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La Communication d’Entreprise et la Communication Interne Élément majeur de la politique générale des entreprises ?

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Présentation au sujet: "La Communication d’Entreprise et la Communication Interne Élément majeur de la politique générale des entreprises ?"— Transcription de la présentation:

1 La Communication d’Entreprise et la Communication Interne Élément majeur de la politique générale des entreprises ?

2 Sommaire JOUR 2 Les moyens de la communication  Les moyens écrits  Les moyens oraux Réflexions sur la communication interne  La communication dans l’entreprise : une affaire de spécialistes ?  Un domaine réservé aux seules grandes entreprises ?  Communication interne et difficultés économiques  Problèmes de bruits dans l’entreprise 2

3 Les moyens de la communication

4 1) Les moyens de communication écrits Le journal d’entreprise Les outils traditionnels  Note flash  Revue de presse  Note de service  Plaquette de présentation et livret d’accueil  Panneaux d’affichage  Boite à idées Les outils technologiques :  Journal électronique  Messagerie électronique  Forums de discussion  Les RSE 4

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6 Le journal d’entreprise 6 94 % des entreprises de plus de 1000 salariés possèdent un journal interne Avantages:  Permet une parfaite maitrise du contenu rédactionnel  Outil souple et contrôlable Inconvénients  Tonalité trop hiérarchique  Manque d’interactivité  Remis en cause avec les manques de budget et les progrès des nouvelles technologies

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11 Comment élaborer un journal d’entreprise 11 Au préalable  Déterminer l’objectif du journal  Etablir les modalités de son fonctionnement: Le niveau de sous-traitance (interne ou externe?) Le comité de rédaction définition de la ligne éditoriale; garantir le contenu de chaque numéro; veiller au respect du planning, de la mise en page, à l’équilibre des articles, etc. La présentation du journal l’aspect, le look, la pagination et la périodicité, le contenu (éditorial, sommaire, rubriques) Le cadre juridique Le mode de diffusion

12 Comment élaborer un journal d’entreprise 12 L’élaboration  Nécessite une organisation et un fonctionnement clair du comité de rédaction Lieu de réunion adapté Chaque réunion doit faire l’objet d’un compte-rendu Rôle de chaque membre clairement précisé Le contenu de la réunion doit être défini Utiliser le chemin de fer et penser à l’ours Intervention du comité de lecture  La fabrication Mise en page Accord pour impression

13 Les principales dérives du journal interne 13 Le manque de personnalité Le manque de stabilité L’insuffisance de réflexion sur les titres Le triomphalisme excessif Une illustration insuffisante

14 Le journal d’entreprise: atelier 14 Prendre connaissance d’un journal d’entreprise Quels sont les principaux thèmes abordés? Quels seraient les axes d’amélioration du support?

15 La note flash Outil à diffusion rapide lié à un événement exceptionnel et non sensible Pas de périodicité définie Thèmes abordés variés: signature d’un gros contrat, agrandissement de locaux, diffusion d’informations concurrentes, validation des catalogues DIF, avancements de projets Diffusion électronique et audiovisuelle 15

16 La revue de presse Diffusion organisée en interne des articles parus dans la presse externe concernant l’entreprise. Objectif d’information et de mobilisation  Informer les salariés des opérations de l’entreprise ayant eu un retentissement médiatique pour renforcer l’impact en interne  Sensibiliser les salariés à l’ensemble de l’activité de l’entreprise et leur procurer une ouverture sur les enjeux de celle-ci Périodicité variant en fonction de la taille, de l’activité, de l’actualité de l’entreprise et du segment de ses destinataires Réalisée en interne (90% des cas) ou en externe 16

17 La revue de presse Revues de presse  Technologique, commerciale, financière, environnementale et autres thèmes plus vastes que l’actualité de l’entreprise Existent dans près de organisations pour un lectorat de l’ordre de1,2 million de salariés Taxées (loi du 03/01/1995) A éviter  Les diffusions sélectives  L’amateurisme et la rapidité de la sélection 17

18 La note de service A longtemps été quantitativement le premier outil de communication dans l’entreprise A pour objectif de fixer les règles du fonctionnement interne, de tracer les directives, d’informer sur les orientations et les modifications juridiques, techniques ou commerciales. Manque d’interactivité et quantité importante sont ses limites 18

19 La plaquette de présentation Professionnalisation des plaquettes internes: forme aérée plus attrayante, grille de lecture sous forme de chiffres clés, de graphismes et de brèves Formes diversifiées selon l’objectif poursuivi:  Document régulier: présentation des résultats de fin d’année  Document exceptionnel: publication du plan stratégique de l’entreprise  Document à finalité externe diffusé à une large fraction ou à l’ensemble du personnel Le rapport d’activité 19

20 Le livret d’accueil Présents dans 60% des entreprises françaises, il constitue un des premiers contacts du jeune recruté Doit répondre aux principales questions que se pose le nouvel embauché Remise avant la date d’entrée effective en fonction : acte symbolique Il contient 2 types d’information:  Concernant l’entreprise: stratégie, activités, défis, etc.  Concernant le salarié: sa place dans l’entreprise (organigramme), les règles de rémunération, d’avancement de carrière, la législation sociale, ses droits et ses devoirs (règlement intérieur) 20

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22 Panneaux d’affichage L’affiche est souvent réduite au minimum indispensable de la législation sociale relative au droit d’expression des salariés et à l’affichage des délibérations des instances représentatives Moyen d’information qui permet de prévenir, sensibiliser ou informer les salariés d’une entreprise 2 formes  Écrite: s’assimile à un avis au personnel  Visuelle: sensibiliser une action particulière (affichage relative aux conditions de sécurité) Doit être visible, lisible, informatif et régulièrement renouvelé 22

23 Boite à idées Une des techniques les plus anciennes, les plus souples et les moins onéreuses de communication ascendante Utilisée par près d’1 entreprise sur 5 Matérialisée par une urne dans laquelle les salariés peuvent introduire leurs suggestions ou interrogations Objectif  Faire remonter de manière anonyme toute suggestion ou proposition d’amélioration concernant l’activité et le fonctionnement interne de l’entreprise  Etablir un dialogue en permettant à chacun de poser à la hiérarchie l’ensemble des questions auxquelles son activité quotidienne et sa hiérarchie directe ne lui permettent pas d’obtenir de réponse 23

24 Boite à idées (suite) Elle doit:  se situer dans un lieu visible (hall, salle adaptée, etc.)  énoncer clairement son objet (type d’idées)  indiquer la période durant laquelle elle s’opère (durée de présence de l’urne)  Indiquer les destinataires  Indiquer le thème de suggestions demandées  Indiquer les suites qui seront apportées  Indiquer la règle du jeu La démarche doit préciser le caractère anonyme ou non des suggestions et leur forme 24

25 Communications électroniques Journal électronique: 2 techniques  Objectifs informations brèves informations générales, opérationnelles, externes à l’entreprise  Avantage Apport en information brute et rapide Messagerie électronique  Permettent d’adresser du courrier ou de simples messages à un ou plusieurs destinataires préalablement sélectionnés 25

26 Forums de discussion Permet sur internet ou par intranet à un groupe de personnes de se rencontrer sur le réseau et d échanger des opinions sur un thème commun sous forme de messages. Cet échange peut être encadré par un médiateur (ou modérateur). Nécessité d’un code de bonne conduite  Acceptation d’une charte  Définition d’un administrateur et d’un modérateur Facteurs clés de succès  Animation et organisation du forum  Publicité par l’entreprise 26

27 Réseaux sociaux d’entreprise (RSE) ATELIER Qu’est-ce qu’un réseau social d’entreprise ? Les réseaux sociaux internes au service du collectif ? Réseaux sociaux d’entreprise : 7 conseils pour réussir votre projet. 27

28 2) Les moyens de communication oraux 28 La communication de proximité Gestion des réunions Relais techniques  Journal téléphonique  Vidéo transmission  Visio conférence

29 La communication de proximité (1/3) Constituée par l’ensemble des échanges qui s’opèrent localement sur le lieu de l’activité professionnelle du salarié S’effectuent au niveau du management ou du top management (visites spontanées ou planifiées) Présence physique importante à 3 titres:  Être à l’écoute  Diffuser des messages  Marque de respect et de valorisation du salarié: symbole 29

30 La communication de proximité (2/3) La présence sur le terrain  S’appréhende comme un management proche de l’action  Favorise l’expression, le débat, la cohésion, la motivation  Peut s’effectuer en prolongement d’une démarche d’audit  Crée un dialogue convivial dans un projet d’entreprise à LT La rencontre du chef d’entreprise avec les salariés peut s’opérer dans 2 cadres:  La visite planifiée ou non dans l’usine  Les forums d’expression directes 30

31 La communication de proximité (3/3) Le rôle de l’encadrement  Le cadre est le 1 er relais de la communication dans l’entreprise  Constat: manque d’implication des managers et rétention d’informations  Cause: charge de travail excessive limite le temps au dialogue, manque de visibilité, crainte d’une perte de leur pouvoir de décision…. Occasions:  Entretien individuel  Entretien informel  Actes de la vie professionnelle 31

32 La gestion des réunions Un cadre passe plus de la moitié de son temps en réunion Types de réunions  Réunions de service Lieu de travail et d’échange mais attention à la réunionnite Lieu d’échanges directs (débats entre participants) et indirects (diffusion des informations aux autres membres du service)  Réunions interservices Rencontre interservices ou porte ouverte interne  Evénements internes Les conventions Les opérations événementielles spéciales 32

33 Le journal téléphonique Relativement peu utilisé par les entreprises françaises Permet à chaque salarié d’écouter les informations de l’entreprise en composant un numéro de téléphone. Un répondeur téléphonique se déclenche alors et déroule ses messages Objectif  Informer son personnel en période de crise  Annoncer des événements qui seront détaillés au sein du support écrit  Cibler un auditoire thématiquement ou hiérarchiquement Convient à des PME/PMI ou à de services particuliers de grandes entreprises Inconvénient : réduit l’échange entre les personnes et casse le lien. 33

34 Vidéo transmission Système de transmission par satellite, elle permet de diffuser en direct une information de nature télévisuelle instantanément en de multiples points de la planète Entreprises en réseau ou possédant un grand nombre d’implantations tant en France qu’à l’étranger Possibilité pour les salariés de recevoir le même message au même moment (renforcement de la cohésion et de la culture d’entreprise) Occasions  Vœux du président, présentation des résultats aux salariés, OPA, restructuration, changement de nom, de stratégie, etc. Rarement pratiquée en raison de son coût onéreux 34

35 Visio conférence Chaque participant est équipé d’un écran sur lequel il visualise les autres membres de la réunion et d’une caméra qui le filme. Avantage  Pouvoir identifier instantanément les orateurs  Avoir la possibilité de présenter des documents de travail  Gain de temps en supprimant les déplacements  Productivité accrue Inconvénient  Coût élevé mais banalisation avec accès Internet 35

36 L’audiovisuel Le journal vidéo Le film d’entreprise Avantage : image moderne Inconvénient : Coût élevé 36

37 Questions et réflexions spécifiques à propos de la communication interne

38 1) La communication: une affaire de spécialistes ? 38 Pourquoi faire appel à un spécialiste même lorsqu’une équipe interne existe ?  Expertise variée : horizons & expériences différentes  Gain de temps

39 2) La communication: réservée aux grandes entreprises ? (1/2) Communication interne dans les grandes entreprises pointue et puissante (budgets importants) 80% des grandes entreprises (+ de 500 salariés) ont une fonction communication interne spécifique La comm’ interne à partir de 10 salariés !  10 : plafond d’une entreprise artisanale, au-delà le nombre de dépendances hiérarchiques peut devenir un frein à la fluidité des relations  La fonction comm’ interne est souvent réservée aux grandes entreprises, mais les comportements de communication concernent tout individu en relation avec d’autres 39

40 2) La communication: réservée aux grandes entreprises ? (2/2) 40 SalariéResponsable d’équipe Entreprise Appropriation de l’objectif d’entreprise CibleRelaisResponsable CohésionContributeurResponsableFacilitateur Travail en communContributeurResponsableFacilitateur 3 champs d’application de la communication interne et les rôles respectifs de chaque salarié, de l’encadrement et de l’entreprise

41 3) Communication interne et crises d’entreprise 41 Urgence médiatique en situation de crise  L’interne est une cause directe ou indirecte de la crise  Exemples directs : agitation sociale, grève, salarié révélant publiquement des pratiques internes condamnables…  Exemples indirects : suicide d’un salarié, décès d’un dirigeant, plainte pour harcèlement moral, abus de bien social… L’interne subit les conséquences de ces crises :  Conséquences directes : plan de licenciement, restructuration, fusion…  Indirectes : bouleversement managérial

42 Pourquoi ne pas délaisser la comm’ interne en période de difficultés économiques? (1/2) 42 Souvent délaissée elle représente un intérêt à 3 niveaux :  Mobilisation interne :  Contexte : Interrogations du salarié sur la responsabilité de ses dirigeants, sur l’impact emploi & production  Objectif : Prévenir la perte de confiance envers la hiérarchie (ex : si connaissance de faits par lecture de presse…)  Solution : diffusion rapide (message électronique, intranet, note flash…)

43 Pourquoi ne pas délaisser la comm’ interne en période de difficultés économiques? (2/2) 43 2 autres niveaux  L’agent ambassadeur :  En situation de crise, principe de trilogie des acteurs  Responsable entreprise / interlocuteur externe / riverain ou salarié  3 ème acteur : témoin émotionnel de la crise, donc forte crédibilité  Nécessité de communiquer en interne pour éviter : silence, message contradictoire  La préservation de l’avenir  Une crise bien gérée ouvre des opportunités (ex : Agronutrition)  La gestion « interne » de crise représente un plan essentiel de la communication de crise globale

44 6) Communication recrutement 44 Externe ?  Participation forums et salons emploi  Presse, internet  Affiches, sponsoring, soirées privées… Interne !  Communiquer son plan de recrutement annuel  Cooptation  Intranet…

45 Conclusion La personne responsable de la communication interne est un facilitateur, mais il appartient à chacun de faire preuve d’écoute, de dialogue, d’implication et de cohésion

46 MERCI ! 46


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