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Journées BFC - SIRHUS Octobre 2007 V1.1. CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 20072 Préalable pour les Formateurs Internes Sirhus.

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1 Journées BFC - SIRHUS Octobre 2007 V1.1

2 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Préalable pour les Formateurs Internes Sirhus Information à démultiplier en délégation Documentation disponible sur lintranet Sirhus, espace Formation Public cible : fonction de votre organisation en délégation Date cible de partage de linformation : paie de novembre

3 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Journées BFC - SIRHUS INTRODUCTION du BCP

4 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre UNE VISION GLOBALE ET PARTAGEE A CHAQUE METIER, SON OUTIL SIRHUS – GESTION DE PERSONNEL ET PAIE BFC – FINANCES BUDGET ET COMPTABILITE DANS UN SYSTEME GLOBAL ET INTEGRE SAISIE UNIQUE A LA SOURCE REFERENTIELS PARTAGES

5 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre LA PAIE...EXECUTION FINANCIERE DU CONTRAT DE TRAVAIL Le dossier SIRHUS de chaque agent doit comporter toutes les informations nécessaires au calcul de sa paie statut juridique (catégorie – statut - nature de contrat) situation personnelle ( enfants..) évènements de gestion (affectation – fonction …) service fait (quotité – absences..) retenues et oppositions et à sa comptabilisation analytique (poste) générale (évènements et statut juridique) budgétaire (poste)

6 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre LES DEUX ETAPES DU CALCUL DE PAIE A chaque calcul de paie et agent par agent RPCALC (programme de calcul de paie) Conformité de la paie par rapport à la situation de chaque agent en conformité avec la réglementation Vérification SRH et BCP – si non-conformité correction éventuelle du dossier SIRHUS ou matricule bloqué en paie RPCIPE ( programme dintégration comptable) Traduction comptable du calcul de paie – « balance comptable » par agent Vérification BCP – si non équilibré matricule bloqué en paie

7 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Journées BFC - SIRHUS INTRODUCTION sur Les problématiques budgétaires et comptables dimputations des dépenses de personnels dans SIRHUS (fonds 0 et fonds 1)

8 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Rappels sur les postes : ressources de financement et imputations budgétaires Cest lorigine de la ressource de financement dun poste qui détermine les acteurs en charge de la création du poste. Subvention détat = fonds 0 = SECG Ressources propres = fonds 1 = SRH Cofinancement = fonds 0 et fonds 1 = SECG Linformation sur le fonds induit une imputation budgétaire. Colonne NA = regroupement des dépenses de personnels financées en tout ou partie sur la subvention détat Colonne NB = regroupement des dépenses de personnels financées exclusivement sur ressources propres. Faut-il en déduire que fonds 0 = colonne NA et fonds 1 = colonne NB ? Le cas des financements à 100% Le cas particulier des cofinancements

9 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre La raison et les enjeux de ces informations La philosophie de la LOLF et la logique des dépenses de personnels limitatives dans le nouveau cadre budgétaire et comptable. Le poids et la dynamique des dépenses de personnels : du budget de létat à celui du CNRS. Pourquoi un double plafond limitatif en crédits et en ETPT pour les personnels financés sur subvention détat ? Et pour les autres ? Nouvelles marges de manœuvre et responsabilisation des décideurs sur les politiques de rémunération et de recrutement. Mieux maîtriser les dépenses de personnels : pour en faire quoi ? Les conséquences dune mauvaise imputation budgétaire dun poste. Les enjeux pour lagent, lunité et le SRH Les enjeux pour le SECG Les enjeux pour létablissement Un exemple concret avec les contrats financés par la DGA

10 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Quelques conseils pour ne plus se tromper Ce quil ne faut pas faire : une catégorie, un statut = un fonds Pas si simple Pas durable La bonne question : qui finance le poste ? Cest quoi une subvention détat ? Cest quoi une ressource propre ? Exemples et piéges sur les populations contractuelles Un contrat de courte durée article 6-2 Un post-docs ministériel et un post-docs entreprise Un contrat DGA et un doctorant DGA Un contrat ANR et une chaire dexcellence ANR

11 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Journées BFC - SIRHUS INTRODUCTION de la DFI

12 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre A quoi sert le budget ( des dépenses de personnel) ? Prévoir Contrôler la disponibilité du crédit Bénéficier des marges de manœuvre Rendre compte de lactivité par grandes fonctions Calculer les coûts complets des activités

13 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Une dépense est imputée par destination et par nature X

14 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre La logique des échanges Sirhus-BFC Informations Sirhus POSTEPOSTE POSTEPOSTE Fonds SE Fonds RP Centre de coûts unité Élément dOTP Imputation par nature budgétaire (colonne du NCB) Imputation par destination (ligne du NCB) Centre de coût paye unité : - unité - groupe de discipline/domaine fonctionnel - délégation Élément OTP : - unité - groupe de discipline/domaine fonctionnel - délégation - contrat à justifier Si pour le matricule SE 0, alors nature A Si pour le matricule SE = 0, alors nature B1

15 OBJETS ANALYTIQUES BFC REPRESENTANT UNE UNITE DU CNRS Groupe de centres de coûts de lunité Centre de coûts « PAYE » PACR XXXX Centre de coûts « UNITE » RXXXX OTP dépenses opérationnelles 9ADOXXXX Élément OTP Contrat de recherche 1 Élément OTP Contrat de recherche 2 XXXX = numéro de division Flux Xlab Flux Sirhus Flux Xlab Flux analytiques Centre de coûts « UNITE » RXXXX OTP dépenses opérationnelles 9ADOXXXX Centre de coûts « UNITE » RXXXX OTP dépenses opérationnelles 9ADOXXXX Centre de coûts « UNITE » RXXXX OTP dépenses opérationnelles 9ADOXXXX

16 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Journées BFC - SIRHUS Déclinaison opérationnelle

17 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Sirhus – BFC (1/2)

18 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre SIRH – BFC (2/2) Récupération quotidienne des référentiels BFC Mises à jour sur les centres de coûts, les EOTP et le plan de compte général Envoi quotidien des Personnels Mises à jour sur les dossiers Agents et nouveaux dossiers Agents Envoi programmé des avances et acomptes pour règlement par BFC Déclenché par le Bureau Central de la Paie (BCP) Envoi mensuel de la Paie 1 seul flux pour : Comptabilisation budgétaire, analytique et comptable de la Paie Règlement aux agents et aux organismes sociaux (URSSAF, MGEN, …) Mais 2 traitements distincts Déclenché par le BCP

19 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Circuit des structures Une unité LABINTEL est représentée dans SIRHUS par : Une unité structurelle Une unité LABINTEL est représentée dans BFC par : Une division (module dépenses) Un centre financier (module budget) Plusieurs centres de coûts (module comptabilité analytique) Dont le centre de coûts paie (PAAAnnnn ou PACRnnnn) Lintégration du flux LABINTEL dans Sirhus est AUTOMATIQUE Lintégration du flux LABINTEL dans BFC est MANUELLE

20 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Circuit des centres de coûts et des EOTP Un centre de coûts « paie » est créé par centre financier Un OTP est créé dans BFC si le contrat est à justifier Un EOTP spécifique est créé en cas de dépenses de personnel Avec un domaine dactivité égal à 0009 Ne pas oublier les du numéro dOIP Les centres de coûts et les EOTP sont transférés tous les soirs vers SIRHUS La fiche navette est complétée avec le numéro de centre de coûts ou dEOTP

21 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Circuit des agents Le référentiel des dossiers Agents CNRS est dans SIRHUS Lenvoi à BFC est réalisé tous les soirs Lintégration dans BFC est effective si : Une mesure est présente (IT0) Une affectation est présente (IT1) Lidentité est présente avec nom, prénom et NIR (IT2) Lagent est transformé en tiers fournisseur si : Lagent est intégré avec adresse (IT6) et mode de paiement (IT9) La date deffet est inférieure ou égale à la date du jour

22 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Disponibilité des crédits – recrutements sur RP Elle est obligatoire pour finaliser lembauche Elle est réalisée dans BFC par : La saisie dun pré-engagement (facultatif, mais…) Anonyme Sans transfert vers Xlab La saisie dun engagement (obligatoire) En référence à un pré-engagement si présent En référence à un tiers fournisseur (retrouvé via le matricule) Avec transfert vers Xlab sous la forme dune commande de personnel La fiche navette est complétée avec lattestation de disponibilité des crédits

23 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Engagement individuel (EI) – règles 1/2 Un engagement individuel est individuel (pléonasme, sortez du rang) Il ne comporte quun seul poste Il fait référence à un tiers correspondant à un matricule Sirhus (4…) Il fait référence : A un centre de coûts de type paie (PAAAnnnn ou PACRnnnn) OU à un EOTP de type personnel (Domaine dactivité 0009) Et exclusivement à la nature NB1 Un seul EI par imputation et par exercice quelles que soient les périodes Sirhus envoie des données cumulées par imputation

24 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Engagement individuel (EI) – règles 2/2 Limputation dun EI ne se modifie pas (cohérence Xlab) Suppression ou solde de lEI avec données erronées Création de lEI avec les données correctes Un EI est soldé en cochant la case « Traité » au niveau de len tête Ne pas oublier de solder le pré EI si présent

25 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Engagement et pré-engagement – règles Le pré EI permet dattester au plus tôt de la disponibilité des crédits Il semble logique de lutiliser Lintervention sur le montant dun EI est précédée de la même intervention sur le pré EI si présent Le solde dun EI implique de solder également le pré EI si présent En cochant « Activé terminé » dans le poste de lEI Faute de quoi le budget correspondant est toujours bloqué

26 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Engagement individuel (EI) – exemple

27 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Contrôle de cohérence Sirhus – BFC Il est réalisé pour tous les agents imputés en totalité sur RP Au début du cycle de comptabilisation de la paie M Les contrôles portent sur : La présence obligatoire de lEI Le montant non soldé de lEI (=> montant total des charges) La cohérence des éléments analytiques (CC ou EOTP) Ces contrôles sont déclenchés par le BCP

28 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Contrôle de cohérence - Corrections dans Sirhus Elles sont possibles entre la reprise des saisies en M jusquà la paie de correction en M+1 Elles portent essentiellement : Sur la ventilation des coûts : Choix du centre de coût Choix de lEOTP Choix du fonds

29 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Contrôle de cohérence - Corrections dans BFC Elles sont possibles jusquà lintégration Elles portent sur les éléments suivants des EI : Lajustement du montant (ajuster le pré EI dabord si présent) Le changement délément dimputation (solde + création) Le solde (pré EI également à solder si présent) Elles portent sur les adresses budgétaires et analytiques Elles portent sur les EOTP La fiche navette est contrôlée et ajustée en conséquence

30 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Le traitement BFC des nets à payer Il est déclenché par le BCP Sirhus adresse à BFC un flux spécifique Le flux est intégré dès réception Le flux transmis nest pas modifiable Il faut donc lintégrer tel que Les virements sont réalisés par BFC

31 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre La comptabilisation des paies (1/2) Elle est déclenchée par le BCP Le traitement est indépendant de celui des nets à payer Sirhus adresse à BFC un flux spécifique Le flux est intégré en différé Il nécessite un interlocuteur unique en délégation Point dentrée pour le traitement des anomalies

32 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre La comptabilisation des paies (2/2) Le flux transmis nest pas modifiable Il faut donc lintégrer tel que La DFI peut intervenir Pour aider dans la résolution dun problème budgétaire ponctuel En attendant les corrections La correction est réalisée dans Sirhus si mauvaise ventilation des coûts dans Sirhus (CC, EOTP et/ou fonds) Pour prise en compte dans la paie suivante Attention : contacter le BCP si le dossier concerné par la correction de la ventilation des coûts est un dossier sorti antérieurement à la paie en cours (le BCP fera en sorte de le recycler dans la paie en cours – IT 3)

33 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre La comptabilisation des paies (2/2) Correction de la ventilation des coûts dun dossier - IT1018 du poste de travail

34 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre La recherche des EI dans BFC Rappel : lEI est obligatoire pour les agents imputés sur RP La recherche porte sur le couple matricule / élément analytique Si elle est infructueuse Elle est réalisée sur le matricule seul Si elle est infructueuse Cest une erreur (mise en œuvre en 2008)

35 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Comptabilisation - les principales anomalies (1/2) EI absent Il est obligatoire, il faut donc le saisir EI avec disponible insuffisant Soit lEI est « terminé » et il faut le solder Soit le montant de lEI est à réajuster

36 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Comptabilisation - les principales anomalies (2/2) Adresse budgétaire avec disponible insuffisant Il faut trouver quel est le matricule qui a déclenché lanomalie afin de pouvoir estimer la situation et décider de la conduite à tenir EOTP dont le domaine dactivité nest pas 0009 Il faut solder lEI qui y fait référence Il faut créer un nouvel EOTP avec le domaine dactivité 0009 Il faut saisir un EI sur cet EOTP

37 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Le solde des EI en fin de période Un EI pour lequel le dernier mois de paie a été comptabilisé : Doit être soldé pour permettre laccès à lEI suivant ou pour réajuster les disponibles (règle actuelle) Ne pas oublier de solder également le pré EI s il existe La fiche navette doit comporter la date de fin On peut aussi attendre le rejet lors de la comptabilisation (règle actuelle) On peut aussi attendre la fin dexercice

38 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Exemple de correction (1/2) JanvierFévrierMarsAvril Agent en RP à tort sur janvier, février et mars 1000 EI obligatoire En avril correction dans Sirhus : fonds = SE La comptabilisation d'avril annule les erreurs en fonds RP EI obligatoire et actif La comptabilisation d'avril rectifie les erreurs en fonds SE 4000

39 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Exemple de correction (2/2) JanvierFévrierMars Agent sur PACR à tort sur janvier et février 1000 EI1 obligatoire sur PACR En mars correction dans Sirhus : EOTP La comptabilisation de mars annule les erreurs EI1 obligatoire et actif sur PACR La comptabilisation de mars rectifie les erreurs 3000 EI2 obligatoire sur EOTP

40 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Laffichage des EI pour un matricule donné Menu Gestion des engagements individuels Afficher engagement de fonds Sélectionner pièces via liste de traitement Utiliser la recherche du fournisseur via le matricule Vous obtenez la liste des EI pour le matricule considéré Vous visualisez lEI en cliquant sur son numéro Vous visualisez les liquidations en cliquant sur « Utilisation »

41 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Laffichage des EI – écran de sélection

42 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Affichage des EI - résultats Indicateur de solde

43 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Affichage des liquidations pour un matricule donné Menu Gestion des engagements individuels Afficher engagement de fonds Afficher lengagement de fonds Cliquer sur le bouton « Utilisation » Vous obtenez les factures/avoirs imputées sur lEI considéré Des plus récentes aux plus anciennes Détaillées par compte de charge Avec possibilité de remonter jusquau poste de la pièce de comptabilisation selon les habilitations

44 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Affichage des liquidations pour un matricule donné

45 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre Les flux avec Xlab Les engagements individuels sont adressés à Xlab Sous la forme de commandes de personnel Les liquidations de personnel sont intégrées dans BFC Sous la forme décritures comptables détaillées par compte Les liquidations de personnel sont adressées à Xlab Comme la dernière situation de lengagement individuel

46 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre La fin dexercice Les engagements individuels sont tous soldés Pour les contrats en cours Création automatique des engagements individuels pour le nouvel exercice Sur la base des données Sirhus (périodes et montant) Et sur la base des imputations BFC Pour les nouveaux contrats Saisie manuelle des engagements individuels Adresses budgétaires présentes, budgets et pré budgets saisis

47 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre La fiche navette


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