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Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Rapport présenté par Alain Casanova, Marc Dubourdieu et Claude.

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1 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Rapport présenté par Alain Casanova, Marc Dubourdieu et Claude Barreix Octobre 2012

2 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Cadre, champ et méthodes Lettre de mission de la directrice des ressources humaines, adjointe au secrétaire général du 7 août analyse de limpact de lentretien professionnel sur le bien-être au travail des agents évalués et sur leurs conditions de travail - étude sur toutes les étapes du dispositif et sur le contenu des entretiens - des recommandations pour faire évoluer le dispositif existant ou améliorer les outils RH daccompagnement Champ - Personnel de ladministration centrale, titulaires et non titulaires, cas particulier des A+ Méthodes - Contraintes de calendrier - Questionnaires, entretiens, sondage

3 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Sommaire Le diagnostic - - Entretien professionnel et culture de management - Adéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif Les propositions - 7 propositions pour approfondir la culture de management dans lentretien - 10 propositions pour réduire la charge administrative et mutualiser les expériences et les bonnes pratiques

4 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Diagnostic de la culture de management en matière dentretien Lentretien professionnel est-il accepté? Une pratique ancienne Un fait acquis et une procédure acceptée de tous (pratiquement pas de refus de participer) Un dispositif législatif et réglementaire stabilisé

5 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Diagnostic de la culture de management en matière dentretien Lentretien professionnel est-il porteur de risques psychosociaux? Les analyses théoriques de psychologie du travail sont nuancées. La jurisprudence est prudente sur laffirmation dun lien entre entretien professionnel et RPS. Les acteurs hygiène et sécurité et conditions de travail ne relèvent pas actuellement de cas de lien direct entre entretien professionnel et atteinte à la santé des agents. Les acteurs du processus dentretien professionnel à ladministration centrale signalent surtout les effets indirects négatifs qui résultent du contexte de travail ainsi que du décalage entre appréciations et conséquences concrètes de lentretien.

6 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Diagnostic de la culture de management en matière dentretien Lentretien professionnel est-il bien réalisé? Les instructions aux directions : bien cadrées mais trop tardives. Limplication de la hiérarchie : une adhésion générale à optimiser et des initiatives particulières à mutualiser La formation des acteurs : variée pour les évaluateurs, marginale pour les évalués Lorganisation de la campagne sur le terrain : contraintes de calendrier, harmonisation des formulaires, articulation des travaux. Lanalyse du formulaire de compte rendu dentretien :convergence des observations et auditions sur une complexité formelle et trop de sujets traités

7 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Diagnostic de la culture de management en matière dentretien Lentretien professionnel est-il utile? Des échanges utiles mais des attentes différentes des acteurs Une exploitation partielle des entretiens au niveau des évaluateurs N+1 et N+2 au niveau des BRH au niveau de la DRH

8 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Diagnostic de ladéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif Un calendrier et un enchaînement des procédures à revisiter Un processus lourd et complexe La procédure de détermination des réductions dancienneté Lattribution du bonus La réalisation des entretiens dévaluation professionnelle Des pratiques diversifiées dadaptation aux contraintes Une mise en œuvre pas exempte de risques contentieux

9 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Diagnostic de ladéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif Un bilan coût – avantage qui suscite des interrogations Un coût non négligeable Une charge concentrée sur une courte période Linstabilité du contexte et linstabilité des acteurs La multiplicité des objectifs nuit à son efficacité

10 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans lentretien Améliorer les conditions de réalisation de lentretien Impliquer et former Proposition 1 : Identifier et pondérer clairement la bonne pratique de lentretien comme critère dévaluation de lencadrement, y compris pour la détermination du bonus. Proposition 2 : Les responsables des RH des directions doivent veiller à la qualité de lentretien par une animation adaptée, notamment par une formation volontariste. La DRH doit sassurer de la bonne fin de ces actions. Recentrer lentretien Proposition 3 : Détacher le sujet de lavancement différencié déchelon du dispositif de lentretien professionnel et supprimer la rubrique correspondante dans le CREP. Donner à lentretien tous ses effets Proposition 4 : Organiser lexploitation des données fournies par les CREP, au niveau des directions et de la DRH et la production de bilans qualitatifs annuels.

11 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans lentretien Améliorer la qualité des entretiens Contrôler Proposition 5 : Organiser un contrôle qualité de second niveau portant sur lorganisation et lanalyse du contenu des entretiens professionnels. Evaluer Proposition 6 : Conduire régulièrement des enquêtes de satisfaction auprès dun échantillon représentatif des évalués et des évaluateurs.

12 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans lentretien Traiter les silences ou les signaux faibles suite à lentretien Pallier le défaut dexpression de lagent en donnant une autre occasion de sexprimer Proposition 7 : Engager la réflexion en vue de léventuelle création dune fonction de médiateur chargé de mener des actions de conciliation entre les agents et leur hiérarchie.

13 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser Améliorer le phasage de lentretien Revoir le calendrier et lenchainement des processus Proposition 8 : Lancer les campagnes dentretien professionnel dès le mois de novembre avec un objectif de 100 % des entretiens réalisés au 31 janvier. Proposition 9 : Conduire les processus de détermination des réductions dancienneté et de la part variable indemnitaire à partir du mois de février.

14 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser Aller vers lunicité des formulaires Unifier ce qui peut lêtre, harmoniser ce qui ne peut être immédiatement unifié Proposition 10 : Utiliser un formulaire de compte rendu dentretien unique pour tous les personnels de ladministration centrale des ministères économiques et financiers, titulaires et non titulaires.

15 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser Simplifier le formulaire et le rendre plus opérationnel La rubrique « fonctions exercées » Proposition 11: Relier la description des fonctions au contenu de la fiche de poste. La rubrique « objectifs » Proposition 12 : Elaborer et diffuser, au niveau de la DRH, en collaboration avec les directions, une doctrine de définition des objectifs et de la mesure de leur réalisation. Les rubriques « évaluation… » et « appréciation … » Proposition 13 : Fusionner les grilles dévaluation des acquis de lexpérience professionnelle et dappréciation de la valeur professionnelle. Les rubriques « perspectives dévolution… » et « formation » Proposition 14 : Simplifier la rubrique relative aux perspectives dévolution professionnelle en la centrant particulièrement sur la mobilité. Proposition 15 : Renforcer les instructions tendant à ce que la rubrique relative aux besoins de formation soit remplie et soit centrée particulièrement sur les formations dadaptation à lemploi et de perfectionnement.

16 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser La dématérialisation des formulaires dentretien Dématérialiser en cohérence avec le SIRH Proposition 16 : Prévoir la dématérialisation du formulaire dentretien professionnel dans le cadre du projet de dématérialisation du dossier individuel des agents.

17 Lentretien professionnel à ladministration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser La mutualisation des bonnes pratiques Mutualiser dans une perspective dharmonisation Proposition 17 : Mutualiser les bonnes pratiques en matière de gestion des entretiens professionnels, aux niveaux ministériel et interministériel.


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