Conseils pour organiser un Évènement Commerce Engagé

Pourquoi organiser un événement ? Faire participer Le Commerce Engagé est programme participatif (ex: réunion participative pour évolution du cahier des charges, inauguration, mise en place d’actions, etc.) Sensibiliser et communiquer Une inauguration ou une conférence pourra accompagner le lancement d’une action. → Garantir une meilleure lisibilité et une reconnaissance de l’action → Continuer à sensibiliser le public aux valeurs du Commerce Engagé Echanger et tisser des liens C’est une occasion de tisser des liens avec d’autres acteurs, associations, entreprises. C’est une occasion de faire découvrir les actions du Commerce Engagé N’hésitez donc pas à inviter à vos événements des personnes extérieures au dispositif..

Pourquoi organiser un événement ? Grandir en notoriété Evénement → valoriser une action (par la presse, les partenaires, les élus, etc.) Ex: Une inauguration fera parler d’elle, de ses participants, de l’action et du cadre dans lequel cette action est menée..

La préparation d’un événement Quelques conseils pour s’organiser Mobiliser le public → Bonne préparation: s’organiser à l’avance Choisir une date et un horaire qui conviennent aux acteur Commerçants: début de soirée hors période d’activités importantes Prévenir suffisamment à l’avance Mode de présentation adapté au public Proposer un programme attrayant et convivial (présence d’intervenants, petit buffet ou apéritifs). Créer un calendrier des taches avec des échéances bien précises (pour éviter tout oubli) Une tache → Un responsable Inscrire votre événement dans un programme reconnu, à une date bien précise. →plus grande portée Attention: Travail d’inscription supplémentaire

Construire le programme de votre événement La préparation d’un événement  Les questions à se poser Construire le programme de votre événement Quels sont les objectifs de cet événement ? Quelles sont les attentes des participants ? Quel contenu et sous quelle forme transmettre les informations ? Quels intervenants ? Comment les mobiliser et les faire intervenir ? Comment organiser le temps d’échanges avec le public ?

La préparation d’un événement Les invitations Lancer les invitations avec une stratégie de communication associée Actualité sur site internet Article sur Newsletter Tous supports de communication du Commerce Engagé Communiqué de presse Entretenir un listing « invitation » → suivre et vérifier la participation des acteurs Lettre d’invitation attrayante et présentant brièvement le programme de l’événement sera envoyée pas moins de deux semaines avant la date prévue. Pour organiser la réception = nombre approximatif de confirmations (inscription sur la lettre d’invitation, appels téléphoniques, mails de rappel). Le listing d’invités = un document précieux

La préparation d’un événement Exemplarité Règle d’or: Un événement gagne en crédibilité si l’organisation est en cohérence avec le sujet abordé. Valable à tous les niveaux d’organisation. Réception: Restauration pauvre en déchets (voire sans déchets !) avec des produits locaux et de saison, Promouvoir la réutilisation Faire intervenir les Commerces Engagés dans la conception du buffet. Inciter au co-voiturage dans votre lettre d’invitation. Le jetable est à bannir

Pour clore : un apéritif ou un buffet (Commerces Engagés). L’événement  Accueil Elément important, Convivial et chaleureux. Comité d’accueil → Relever le nom des invités → Accueillir avec le sourire. Animation Introduction par un partenaire, un élu, ou une personnalité en charge de la collectivité → renforcer les liens déjà établis Un animateur  : Présenter les intervenants, Introduire le thème de l’événement, Etablir les liens avec les participants, Encadrer les échanges, S’assurer du respect des horaires. Animation sympathique et joviale Pour clore : un apéritif ou un buffet (Commerces Engagés).

Savoir valoriser un événement L’événement ne s’arrête pas le jour même. L’événement est une étape qu’il va falloir valoriser. Faire état de la participation Exposer les résultats de la rencontre Faire part des décisions s’il y en a Actualité sur site internet Article sur Newsletter Tous supports de communication du Commerce Engagé Communiqué de presse + Photos → ajoute un caractère humain Votre événement terminé, le prochain n’est pas très loin. Remercier les participants dans votre communication

Votre événement terminé, le prochain n’est pas très loin.