8.2 L’évaluation du système qualité 8.2.2 Présentation pédagogique Une fois la démarche qualité lancée, une période parfois assez longue va s’ouvrir qui trouvera un premier épilogue lors de la certification proprement dite. Cette tâche devrait intégrer toutes les dimensions de la gestion d’un projet. On n’en retiendra que les points essentiels, la variété des tailles des structures conduisant à des gestions de projets différentes. 8.2 L’évaluation du système qualité 2

8.2 L’évaluation du système qualité 8.2.2 Présentation pédagogique À chaque fois qu’un document est modifié ou créé, les acteurs directement concernés devraient y être associés. Les documents qualité ne font, en somme, que décrire des pratiques. Qui, mieux que les utilisateurs concernés, peut fournir la matière de ces descriptions ? La documentation vue du seul point de vue d’un responsable qualité risque d’être en décalage vis-à-vis des véritables pratiques des acteurs concernés. 8.2 L’évaluation du système qualité 3

8.2 L’évaluation du système qualité 8.2.3 Comment faire ? Moyens : Prendre un organisme externe pour la réalisation de l’audit ou une personne externe à la structure disposant des compétences nécessaires ; planifier le jour et les conditions de l’audit avec l’organisme externe ; mettre à disposition de l’auditeur du personnel disponible pour répondre aux questions ; disposer d’un local approprié pour la revue documentaire ou les entretiens avec le personnel concerné. 8.2 L’évaluation du système qualité 4

8.2 L’évaluation du système qualité 8.2.3 Comment faire ? Méthodes : Préparer l’ensemble des documents nécessaires lors du contrôle de l’audit ; informer l’ensemble du personnel lors d’une réunion de coordination ou de notes de services de l’objectif de l’audit à blanc et de la date prévue ; 8.2 L’évaluation du système qualité 5

8.2 L’évaluation du système qualité 8.2.3 Comment faire ? Méthodes (suite): diffuser aux personnes concernées le plan d’audit envoyé au préalable par l’auditeur précisant les modalités de déroulement de l’audit : ouverture, entretiens avec le personnel concerné, réunion de synthèse, réunion de clôture (présentation des résultats et des éventuelles non-conformités constatées). 8.2 L’évaluation du système qualité 6

8.2 L’évaluation du système qualité 8.2.3 Comment faire ? Méthodes (suite): prévoir une réunion d’équipe avec le personnel concerné pour dresser le bilan de la journée d’audit ; diffuser à l’ensemble du personnel la synthèse des constats effectués et le bilan réalisé vis-à-vis de la demande de certification. 8.2 L’évaluation du système qualité 7

8.2 L’évaluation du système qualité 8.2.3 Comment faire ? Compétences : Être à l’écoute des questionnements de l’ensemble du personnel sur la réalisation de l’audit ; rassurer le personnel sur la conduite à adopter face à l’auditeur (liberté de parole) ; motiver l’équipe sur les bénéfices d’une telle démarche. 8.2 L’évaluation du système qualité 8