Processus d’aide à la création de TPE Un programme initié par en partenariat avecPar Version Mars 2015.

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1 Processus d’aide à la création de TPE Un programme initié par en partenariat avecPar Version Mars 2015

2 Acronymes utilisés Activité menée Lieu : Lieu où se déroule l’activité Timing : Fréquence et durée pour les personnes en charge de l’activité Personnes en charge de l’activité 1.1. Documents listés en annexe et disponibles sur demande (cf. Contact page 11) Durée cumulée pour le porteur de projet Objectif de l’activité AdC : Agent de Crédit CM : Chargé de Mission EdM : Entrepreneurs du Monde LPF : Loan Performer OE : Osez l’Entreprise PMS : Palmis Mikwofinans Sosyal RF : Responsable Formation TPE : Très Petite Entreprise Symboles utilisés Promouvoir en Haïti la création de très petites entreprises de production et de services Depuis le séisme, pour contribuer à la relance économique du pays, Osez l’Entreprise accompagne la création et le développement de Très Petites Entreprises de production ou de services. Ces entreprises créent de l’emploi dans les zones où elles sont implantées. L’équipe propose, selon les besoins : Un appui dans l’élaboration du plan d’affaires. Un mécanisme de prêt (de 500 à 13 500 €) en partenariat avec une IMF locale (Palmis Mikwofinans Sosyal) et de subvention, complété dans certains cas par un crédit du Fonds pour le Développement Industriel (FDI). Une subvention pour acheter des équipements énergétiques de qualité qui préservent l’environnement : batterie, onduleur, et, pour les petits restaurants, réchaud à gaz ou foyer à bois/charbon amélioré. Un accompagnement : des formations de groupe sur la gestion d’entreprise (gestion de trésorerie, gestion de stock) et un suivi individualisé pour fixer les objectifs et résoudre les problèmes rencontrés. Un partage d’expériences et la construction d’un réseau entre entrepreneurs, au cours de tables rondes. Il est très important en effet de donner aux entrepreneurs, souvent isolés et confrontés à un environnement difficile, l’opportunité de parler de ce qu’ils vivent au quotidien et d’échanger informations et bonnes pratiques. Cette offre de services diversifiés aide les entrepreneurs à se mettre en situation de réussite à chaque étape de leur projet. Fruit d’un travail de capitalisation sur les pratiques du programme, ce document présente les étapes et les outils du processus d’aide à la création de TPE. Il est destiné à tout nouvel arrivant au sein du programme, aux partenaires techniques et financiers et visiteurs du programme et à tout programme similaire souhaitant partager ses pratiques et expériences avec Osez l’Entreprise. Introduction

3 1. Sélection du porteur de projet 2. Rédaction du plan d’affaires 3. Instruction du dossier* 4. Décaissement* 5. Suivi du crédit* 6. Accompagnement de l’entreprise La sélection comprend les étapes avant même le démarrage de l’accompagnement du porteur de projet. La rédaction du plan d’affaires permet au porteur de projet de suivre un programme de formation et de formaliser son projet. Après vérification des données et validation du plan d’affaires, le dossier du porteur de projet est présenté à un comité de sélection. Le décaissement est assuré par une institution de microfinance locale. Dès lors, le porteur de projet peut démarrer son activité. Le porteur de projet reçoit un coaching personnalisé et individuel pour développer son entreprise. Jusqu’à la fin du remboursement, le suivi du crédit est assuré par l’institution de microfinance locale. * Etapes au cours desquelles l’institution de microfinance locale Palmis Mikwofinans Sosyal intervient. Vue d’ensemble du processus

4 Sensibilisation et communication 1. Sélection du porteur de projet Lieu : Dans la zone d’action généralement délimitée avec le financeur. Le lieu précis est déterminé en fonction du public-cible. Timing : Chaque session dure 1h de temps. L’activité a lieu pendant 1 mois en fonction de la portée potentielle du projet. InscriptionRéunion d’informationEntretien de validation 1.3. Log d’inscription 1.4. Exemple ordre du jour_Réunion d’information 1.5.Questionnaire d’entretien de validation 1.6. Enquête de voisinage OE 1.7. Dossier d’inscription 1.8. Conditions de participation En règle générale, sur 1 000 personnes sensibilisées… ….500 porteurs de projets s’inscrivent… ….300 entretiens sont menés…. ….pour 100 porteurs de projet validés. Équipe d’Osez l’Entreprise 1 à 2 CM OE de la zone 1.1. Plaquette de présentation OE 1.2. Diaporama de présentation OE Jour 2 Semaine 2 Semaine 3 Jour 1 Informer les personnes inscrites sur les détails du programme. Présenter le programme Osez l’Entreprise aux habitants au sein d’un quartier, aux comités d’organisations locales, aux associations et aux autorités. Recueillir les inscriptions des personnes intéressées par le programme d’aide à la création de TPE. S’assurer de la pertinence du projet de l’entrepreneur et valider son engagement une fois l’inscription validée. 1 à 2 CM OE de la zone Lieu : Au bureau de permanence ouvert par Osez l’Entreprise dans la zone d’action. Timing : 3 matinées par semaine. La durée dépend de la portée potentielle du projet. Lieu : Au bureau de permanence ouvert par Osez l’Entreprise dans la zone d’action. Timing : 1 réunion d’information de 3 heures par semaine. L’activité dure jusqu’à ce que l’ensemble des personnes inscrites soient informées. Lieu : Au bureau de permanence dans la zone d’action ou au bureau d’Entrepreneurs du Monde. Timing : 20 minutes par entretien (soit environ40 dossiers par matinée). NB : L’activité dure jusqu’à ce que la base de données soit entièrement traitée.

5 Formation 1* Lieu : Au bureau d’Entrepreneurs du Monde Timing : 4 heures 2 CM OE pour 15 porteurs de projet 2.1a. Plan d’affaires CM 2.1b. Annexes_Plan d’affaires CM 2.2. Formation_Les clés pour créer un bon business 2.3. Documents à remplir (série 1) Semaine 4 - Former des porteurs de projet ayant la même activité sur l’investissement nécessaire au démarrage de l’entreprise; - Commencer à remplir le plan d’affaires. Formation 2* 2 CM OE pour 15 porteurs de projet Semaine 5 - Former les porteurs de projet quant aux matières premières, aux ressources humaines, à la production et aux ventes; - Continuer le remplissage du plan d’affaires. Lieu : A la permanence ou au bureau d’Entrepreneurs du Monde Timing : 6 heures Travail personnel du chargé de mission OE pour finaliser le plan d’affaires du porteur de projet. Sur 1 à 2 heures Formation 3 plan d’affaires factures pro formas Plan d’action et éléments à apporter pour la séance d’après 1 chargé de mission OE Semaine 6* - Définir les besoins en ressources humaines; -Estimer les ventes à venir. Lieu: Au bureau de permanence ou au bureau d’EdM Durée: 3 heures Validation du plan d’affaires et engagement 2.1 Demande de financements 2.2 Devis 2.3 Engagements de l’entrepreneur 1 chargé de mission OE Semaine 7* - Relire le plan d’affaires avec le porteur de projet avant de le valider et signature du plan à présenter au comité - Signer les engagements des 2 parties. Lieu: Au bureau de permanence ou au bureau d’EdM Durée: 3 heures Session « pitch » 2.1a. Plan d’affaires CM 2.1b. Annexes_Plan d’affaires CM 1.5. Questionnaire d'entretien et de validation 2 CM OE Semaine 6 - Amener l’entrepreneur à présenter son projet individuellement; - Valider la pertinence du projet à ce stade. Lieu : Au bureau de permanence ou au bureau d’EdM Timing : 20 minutes par porteur de projet. 2. Rédaction du plan d’affaires (en groupe) Le porteur de projet suit alors un programme d’accompagnement de manière individuelle. (cf. étape 2. Rédaction du plan d’affaires (de manière individuelle), partie grisée). * Si la promotion est composée de 100 personnes, la formation 2 aura lieu quand ces 100 personnes auront suivi la formation 1. À la fin de la formation, il est demandé à chaque porteur de projet de suivre un plan d’action jusqu’à la formation suivante (exemple: obtenir des factures pro formas du matériel à acquérir dans le cadre de son projet). 2.1a. Plan d’affaires CM 2.1b. Annexes_Plan d’affaires CM 2.4. Formation_Réaliser un bon plan d’affaires 2.5. Documents à remplir (série 2)

6 2. Rédaction du plan d’affaires (de manière individuelle) Travail personnel du chargé de mission OE pour finaliser le plan d’affaires du porteur de projet. Sur 1 à 2 heures Rencontre 1* Lieu : Au bureau de permanence ou au bureau d’EdM Timing : 3 heures 1 CM OE 2.1a. Plan d’affaires CM 2.1b. Annexes_Plan d’affaires CM 2.3. Documents à remplir (série 1) Semaine 4 - Former le porteur de projet sur l’offre et la demande; - Définir les grandes lignes du projet; - Collecter les premières factures pro formas. Rencontre 2* 2.1a. Plan d’affaires CM 2.1b. Annexes_Plan d’affaires CM 2.5. Documents à remplir (série 2) 1 CM OE Semaine 5 - Former le porteur de projet sur l’organisation de la production, le marketing et la commercialisation; - Continuer la collecte de pro formas. Lieu : Au bureau de permanence ou au bureau d’EdM Timing : 3 heures Rencontre 3* 2.1a. Plan d’affaires CM 2.1.b Annexes_Plan d’affaires CM 1 CM OE Semaine 6** - Définir les besoins en ressources humaines; - Estimer les ventes à venir. Lieu : Au bureau de permanence ou au bureau d’EdM Timing : 3 heures Validation du plan d’affaires et engagement 2.1a. Plan d’affaires CM 2.1b. Annexes_Plan d’affaires CM 1.5. Questionnaire d'entretien de validation 1 CM OE Semaine 7** - Relire le plan d’affaires avec le porteur de projet avant de le valider et de le signer. - Signer les engagements des 2 parties. Lieu : Au bureau de permanence ou au bureau d’EdM Timing : 3 heures * À la fin de la formation, il est demandé au porteur de projet de suivre un plan d’action jusqu’à la formation suivante (exemple: obtenir des factures pro formas du matériel à acquérir dans le cadre de son projet. 3 à 4 rencontres en moyenne. Parfois 6. ** Approximativement.

7 3. Instruction du dossier Vérification des informations Mois 2 Mois 3 Lieu : Agence PMS Timing : 1 fois par cycle de crédit 1 heure 1 agent de crédit TPE (PMS) 2.1a. Plan d’affaires CM 2.1b. Annexes_Plan d’affaires CM 3.1. Guide méthodologique d'analyse du crédit 3.2. Grille d'analyse crédit TPE 3.3. Enquête de voisinage Vérifier le plan d’affaires et la réputation du porteur de projet Évaluation du plan d’affaires Lieu : Agence PMS Timing : 1 fois par cycle de crédit 1 heure 1 agent de crédit TPE (PMS) 2.1a. Plan d’affaires CM 2.1b. Annexes_Plan d’affaires CM 3.1. Guide méthodologique d'analyse du crédit 3.2. Grille d'analyse crédit TPE Analyser le plan d’affaires et la capacité de remboursement du porteur de projet Passage en comité de sélection Valider (à l’unanimité) ou ajourner* le dossier présenté. Palmis Mikwofinans Sosyal Osez l’Entreprise Entrepreneurs du Monde Lieu : Bureau d’EdM Timing : 2 fois par mois Par projet : 10 minutes de présentation + 10 minutes de questions/réponses en présence de l’entrepreneur 2.1a. Plan d’affaires CM 2.1.b Annexes_Plan d’affaires CM 3.1. Guide méthodologique d'analyse du crédit 3.2. Grille d'analyse crédit TPE 3.4. Procès Verbal du comité de sélection Mois 2 * Dans ce cas le dossier peut être de nouveau présenté au cours du mois lors d’un nouveau comité.

8 4. Décaissement (1) Enregistrement du dossier à PMS Lieu : Agence PMS Timing : 10 minutes Signature du contrat et 1 er décaissement 4.6. Demande de trésorerie 4.7. Contrat de crédit TPE 4.8. Carte de remboursement PMS Directrice d’agence (PMS) et Agent administratif (PMS) Agent administratif (PMS) 4.1. Accord cadre entre PMS (ex- IDM) et OE 4.2. Fiche évaluation temporaire du crédit TPE 4.3. Politique de crédit TPE 4.4. Manuel des procédures opérationnelles 4.5. Guide LPF Enregistrer le dossier de crédit dans LPF. Relire et signer le contrat de prêt avec le porteur de projet et opérer au 1 er décaissement. Lieu : Agence PMS Timing : 30 minutes Mois 3 À partir de cette étape, la durée cumulée dépend de chaque projet…

9 4. Décaissement (2) Vérification de l’utilisation du 1 er décaissement Vérifier que le local est conforme avec le plan d’affaires Lieu : TPE Timing : n/a Agent de crédit TPE (PMS) 2.1a. Plan d’affaires CM X.X. Factures Le remboursement du crédit démarre après ce dernier décaissement. Une période de grâce de 3 mois est appliquée, pendant laquelle l’entrepreneur ne paie que les intérêts sur le capital initial. 2 nd décaissement Lieu : Agence PMS Timing : n/a Agent administratif (PMS) 4.6. Demande de trésorerie X.X. Copie des chèques PMS faits aux fournisseurs Vérification de l’utilisation du 2 nd décaissement Vérifier que les aménagements réalisés sont conformes avec le plan d’affaires Lieu : TPE Timing : n/a Agent de crédit TPE (PMS) 2.1a. Plan d’affaires CM X.X. Factures 3 ème décaissement Lieu : Agence PMS Timing : n/a Agent administratif (PMS) Vérification de l’utilisation du 3 ème décaissement Vérifier que les achats effectués sont conformes au plan d’affaires Lieu : TPE Timing : n/a Agent de crédit TPE (PMS) 2.1a. Plan d’affaires CM X.X. Factures 4.6. Demande de trésorerie X.X. Copie des chèques PMS faits aux fournisseurs

10 5. Suivi du crédit Passage en perte Remboursement mensuel Lieu: TPE * En dessous de 20 jours de retard, l’emprunteur doit rembourser à la banque ou à un point de service Sogexpress. Passé ce délai, l’agent de crédit TPE est autorisé à collecter l’argent sur le terrain. Timing: en fonction du planning de l’agent de crédit TPE 4.4. Manuel des procédures opérationnelles 4.7. Contrat de crédit TPE 5.1. Guide de recouvrement 5.2. Lettres de notification 1 et 2 5.3. Fiche de suivi crédit en retard 5.4. Procédure de prise en charge des crédits radiés 5.5. Demande de prise en charge Entrepreneur Banque * ou Point de service Sogexpress* 4.4. Manuel des procédures opérationnelles 4.7. Contrat de crédit TPE 4.8. Carte de remboursement PMS Situation de défaut de remboursement Réconciliation (entre LPF et la comptabilité) Saisie dans LPF (à partir du relevé bancaire) Agent administratif (PMS) Réconciliation (entre LPF et le compte bancaire) Agent administratif (PMS) Lieu : Agence PMS Timing : Remboursement J+1 (sauf si le remboursement a été effectué en agence ou s’il s’agit d’un recouvrement sur le terrain) Lieu : Agence PMS Timing : fin de journée Comptable (PMS) Lieu : Bureau central PMS Timing : 1 fois par mois Agent de crédit TPE (PMS) Directrice d’agence (PMS) Lieu: Agence PMS Timing : Dès lors que l’emprunteur a 90 jours de retard par rapport à la date de remboursement prévue dans l’échéancier Action de recouvrement

11 Signature du contrat d’accompagnement Conseils sur demande Mise en place d’outils de gestion Accompagnement individuel de 12 à 36 mois Pendant cette période, l’ équipe d’Osez l’Entreprise répond aux demandes des entrepreneurs de façon continue. 6. Accompagnement de l’entreprise 6.6. Contrat d’accompagnement 6.7. Fiche de calcul du BFR 6.8. Fiche de suivi individuel 6.9. Fiche de suivi de l'entrepreneur sur la durée 6.10. Outils de gestion de l’entreprise 6.7. Fiche de calcul du BFR 6.8. Fiche de suivi individuel 6.9. Fiche de suivi de l'entrepreneur sur la durée 6.11. Synthèse du suivi des entrepreneurs Programme de formation Foire des entrepreneursTable ronde 6.4. Programme de 8 formations* Équipe OE 6.5. Trame de discussion Table Ronde (non disponible) Lieu : Bureau EdM Timing : 1 formation de 4 heures par mois (sur 7 mois et par groupe de 15 personnes) Supervisé par RF OE mais animé par 2 CM Lieu : Bureau EdM ou café/restaurant Timing : 1 soirée de rencontres tous les 3 mois Lieu : Zone d’action Timing : 1 fois par an (1 ère édition prévue en mai 2015) n/a Lieu : TPE Timing : n/a Lieu : TPE Timing : jusqu’à 36 mois Lieu : TPE, téléphone, bureau EdM Timing : jusqu’à 36 mois Accompagnement collectif de 12 à 36 mois Dès validation du dossier par le comité de sélection A partir du 1 er décaissement seulement (soit 6 mois maximum après la validation par le comité de sélection) 1 CM OE Former les entrepreneurs à la gestion et au développement de leurs entreprises. Favoriser les échanges d’expériences, de bonnes pratiques et de contacts. 1 CM OE Formaliser l’accompagnement d’Osez l’Entreprise à l’entrepreneur Appuyer l’entrepreneur dans la structuration de son entreprise 1 CM OE * Thématiques abordées : a. Marketing; b. Calcul des coûts; c. Gestion de caisse; d. Gestion des stocks et des ventes; e. Techniques de vente; f. Gestion des ressources humaines ; g. Gestion de la production; h. Formalités administratives Équipe OE

12 CONTACT Hélène MAUDUIT Responsable suivi et développements Osez l'Entreprise helene.mauduit@entrepreneursdumonde.org D’autres travaux de capitalisation sont disponibles en libre téléchargement sur Pratiques MicrofinancePratiques Microfinance