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Ecovert FM à Kings College Contrat de Facilities Management Bruno Bodin – CEO Ecovert Group.

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1 Ecovert FM à Kings College Contrat de Facilities Management Bruno Bodin – CEO Ecovert Group

2 Un peu dhistoire …

3 Externalisation des services en Grande-Bretagne Lexternalisation outsourcing, arrivant doutre Atlantique, se développe en Grande-Bretagne fin des années 80. Secteur privé: Externalisation des services généraux Secteur public: Libéralisation et/ou privatisation des utilities Benchmarking et mise en concurrence (DSO/DLO): CCT Développement des concessions: les PFI Cet outsourcing est la réponse logique du pragmatisme anglo-saxon, exprimé par: « what matters is what works ».

4 Il traverse lensemble des secteurs et est favorisé par: concomitance de ce mouvement et dun contexte économico- politique en harmonie inter- pénétration du public et du privé (trusts) cadre législatif ouvert, pas de code des marchés publics nature du management (globalement accountants vs engineers) volonté de réduire les intermédiaires Le groupe Bouygues a été au cœur de ce mouvement au travers de ses différentes filiales britanniques. Externalisation des services en Grande-Bretagne

5 Gestion patrimoniale du secteur de leau En 1989 Saur UK dirige quatre compagnies deau privées dont le statut vient dêtre libéralisé. Elle en a acquis lensemble des moyens de production et de distribution. Prix de leau déterminé par une combinaison de: performances qualitatives (salubrité, gustatives) amélioration de la productivité volumes produits et distribués gestion patrimoniale associant dépenses dinvestissement et dexploitation (AMP) niveaux de service

6 Brighton City Management Ecovert, fondé en 1990, répond aux CCT municipaux. En 1995 remporte le contrat pour la délégation de lensemble des services techniques municipaux de la ville de Brighton: 13 contrats de 5 – 11 ans agglomération: ,5 millions de visiteurs conférenciers 300 hectares de parcs et jardins logements sociaux,… The Royal Pavilion

7 Kings College

8 Contrat de KCL - Sommaire Le contrat de Kings College (KCL) est un contrat de Private Public Partnership (PPP) dont lobjet est de procurer un environnement propice à la recherche fondamentale et expérimentale ainsi quà lenseignement universitaire pendant 25 ans, à niveau de service constant. Le contrat initial de KCL couvre deux bâtiments principaux : – Franklin Wilkins Building (FWB) sur le campus de Waterloo, – New Hunts House (NHH) sur le campus de Guys Hospital (Guys) à London Bridge; sur lesquels Ecovert FM couvre lensemble des services de Hard FM et Soft FM dans un contrat dit de Total FM. EFM y remplit également les obligations de renouvellement des installations et équipements au titre du Life Cycle Fund dont le management lui incombe.

9 Contrat de KCL – Sommaire (suite) Est venu sadjoindre à ces deux bâtiments principaux un bâtiment contigu à celui de FWB, Waterloo Bridge Wing (WBW), au titre dun avenant portant sur un nombre limité de services. Le contrat initial a fait lobjet dun certain nombre davenants. Les plus importants concernent les périodes dutilisation, le développement des zones dites « shell & core » ainsi que lextension initiale du soft FM en contrepartie daménagements du service. Le premier anniversaire du contrat de soft FM est en 2012 et le terme du contrat en 2024.

10 Kings College - Services FM immobilier (Hard FM) - Maintenance préventive et corrective Maintenance du bâti: corps détat architecturaux Maintenance multi-technique Maintenance des espaces verts et abords Management des fluides et de lénergie Maintenance du mobilier et signalisation Maîtrise dœuvre (petits travaux) Logistique et services hôteliers (Soft FM) Centre dassistance et gestion des appels (Helpdesk) Restauration: personnel, étudiants et visiteurs Nettoyage (inclus parties vitrées) Courrier et manutention Sécurité et gardiennage Evacuation et recyclage des déchets Hygiène et contrôle des nuisibles (rongeurs, insectes, pigeons) Management des travaux de renouvellement (LCF)

11 Patrimoine immobilier londonien de Kings College

12 KCL – Etudiants & Personnel

13 Franklin Wilkins Building - FWB Bâtiment ayant fait lobjet dune réhabilitation lourde, préservant la structure en béton armé - procédé Hennebique – datant de La surface est de m² dont m² de laboratoires de recherche et denseignement. Le site est autonome au sein du campus. Les recherches sur le vivant qui y sont effectuées ont nécessité lhomologation dune animalerie par le ministère de lIntérieur (idem pour NHH). Sur le plan des services le bâtiment abrite une cuisine centrale et de nombreuses manifestations y sont organisées: stages de formation, séminaires, colloques et réceptions.

14 Waterloo Campus FWB Franklin Wilkins Building WBW Waterloo Bridge Wing

15 New Hunts House - NHH Bâtiment neuf de m² dont m² de laboratoires de recherche et denseignement. Le site est relié à celui de Guys Hospital pour la production de chauffage et d électricité.

16 Guys Campus NHH New Hunts House

17 Répartition du personnel par service

18 Comparaison revenus & effectif

19 KCL – Une vitrine du PPP depuis 10 ans Ce contrat nest pas un PFI au sens strict du terme mais en a de nombreuses caractéristiques, outre la durée : –Lien entre construction et services –Lien des services entre eux et le Life Cycle Fund –Régime du Payment Mechanism et du Performance Monitoring System (PMS) Lorganisation et la formalisation contractuelle sont similaires à celles adoptées sur lensemble de nos autres contrats. KCL a apporté la preuve que le modèle « offre globale » fonctionne mais requiert de la part du partenaire concepteur-constructeur une compréhension des engagements de long terme de lexploitant.

20 KCL – Une vitrine du PPP depuis plus de 10 ans Avec ce contrat, Bouygues a développé son modèle doffre intégrée PPP que nous avons ensuite poursuivi avec succès dans les PFI (santé et éducation en particulier) en Grande-Bretagne. Kings College demeure la vitrine vivante de loffre Bouygues Construction, une référence active au cœur de Londres. Au cours de sa visite le 13 janvier dernier, Valérie Pécresse a fait part de son admiration pour laudace mais aussi la justesse de vues du College. Elle sest particulièrement intéressée aux aspects du service et a souligné la qualité de lenvironnement 10 ans après la rénovation du bâtiment.

21 PPP/PFI: It is all about services.

22 PFI – Le rôle des services Le PFI est essentiellement un contrat de services, et tel le décrivait le législateur dans le programme initial. Contrairement aux concessions classiques (par ex.: autoroutes à péage), le remboursement de la conception-construction - et de son financement - ne seffectue pas par les recettes perçues auprès des usagers. Les services assurent lintégrité du patrimoine (immobilier dans les cas qui intéressent Bouygues Construction) dans le respect des obligations de bailleur théorique du consortium. La performance des services fait lobjet dun transfert de risques dans le cadre dune évaluation qualitative et quantitative. Cette évaluation peut amener au non-paiement intégral du loyer, sur le principe du « no service = no fee », nécessaire historiquement au « test hors bilan » de la règle comptable FRS5.

23 PFI – Les services : Nature La majeure partie du paiement de ces services est sous forme de rémunération fixe, à laquelle sajoute une rémunération variable par le client (volume adjusted) ou par les consommateurs (end users et/ou third party income). Ce paiement peut faire lobjet de déductions. Les services sont essentiellement des services de Facilities Management. Ils comportent : des services dits « à létablissement » définis pour la durée du contrat des services dits « aux utilisateurs » revus périodiquement pour tenir compte des évolutions de leurs demandes des services spécialisés dans certains cas (informatique, équipements médicaux) des services marchands (parking, café, supérette, etc.) générant des revenus annexes

24 Nature de ces services – Facilities Management : Enfin des services liés au rôle de bailleur et propriétaire ainsi que des obligations en conseil : management du fonds de renouvellement et des gros travaux dentretien management de lénergie obligations statutaires (sécurité incendie, conformité avec législations, etc.) pilotage, maîtrise dœuvre et/ou réalisation des (petits) travaux neufs gestion patrimoniale (asset management), mise à jour des plans et documentations techniques etc.

25 PFI – Les services : Cadre Contractuel Le PFI est essentiellement un contrat en obligation de résultats (output specifications) : Les spécifications sont détaillées à lintérieur du périmètre des prestations et les résultats à atteindre définis Les indicateurs clés de performance (KPI) couvrent les différents services ainsi que leur management et coordination Un régime de pénalités associées à chaque KPI fait lobjet dun rapport mensuel Le suivi de la performance est effectué en auto-contrôle de façon hebdomadaire et est sujet à audit par le client Le manque de performance peut conduire à une série de mesures prises à lencontre du prestataire au-delà des seules pénalités : avertissements, interventions directes, etc.

26 PFI – Les services : Transfert de risques Les principales catégories concernées par le transfert de risques que requiert le cadre contractuel des PFI sont : Evolution des prix (différentiel dindexation) Performance : - Services - Bâtiment (conception, Life Cycle Fund, énergie) - Pérennité du contrat (résiliation) Volet social Evolution de la législation Autres (fraude, accidents, assurances, vandalisme, etc.) Ces risques peuvent être limités au moyen de plafonds (négociés en montant ou durée) et/ou de mécanismes dont certains sont prévus au contrat (par ex. benchmarking des Soft FM)

27 PFI – Les services : Risque dévolution des prix Lévolution des prix suit celle théorique du budget des établissements publics, prise égale à lévolution générale des prix à la consommation, le Retail Price Index (RPI ou RPIx) : Ce risque affecte les services Hard FM, ainsi que le Life Cycle Fund, sur la durée cumulée de la consultation, de la construction et de la période dexploitation (soit typiquement de 30 à 35 ans). Il est plafonné dans le cas des services dits de soft FM qui font lobjet dune remise en concurrence à loccasion du cinquième anniversaire de la signature du contrat (soit en moyenne 9 ans avant le premier anniversaire). Toutefois une protection partielle est possible avant le démarrage de lexploitation sur les coûts de main dœuvre qui traditionnellement évoluent plus rapidement que le « panier de la ménagère ». (voir au chapitre TUPE)

28 PFI – Les services : Risque dévolution des prix

29 PFI – Les services : Risque sur performance Deux types de défauts de service (service failures) sont définis dans le contrat (Project Agreement) : défauts de qualité (quality failures) évènements de défaut (failure events) Les défauts de service sont définis dans le cahier des charges des services (FM output specifications) pour chacun des services, typiquement entre 10 et 15, avec : un temps de réponse associé à chaque défaut lié à la spécification du service concerné une période de rectification pendant laquelle le prestataire des services FM a la possibilité de remédier audit défaut la catégorie du défaut le rapport et le contrôle associé à la spécification du service (fréquence denregistrement, critères de mesure de la performance, contrôle du mode opératoire).

30 Quality Failures% DeductionSDP Low Priority0, Medium Priority0,375 – 1,56 High Priority0, % DeductionSDP A Routine51 B Important102 C Major306 D Unaivalable & used5020 E Unaivalable & not used10020

31 Létablissement est divisé en zones fonctionnelles, elles-mêmes divisées en unités de zones. Ces unités sont dites indisponibles lorsque leur état ou leur condition nest pas conforme avec les conditions prescrites pour leur accès, leur sécurité et leur utilisation (propre usage et jouissance en termes de température, humidité, renouvellement de lair, éclairage, etc. dans le cadre du Hard FM. Un régime similaire sapplique pour les services Soft). Les déductions sont calculées suivant les formules suivantes: Pour les défauts de qualité (QF) Rémunération journalière (Daily Service Fee) X Nbre de jours pdt lesquels la QF est déclarée X Pondération du service en % X % déduction de 2,5 à 10,5%de 0,5 à 2%

32 Pour les évènements de défaut (FE) Rémunération journalière (Daily Service Fee) X Nbre de sessions journalière s affectées X Pondération de la zone X Pondération de lunité X % déduction de 0 à 100% de 30 à 200% de 0 à 100%de 5 à 100% certaines unités sont considérées essentielles et, si déclarées en défaut, conduisent à rendre toute la zone fonctionnelle à laquelle elles appartiennent indisponible; le résultat en est la déduction totale (100%) de la rémunération journalière de la zone concernée ; un nouvel évènement de défaut est supposé survenir chaque jour tant que lévènement de défaut subsiste sans rectification ou une réponse acceptée du service.

33 Le risque ultime est celui de la résiliation, conséquence dun manque répété de performance ou dun manque de service. Léquilibre est à rechercher entre : les demandes du client (reprises par les SF) pour un mode dajustement de la rémunération (Payment Mechanism) suffisamment coercitif pour assurer le niveau de performance requis, dont le cumul exponentiel des déductions le prémunit dun calcul éventuellement effectué à ses dépens par le prestataire et en permettant son remplacement assez rapidement, Les demandes des partenaires financiers et du consortium pour pouvoir enrayer lescalade des pénalités avant latteinte de leurs plafonds respectifs (et donc remplacer le prestataire, non sans lui donner lopportunité de remédier à ses manquements) et bilan économique du prestataire entre prix compétitifs, évaluation dun montant probable de déductions, protection contre une atteinte trop rapide des plafonds de pré-résiliation (si possible incluant leffet des changements de législation) et minoration des montants de post-résiliation.

34 PFI – Les services : Volet social Dans le cadre des PFI, lexternalisation des services se situe dans le champ dapplication légale du Transfer of Undertaking for the Protection of Employees (TUPE), équivalent de larticle L Les employés transférés ont parfois fait lobjet de plusieurs transferts (TUPE 2 nd /3 rd generation) et ont soit conservé leur contrat de travail dorigine (public ou para-public), soit adopté celui des entreprises auxquelles les services avaient été dévolus. Les risques sont essentiellement ceux liés à : la qualité des informations (dispersion et caractère sensible des données : protection par conditionnalité de liste ultime) la qualité des personnels transférés (manque éventuel de qualification et de formation) la situation tout à fait unique de la Grande-Bretagne en matière de retraites (elles ne sont pas couvertes par la législation TUPE) et du transfert des acquis requis par le Standard Form.

35 PFI – Les services : Evolution Face à laccroissement des risques transférés aux prestataires de services FM dans le cadre des PFI, le marché a réagi de plusieurs manières : Le risque de différentiel dindexation est désormais couvert en partie dans le modèle financier pour la part main dœuvre Certains prestataires limitent leur implication contractuellement (sous- traitance simple) Lindustrie des services en particulier a amené le PFU (NHS) à discuter de son Payment Mechanism pour tenter den atténuer limpact démultiplié (effet de levier de la pénalisation assise sur le loyer). En parallèle des sociétés de montage qui développent un modèle dentreprise générale de PFI avec sous-traitance de la construction et des FM, il est intéressant de noter que des groupes ont eu recours de manière croissante à loffre globale qui a caractérisé lapproche Bouygues (BYUK/EFM), sans toujours aller aussi loin dans lintégration.

36 Facilities Management: it is all about people!


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