07/11/2005 1 / 56 De la genèse d’un projet de capitalisation de connaissances à sa réalisation : grille comparative des offres.

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1 07/11/2005 1 / 56 De la genèse d’un projet de capitalisation de connaissances à sa réalisation : grille comparative des offres

2 07/11/2005 2 / 56 De la genèse d’un projet de capitalisation de connaissances à sa réalisation : grille comparative des offres - présentation de l ’INERIS le contexte - Le projet de capitalisation de connaissances objectifs, phases et études - présentation de l ’outil fonctions recherche et intégration - grille comparative des offres

3 07/11/2005 3 / 56 INERIS : le profil  Établissement public, à caractère industriel et commercial, créé en 1990, sous la tutelle du Ministère chargé de l’environnement  Il occupe une place spécifique dans le dispositif d’évaluation et de prévention des risques. Il offre une expertise unique au service du secteur public et du secteur privé  L’INERIS est doté de laboratoires et de moyens d’essais en vraie grandeur parmi les plus importants au plan national  L’INERIS conjugue l’approche expérimentale (échelle réduite, échelle réelle), la modélisation et le retour d’expérience

4 07/11/2005 4 / 56 Les fondements de l’expertise de l’INERIS  Un héritage scientifique et technique lié à la culture de sécurité minière  La recherche  L’expérimentation du laboratoire aux essais en grand, complétée par la modélisation  Le retour d’expérience  La pluridisciplinarité des experts  Le travail en réseaux national, européen voire international  Une veille active

5 07/11/2005 5 / 56 Généralités sur la gestion des connaissances Orientations terminologiques « La gestion des connaissances est une démarche multidisciplinaire permettant d ’atteindre les objectifs de l ’entreprise en faisant le meilleur usage des connaissances et s ’intéresse à des processus comme ceux de l ’acquisition, de la création et du partage des connaissances, tout comme aux fondements culturels et techniques qui les soutiennent. L ’objectif de la gestion des connaissances est d ’ajuster les processus de la connaissances avec les objectifs de l ’entreprise. » Knowledge Management - AFNOR - 2002

6 07/11/2005 6 / 56 Généralités sur la gestion des connaissances « Définir le projet : La proposition : La nature des propositions en matière de gestion des connaissances va considérablement varier d ’une entreprise à l ’autre et va aussi dépendre de l ’historique de la problématique dans l ’entreprise. Il faut se concentrer sur les objectifs de l ’entreprise et non sur ceux de la gestion des connaissances en elle-même. Comprendre la stratégie de l ’entreprise et de celle de ses dirigeants. » Knowledge Management - AFNOR - 2002

7 07/11/2005 7 / 56 Objectifs du projet Capitaliser activement la connaissance de l ’Institut et fiabiliser l ’information Faire partager l ’information pour l ’ensemble des chercheurs et ingénieurs - diminution des temps de recherche Diffuser l ’information aux partenaires et disposer d ’un système interopérable

8 07/11/2005 8 / 56 Objectifs du projet Homogénéiser les outils des gestion documentaire dans les Directions Fournir aux utilisateurs des moyens de recherche adaptés à leurs besoins : - moteur de recherche puissant - interrogation en langage naturel - interface utilisateur facile d ’utilisation

9 07/11/2005 9 / 56 Phases du projet Phase 1 - Analyse du besoin - Rédaction du cahier des charges Phase 2 - Lancement de l ’appel d ’offres et choix - Installation site pilote et choix - Déploiement Reprise de l ’existant Communication sur le projet

10 07/11/2005 10 / 56 Mission d ’étude Définition de la méthodologie appliquée : - méthode existante de création et de gestion des documents - identification des besoins des utilisateurs et existence d ’outils de gestion documentaires dans les directions opérationnelles - analyse de la volumétrie - cartographie des flux et des traitements - organisation du travail dans les directions opérationnelles - organisation de la recherche d ’information et délais de restitution des documents

11 07/11/2005 11 / 56 Mission d ’étude Cartographie des fonds documentaires : - rapports sur support papier, avec certains rapports dupliqués sur CD ROM - normes, réglementation - documents clients sous toute forme : dossier, A4, A3, A0 - photographies : photographies techniques et institutionnelles - fichiers bureautiques - plans de tous types : descriptifs, matériels - cartes - CD-ROM contenant des bases spécialisés, etc.

12 07/11/2005 12 / 56 Mission d ’étude Cartographie des flux documentaires : - flux entrants / constituent l ’ensemble des documents utilisés par les chercheurs et ingénieurs pour rédiger les rapports étude de l ’origine et du contenu - flux sortants / rapports et supports de formation étude des destinataires et volumétrie

13 07/11/2005 13 / 56 Equipe projet Chef de projet Expert Chef de projet informatique Responsable site pilote Intégrateur Equipe informatique Et réseaux Comité de Direction Comité de Pilotage Correspondants du projet Utilisateurs

14 07/11/2005 14 / 56 Rôle des acteurs Direction générale volontaire sur le sujet Chef de projet à l ’écoute des utilisateurs COPIL constitué de directeurs Disponibilité de l ’informatique connue dès le début

15 07/11/2005 15 / 56 Architecture fonctionnelle Acquisition phase de collecte avec pré-indexation manuelle pour les documents papiers numérisation, OCR, et contrôle Intégration indexation du contenu avec catégorisation des documents Recherche à partir des index et/ou du texte

16 07/11/2005 16 / 56 Architecture fonctionnelle Consultation de la base accès au document (écran ou papier) gestion de dossiers (personnel ou commun) publication d ’une partie du fonds documentaire (export sur CD) administration du système

17 07/11/2005 17 / 56 Architecture fonctionnelle

18 07/11/2005 18 / 56 Architecture technique

19 07/11/2005 19 / 56 Phasage du projet

20 07/11/2005 20 / 56 Présentation de l ’outil

21 07/11/2005 21 / 56

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26 07/11/2005 26 / 56 Recherche suivant des codes de confidentialité

27 07/11/2005 27 / 56 Accessibles aux personnes habilitées

28 07/11/2005 28 / 56 Fonction réservée à l ’administrateur du système

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38 07/11/2005 38 / 56

39 07/11/2005 39 / 56

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41 07/11/2005 41 / 56 Retour sur investissement Coûts de logistique - diminution du coût de production (matériel, temps) Fiabilité de l ‘information Coûts de duplication des originaux - perte du document - besoin ponctuel d ’utilisation d ’un rapport - temps passé à trouver le document - temps de reprographie Coûts associés aux traitements des supports papiers

42 07/11/2005 42 / 56 Méthode d’analyse détaillée Les deux offres en adéquation avec les CCTP et CCAP font l’objet d’une analyse détaillée technique, financière et organisationnelle du projet Définition de 20 catégories de critères d’analyse des offres Identification de 200 critères descriptifs

43 07/11/2005 43 / 56 Valuation et pondération Coefficient de pondération valeurs de 1 à 5: 1=coefficient le plus bas, 5 le plus haut. Le coefficient 5 correspond aux 6 critères d'attribution donnés dans l'avis de marché Le coefficient est appliqué soit sur les chapitres lorsque l'ensemble de son contenu est homogène, soit au niveau de chaque ligne pour des contenus et des coefficients hétérogènes.

44 07/11/2005 44 / 56 Grille comparative des offres / valuation Présentation des soumissionnaires intégrateurs3 Références 5 Présentation des partenaires (éditeurs)2 Organisation du projet Conduite du projet4 Acquisition2 Recherche4 Présentation5 Indexation4 Restitution Publication Impression2

45 07/11/2005 45 / 56 Grille comparative des offres / valuation Administration des données3 Sécurité5 Statistiques2 Base de données bibliographique 3 Techniques informatiques Fourniture documentation en français2 Maintenance3

46 07/11/2005 46 / 56 Grille comparative des offres / valuation Fonctionnalités Acquisition Chaîne de numérisatonOui Outil développé par XOui Développement à réaliser Contrôle doublons en acquisitionStandard dans l'outil de XOui Développement à réaliser Contrôle contenu champs de pré indexationOuiOui Contrôle qualité images en entréeOui dans l'outil XOui dans outil d'OCR OCRFine ReaderAcrobate Centralisation des versementsOuiOui Suivi des versements à DOCTOuiOui Format A3 et A4OuiOuiOui PhotographiesOuiOuiOui Format divers (cartes, plans)Sous réserve du système d'acquisition / Sous réserve du système d'acquisition Suivi des versements DirectionsOui dans outil XOui Versement au format natif des documents (.DOC,.XLS,.PPT, etc.)OuiOui

47 07/11/2005 47 / 56 Grille comparative des offres / valuation Recherche Sur pré indexOuiOui Opérateurs relationnelsOuiOui Opérateurs de proximitéOuiOui Requêtes en langage naturelOuiOui Navigation thématique Oui concepts Oui par intégration d'un plan de classement virtuel Recherche par l'exemple OuiOui sous réserve du nombre limité de paramètre MulticritèresOuiOui Navigation entre documentsOuiOui Sauvegarde des dernières requêtes Oui non chiffréOui avec développement

48 07/11/2005 48 / 56 Grille comparative des offres / valuation Présentation Sur poste de travail utilisateursOuiOui Tri des résultatsOuiOui Limitation du nombre de résultats paramétrablesOuiNon décrit Ergonomie du poste utilisateursUtilisation Netscape ou autres Utilisation Netscape ou autres Présentation par ordre de pertinence OuiOui Possibilité de modifier les ordres de présentationOuiOui Présentation documents états natifOuiOui Présentation documents en HTMLOuiOui Conversion documents en fichiers PDFOuiOui Viewer AutocadOui avec un coûtOui avec un coût