaires, vacataires, CDD, CDI) peuvent potentiellement bénéficier de jours ARTT. Le droit aux jours ARTT sapprécie au regard de la durée hebdomadaire de travail en vigueur dans chaque structure, telle que définie dans son règlement intérieur. Les droits sont calculés par année civile et par référence à une activité exercée à temps plein (prorata en cas de temps partiel/incomplet ou lorsque lagent nexerce pas son activité pendant la totalité de lannée). Les droits acquis sont exprimés (et utilisés) en jours ouvrés. Le capital annuel de jours ARTT est égal à 0 jour pour une durée hebdomadaire de travail de 36 heures 11 et à 13 jours pour une durée hebdomadaire de travail de 38 heures 30.

11 11 Mise en œuvre à lInserm depuis le 1 er janvier 2006, elle se traduit par une journée de travail supplémentaire non rémunérée. Elle sapplique à tous les personnels rémunérés (Inserm et non Inserm, relevant du droit public ou du droit privé) en fonction au sein dune structure de lInstitut. Initialement positionnée le lundi de Pentecôte, elle est mise en œuvre, depuis 2009, selon lune des modalités suivantes : pour les agents disposant de jours ARTT, retrait doffice dun jour ARTT et récupération du différentiel existant entre le temps de travail dû au titre de la journée de solidarité (7 heures) et la valeur horaire de la journée ARTT déduite ; pour les agents ne disposant pas de jours ARTT, travail effectif de 7 heures ou dépôt dun jour de congé annuel. La journée de solidarité DR Paris 5

12 12 Tous les agents (fonctionnaires, vacataires, contractuels de droit public et de droit privé) peuvent potentiellement bénéficier de jours de fractionnement. Le droit aux jours de fractionnement sapprécie au regard de la quantité de congés annuels et de jours ARTT consommés par lagent en dehors de la période du 1 er mai au 31 octobre. Les droits sont calculés par année civile et ne doivent jamais être proratisés. Les droits acquis sont exprimés (et utilisés) en jours ouvrés. Un jour de fractionnement est accordé à lagent qui a consommé entre 5 et 7 jours de congés/ARTT en dehors de la période du 1 er mai au 31 octobre, un deuxième jour sil en a consommé au moins 8 Les jours dits « de fractionnement » DR Paris 5

13 13 Un agent dont la durée hebdomadaire de travail est de 38 heures 30 et la quotité de temps de travail à 100 %, bénéficie de : 32 jours de congés annuels 12 jours dARTT (13 – un jour au titre de la journée de solidarité) 2 jours de fractionnement au maximum (selon le nombre de jours de congés consommés en dehors de la période du 1 er mai au 31 octobre) => Capital congés maximum = 46 jours En synthèse DR Paris 5

14 14 Modalités dutilisation et de report des congés/jours ARTT Les congés annuels (y compris les jours de fractionnement) et les jours ARTT acquis par lagent sutilisent dans les mêmes conditions. Ils peuvent être cumulés. Labsence du service au titre de ces congés ne peut excéder 31 jours calendaires consécutifs. Sils nont pas été utilisés en totalité au terme lannée civile, ils peuvent être reportés, dans la limite de 10 jours, jusquau 28 février de lannée suivante. Par exception, aucune limite quantitative ou calendaire nest imposée dans le cas où les congés nont pas été utilisés du fait dun congé de maladie. Les agents contractuels (et les vacataires) doivent épuiser leurs droits à congé/ARTT avant le terme de leur engagement. DR Paris 5

15 15 Ils sont arrêtés chaque année par le directeur de structure, après avis du conseil de laboratoire ou de service. Les jours de fermeture simputent sur les droits à ARTT de lagent et/ou sur ses droits à congé annuel. Lorsquun jour de fermeture survient un jour où lagent ne travaille pas, quelle quen soit la raison, il doit lui être recrédité (ne pas confondre avec la règle qui veut quun jour férié survenant un jour où un agent ne travaille pas en raison de son temps partiel ne peut être récupéré). Les jours de fermeture DR Paris 5

16 16 Depuis la loi de finances pour 2011 (parue fin 2010), certains congés pour raison de santé (congé ordinaire de maladie, congés de longue maladie, de longue durée, de grave maladie, congé pour accident de service ou maladie professionnelle) ne permettent plus dacquérir des jours ARTT. Un balayage complet des situations ouvrant droit ou non aux congés annuels, jours ARTT et jours de fractionnement a été effectué. Les résultats de cette étude vont générer quelques ajustements (en négatif) par rapport aux pratiques actuelles. A compter de la mise en place de lapplication, lagent nacquerra des jours de fractionnement quà la condition de réunir les conditions de consommation de congés/ARTT requises (pas de crédit automatique en début dannée). Points dattention DR Paris 5

17 17 B. Le compte épargne-temps (CET) DR Paris 5

18 18 Définition DR Paris 5 Le CET permet de capitaliser des reliquats de congés non pris (congés annuels, jours de fractionnement, jours ARTT), qui peuvent être utilisés sous forme de congé et/ou monétisés et/ou, pour les fonctionnaires, faire lobjet dun versement au régime de retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP). Les personnels éligibles au CET sont, sous certaines conditions : les fonctionnaires titulaires, les agents contractuels (CDD, CDI) employés de manière continue depuis au moins un an au sein de la fonction publique de lEtat.

19 19 Louverture du CET Louverture dun CET nest pas obligatoire. Elle peut intervenir à tout moment de lannée, dès lors que lagent remplit les conditions requises (pas de CET « vivant » préexistant, ancienneté suffisante pour les contractuels). Louverture du CET prend effet à la date de dépôt de la demande de lagent, sans effet rétroactif possible. DR Paris 5

20 20 Lalimentation du CET DR Paris 5 Lalimentation ne peut porter que sur des jours entiers. Trois conditions cumulatives doivent être satisfaites pour pouvoir alimenter un CET : être dans une situation ou une position statutaire permettant lalimentation ; avoir consommé au moins 20 jours de congés/ARTT acquis au titre de lannée civile en cours (les jours reportés, ceux acquis à titre de compensation des astreintes et contraintes, les jours consommés au titre dun CET et la journée de solidarité ne sont pas pris en compte). Un prorata doit être appliqué en cas de temps partiel/incomplet ; demander lalimentation du CET dans les délais requis, soit entre le 1 er novembre et le 31 décembre de lannée N.

21 21 Lexercice du droit doption sur le CET « pérenne » Le CET « pérenne » comprend les jours épargnés au 31 décembre 2009 et au-delà. Trois conditions cumulatives doivent être satisfaites pour pouvoir exercer un droit doption : être dans une situation ou une position statutaire permettant lexercice du droit doption ; disposer dune épargne supérieure à 20 jours au 31 décembre de lannée N (les 20 premiers jours dépargne ne peuvent être utilisés que sous forme de congé) ; exercer le droit doption dans les délais requis, soit entre le 1 er janvier et le 31 janvier de lannée N+1. DR Paris 5

22 22 DR Paris 5 Lexercice du droit doption sur le CET « pérenne » (suite) Lagent peut opter, à sa convenance, pour une indemnisation et/ou, pour les fonctionnaires, pour une valorisation de son épargne au titre de la RAFP. Le versement de lindemnité et le versement de lépargne à la RAFP sont opérés, en une seule fois, chaque année. Si lagent nexerce pas son droit doption avant le 31 janvier de lannée N+1, la fraction de son épargne ouverte au droit doption est, sil est fonctionnaire, versée à la RAFP et, sil est contractuel, monétisée.

23 23 Lutilisation du CET sous forme de congé DR Paris 5 La demande dutilisation peut être formulée à tout moment de lannée. Elle ne peut porter que sur des jours entiers. Quatre conditions cumulatives doivent être satisfaites pour pouvoir utiliser un CET : être dans une situation ou une position statutaire permettant lutilisation ; disposer dun solde de jours suffisant (le CET ne peut être négatif) ; solliciter lutilisation du CET dans les délais requis (le délai varie en fonction de la durée du congé demandé : une semaine minimum, un mois maximum) ; avoir obtenu laccord exprès du responsable hiérarchique. Lutilisation ne peut toutefois être refusée en cas de radiation des cadres ou de fin de contrat.

24 24 La situation des agents détenteurs dun CET « historique » DR Paris 5 Le CET « historique » comprend les jours épargnés au 31 décembre 2008 maintenus au titre du dispositif transitoire. Ce compte est « gelé » (aucune alimentation possible) et lépargne qui sy trouve ne peut en principe être utilisée que sous forme de congé. Toutefois, lagent détenteur dun tel compte peut, à tout moment de sa carrière, décider dy renoncer et transférer son épargne sur un CET « pérenne » (si lagent ne dispose pas déjà dun CET « pérenne », il lui en est automatiquement ouvert un). Les options ouvertes à lagent du fait de cette renonciation diffèrent en fonction de lépargne dont il dispose sur son CET « pérenne » avant et après le transfert de son épargne « historique ». La monétisation et/ou le versement de lépargne à la RAFP sont opérés, selon le cas, par tranches annuelles ou en une seule fois.

25 25 Le sort du CET en cas de mobilité DR Paris 5 Les fonctionnaires Le CET de lagent est, selon la nature de lorganisme quil rejoint, soit transféré, soit « gelé ». Attention : les agents relevant, dans leur nouvel emploi, dun régime dobligations de service (ex. : MCU, PU, MCU-PH, PU-PH), ne sont pas éligibles au CET dans leur administration daccueil et leur compte Inserm ne peut donc être transféré. Les agents contractuels LInserm na aucune obligation de clôturer le CET dun agent dont lengagement est arrivé à terme. La reprise, par un autre employeur, du CET détenu par lagent, relève de son appréciation.

26 26 La clôture du CET DR Paris 5 La clôture du CET nest requise quen cas de radiation des cadres (démission, licenciement, révocation, retraite) ou de décès de lagent. Les congés non pris, du fait de lagent, à la date de radiation des cadres, sont perdus. En cas de décès, les ayants droits bénéficient de lindemnisation de la totalité de lépargne figurant sur le CET (« pérenne » et/ou « historique »).

27 27 II. Présentation du module Sirène DR Paris 5

28 28 A. Les circuits de validation DR Paris 5

29 29 Les différents acteurs au sein du laboratoire DR Paris 5 Le DU qui dispose dun profil « Directeur de structure » (DS) Le/la secrétaire-gestionnaire ou Responsable administratif du labo qui dispose dun profil « Responsable administratif » (RA) dont les fonctionnalités sont partagées avec le profil DS, excepté pour la validation des congés et lajustement des soldes Congés et CET. Le chef déquipe, à qui le DU a délégué la validation des congés des agents de son équipe, qui dispose du profil « Chef déquipe » (CE) =>Les profils RA et CE sont attribués par le DS

30 30 Les circuits de validation DR Paris 5 Les formulaires de demande suivants ont été dématérialisés : congé, utilisations du CET (historique et pérenne), ouverture, alimentation, exercice du droit doption, renonciation. Suivant le type de demande, deux circuits existent: - avec la validation du Supérieur hiérarchique (DS ou CE), - avec la validation du RRH. Si le CE valide, le Supérieur hiérarchique (DS) est informé des demandes qui ne sont pas soumises à sa validation via un tableau des demandes à consulter (case à cocher « Vu »). Dans chaque circuit, les envois de courriel informent les utilisateurs concernés de létat de la demande.

31 31 Circuit 1 – Validation du SH DR Paris 5

32 32 Circuit 2 – Validation du RRH DR Paris 5

33 33 B. Les différents profils DR Paris 5

34 34 Les profils DR Paris 5 Les utilisateurs sont répartis par profils, qui gèrent les droits et la confidentialité dans lapplication. Un utilisateur peut avoir plusieurs profils, plusieurs utilisateurs peuvent avoir un même profil. Dans Sirène, les profils sont représentés par les onglets en haut de page. Tous les profils disposent de fonctionnalités de gestion, de suivi et daccès aux archives et à la documentation.

35 35 Profil « Agent – Congés » DR Paris 5 Pour des raisons dergonomie, pour le profil Agent (et pour lui uniquement), les fonctionnalités « Congés » et « CET » ont été divisées en deux profils. Fonctionnalités : calcul des droits, demandes de congés et dannulation de congés, fiche de suivi. Confidentialité : accès uniquement aux informations le concernant.

36 36 Profil « Agent – Congés » DR Paris 5

37 37 Profil « Agent – Congés » DR Paris 5

38 38 Profil « Agent – CET » DR Paris 5 Fonctionnalités : compteurs, demandes douverture, dalimentation, dexercice du droit doption, dutilisation, de renonciation... Confidentialité : accès uniquement aux informations le concernant.

39 39 Profil « Agent – CET » DR Paris 5

40 40 Profil « Agent – CET » DR Paris 5

41 41 Profil « Directeur de structure » DR Paris 5 Fonctionnalités : validation des demandes de congé et dutilisation du CET, ajustement des soldes congés, paramétrage de la structure (jours de fermeture, durée hebdomadaire de travail), mise en ligne de liens et documents, gestion des équipes, attribution du profil Responsable administratif. Confidentialité : accès uniquement aux informations concernant la structure. Les fonctionnalités administratives sont partagées par le profil Responsable administratif, mais pas la validation des demandes ni les ajustements de solde. Un indicateur signale à chaque fois quil sagit dun agent CDD sur RP.

42 42 Profil « Directeur de structure » DR Paris 5

43 43 Profil « Directeur de structure » DR Paris 5

44 44 Profil « Chef déquipe » DR Paris 5 Fonctionnalités : validation des demandes de congé et dutilisation du CET, ajustement des soldes « congés ». Confidentialité : accès uniquement aux informations concernant léquipe. La constitution de léquipe et la désignation du CE sont effectuées par le DS ou le RA comme dans le module « Formation ». Un indicateur signale à chaque fois quil sagit dun agent CDD sur RP.

45 45 Profil « Chef déquipe » DR Paris 5

46 46 Profil « Chef déquipe » DR Paris 5

47 47 Calendrier prévisionnel DR Paris 5

48 48 Calendrier dactions 2013 DR Paris 5 Module Sirène déployé à compter du 2 janvier 2013 Etape 1 : Le DS attribue les profils RA et CE Etape 2 : Le DS ou RA paramètre les propriétés de sa structure (jours de fermeture, durée hebdomadaire de travail…) Etape 3 : Les agents saisissent leur reliquat de congé 2012 reportés sur 2013 pour valider leur accès dans loutil (validation DS/RA obligatoire) Etape 4 : Pour les agents détenteurs dun CET, ils exercent leur droit doption entre le 1 er et le 28 février => Tout au long de lannée, les demandes de congés et CET sont saisies et validées dans Sirène

49 49 Vous êtes notre relais dans les laboratoires, nous comptons sur vous! A vous de jouer! DR Paris 5 Merci pour votre attention


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