LE RAPPORT D'ACTIVITE ITRF Maurice ROBERT Février 2014

Déroulé de la formation au rapport d'activité Jour 1 matinée : les exigences du rapport d'activité dans les concours ITRF : montage diapo (synthèse du livret), questions/ échanges point sur la préparation à domicile à l'aide du guide ; travaux pratiques : mise à plat du parcours, avec accompagnement Jour 1 après-midi : suite du montage diapo : les règles de construction et de rédaction du rapport d'activité et des organigrammes début des travaux individuels de construction du projet de rapport, avec accompagnement personnalisé (choix d'un plan), échanges Jour 2 : - suite des travaux individuels de rédaction, saisie et mise en forme du projet de rapport, avec accompagnement personnalisé - synthèse, évaluation

Diplômes requis pour concours externes La structure des corps d'Ingénieurs et Techniciens de Recherche et de Formation Catégories Corps ITRF Grades Diplômes requis pour concours externes A + Ingénieur de recherches 1ère et 2ème classes Niveau 1 : doctorat, doctorat d'ingénieur A Ingénieur d'études Hors classe Niveau 2 : Licence, master (bac + 3 à 5) A - Assistant ingénieur - Niveau 3 : DUT, BTS (bac + 2) B Technicien Classes except., sup. et normale Niveau 4 : Bac C Adjoint technique Adt. tech. principal Niveau 5 : ATP : Cap, BEP ADT : sans concours

La référence de base : l'emploi type dans la BAP Site REFERENS2 : référentiel des emplois-types de la recherche et de l'enseignement supérieur ; chemin d'accès : site du MESR ou http://referens.univ-poitiers.fr/version/men/ Cartographie des métiers dans la base REFERENS : 260 emplois- types répartis en 8 branches d'activités professionnelles (BAP A à J) Fiche de l'emploi type visé : comporte les rubriques suivantes : mission / tendances d'évolution / activités principales/associées compétences : savoirs généraux/professionnels, savoir-faire... environnement et formations (lieu d'exercice, diplôme exigé...) Référence complémentaire éventuelle : la ou les fiches des postes offerts au concours ; s'y référer sans oublier l'emploi-type visé

Les autres références Les références juridiques : Arrêté du 28 décembre 2011 relatif aux modalités d'organisation et aux règles de désignation des jurys des concours et examens professionnels de recrutement et d'avancement dans les corps d'ITRF du MESRS (modifié / arrêté du 25 juin 2012) : suppression du rapport d'aptitude dans les concours ; subsiste pour les listes d'aptitude et tableaux d'avancement maintien du visa hiérarchique / rapport d'activité et organigrammes modification du concours interne d'adjoint technique (catégorie C) et de certains examens professionnels précisions sur le contenu de l'oral (26/06/2012) La référence pour les listes d'aptitude et tableaux d'avancement : BO spécial n° 6 du 21 novembre 2013 ; cf. diapo suivante La référence des responsables de services de formation des universités : les guides du groupement « PARFAIRE »

Modification du rapport d'activité pour LAP et TA Le BO spécial n° 6 du 21 novembre 2013 du MESR rapproche partiellement les règles de gestion et de promotion des ITRF, des AENES et des personnels de bibliothèque Pour les listes d'aptitude et tableaux d'avancement (pas pour les concours), le rapport d'activité subit 3 changements  : son objet : « outre la valeur professionnelle de l'agent, les acquis de l'expérience professionnelle sont désormais pris en compte, c'est-à-dire la densité, la richesse du parcours antérieur et les acquis que ce parcours a permis de capitaliser » (= « RAEP ») la durée sur laquelle il porte : « fonctions actuelles et activité passée dans le corps » le nombre d'organigrammes demandés : 1 seul dorénavant (voir + loin et vérifier / le doc à télécharger)

Qu'est-ce que le rapport d'activité ? L'une des pièces constitutives essentielles du dossier de candidature Ni lettre de motivation, ni CV Mentionne, en lien avec l'emploi-type postulé : les activités professionnelles exercées les 5 dernières années + brièvement les activités antérieures si elles ont un rapport direct avec l'emploi visé les compétences acquises et mises en oeuvre dans ces fonctions Pas de rapport d'activité type ni de modèle Reflète votre parcours personnel et votre valeur professionnelle ; document personnalisé répondant aux attentes du jury Temps de réflexion pour opérer un examen critique de votre parcours et lui donner du sens

A quoi sert le rapport d'activité ? Il est destiné aux membres : soit du jury du concours, composé en majorité de spécialistes de la BAP, dont un expert, soit de la commission paritaire (LAP et TA), dont la plupart des membres ne sont pas des spécialistes de la BAP Il doit donc être compréhensible et intéressant pour des non – spécialistes autant que pour des spécialistes Dans le cadre des concours, il est suivi d'un oral En cas de liste d'aptitude, il n'est pas suivi d'un oral, mais est complété par le rapport d'aptitude du supérieur hiérarchique

Les attentes du jury : un futur collaborateur ? Le rapport d'activité doit permettre de déterminer : les activités professionnelles du candidat son environnement de travail et la connaissance qu'il en a les responsabilités qui lui sont confiées et son degré d'autonomie ses domaines de compétences professionnelles son degré de compétence et de technicité ses facultés d'adaptation ses capacités d'évolution, ses aptitudes, son potentiel son adéquation au profil de l'emploi type auquel il postule

Les pièges à éviter Etre trop descriptif, ne décrire que ses activités et ses tâches Ne pas faire ressortir les compétences acquises, c'est l'essentiel Etre trop prétentieux, affirmer sans montrer concrètement Etre trop discret et modeste ; il s'agit de valoriser son parcours Oublier de se situer dans son contexte de travail Inversement faire le rapport d'activité du service, non du candidat Faire la chronologie de sa carrière Ne pas travailler suffisamment la rédaction du rapport Détailler les activités ayant peu de rapport avec l'emploi type Faire un rapport trop neutre et impersonnel

Compétences et aptitudes COMPETENCE : Capacité reconnue d'un acteur à mobiliser des ressources : connaissances ou savoirs, savoirs professionnels ou méthodologiques ou savoir-faire, savoir-faire relationnels ou comportementaux ou savoir-être, afin de réaliser une action et d'atteindre un résultat répondant aux attentes d'une entreprise ou organisation. APTITUDE OU CAPACITE : pouvoir de réaliser des actions ou de produire des résultats, non nécessairement mis en oeuvre (potentiel théorique, devient une compétence si mis en oeuvre). NB : Cf. « Eléments d'aide à la présentation du candidat »

Les niveaux de maîtrise des compétences EXPERT : En plus de la maîtrise, est capable d'innover (créer un outil ou une procédure, porter un projet), ou de transmettre son savoir MAITRISE : Maîtrise à 100% la ou les compétence(s) exigée(s), est autonome, capable de faire face aux imprévus PRATIQUE : Maîtrise en partie la compétence, en cours d'acquisition ; capable d'assurer le travail courant OU APPRENTISSAGE ou INITIE: N'a que les bases élémentaires de la compétence, insuffisantes pour le poste (mais différent du niveau zéro)

TRAVAUX PRATIQUES INDIVIDUELS Chacun met à plat tous les éléments de sa carrière, en vrac dans un premier temps, sans aucune censure Utilisation souple du document « Guide de préparation » + fiche de l'emploi-type et outils complémentaires éventuels : CV, fiche de poste, compte-rendus d'évaluation... Eventuellement travail en binômes : l'un pose les questions, l'autre répond ; ou travail individuel avec échanges Accompagnement individualisé par le formateur

L'introduction Elle doit comporter dans cet ordre ou l'inverse : de BREFS REPERES chronologiques sur votre parcours professionnel, notamment votre ancienneté, vos diplômes... votre situation actuelle : corps et grade, fonction, missions, points forts en termes de responsabilités. Le contexte de vos fonctions actuelles : environnement professionnel, taille du service, quantités traitées ou gérées (budget, nombre de dossiers, etc.) (à présenter ici de façon synthétique puis détailler dans le développement) l'annonce brève du plan du développement un ton positif (sans tomber dans l'excès ni le langage oral!) afin d'accrocher le lecteur

Le développement (corps du rapport) A partir de la mise à plat préparatoire, sélectionner et synthétiser les informations pertinentes en collant au profil de l'emploi type : description des fonctions actuelles, brève description technique du métier relations internes et externes, collaborations niveau de responsabilité et degré d'initiative et d'autonomie fonctions antérieures, centrées sur les 5 dernières années ou pour les promotions par LAP ou TA : fonctions antérieures depuis l'entrée dans le corps actuel compétences acquises et aptitudes développées au regard des compétences requises par l'emploi type dynamique de formation éventuellement difficultés rencontrées et solutions

Le développement (corps du rapport) Dégager un fil directeur mettant en valeur l'adéquation de vos compétences avec celles exigées par l'emploi type Choisir un plan efficace pour effectuer la synthèse des fonctions : plan thématique (avec regroupements) évite une énumération ; mais la chronologie doit être très claire en intro ou plan chronologique « habillé » si carrière courte ou progression plan clair et apparent d'une manière ou d'une autre : pas de titres en BAP J, utiliser les interlignes, ne pas abuser du gras ni souligné 2 ou 3 parties, sauf dans les BAP techniques (présentation à l'anglo- saxonne en 4 ou 5 points, puces ou tirets sans excès) terminer par le poste actuel (si plan chrono) ou par les fonctions les plus valorisantes par rapport à l'emploi visé (si plan thématique)

La conclusion Mettre en valeur vos points forts, donner du sens à votre parcours Amener, sans prétention excessive, à la légitimité de votre candidature à l'emploi visé dans la cohérence du parcours. Exprimer vos motivations pour l'emploi ou le corps visé et ce que votre expérience peut apporter à l'institution Finir sur une note positive ou vos perspectives

La présentation et la forme du rapport Le rapport doit répondre aux attentes du jury : laisser transparaître qu'il est le fruit d'une réflexion susciter l'envie de le lire, être aéré ; c'est la première impression La présentation doit faire ressortir la construction du rapport (plan) La rédaction du rapport doit : être dactylographiée (Arial 11 conseillé) respecter orthographe et syntaxe, traduire les sigles ne pas abuser des chiffres, parenthèses, etc. ne pas dépasser 2 pages (minimum 1 1/2 pour carrière courte) être précis, mais synthétique être travaillée et témoigner de la capacité du candidat à rédiger utiliser un style personnel (« JE ») et direct avec phrases courtes

Les organigrammes 1 ou 2 demandés selon les concours, examens professionnels et listes d'aptitude, en annexe au rapport d'activité A préparer par le candidat et validés par le supérieur hiérarchique L'organigramme hiérarchique ou structurel : Organigramme de l'établissement ou/et de la composante Le service d'emploi du candidat apparaît clairement A normalement fait l'objet d'une validation L'organigramme fonctionnel : Illustre les relations fonctionnelles de l'agent avec ses collègues, les autres services ou composantes, les partenaires extérieurs L'agent est au centre de l'organigramme fonctionnel

En bref : l'objectif central du rapport d'activité Convaincre le jury que vous êtes apte à remplir les fonctions dévolues à l'emploi type auquel vous postulez A cette fin, faire ressortir l'adéquation et l'intersection entre votre profil et le profil de l'emploi type que vous visez : Profil de l'emploi type visé

TRAVAUX PRATIQUES INDIVIDUELS Tri et choix des informations pertinentes pour valoriser le parcours à partir de la mise à plat effectuée Choix du fil directeur et construction du plan personnel ; échanges sur les idées de plans ; exemples divers et EHESS Rédaction développement, introduction et conclusion Saisie du rapport, mise en forme et relecture Accompagnement individualisé par le formateur

LE RAPPORT D'ACTIVITE ITRF EVALUATION DE LA SESSION GALIAD Formation Février 2014 22