Toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle faite sans le consentement de l'auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est illicite" (art L122-4 code de la propriété intellectuelle). Table ronde Organisation d’un service autour de Nadis® N. Oran

Organisation autour de Nadis Pour quels objectifs ? Les actions et les ressources ? Expérience CHU Nice (N Oran) Une nécessité de procédure de saisie Procédures Fort de France (A Cabié)

Saisie multidisciplinaire, en temps réel : une nécessité d’organisation du "qui fait quoi ? " Pour ne pas faire peser la saisie des données sur certains profils utilisateurs Pour éviter des redondances de saisies et de contrôle qualité Pour enrichir le dossier patient et le partage d’information Pour une exploitation des données de bonne qualité Interfaces DMI2 / Domevih Recherche clinique Évaluation des Pratiques Professionnelles (EPP) L’expérience du CHU de Nice

Modalités d’organisation exemple du Corevih Paca Est Une équipe projet composée : d'un médecin data manager, Pascal Pugliese d’une secrétaire médicale, Mylène Schiano de 2 TECs, Sophie Sausse et Nathalie Oran Son fonctionnement : −réunions mensuelles −listes de diffusion pour informations aux utilisateurs –échanges de mails permanents au sein du groupe projet optimiser le contrôle continu Faire évoluer et rendre plus performantes les requêtes systématiques de contrôle qualité

Les différentes étapes du contrôle qualité Les médecins, les IDE observance, la diététicienne, les secrétaires médicales, les psychologues du Pôle de Virologie clinique et certains médecins de spécialité (Chir Esthétique) saisissent et complètent les recours dans Nadis. Répartition, au sein de l’équipe projet, des requêtes de contrôle qualité.

Les différentes étapes du contrôle qualité La secrétaire : recherche et renseigne les IPP qui permettent la remontée automatique de la biologie dans le dossier patient Nadis renseigne les coordonnées patient (adresse, téléphone, médecin traitant, ……..) relecture quotidienne de toutes les conclusions afin de relever tous les diagnostics secondaires, pour saisie dans l’onglet « antécédents » (avec info et aval systématique du médecin référent).

Les différentes étapes du contrôle qualité Les TECs sont en charge : de vérifier et compléter les données obligatoires nécessaires à l’importation via la passerelle Nadis-DMI2 de la cohérence des variables présentes dans le dossier patient, dates pathologies, dates bilans….. de limiter le nombre de patients perdus de vue de rechercher les données et compléter les dossiers des patients DCD de contrôler la cohérence et l’exhaustivité sur les données de co-infection grâce à la mise en place du module « Workflow », l'écriture manuelle de commentaires n'est plus nécessaire. Définition du "Workflow" : il assure la création d’un commentaire systématique à l’attention des médecins prescripteurs concernant les données manquantes ou incohérentes sélectionnées au préalable, voir sur l’amélioration des pratiques de prises en charge.

Les différentes étapes du contrôle qualité Du fait du déploiement de E.Nadis dans certains centres périphériques de la COREVIH PACA-Est, nous sommes en charge également du contrôle de qualité régulier de leurs données. Nous créons également nos propres requêtes adaptées à notre service. Inadéquation entre date VIH de l'onglet VIH et celle de l'onglet "ATCD" Confirmation que le mode de contamination du patient VIH reste inconnu, alors que le patient est suivi depuis de nombreuses années, etc

Les différentes étapes du contrôle qualité Le médecin data manager est en charge : des requêtes sur les diagnostics des pathologies intercurrentes, comme le diabète, HTA, …….. des requêtes sur les évènements thérapeutiques bilan qualité annuel (procédure échantillonnage et contrôle qualité validé par le Conseil Scientifique et homogène dans les sites souhaitant exploiter en commun leur données) Formation initiale et continue des cliniciens

Communication utilisateurs : Une nécessité Formation initiale et continue Information des utilisateurs Écriture et diffusion de procédures

Exploitations de données Suivi des indicateurs définis par la Réunion de Concertation Pluridisciplinaire (RCP) Mise à disposition des requêtes de Screening pour essais thérapeutiques firmes et ANRS (Cengeps) Interface NADIS-DMI2 Importations semestrielles avec gestion continue du journal d’erreurs par les requêtes qualités Réalisation du rapport médico-épidémiologique annuel Recherche clinique : une organisation et des procédures spécifiques (cf table ronde)

Les actions et les ressources ActionsActeursQuand Mises à jour thesaurus (BCB, NadisRef) Administrateur Référent et DSI/Hébergeur Dès réception ++ Formation utilisateursAdministrateurs (médecins, Secrétaires, TEC Au démarrage et à chaque nouvelle version et/ou activation de nouveaux modules Procédures de saisieActeurs et fonctions à définir et diffuser En continu Contrôle qualitéTEC, DBM, référentEn continu + Contrôle qualité annuel Exploitation des donnéesTEC, DBMA la demande (RCP, Rapport annuel, Etudes mono ou multicentriques Communication utilisateursEquipe projetA la demande (technique, fonctionnel, PDV, contrôle qualité…)

Nadis : une nécessité d’organiser la saisie, d’homogénéiser la saisie des données et le contrôle qualité Une proposition de saisie homogène à valider et diffuser (Conseil Scientifique New Aids)