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SAP De la compréhension dun système à son utilisation dans le contrôle de gestion.

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1 SAP De la compréhension dun système à son utilisation dans le contrôle de gestion

2 Présentation de lintervention Présentation générale de SAP : Présentation générale de SAP : Philosophie de lERP Philosophie de lERP Présentation Globale Présentation Globale La logique des flux dans SAP La logique des flux dans SAP Positionnement du module de comptabilité dans SAP Positionnement du module de comptabilité dans SAP Positionnement du module de contrôle de gestion dans SAP Positionnement du module de contrôle de gestion dans SAP

3 Présentation de lintervention Décomposition et finalité du module de Comptabilité : Décomposition et finalité du module de Comptabilité : Comptabilité générale Comptabilité générale Comptabilité fournisseur Comptabilité fournisseur Comptabilité Client Comptabilité Client Immobilisation Immobilisation Synthèse Synthèse

4 Présentation de lintervention Décomposition et finalité du module de contrôle de gestion: Décomposition et finalité du module de contrôle de gestion: Fonctionnement simplifié Fonctionnement simplifié Analyse des Produits Analyse des Produits Analyse des Charges Analyse des Charges Réconciliation Charges Produits Réconciliation Charges Produits Synthèse Synthèse

5 Canaliser, sécuriser et unifier Système A ACHATS Système B Comptabilité Système C Contrôle de gestion Transmission dinformation par interface ou manuelle Transmission dinformation par interface ou manuelle Transmission dinformation par interface ou manuelle

6 Canaliser, sécuriser et unifier Contrôle de gestion ACHATSComptabilité

7 Logique de flux financier dans une entreprise ACHATS CONTRÔLE DE GESTION COMPTABILITE PRODUCTION VENTES Flux entrant Flux sortant

8 Ressources humaines Module HR ACHATS Module MM CONTRÔLE DE GESTION Module CO COMPTABILITE Module FI PRODUCTION Module PP VENTES Module SD Gestion de trésorerie TR Logique de flux financier dans SAP

9 SERVICE TRESORERIE (module TR) Mise à jour des stocks Constatation de la charge Mise à jour données fournisseurs et paiement État du stock Bas Lancement dune commande Réception de la commande SERVICE ACHAT (module MM) SERVICE COMPTABILITE (module FI) Avis dengagement de dépense Annulation engagement de dépense Constatation de la charge Contrôle de gestion (module CO) Validation INFORMATION ANALYTIQUE Logique de flux financier dans SAP

10 Données Communication SD TR AM HR FI MM PP CO Données Marketing Entrepôt de données SAP ERPBusiness Intelligence Indicateur de gestion et de performance

11 Données Communication SD TR AM HR FI MM PP CO Données Marketing Entrepôt de données SAP ERPBusiness Intelligence Indicateur de gestion et de performance

12 Applications financières de SAP IM : Gestion des investissements PS : Gestion des projets RE : Biens immobiliers TR : Gestion de La trésorerie EC : Pilotage de lentreprise CO : Contrôle de Gestion FI : Comptabilité

13 A qui sadresse SAP ? Groupes Externes (FI): Groupes Externes (FI): Experts Comptables Experts Comptables Assurances Assurances Actionnaires Actionnaires Média Média Banques Banques Analystes Financiers Analystes Financiers Instances Juridiques Instances Juridiques Groupes Internes (CO) : Cadres supérieurs Direction Staff Administratif Opérationnels

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16 Notions globales Notion de société Notion de société Notion dorganisation dachat Notion dorganisation dachat Notion dorganisation commerciale Notion dorganisation commerciale Notion de périmètre de résultat Notion de périmètre de résultat Notion de périmètre analytique Notion de périmètre analytique

17 Module FI : Comptabilité FI –GL Comptabilité Générale FI –AP Fournisseurs FI –AR Clients FI –AA Immobilisation FI –TV Note de frais SDMM Notion de grands livres Notion de livres auxiliaires

18 La société Entité Comptable Indépendante Notion De Société La société est une entité comptable indépendante Le grand livre est maintenu au niveau de la société et par conséquent les livre auxiliaires aussi

19 Le domaine dactivité Constructions Mécaniques Construction Mécaniques Niveau dévaluation par branche ZONE DACTIVITEDOMAINES DACTIVITE Constructions Automobiles Construction Automobiles

20 Le plan comptable Le plan comptable : Le plan comptable : Il définit chaque grand livre Il définit chaque grand livre Contient toutes les définitions des comptes généraux Contient toutes les définitions des comptes généraux Est ordonné Est ordonné Nombre illimité de plan comptable Nombre illimité de plan comptable …et aussi nombre illimité de comptes comptables ! …et aussi nombre illimité de comptes comptables !

21 Le plan comptable Le plan comptable : Le plan comptable : Le plan comptable est applicable à plusieurs société Le plan comptable est applicable à plusieurs société Et permet aussi de conserver les particularités des sociétés Et permet aussi de conserver les particularités des sociétés Est défini dabord au niveau global puis au niveau des sociétés Est défini dabord au niveau global puis au niveau des sociétés Exemple : devise différente entre le plan comptable et la société Exemple : devise différente entre le plan comptable et la société

22 Passif Compte Résultat Article Immo Groupement de compte Les comptes sont organisés en groupe de compte Liquidités Définition dans plan de compte Groupe de compte Options spécifiques de la société

23 Compte Collectif On distingue deux notions de comptes, comme pour les grands livres : -Les comptes collectifs -Les comptes auxiliaires GRAND LIVRE LIVRES AUXILIARES Fournisseurs 458 DURAND ClientsImmobilisation

24 Structure bilan / Compte résultat Le grand livre est tenu afin de fournir les informations nécessaire au bilan et au compte de résultat Le grand livre est tenu afin de fournir les informations nécessaire au bilan et au compte de résultat Les exigences de reporting sont satisfaite en fonction des différentes structure de bilan compte de résultat Les exigences de reporting sont satisfaite en fonction des différentes structure de bilan compte de résultat Des méthodes dévaluation permettent de présenter une comptabilité sous différents aspects en parallèle : french GAP et US GAP Des méthodes dévaluation permettent de présenter une comptabilité sous différents aspects en parallèle : french GAP et US GAP

25 Notion de saisie FI avant de continuer Le type de pièce Le type de pièce Clés de comptabilisation Clés de comptabilisation Code TVA Code TVA Code CGS Code CGS

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32 Comptabilité Fournisseur Les données de base de la comptabilité Fournisseur Les données de base de la comptabilité Fournisseur Fonctionnement Global Fonctionnement Global Exemple de saisie Exemple de saisie

33 Les données de base de la comptabilité Fournisseur

34 Données Fournisseurs Données Mandant Données Mandant Données Société Données Société Données organisation dachat Données organisation dachat

35 Divers Services Bien matériel Collectivité Groupement de compte pour fournisseurs Les comptes sont organisés en groupe de compte Fournisseurs Données générales Groupe de compte Options spécifiques de la société

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42 Fonctionnement global et exemple de saisie

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54 Comptabilité Client Les données de base de la comptabilité Fournisseur Les données de base de la comptabilité Fournisseur Fonctionnement Global Fonctionnement Global Exemple de saisie Exemple de saisie

55 Notion de périmètre de résultat Le périmètre de résultat correspond à la structure centrale de lanalyse du compte de résultat Le périmètre de résultat correspond à la structure centrale de lanalyse du compte de résultat Généralement il y a un périmètre par groupe de société Généralement il y a un périmètre par groupe de société

56 Notion des ventes dans SAP Les organisations commerciales sont responsables légalement des ventes dans SAP Les organisations commerciales sont responsables légalement des ventes dans SAP Lorganisation commerciale dispache son activité selon différents canaux de distribution Lorganisation commerciale dispache son activité selon différents canaux de distribution Lassociation dune organisation commerciale et dun canal de distribution nous donne la chaine de distribution Lassociation dune organisation commerciale et dun canal de distribution nous donne la chaine de distribution

57 Notion des ventes dans SAP Les ventes utilisent des articles qui sont divisés en secteur dactivité Les ventes utilisent des articles qui sont divisés en secteur dactivité Une chaine de distribution et un secteur dactivité nous donne le domaine commercial Une chaine de distribution et un secteur dactivité nous donne le domaine commercial

58 Données Clients Données Mandant Données Mandant Données Société Données Société Données organisation commerciale ou domaine commercial Données organisation commerciale ou domaine commercial

59 Divers Services Bien matériel Collectivité Groupement de compte pour Clients Les comptes sont organisés en groupe de compte Clients Données générales Groupe de compte Options spécifiques de la société

60 Les données de base de la comptabilité Client

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68 Fonctionnement global et exemple de saisie

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81 Comptabilité immobilisations Les données de base de la comptabilité Fournisseur Les données de base de la comptabilité Fournisseur Fonctionnement Global Fonctionnement Global

82 Comptabilité immobilisations Chaque immobilisation appartient à une société et à un domaine dactivité. Chaque immobilisation appartient à une société et à un domaine dactivité. Vous pouvez affecter limmobilisation à différents Objets du module de contrôle de gestion et entités organisationnelle de logistique Vous pouvez affecter limmobilisation à différents Objets du module de contrôle de gestion et entités organisationnelle de logistique

83 Faible valeur En cours Bien matériel Mécanismes Catégorie dimmobilisations Les immobilisations sont organisés en catégorie dimmobilisations Bâtiments Standard Immobilisation standard

84 Comptabilité immobilisations Tableau dévaluation : Tableau dévaluation : Réponse aux différents axes de gestion tels que : Réponse aux différents axes de gestion tels que : Bilan basés sur des exigences nationales Bilan basés sur des exigences nationales Bilan fiscaux Bilan fiscaux Contrôle de gestion Contrôle de gestion US-GAAP US-GAAP Les tableaux dévaluation sont gérés dans SAP Les tableaux dévaluation sont gérés dans SAP

85 Comptabilité immobilisations Données relatives au tableau dévaluation : Données relatives au tableau dévaluation : Code damortissement : Quelles méthodes est utilisée ? Code damortissement : Quelles méthodes est utilisée ? Durée dutilisation : Combien de temps limmobilisation sera en service ? Durée dutilisation : Combien de temps limmobilisation sera en service ? Date de début de lamortissement : Quand limmobilisation a-t- elle été mise en service ? Date de début de lamortissement : Quand limmobilisation a-t- elle été mise en service ? Indexation : des coûts de remplacements plus élevés doivent-ils être déterminées chaque année ? Indexation : des coûts de remplacements plus élevés doivent-ils être déterminées chaque année ? Utilisation précédente : Combien de temps limmobilisation a-t- elle déjà été en service ? Utilisation précédente : Combien de temps limmobilisation a-t- elle déjà été en service ?

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90 Contrôle de gestion

91 Fonctionnement simplifié Fonctionnement simplifié Analyses des produits Analyses des produits Analyses des charges Analyses des charges Réconciliation charges et produits Réconciliation charges et produits Exemple Exemple

92 Fonctionnement simplifié

93 Contrôle de gestion Fonctionnement simplifié Fonctionnement simplifié Analyses des produits Analyses des produits Analyses des charges Analyses des charges Réconciliation charges et produits Réconciliation charges et produits Exemple Exemple

94 Comptabilité Composante de transfert : Natures comptables Contrôle des coûts généraux Cette composante permet le contrôle des coûts des fonctions supports : - Finance - Marketing - Communication - Moyens généraux… Contrôle des coûts par produit Cette composante permet le contrôle des coûts de la valeur crée par lentreprise : - Fabrication dun objet - Service vendu… Analyse des produits Répartition des ventes, analyse du compte de résultat Analyse de profitabilité Affectation des coûts Transfert dinformation financière Ressources humainesAchatsImmobilisationsVentes

95 Contrôle de gestion : fonctionnement simplifié Une analyse par nature Une analyse par nature Une analyse par destination Une analyse par destination Une organisation en hiérarchie Une organisation en hiérarchie

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100 Contrôle de gestion : Analyse des produits

101 ARTICLE B ARTICLE A Ce que nous vendons Comment nous vendons Magasin Correspondance Où nous vendons Pays Département A qui nous vendons Professionnel Particulier Analyse Multidimensionnelle de linformation sur les ventes

102 Contrôle de gestion : Analyse des Charges

103 Contrôle de gestion : Analyse des charges Contrôle des Frais généraux Contrôle des Frais généraux Les centres de coûts Les centres de coûts Les Ordres Les Ordres Contrôles de coûts par produits Contrôles de coûts par produits Calcul du coût de revient par produit Calcul du coût de revient par produit Calcul analytique des supports de coûts Calcul analytique des supports de coûts Calcul du coût de revient réel Calcul du coût de revient réel

104 Contrôles des frais généraux Les centres de coûts : Les centres de coûts : Entité organisationnelle de lentreprise de plus bas niveau Entité organisationnelle de lentreprise de plus bas niveau Reflètent lorganisation de lentreprise Reflètent lorganisation de lentreprise Organisés en hiérarchie Organisés en hiérarchie

105 Centre de coût Nœud hiérarchique

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111 Contrôles des frais généraux Les ordres : Les ordres : Ordres de frais de généraux Ordres de frais de généraux servent à contrôler les frais généraux induits dans un but particulier servent à contrôler les frais généraux induits dans un but particulier Ordres dinvestissement Ordres dinvestissement servent au suivi des immobilisations servent au suivi des immobilisations Ordres avec produits Ordres avec produits servent si le module de facturation SD nest pas mis en place ou à contrôler des produits naffectant pas lactivité principale de lentreprise servent si le module de facturation SD nest pas mis en place ou à contrôler des produits naffectant pas lactivité principale de lentreprise Ordres dabonnement Ordres dabonnement servent à compenser les imputations analytiques et permettent la constatations de charges calculées automatiquement (loyers par exemple) servent à compenser les imputations analytiques et permettent la constatations de charges calculées automatiquement (loyers par exemple)

112 Ordre Nœud hiérarchique

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118 Contrôles des frais généraux en résumé

119 Le contrôle des frais généraux en résumé Une entité organisationnelle Un centre de coût : - Imputé directement - Alimenté par des ordres - Organisé en hiérarchie Un détail dactivité : - Une campagne marketing - Un suivi de coûts techniques Compte comptable : -Frais de réception -Taxis Une nature comptable : - accompagne obligatoirement un ordre ou un centre - Organisée en hiérarchie Un ordre interne : - Imputé directement - Alimente les centres de coûts ou objet de résultat - Organisé en hiérarchie destination Nature

120 Contrôle des Coûts par produits

121 Contrôle des coûts par produits Le calcul du coût de revient par produit Le calcul du coût de revient par produit Le calcul analytique des support de coûts Le calcul analytique des support de coûts Le calcul du coût de revient réel Le calcul du coût de revient réel

122 Le calcul du coût de revient par produit

123 Calcul du coût de revient par produit Alimentation Manuelle Alimentationautomatique par fichier Alimentation via Module PP

124 Le calcul analytique des support de coûts

125 La différence permet de calculer les écarts et de les analyser Clôture Actualisé Prévisionnel Imputations des coûts additionnels Collecte les coûts induits au fur et à mesure de la production BUDGETREEL Ordre de fabrication Coûts directs : - Matières premières - Salaires Coûts additionnels : - Frais généraux - Fonctions supports alimente Ordre de fabrication

126 Méthode de contrôle des coûts

127 Monsieur A responsable entre 0 et 2000 euros Monsieur B responsable entre 2000 et euros Monsieur C responsable supérieur à euros Et 80% du budget dépassé Domaine de responsabilité montant entre 0 et 2000 euros montant entre 2000 et euros montant supérieur à euros Éléments déclencheurs 80% du budget dépassé

128 AchatsBudget% restant budget MontantValidation 1) Produit A %1500Monsieur A 2) Produit B %60000Monsieur C 3) Produit C %10000Monsieur B 4) Produit D %9000Monsieur C 5) Produit E Monsieur C Exemple de contrôle des coûts

129 Réconciliation des charges et des produits

130 Analyse du seuil de rentabilité en fonction dun client ou dun segment de marché

131 Produits des ventes Produits Net Remises Coûts matières Coûts variables fabrication Marge 1 Frais généraux Frais fixes Résultat dexploitation

132 Bilan : - Passif - Comptabilité client - Encours - Capitaux investis Exploitation : - Ventes - Coûts de revient Centre de profit Analyse du résultat et de ratios par centre de profit

133 Entrepôt de données Business Intelligence Indicateur de gestion et de performance

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