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« Mise en œuvre de la déconcentration et du contrôle de gestion par pôle dactivité » Roland MICHEL Consultant hospitalier Directeur dAYMARA Société de.

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1 « Mise en œuvre de la déconcentration et du contrôle de gestion par pôle dactivité » Roland MICHEL Consultant hospitalier Directeur dAYMARA Société de conseil en management public créée en 1982 Retenue par la MEAH, avec le CNEH, pour assurer le suivi national danticipation de la nouvelle gouvernance hospitalière 15 avril 2005

2 CHU de Poitiers Chiffres clés :Chiffres clés : –1 631 lits et places dont lits MCE –Effectif médical : 981 –Effectif non médical : Engagement dans la nouvelle gouvernance :Engagement dans la nouvelle gouvernance : –Conseil exécutif constitué en avril 2004 –Mise en place opérationnelle de 6 premiers pôles en février pôles médico techniques : - biologie médicale - imagerie 4 pôles médicaux :- Gériatrie - Mère enfant - Cœur poumon - médecine interne – maladies infectieuses, rhumatologie, orthopédie-traumatologie rhumatologie, orthopédie-traumatologie –Contrats internes en cours de négociation

3 CHU de Poitiers Guide de la déconcentration de gestion Sommaire I – Introduction II – Les références - Réglementation applicable aux Établissements Publics de santé - Article L6146 – 8 relatif à lorganisation médicale des Établissements Publics de Santé - Circulaire DH/AF/AF3 N° du 21 avril 1997 relative à la contractualisation interne - Circulaire DHOS/E2 n° du 13 février 2004 relative à la mise en place de la nouvelle gouvernance hospitalière - Fiche n° 17 du Contrat dObjectifs et de Moyens - Extraits du projet détablissement - Extrait de la délibération de la CME du 27 septembre Décision conjointe de constitution du Conseil Exécutif III – Le règlement intérieur du pôle IV – Le contrat annuel de pôle (CAP) V – Le budget du pôle VI – Groupe 1 : personnel médical VII – Groupe 1 : personnel non médical VIII – Groupe 2 : dépenses à caractère médical IX – Groupe 3 : dépenses à caractère hôtelier et général X – Recettes subsidiaires XI – Intéressement XII - Glossaire

4 CHU de Poitiers Guide de la déconcentration de gestion Groupe 1 : Personnel médical et non médical - Personnel permanent - Personnel de remplacement Groupe 3 : - Alimentation - Services et fournitures hôtelières - Petites fournitures diverses - Fournitures de bureau - Reprographie - Documentation - Frais de télécommunication - Achats non stockés - Locations - Transports - Voyages et déplacements - Autres prestations diverses Groupe 2 : - Médicaments pour patients hémophiles - Dispositifs médicaux stériles et réactifs - Produits sanguins labiles - Fournitures et consommables médicaux non stériles - Examens de biologie - Examens dimagerie - Autres prestations extérieures - Locations matériel médical Crédits de dépenses délégués

5 CHU de Poitiers Guide de la déconcentration de gestion 1. Définition La fongibilité désigne la possibilité pour un pôle dutiliser les crédits dune ligne budgétaire pour une autre dépense que celle prévue initialement. La fongibilité est possible au sein dun même groupe de dépenses (ex : utilisation des économies constatées ou certaines sur les crédits délégués de ligatures, pour alimenter les crédits délégués de solutés). Elle est également possible entre deux groupes de dépenses (ex : utilisation des économies constatées ou certaines sur les crédits délégués de réactifs pour utiliser des mensualités supplémentaires de technicien de laboratoire). Le principe de fongibilité ne sapplique quaux crédits délégués aux pôles. Les enveloppes ne peuvent faire lobjet de lapplication du principe de fongibilité. 2. Conditions dapplication du principe La fongibilité est possible : - pour une économie constatée ou pour une économie certaine - et pas de dépassement sur lensemble du budget délégué du pôle 3. Le circuit de validation Fongibilité intra-groupes - décision : coordonnateur - validation technique : directeur référent ou cadre supérieur de santé de pôle Fongibilité inter-groupes Le coordonnateur fait la demande, après avoir vérifié lexistence de léconomie constatée ou certaine ainsi que léconomie globale du budget délégué au pôle. Eu égard aux éléments transmis par le coordonnateur, le Directeur Général décide de lapplication ou non de ce principe. Taux de change Dans lhypothèse dune demande dapplication du principe de fongibilité entre des crédits délégués de groupe 1 personnel médical, et des crédits délégués de groupe 1 non médical, un taux de change est négocié entre le pôle et la Direction Générale. Lors de la réunion de suivi semestrielle, un bilan des applications du principe de fongibilité par le pôle constitue un point inscrit à lordre du jour de cette réunion et fait lobjet dun commentaire par lensemble des participants; Le principe de fongibilité

6 CHU de Poitiers Guide de la déconcentration de gestion Gestion du personnel non médical, fiche 1 Procédure de gestion du tableau des emplois Un poste se libère À lexclusion des postes dencadrement et de missions transversales Le pôle décide de recruter un permanent Le pôle décide de recruter un personnel de remplacement Le pôle décide de le geler Le pôle décide de transformer le poste

7 CHU de Poitiers Guide de la déconcentration de gestion Examens de biologie Groupe 2 : Fiche 5 (comptes , , , ) Gestion antérieure à la déconcentration de gestion Gestion par pôle Demande par lunité de soins aux laboratoires Réalisation de la prescription en interne ou en externe Une enveloppe est attribuée au pôle prescripteur. Des crédits sont délégués au pôle biologie médicale. Le rôle prescripteur comme au pôle biologie médicale. Le pôle biologie médicale décide de : - réaliser la prestation en interne - ou de ladresser à un laboratoire extérieur retenu en application des procédures prévues par le Code des Marchés Publics. Les dépenses sont imputées au pôle de biologie médicale. Parallèlement, le coût de la prestation diminue dautant lenveloppe du pôle prescripteur.

8 CHU de Poitiers Guide de la déconcentration de gestion Reprographie Groupe 3 : Fiche 5 (comptes , , ) Gestion antérieure à la déconcentration de gestion Gestion par pôle Photocopies / photocopieurs (cpte ) : Un photocopieur est mis à disposition de lunité de soins par la DEL, à la demande du cadre Les consommations sont constatées Le coût des consommations est imputé à lunité de soins consommatrice Reprographie (reprographie centrale) Lunité de soins commande par bon vert Reprographie (imprimés sur mesure) (cpte , ) -Imprimés en stock : Lunité de soins définit une dotation Le montant de la livraison est imputé à lunité de soins -Imprimés hors stock Lunité de soins demande sur un bon vert Le magasin livre et impute le montant de la commande à lunité de soins. Des crédits sont délégués au pôle Le pôle détermine ses besoins en qualité et par type de prestation et fixe les délais de réalisation. La DEL propose des solutions techniques conformes à ces besoins et met en oeuvre les moyens techniques nécessaires dans le service reprographie et dans le pôle pour y répondre. Le retour des photocopies depuis la reprographie centrale est assuré par la logistique dans les délais demandés par le pôle. Un suivi mensuel de la consommation des copies est établi.

9 CH de Carcassonne Chiffres clés :Chiffres clés : – 900 lits dont 550 lits MCO – Effectif médical: 90 – Effectif non médical : Engagement dans la nouvelle gouvernanceEngagement dans la nouvelle gouvernance –Conseil exécutif constitué en septembre 2004 –Mise en œuvre opérationnelle de lorganisation par pôle prévue en mai pôles médicaux : - vasculaire - Cancérologie - Mère – enfant - Médecine polyvalente / Gériatrie / SSR

10 CH de Carcassonne Mise en place du contrôle de gestion Pôle admin. Conseil exécutif Directeur général Pôle médico- tech Pôle admin. pôle médical Contrôle de gestion CR actuel = Gestionnaires Futurs CR = Pôles CR actuel = Services Futurs CR = Pôles

11 CH de Carcassonne Mise en place du contrôle de gestion POLE X TABLEAUX DE BORD TABLEAUX DE BORD A destination des pôles dactivité Suivi des dépenses Directes (Objectif : intégrer les charges induites)

12 CH de Carcassonne Mise en place du contrôle de gestion Voies damélioration envisagées Activité Données du PMSI Données de la CCAM Dépenses Intégrer les charges induites Personnel Suivi des effectifs et de la masse salariale Synthèse Divers Ratios dont ratios de dépenses/activité TABLEAUX DE BORD TABLEAUX DE BORD A destination des services et pôles

13 CH de Carcassonne Mise en place du contrôle de gestion REPORTING MENSUEL Actuellement Suivi de lactivité (Cpage) Suivi des dépenses - Situation budgétaire par groupe fonctionnel - Explication : détail au compte, à lUF En projet Activité PMSI : valorisation, qualité recueil Indicateurs RH : Effectifs, Masse salariale, … TABLEAUX DE BORD TABLEAUX DE BORD A destination du Conseil Exécutif


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