Réunion de restitution

Présentation au sujet: "Réunion de restitution"— Transcription de la présentation:

1 Réunion de restitution
Diagnostic RH Pontivy Communauté Réunion de restitution Novembre 2015

2 Déroulement Contexte, objectif, démarche Diagnostic statutaire
Systèmes d’organisation RH Répartition des tâches et compétences mobilisées Ressenti lié à la mutualisation La mise à disposition d’outils

3 Contexte, objectifs, démarche

4 Contexte local Démarche active de mutualisation des services lancée à Pontivy Communauté en début de mandat Vecteur obligatoire et nécessaire  Le schéma de mutualisation = Feuille de route, plan d’actions priorisées de mise en œuvre de services mutualisés au long de la mandature

5 Objectifs de l’étude Réalisation d’un diagnostic RH, préalable à la définition des modes et impacts de la mutualisation - Réalisation d’un état des lieux des effectifs et compétences, - Réalisation d’un état des lieux des systèmes d’organisation RH de l’EPCI et des communes membres, - Élaboration d’un document préalable à une analyse GPEEC sur le territoire. Diagnostic RH : peut permettre de déceler des mutualisations plus pertinentes et de mieux cerner les impacts que celles-ci peuvent avoir sur le personnel

6 Les CCAS ne sont pas inclus dans l’étude.
Cadre de l’intervention Ressources humaines Marchés publics Transports scolaires Informatique Les CCAS ne sont pas inclus dans l’étude. CCAS non inclus : Les agents intervenant sur une des thématiques citées ci-dessus, seulement dans le cadre du CCAS, ne sont pas comptabilisés dans le diagnostic statutaire. Toutefois, leurs compétences seront détaillées dans la partie consacrée à l’organisation des activités et aux compétences mobilisées.

7 Le rapport PARTIE I DIAGNOSTIC STATUTAIRE
PARTIE II SYSTEMES D’ORGANISATION RH PARTIE III REPARTITION DES TACHES ET COMPETENCES MOBILISEES

8 Recueil et exploitation de données
Méthodologie Pilotage en mode projet Mise en place d’un Comité de pilotage Mise en place d’un Comité technique Démarche participative Étapes Recueil et exploitation de données Interprétation et formalisation des données sous forme d’un état des lieux organisé Les outils de recueil de données : documents fournis, questionnaires, entretiens (d’où la démarche participative)

9 Diagnostic statutaire Au 1er juillet 2015

10 Répartition statutaire générale
64 agents visés par l’état des lieux Très forte représentation de la filière administrative (89%) Une grande diversité des grades Féminisation des effectifs ¾ des agents ont plus de 40 ans 30% des agents ont plus de 50 ans 64 agents  Un agent peut intervenir sur plusieurs thématiques. Age  Des départs à la retraite sont à anticiper dans les années à venir.

11 Qualité des effectifs : une minorité d’agents non titulaires (5%)
Temps de travail : Une grande majorité d’agents de catégorie C sur les postes à temps non complet 30% entre 28 et 32 heures 20% entre 20 et 27 heures 40% à 17,5 heures 10% moins de 17,5 heures 20% des agents considérés à temps non complet dans l’étude sont en réalité à temps complet effectuant d’autres heures de travail dans des communes externes à Pontivy Communauté ou dans des communes visées par l’étude mais en dehors des thématiques concernées.

12 Nombre d’agents intervenant sur chaque thématique
Répartition statutaire par thématique Nombre d’agents intervenant sur chaque thématique Ressources humaines Marchés publics Transport scolaire Informatique 34 32 24 9 Chaque agent peut intervenir soit sur une thématique, soit sur plusieurs thématiques (Ex : Un Secrétaire de mairie peut gérer RH, MP et TS) Ressources humaines : Les agents exerçant un encadrement d’équipe mais n’intervenant pas sur la gestion de tout autre aspect de ressources humaines ne sont pas comptabilisés

13 Ressources humaines Répartition entre catégorie équilibrée
Métier de DGS / secrétaire de mairie majoritaire (hétérogénéité des profils) Assistant RH : 50% dans des collectivités regroupant plus de 10 000 habitants, 50% dans des collectivités de 2 000 à 4 000 habitants. Cadres d’emplois DGS / Secrétaire de mairie : 52% sur le cadre d’attaché, 24% rédacteurs, 24% adjoints administratifs. > d’où la répartition équilibrée entre catégories

14 Plus jeunes que la moyenne
Répartition selon l’âge Plus jeunes que la moyenne Agents de moins de 39 ans, majoritairement des femmes : thématique pouvant être impactée par les congés maternité le cas échéant Minorité d’agents de catégorie C dans la tranche d’âge « 50 ans et plus ». La catégorie A sera plus impactée par de prochains départs en retraite. Age Ensemble des agents visés par l’étude Agents intervenant sur les ressources humaines Moins de 30 ans 6% 9% 30 à 39 ans 19% 21% 40 à 49 ans 45% 47% 50 ans et plus 30% 24% La catégorie A gérant RH  essentiellement DGS et secrétaires de mairie

15 Marchés publics Métier de DGS / secrétaire de mairie majoritaire
Responsable marchés publics : dans les collectivités regroupant plus de 10 000 habitants. Assistant marchés publics ¾ au sein de collectivités regroupant entre 2 000 et 3 000 habitants, ¼ au sein de collectivités de plus de 10 000 habitants.

16 Répartition selon l’âge
 Une répartition assez homogène entre 30 et 60 ans  Grand majorité des agents de catégorie C : moins de 40 ans Age Ensemble des agents visés par l’étude Agents intervenant sur les marchés publics Moins de 30 ans 6% 9% 30 à 39 ans 19% 25% 40 à 49 ans 45% 31% 50 ans et plus 30% 34%

17 Transport scolaire  Agents de catégorie C largement majoritaires : quasiment exclusivement des agents administratifs polyvalents.  50% des secrétaires de mairie concernés, ne réalisent en réalité qu’une partie des missions de transport scolaire  Technicien transport : collectivités de plus de 3 000 habitants 50% des secrétaires de mairie concernés ne réalisent en réalité qu’une partie des missions de transport scolaire, les tâches restantes étant assurées par un agent administratif polyvalent.

18 Répartition selon l’âge
Plus âgés que la moyenne des agents visés par l’état des lieux. 42% des agents ont 50 ans et plus, cela représente 10 agents sur le territoire. Sur ces 10 agents, 6 ont 55 ans et plus. Des départs à la retraite sont à anticiper prochainement Age Ensemble des agents visés par l’étude Agents intervenant sur le transport scolaire Moins de 30 ans 6% 4% 30 à 39 ans 19% 40 à 49 ans 45% 50% 50 ans et plus 30% 42%

19 Informatique La catégorie ne traduit pas le niveau d’expertise en informatique. La grande diversité des filières sur la thématique informatique est expliquée par la diversité des tâches qui peuvent relever de l’administratif et du technique. Les experts : filière technique

20 Répartition selon l’âge
 Les agents intervenant sur l’informatique ont essentiellement entre 30 et 49 ans. Thématique très peu impactée par les proches départs en retraite Age Ensemble des agents visés par l’étude Agents intervenant sur l’informatique Moins de 30 ans 6% 0% 30 à 39 ans 19% 44% 40 à 49 ans 45% 50 ans et plus 30% 11%

21 Systèmes d’organisation RH

22 Éléments présentés dans chaque fiche :
Le rapport comporte une fiche par commune répertoriant diverses informations liées au système d’organisation RH Outil pouvant aider à l’harmonisation des systèmes RH suite à la mise en place d’un mécanisme de mutualisation le cas échéant Éléments présentés dans chaque fiche : - Présentation de l’équivalent temps plein pour chaque thématiques dans chacune des collectivités. Estimation approximative du fait de la polyvalence des postes en petites collectivités. - RTT (11 collectivités) - Temps partiel (5 agents à temps partiel) ETP : Exception marchés publics + pour l’informatique, n’est pas comptabilisé le temps lié à l’animation. Seuls sont comptabilisés les temps de maintenance, d’achat et d’installation d’équipements, d’assistance aux collègues, de veille technologique. RTT : 11 collectivités appliquent des RTT pour les agents visés par l’étude mais davantage de collectivités ont institué un régime de RTT. Il est parfois appliqué seulement pour les agents de voirie.

23 Modalités de récupération des heures supplémentaires
(26 répondantes) - 3 collectivités : Rémunération - 11 collectivités : Repos compensateurs - 12 collectivités : Repos compensateurs ou rémunération - Adoption d’un règlement de congés annuels ou d’un règlement intérieur traitant des congés annuels (5 collectivités) - Nombre de jours de congés annuels sans RTT Nombre de jours de congés annuels variant selon les collectivités. La base est 5 fois la durée hebdomadaire de service mais à cela s’ajoutent parfois des journées offertes par le Maire (veille de fête…) ou des jours liés à l’ancienneté dans la collectivité par exemple.

24 - Les remplacements durant les congés
Peu de remplacements, certains relais possibles sur une partie des activités, surtout pour les Ressources humaines Marchés publics et transport scolaire : pose des congés en fonction de l’activités des services ; ressources humaines : nécessité de s’organiser pour réaliser la paie avant le départ - Institution d’un compte épargne-temps (7 collectivités) - Le nombre de jours accordés dans le cadre des autorisations spéciales d’absence

25 - L’architecture du régime indemnitaire et les critères d’attribution
- Les systèmes de communication Au sein des services : Majoritairement de l’information au quotidien non formalisée, réunions de service (8 collectivités), notes de service (7 collectivités) Avec les élus : les réunions sont plus courantes, échanges au fil de l’eau

26 - La fréquence de passage de l’élu signataire
Au quotidien : 58% Tous les 2 à 3 jours : 30% Hebdomadaire : 4% Aléatoire, selon les besoins : 8% - Relations externes Ressources humaines : CDG Marchés publics : assistance juridique Transport scolaire : transporteurs, Conseil Départemental 56, parfois 22 Informatique : Détail des prestataires extérieurs Autres communes du territoire MP : assistance juridique, mais reste assez rare sur le territoire donc plus difficile de trouver un interlocuteur sur cette thématique. Parfois Madame BROHAN Autres communes du territoire : permet de montrer les collectivités travaillant déjà ensemble, s’échangeant des informations.

27 - Logiciels utilisés  Ressources humaines
 Marchés publics : Mégalis (59%), Médialex (22%), Mégalis et Médialex (11%)  Transport scolaire : Excepté une, toutes les collectivités intervenant sur le transport scolaire utilisent Skolko et Skolarys Collectivité n’utilisant pas Skolko et Skolarys : Commune du 22, répartition des tâches entre le Conseil Départemental et la collectivité différente

28 Répartition des tâches et compétences mobilisées

29 Le rapport comporte une fiche par commune.
Première partie: répartition des tâches pour chaque thématique et compétences mobilisées. Des remarques complémentaires peuvent intervenir (précision des élus référents, de l’appui d’une assistance juridique, etc.)

30 Illustration pour la compétence Ressources humaines :
Nom Grade Métier Fonctions Tâches Compétences AGENT 1 Attaché Secrétaire de mairie Direction du personnel, organisation des services - Réunion de service hebdomadaire - Réponses aux sollicitations diverses des agents - Réalisation de l’organigramme et des fiches de postes - Capacité d’encadrement - Qualités relationnelles : écoute et disponibilité Gestion des carrières - Rédaction des arrêtés, et des contrats de travail pour les non titulaires - Participation aux réunions du plan intercommunal de formation - Inscription aux formations - Gestion des départs en retraite - Gestion des arrêts maladie - Connaissance et capacité à appliquer les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs - Connaissance du statut de la fonction publique territoriale - Connaissance de la réglementation en matière de retraite - Principe d’analyse des besoins de formation - Capacité à relayer l’information Organisation du temps de travail, des congés - Vérifier que les périodes de congés permettent la continuité du service public - Vérifier le décompte des congés payés - Principes et règles de gestion en vigueur en matière de gestion du temps de travail AGENT 2 Adjoint administratif de 2ème classe Assistant RH Gestion de la paie - Maîtrise du logiciel de paie Segilog - Connaissance des différentes composantes de la rémunération

31 Seconde partie : les formations (réalisées et souhaitées)
Dernière partie : dossiers complexes traités et pics d’activité Expériences, développement de compétences spécifiques Diagnostic de l’organisation et des compétences pouvant servir de base au développement d’une GPEEC (anticiper les départs en retraite, prévoir le développement de nouvelles compétences sur la base de ce répertoire etc…) Pas forcément de dossiers complexes et de pics d’activité pour toutes les thématiques (pas MP) et toutes les communes.

32 Ressenti lié à la mutualisation

33 Quel est votre ressenti par rapport
à la mutualisation ? (Taux de réponse : 86%) 35% des agents : la mutualisation est bénéfique. 41% des agents : la mutualisation est bénéfique pour certaines actions mais celle-ci suscite beaucoup d’interrogations. 24% des agents : la mutualisation est un facteur d’anxiété. Vision positive : gain de temps, de performance, de sécurité juridique et technique, une opportunité d’évolution de carrière et une meilleure coopération entre communes limitrophes (répartition selon l’âge assez homogène avec légère Interrogations : la manière dont va être menée la mutualisation, la méthode (jusque là, par le biais de cette étude, on peut noter qu’il y a eu de la concertation), le calendrier, et également des interrogations liées au poste de travail et au service rendu. Facteur d’anxiété pour diverses raisons : lié au poste de travail, à la qualité du service rendu à l’usager, attentes de davantage de clarté du projet politique lié à la mutualisation, à ses buts (75% entre 40 et 49 ans)

34 Idées de mutualisation
Ressources humaines Hygiène et Sécurité Gestion mutualisée des dossiers complexes : arrêts maladie et accidents de travail (2 agents), départs en retraite (1 agent) Globalement, réticences plus importantes sur cette thématique Marchés publics Aide juridique, support pour la constitution des dossiers Constitution d’une base de données alimentée par les gestionnaires de marchés publics du territoire Groupements de commande

35 Transport scolaire Informatique
Mission pouvant être chronophage et exigence d’une technicité pour évaluer le niveau de sécurité Intérêt de mutualiser manifesté à plusieurs reprises Inquiétudes quant à l’éloignement géographique du service rendu Crainte d’une perte de la bonne connaissance de l’état des routes Informatique Groupements de commande Maintenance des parcs informatique Intérêt de mutualiser manifesté à plusieurs reprises Réticence de certaines communes à la mutualisation d’une maintenance, satisfaites du prestataire actuel

36 La mise à disposition d’outils

37 Données organisationnelles
Données statutaires Pour tous les agents Pour chaque thématique Vision globale permise par les graphiques associés Mises à jour possibles Données organisationnelles Synthèse des systèmes d’organisation RH, des logiciels, et des prestataires de maintenance informatique

38 Polyvalence et compétences
 Vision globale de la polyvalence des agents et des binômes existants dans chaque collectivité  Niveau de maîtrise détaillé pour chaque tâche