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Expérience de lutilisation du logiciel SAARI au Togo pour la dispensation, la gestion des stocks et lapprovisionnement des ARVs Dr BABALEY Magali, Pharmacien.

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1 Expérience de lutilisation du logiciel SAARI au Togo pour la dispensation, la gestion des stocks et lapprovisionnement des ARVs Dr BABALEY Magali, Pharmacien Assistant technique PNUD/Togo Dakar, 6-9 mars 2006

2 Le TOGO - Superficie : Km2 longueur : 600 km largeur : 50 à 150 km Indicateurs de santé 2003 : - Nombre dhabitant : RNB/habitant US$ : Espérance de vie à la naissance : 50 ans - Mortalité infantile : 140/ Estimation du nombre de PVVIH : Séroprévalence VIH dans la population de 15 à 49 ans: 6%

3 Le logiciel SAARI Cest un logiciel de la compagnie SAGE Sylvain Huibant, tél : (33) Utilisation de 2 logiciels : GESCOM (achat, gestion stock, vente) ligne 100 (la plus adaptée) COMPTA (comptabilité) ligne 100 (la plus adaptée) Utilisé dans la plupart des Centrales dAchat francophones (Burkina, Bénin, Cameroun, Guinée Conakry, Congo Brazzaville, Tchad, Centrafrique, Sénégal…) Paramétrage spécifique pour la dispensation, la gestion des stocks et lapprovisionnement des ARVs

4 Conditions requises pour une informatisation réussie Bases de données définies (protocoles de traitement, liste des ARVs, fichier patients, fichier fournisseurs, plan comptable, clés danalyse statistique…) Systèmes de codification définis (produits, patients, fournisseurs) Mode de distribution défini (nominatif ou global) Mode de gestion des stocks défini (1er entrée-1er sortie, par date de péremption, par lot…) Mode dapprovisionnement défini (mini-maxi, QEC, périodique…) Formats documentaires définis (bon de collecte, bon de commande, facture, supports de gestion…)

5 Conditions requises pour une informatisation réussie Besoins dautomatisation définis (suivi des consos, suivi des péremptions, ré-approvisionnement…) Organisation des services et liens opérationnels définis Procédures organisationnelles définies et écrites Procédures informatiques définies et écrites Détermination claire des postes informatiques requis et des autorisations daccès Gestion et maintenance du système Formation continue

6 Système dinformatisation au Togo Fichier produits : ARVs + protocoles : 1ère ligne : AZT + 3TC + EFV ou D4T + 3TC + NVP 2ème ligne : D4T + DDI + Indinavir Pédiatrie : AZT + 3TC + Abacavir Fichier patient (3 lettres du nom et prénom, structure qui suit le patient, ville, sexe, âge, poids, nom du prescripteur, tarif…) Fichier fournisseur (identification, prix dachat, incoterm, mode de paiement, mode dexpédition, délai livraison…) Codifications (1TRAI001 pour traitement 1ère ligne… LMA0000X pour patient de la région Lomé commune, KRA0000X pour patients de la région Kara…)

7 Système dinformatisation au Togo (suite) Mode de distribution : - Dispensation par la Centrale dAchat (CAMEG-Togo) et ses 4 dépôts régionaux, - Dispensation nominative informatisée sous le contrôle dun pharmacien : - Analyse de la conformité des prescriptions avec les protocoles nationaux - Conseil aux patients sur le bon usage des ARVs - Suivi de la dispensation - Dispensation directement aux Patients ou aux Associations mais toujours nominativement (accessibilité géographique)

8 Système dinformatisation au Togo (suite) Mode de distribution (suite): - sur présentation de lordonnance et vendu à prix coûtant pour les patients hors Fonds Mondial ( à FCFA suivant le protocole) - sur présentation dun carnet numéroté + ordonnance et vendu à FCFA ou gratuit pour les patients Fonds Mondial - facturation informatisée (code patient, traitement délivré, ARVs délivrés, quantités, total à payer….) Paiement : - reçu informatisé (code patient, date de paiement, mode de paiement, n° facture payée, montant payé…)

9 Système dinformatisation au Togo (suite) Mode de gestion des stocks : par lot, par date de péremption, 1er entrée-1er sortie Mode de ré-approvisionnement : mixte : mini-maxi + périodique Qui commande les ARVs ? : - la CAMEG-Togo pour les ARVS hors Fonds Mondial (Bon de commande et suivi de commande sur SAARI) - le PNUD pour les ARVS Fonds Mondial (Bon de commande et suivi de commande sur Excel) Formats documentaires définis

10 Système dinformatisation au Togo (suite) Besoins dautomatisation : - facturation et suivi des patients - reçu de paiement, support de contrôle de la trésorerie et suivi - consommations et palmarès des ARVs et des traitements, - suivi des péremptions, - inventaires, - ré-approvisionnement et suivi des commandes - réceptions et quarantaine - écritures comptables etc…

11 Système dinformatisation au Togo (suite) Procédures organisationnelles écrites Procédures informatiques écrites Création dun service informatique : gestion du réseau, des codes daccès, de la maintenance et du développement des logiciels Saari, des sauvegardes… Formation continue régulière des personnels aux procédures organisationnelles et informatiques

12 Conclusion Lutilisation du logiciel SAARI et le choix dune dispensation nominative informatisée des ARVs au Togo à travers la CAMEG-Togo et ses dépôts régionaux permet : - une disponibilité en temps réel des données statistiques (nombre de patients sous ARVs, nombre de décès, de perdus de vue, nombre de traitement dispensés/mois et disponibles…) - loptimisation de la dispensation et du suivi des patients - loptimisation de la gestion des stocks (prévention des ruptures de stock, des sur-stocks, des péremptions…) - loptimisation des approvisionnements (planification…)


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