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Rôle du couple RP/Coordo dans la conception, la mise en œuvre et le suivi du projet.

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1 Rôle du couple RP/Coordo dans la conception, la mise en œuvre et le suivi du projet

2 MAEE DGM MAEE DGM CONSEIL D ADMNISTRATION Présidente DIRECTION Assistante : DIRECTION Assistante : COMMUNICATION Conseiller Réseaux Missions temporaires DIRECTION MEDICALE ET SCIENTIFIQUE Assistante : DIRECTION MEDICALE ET SCIENTIFIQUE Assistante : Médicament Psycholo- gique et social Psycholo- gique et social Formation Suivi- évaluation Suivi- évaluation DIRECTION DES PROJETS Assistante : DIRECTION DES PROJETS Assistante : PROJETSPAYS Responsables de Projets Responsables de Projets DIRECTION ADMNISTRATIVE et FINANCIERE Assistante : DIRECTION ADMNISTRATIVE et FINANCIERE Assistante : Comptabilité et Gestion RH Comptabilité et Gestion RH Gestion Projets (3 postes) Gestion Projets (3 postes) Contrôle gestion Contrôle gestion Coordinations nationales Coordinations nationales Jumelages hospitaliers Jumelages hospitaliers Groupes experts Groupes experts Thérapeutique Mère-Enfant Biologie Accompagnement Psychologique et social Accompagnement Psychologique et social Suivi- évaluation Suivi- évaluation Logistique Ministère Santé DAEI Ministère Santé DAEI TUTELLES ASIE Conseiller Affaires Européennes et Relations Internationales Conseiller Affaires Européennes et Relations Internationales GIP ESTHER - Organigramme fonctionnel

3 Cycle des projets ESTHER (1) 1. Développement conjoint du projet par les partenaires Processus de « navette » et déchanges (visites terrains, contacts mails, etc…) Processus de « navette » et déchanges (visites terrains, contacts mails, etc…) Canevas-projet + matrice budgétaire ESTHER. Canevas-projet + matrice budgétaire ESTHER. Depuis 2009 un canevas de « projet pays ». Accompagnement du Responsable de projets et du coordinateur pays dans le processus de rédaction du projet Accompagnement du Responsable de projets et du coordinateur pays dans le processus de rédaction du projet Projets soumis aux autorités nationales pour avis Projets soumis aux autorités nationales pour avis 2. Comité de lecture ESTHER Sassure de : Sassure de : Cohésion du projet par rapport au contexte pays, aux besoins identifiés ou exprimés aux autres partenariats présents, aux activités antérieures Cohésion du projet par rapport au contexte pays, aux besoins identifiés ou exprimés aux autres partenariats présents, aux activités antérieures Adéquation du projet avec les stratégies densemble dESTHER Adéquation du projet avec les stratégies densemble dESTHER

4 Cycle des projets ESTHER (2) 3. Etapes de réaménagement du projet 4. Comité dExamen des Projets (CEP) (Représentants des organismes fondateurs du GIP ESTHER) Relecture des projets Relecture des projets Cohérence avec le mandat de linitiative ESTHER fixé par ses organismes de tutelle Cohérence avec le mandat de linitiative ESTHER fixé par ses organismes de tutelle Avis et recommandations Avis et recommandations 5. Réaménagements et document de projet final 6. Convention financière

5 Quels Rôle et responsabilités pour les coordos dans le cycle projet ESTHER ? 1 – Fonctions Sous lautorité dun(e) Chargé(e) de Projets, le/la Coordinateur(trice) est le représentant du GIP dans son pays. Il/elle participe à la définition de la stratégie du GIP dans ce pays et il/elle est responsable de la coordination des projets de partenariats basés sur des jumelages entre structures de santé et impliquant des structures associatives.

6 Coordination ESTHER (2) 2. Missions : Lappui au montage des projets Le/la Coordinateur(trice) oriente et appuie les partenaires dans lécriture et la budgétisation des projets. Il/elle participe à la définition de la stratégie du GIP dans ce pays et il/elle est responsable de la coordination des projets de partenariats basés sur des jumelages entre structures de santé et impliquant des structures associatives Le suivi des projets - Le/la Coordinateur(trice) effectue autant de missions de supervision que nécessaire sur les sites hospitaliers et associatifs soutenus par Esther, et au moins une par trimestre, pour les sites très éloignés. - Le/la Coordinateur(trice) appuie les partenaires nationaux dans la mise en œuvre des projets. Il/elle sassure que les documents supports et les outils de suivi du GIP sont mis à leur disposition et utilisés. - Le/la Coordinateur(trice) appuie les partenaires nationaux dans la mise en œuvre des projets. Il/elle sassure que les documents supports et les outils de suivi du GIP sont mis à leur disposition et utilisés.

7 La communication - Le/la Coordinateur(trice) assure une bonne circulation de linformation et le maintien de bonnes relations de collaboration avec lensemble des partenaires et les autorités sanitaires du pays. - Le/la Coordinateur(trice) est le point focal du GIP pour tous les projets soutenus par Esther dans son pays, et à ce titre doit être associé(e) à tous les échanges entre partenaires locaux, les partenaires du Nord et agents du GIP - Le/la Coordinateur(trice) est le point focal du GIP pour tous les projets soutenus par Esther dans son pays, et à ce titre doit être associé(e) à tous les échanges entre partenaires locaux, les partenaires du Nord et agents du GIP Lorganisation des missions - Le/la Coordinateur(trice) est responsable de la préparation et de lorganisation du comité de liaison ESTHER, ainsi que des missions des agents du GIP et des partenaires français, en particulier sur le plan logistique. - Le/la Coordinateur(trice) est responsable de la préparation et de lorganisation du comité de liaison ESTHER, ainsi que des missions des agents du GIP et des partenaires français, en particulier sur le plan logistique. - De plus, il/elle soutient les partenaires dans la préparation et lorganisation des ateliers de formation et il/elle aide à lorganisation des stages en France. - De plus, il/elle soutient les partenaires dans la préparation et lorganisation des ateliers de formation et il/elle aide à lorganisation des stages en France. Coordination ESTHER (3)

8 Quels Rôle et Responsabilité pour les RP ? Quels Rôle et Responsabilité pour les RP ? 1 – Fonctions - Sous l'autorité du Directeur du Département Projets du GIP, le/la Responsable de Projets participe à la définition de la stratégie et est responsable de la gestion opérationnelle des projets de partenariats basés sur des jumelages entre hôpitaux et/ou structures de santé et/ou structures associatives, dans les pays qui lui sont assignés. - Le/la Chargé(e) de Projets anticipe les difficultés, alerte sa direction lorsque les objectifs dun projet risquent de ne pas être atteints et propose des solutions.

9 Responsable de Projets (1) 2. Missions : 2. Missions : Le montage des projets: l/elle programme avec les partenaires les dates de soumission aux Comités de Lecture et aux Comités dExamen de Projets, sassure que les délais de soumission sont respectés et appuie les partenaires lors de la soumission en Comité dExamen des Projets. Le montage des projets: En sus de ce que fait le coordinateur il/elle programme avec les partenaires les dates de soumission aux Comités de Lecture et aux Comités dExamen de Projets, sassure que les délais de soumission sont respectés et appuie les partenaires lors de la soumission en Comité dExamen des Projets. Le suivi des projets: Le/la Chargé(e) de Projets est responsable du suivi du projet en tenant compte des besoins du GIP. En particulier, il/elle sassure que les procédures du GIP sont bien respectées et il/elle consolide le rapport dactivité annuel. Il/elle participe à lanalyse régulière de la qualité de la prise en charge des patients, et sassure de la cohérence des projets avec lévolution des pratiques et des stratégies daccès aux soins.

10 La communication Le/la Responsable de Projets assure une bonne circulation de linformation et le maintien de bonnes relations de collaboration: - avec les Conseillers sanitaires et sociaux des Affaires Etrangères en poste dans les zones concernées, - avec les autorités locales et internationales impliquées dans les programmes selon le besoin des activités, - avec les partenaires bilatéraux ou multilatéraux en veillant tout particulièrement à la coordination des efforts et à la mutualisation des actions de soutien. - aves les autres agents du GIP. Responsable de Projets (2)

11 Lencadrement des coordinateurs(trices) Le/la RP encadre un(e) coordinateur(trice), et parfois une équipe de coordination. Il/elle doit sassurer du respect des fiches de poste, de la qualité du travail fourni, de ladéquation des moyens mis à disposition, et il/elle vérifie la bonne prise en charge administrative et financière des personnes concernées. Responsable de Projets (3)

12 A quoi ressemble un Projet ESTHER sans lappui du département projet ? Racines Tronc Branches Cause

13 1 Solution Spécifique Cause Remède 2 Analyse 1 Guérison 3 Un projet ETHER avec lappui du département projet Amélioration de la qualité de vie du patient Jumelage Institutions Projets hospitaliers Expertises spécifiques Expertises spécifiques Projets Associatifs Responsables de Projets Coordination pays

14 Un regard Identification = diagnostic Un horizon Conception = planification Un chemin = mise en œuvre SE CONNAÎTRESE CONCERTER Mobiliser des Ressources Mettre en œuvre & GERER Prioriser & planifier


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