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1 IXERP consulting Processus dinventaire sur SAP®.

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1 1 IXERP consulting Processus dinventaire sur SAP®

2 Résultat de lenquête 2 IXERP consulting 1.Réalisez-vous au sein de votre entreprise un inventaire physique de vos immobilisations ? Non à 80 % 2.Votre inventaire couvre t-il tout le patrimoine immobilier et mobilier sur lensemble des sites de votre entreprise ? Non à 90 % 3.Quelle est la fréquence des inventaires ? Tous les 5 ans, lors daudit. 4.Votre opération dinventaire est elle menée par une équipe interne ? Non à 95 % 5.Est- elle sous traitée par une société spécialisée ? Oui à 95 % Voici ci-dessous les résultats de notre enquête réalisée sur un panel de 50 sociétés.

3 Résultat de lenquête 3 IXERP consulting 6.Lancez vous une action de sensibilisation et de formation de tout le personnel intervenant dans cette opération ? Non à 75 % 7. Disposez-vous dune codification intègre ? Oui à 80 % 8.Disposez-vous dune remontée automatisée de votre inventaire physique sur SAP ? Non à 100 % 9.Réalisez-vous un rapprochement systématique des listes d'inventaire avec les tableaux d'amortissements de chaque élément inventorié ? Non à 95 % 10.Confirmez-vous que vos chiffres comptables sont en phase avec votre inventaire physique ? Non à 95 % 11. Disposez-vous détats cohérents sur votre système dinformations SAP sur les inventaires ? Oui à 95% dun point vue comptable

4 La réalisation dun inventaire constitue un projet stratégique pour lentreprise. En effet, seule la cohérence des bases physique et comptable de votre entreprise garantit limage fidèle de vos actifs immobilisés et lassurance de ne pas surévaluer les bases dimposition des différentes taxes.. Garantir la cohérence entre vos bases physiques et vos bases comptables La concordance entre les informations comptables et l'inventaire physique de vos immobilisations est une obligation légale. De plus, cela permet de sécuriser le rapprochement physique et comptable des biens, et joue un véritable rôle dassistant dans la mise en place du processus dinventaire en réduisant lécart entre la réalité physique du terrain et la tenue comptable. Ce traitement de réconciliation peut être automatique par utilisation de processus de communication, semi-automatique par sélection et pointage, ou totalement manuel par saisie. A lissue de cette phase de rapprochement, les états de gestion vous permettent disoler les éventuels biens non rapprochés afin de prendre les décisions de gestion appropriées : mises au rebut non constatées vols disparitions, conservation en létat 4 IXERP consulting Introduction

5 Lintérêt économique de linventaire annuel des immobilisations Labsence dinventaire annuel est hautement préjudiciable aux intérêts et à la bonne marche de lentreprise. Voici quelques conséquences dommageables : Champs dapplication 5 IXERP consulting Paiement sans cause de primes dassurance ou de services de maintenance. Dissimulation de lappropriation délictueuse dun bien. Maintien, dans les bases de calcul dimposition, de biens nexistant plus

6 Principes directeurs : 1.Article du Code de Commerce fait obligation à toute entreprise de «… contrôler par inventaire une fois tous les douze mois lexistence et la valeur des éléments Actifs et Passifs du patrimoine de lEntreprise…» 2.Article précise que « …linventaire est un relevé détaillé de tous les éléments dactif et de passif au regard desquels sont mentionnés la quantité et la valeur de chacun deux à la date de linventaire… » 6 IXERP consulting Obligations légales Linventaire des immobilisations paraît souvent secondaire voire superflu. Or cest loccasion annuelle de constater lexistence et létat des biens composant loutil de lentreprise.

7 Dans ce domaine les carences peuvent avoir des conséquences préjudiciables à lentreprise et dont voici quelques exemples courants : Non-constatation de la sortie dimmobilisations suite à leur cession, à leur mise au rebut, leur destruction ou leur disparition. Maintien dans lactif de biens hors dusage dont la durée dutilité est expiré. Maintien des coûts accessoires à un bien principal sorti de lactif, situation susceptible de se présenter fréquemment avec lapplication de la décomposition. Activation de réparations sans sortie partielle du composant remplacé. Confusion de biens lors dune sortie. Oubli de biens chez des tiers ou abandon dans lenvironnement. Maintien irrégulier dimmobilisations achevées dans le compte « Immobilisations en cours ». Maintien dactifs incorporels ou financiers sans valeur ou périmés. 7 IXERP consulting Les risques dabsence dinventaire

8 Une fois linventaire physique réalisé, il est indispensable dexploiter les résultats, autrement dit de procéder au rapprochement entre linventaire physique et linventaire comptable, afin de préparer les opérations adéquates de régularisation. Tant sur un plan logistique et organisationnel : 8 IXERP consulting Optimiser les résultats de linventaire Mise à jour de la description des biens : libellés, quantités, références techniques, nomenclature, code barre, immatriculation… Mise à jour des prestataires : fournisseurs, sociétés de maintenance, dassurance… Constitution de groupes de biens Mise en place des localisations Étiquetage des biens

9 Tant sur un plan économique : 9 IXERP consulting Optimiser les résultats de linventaire Reclassement comptable Mise à jour des affectations aux sections analytiques Décomposition des biens complexes Vérification de létat des immobilisations présentes, en vue de lapplication des durées dutilité (pour les biens non encore amortis) Mises à jour des biens sortis et à sortir (totalement et/ou partiellement).

10 La détection des biens sortis et obsolètes permet en effet de renégocier le coût de la maintenance du matériel. Il faut également souligner que nonobstant son impact sur les différentes taxes. De plus, linventaire des immobilisations a un impact direct sur le coût des primes dassurance. En effet celui-ci est in fine toujours indexé sur la base des valeurs brutes déclarées. Enfin la détection de la présence des biens permet de définir les durées réelles dutilité des biens qui sont, dans limmense majorité des cas, toujours plus LONGUES que les durées fiscales dusage. Enjeux 10 IXERP consulting Réduire les coûts de maintenance, réviser les valeurs dassurance, renégocier la taxation foncière, mesurer la valeur réelle de son actif, tels sont les enjeux et intérêts de linventaire des immobilisations.

11 Il existe sur le marché des connecteurs certifies SAP permettant de répondre aux problématique dinventaire physique des immobilisations. 11 IXERP consulting Connecteur certifié SAP Transfert des données Transfert du résultat du contrôle Mise à jour des données Import des données Sélection des immobilisations à inventorier SAP Connecteur Certifié SAP Fichier Immo

12 Notre expérience dans ce domaine prouve quil existe souvent des distorsions importantes entre le fichier comptable des immobilisations et les biens physiques réellement présents et utilisés. Ces distorsions proviennent souvent dun manque de communication entre les services comptabilité et les services techniques et également dune absence ou du non respect des procédures de suivi les immobilisations. Le suivi dune bonne gestion des immobilisations dépend donc de limplication des services techniques. Avec une informatisation des procédures, les gestionnaires ont accès à tout moment à la liste du matériel, doù un intérêt accru pour le suivi des procédures 12 IXERP consulting Conclusion Le fichier des immobilisations devient un outil transversal, une base de données précieuse utilisable par tous les services.

13 ? 13 Questions IXERP consulting

14 Présent sur différents secteurs dactivité, IXERP CONSULTING assiste ses clients - cabinets de conseils et utilisateurs - sur des prestations de longue durée ou dexpertise. 14 Santé et Sciences de la vie Aéronautique et Automobile Énergies Biens déquipement Secteur Public

15 15 Contact Votre Ingénieur Commercial IXERP BENSIMON Stéphane TEL : GSM : Mail : Conseil Intégration Support Formation


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