PRESENTATION SOCOTRA.

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1 PRESENTATION SOCOTRA

2 l/HISTORIQUE DE SOCOTRA ll/ LA PRESENTATION DE L’ENTREPRISE lll/ LES ACTIVITES DE L’ENTREPRISE ORGANIGRAMME DE SOCOTRA SARL lV/ STRUCTURE ET FONCTIONNEMENT V/CONCURRENCE ET FORMATION Vl/ETHIQUE ET DEONTOLOGIE

3 l/HISTORIQUE DE SOCOTRA
SOCOTRA Sarl a été créée le 14 Octobre 2008 avec un Capital Social de 1 000 .000 F CFA (100 parts sociales de 10 000f CFA réparties entre les associés pour des apports en numéraires respectifs de 60% et de 40%). Un capital qui pourra être augmenté ,en une ou plusieurs fois par apports en numéraires ou en nature, par l’incorporation au capital des comptes courants associés, des fonds disponibles des comptes de réserves ou des bénéfices non distribués ou par tout autre moyen prévu par les lois en vigueur. Le sigle SO.CO.TRA avait comme dénomination SOCIETE DE COMMERCE ET DE TRANSIT. SOCOTRA Sarl a changé de dénomination sociale le 09 Juin 2009 pour donner SOCIETE DE CONSIGNATION ET DE TRANSIT mais sans changement du capital social initial. L’assemblée Générale du 05 Janvier 2012 a porté le Capital de Un Million ( ) de Francs CFA à Trente millions ( ) de Francs CFA par la création de deux mille neuf cent (2.900) parts sociales nouvelles de Dix mille (10.000) Francs CFA, chacune souscrite et libérée en numéraires par les associés.

4 La gérance était assurée par Monsieur Abdoulaye DIEYE jusqu’au 06 janvier 2011, date à laquelle, une Assemblée Générale Extraordinaire convoquée régulièrement par les deux premiers associés a nommé un cogérants de la société en l’occurrence El Hadj Samba DIEYE suite à la cession de 60% des parts sociales à ce dernier. Les cogérants ont comme pouvoirs et prérogatives la signature sociale et la faculté d’agir ensemble ou séparément. Ils peuvent également, sous leur responsabilité personnelle, constituer des mandataires pour un ou plusieurs objets déterminés.

5 II/ LA PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
Le décret n° du 09aout 1985 organisant la profession de Commissionnaire en Douane Agréé confère à SOCOTRA l’agrément numéro 209 sur décision du ministère d’Etat, Ministre de l’Economie et des Finances et de la Direction Générale des Douanes à la date du 10 Septembre Un agrément valable pour tous les bureaux des douanes du Sénégal. SOCOTRA SARL ayant son siège social au 18 bis, avenue Lamine Gueye X Montaigne Dakar, la société a démarré ses activités avec un effectif de 03 personnes en 2008 en passant par un renforcement du personnel en 2009 au nombre de 08. En janvier 2011, SOCOTRA s’agrandit et démarre officiellement avec des contrats pour un effectif permanent de 09 (neuf) employés et 06 agents temporaires (CF.ORGANIGRAMME). Un personnel qui est passé de 13 (treize) agents contractuels en 2012 et 05 (cinq) agents temporaires.

6 Des ressources humaines nécessaires et essentielles pour une meilleure maîtrise des enjeux de la profession et la mise à disposition d’outils indispensables pour réussir le pari de la notoriété. Un organigramme structuré et conforme aux aspirations des associés de la société pour une transparence dans la gestion et la diligence des dossiers. La cogérance qui représente l’encadrement supérieur n’est pas un choix gratuit en ce sens qu’elle permet d’asseoir et de murir les décisions managériales et collégiales autour d’un consensus. Les départements et services à savoir l’administration et les ressources humaines, le transit et la comptabilité viennent compléter une corporation capable de satisfaire sa clientèle et d’atteindre ses objectifs. Sa première succursale est ouverte depuis décembre à Petit Mbao pour les dossiers de la Zone Franche Industrielle de Dakar. Une politique de proximité qui traduit son crédo : LA PROMPTITUDE, UNE QUALITE DE SERVICE IRREPROCHABLE ET LA FIDELISATION DE SA CLIENTELE.

7 lll/ LES ACTIVITES DE L’ENTREPRISE
Commissionnaire en Douane Agrée sous le n°209, titulaire de crédit trésor n°301, représentée depuis 2010 par le C.D.C.D.S (Conseil de Discipline des Commissionnaires en Douane du Sénégal) sous le n° matricule 095, SOCOTRA est un prestataire de services et a pour objet : . Toutes opérations de transit, de manutention, d’acconage, d’affrètement, d’entrepôts, de magasinage, d’avitaillement, de consignation de tous les navires ou aéronefs et toutes marchandises, produits et matériaux transportés par voie maritime, terrestre, ferroviaire, fluviale ou aérienne. . Toutes opérations de dédouanement et de dégrèvement à l’entrée et à la sortie de toutes Operations commerciales d’importation ou d’exportation. . Toutes activités de transport et de logistique . Enfin plus généralement, toutes opérations commerciales, financières, mobilières ou immobilières, se rattachant directement ou indirectement à l’objet ci- dessus ou susceptibles d’en faciliter le développent, la réalisation ou l’extension.

8 Cependant SOCOTRA concentre son activité principale dans les Operations de transit l’import comme à l’export pour se tailler une place de choix dans un secteur ou la concurrence est parfois déloyale. Une option du top Management pour mieux cerner les missions et perspectives liées à son objet. Une activité qui requiert organisation et méthodologie avec une maitrise avérée des techniques, des termes et procédures administratives des douanes, des secteurs portuaires et aéroportuaires. SOCOTRA Sarl a obtenu ses Agréments en Transitaire N° du 03/05/2012, en Consignation N° du 12/07/2012, en Manutention N° du 12/07/2012 dans le cadre de l’extension de ses activités qui vont bientôt démarrer. Pour se donner les moyens de ses ambitions, SOCOTRA n’a ménagé aucun effort pour obtenir l’autorisation d’exercer ces différents types d’activités. Un objectif atteint après une année d’exercice (2011) liée à une bonne gestion et une réduction considérable des charges.

9 lV/ STRUCTURE ET FONCTIONNEMENT
DIRECTION GENERALE La direction générale ou la gérance s’adjuge comme missions : . L’orientation de la stratégie et de la politique de l’entreprise . La définition des taches et des objectifs de chaque entité (département et service) . Le suivi des états financiers et comptables . La politique commerciale pour augmenter le portefeuille clients . La convocation des réunions périodiques . La coordination des activités de chaque entité . La réduction des charges couteuses et inutiles . L’élaboration des besoins d’investissement à moyen et long terme . La validation du budget de fonctionnement et d’investissement . La détection des forces et faiblesses et de la concurrence La réalisation d’une telle démarche managériale nécessite un professionnalisme et une expertise soutenue. Des atouts qui font de la Direction Générale un levier important pour booster l’entreprise et la hisser sur les plus hautes sphères des maisons de transit.

10 La réalisation d’une telle démarche managériale nécessite un professionnalisme et une expertise soutenue. Des atouts qui font de la Direction Générale un levier important pour booster l’entreprise et la hisser sur les plus hautes sphères des maisons de transit.

11 DEPARTEMENT DE L’ADMINISTRATION ET DES RESSOURCES HUMAINE
Dans sa politique de développement et de l’épanouissement de son capital humain, la direction a assigné au DARH les taches suivantes : . Le management des ressources humaines . La gestion de la paie et des primes . Le virement des salaires . Le suivi charges du personnel et versement des cotisations sociales . Déclaration des impôts . L’évaluation et la promotion du personnel . Le suivi des besoins de stage et de recrutement . La formation et gestion des carrières du personnel . Le respect du règlement intérieur des procédures en vigueur . L’élaboration d’une politique sociale adaptée au chiffre d’affaire . La diffusion des notes de services, avis et communiqués . L’établissement du planning des congés annuels . Relation avec les Tiers

12 L’accent est surtout mis sur la politique sociale afin de mettre le personnel dans de bonnes conditions de travail et une équité sur le traitement du personnel en fonction des compétences et des perfectionnements individuels ou collectifs.

13 LA COMPTABILITE Comme toute autre entreprise, notre comptabilité est un outil d’évaluation recensant et communiquant les informations sur l’activité économique de SOCOTRA. Le comptable procède à l’enregistrement et au compte rendu des opérations financières, notamment l’origine de l’opération, sa prise en compte, son traitement et sa présentation condensée dans les Etats Financiers. . La facturation des clients . Le traitement et le suivi des écritures de la comptabilité générale . La tenue du fichier créances clientèle . L’établissement des déclarations fiscales et sociales . Le suivi du crédit trésor . Le classement et l’archivage des pièces comptables . La préparation de la clôture des comptes annuels Sa fiche de poste s’établit comme suit : . La participation aux états financiers . L’enregistrement des Operations comptables au jour le jour

14 LE TRANSIT Le service transit a pour tache la coordination et le traitement des dossiers d’import et d’export .L’activité principale de l’entreprise s’articule autour de ce secteur et traduit l’importance de la mission que la direction a confié aux responsables Import/Export de ce service. .La réception des ordres de transit .Recevabilité des documents .Contact permanent avec les services de douane et des compagnies de transport .Réponses aux attentes du client pour un service de qualité .La maîtrise des régimes douaniers, des positions tarifaires et du système harmonisé .Optimiser les délais de livraison des conteneurs .L’établissement des droits et taxes HAD .Anticipation des impairs liés au dédouanement .Avoir des qualités relationnelles .Coordonner les activités des déclarants en douane et des passeurs de pièces

15 LE DECLARANT EN DOUANE Sous la tutelle du chef de transit, le déclarant en douane est soumis aux instructions suivantes : .Maîtrise de la chaine de transport des marchandises .Ouverture d’un dossier en transit .Cotation suivant valeur référence en vigueur .Etablir les notes de détail .Etablissement de la déclaration en douane .Saisie des dossiers au système Gainé et Orbus .Connaissances générales des incoterms et des positions tarifaires .Etablir les droits et taxes HAD .Suivi enlèvement et livraison des conteneurs .Apurement des sommiers .Exécution de toute autre consigne venant de la hiérarchie

16 LE PASSEUR DE PIECES Il assure le circuit de l’enlèvement du conteneur auprès des services des douanes et des compagnies de transport. .Suivre le processus des documents administratifs .Présentation des déclarations et documents administratifs à la douane .Paiement des frais de transport dans les compagnies .Obtention de bon a enlever (BAE) .Enlèvement des conteneurs jusqu’à son destinataire .Exécutions de toute autre consigne venant de la hiérarchie

17 L’AGENT DE LIASON Il se charge de la circulation des documents administratifs et des Operations bancaires entre autres consignes. .Paiement Orbus et retrait document .Operations bancaires (versement, retrait, remise chèque) .Retrait DPI à la cotecna .Paiement des frais de transports dans les compagnies .Transmission ou retrait des documents en douane .Enlèvement et livraison de colis .Exécutions de toute autre consigne venant de la hiérarchie

18 V/CONCURRENCE ET FORMATION
SOCOTRA est soumise à la Convention Collective des Auxiliaires de transport et à un Règlement Intérieur. Dans un environnement fort de 118 commissionnaires en douane agréé et de 74 accréditaires simples en douane (chiffres officiels du conseil de discipline des commissionnaires en douane du Sénégal en 2012) Socotra s’est dotée de tous les moyens humains, techniques et financiers pour se positionner parmi ses confrères. Dans le territoire d’une pratique professionnelles ou il est question d’économie, de marchandises, d’hommes et de femmes qui investissent leurs biens et s’investissent eux-mêmes, il est impératif de bannir les approximations et de veiller toujours et partout au traitement intelligent des situations dans la diversité de leur nature, de leur envergure et de leurs enjeux.

19 Dans cette optique que SOCOTRA compte rester vigilant face aux menaces de son environnement immédiat en l’occurrence les Maisons de Transit, mais aussi aux changements économiques et du développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication. SOCOTRA est une entreprise de service, qui offre des prestations qui se doivent d’être de première qualité pour lutter contre la concurrence et contribuer à notre image de marque pour la durabilité de notre outil de travail. C’est fort de cela que les ressources humaines représentent un capital incommensurable et inestimable pour se tailler une place de choix dans l’échiquier de notre domaine d’activité. La politique sociale basée sur la solidarité, l’équité, la cohésion et le partage symbolise les conditions de bien –être et d’épanouissement dans lesquelles jouit le personnel. Par conséquent, tous ces facteurs précités entrent en jeu dans notre vision pour se positionner comme un leader et un modèle.

20 FORMATION « Celui qui n’appliquera pas de nouveaux remèdes doit s’attendre à de nouveaux maux; car le temps est le plus grand des innovateurs »dit Francis bacon. « La connaissance est au cœur des évolutions, des progrès et des innovations .Le savoir faire découle avant tout de l’intelligence des conjonctures, des contextes, des situations et des actualités dans lesquelles opèrent une institution, un corps de métier » « La connaissance du réel est une lumière qui projette toujours quelque part des ombres »disait Gaston Bachelard ». La connaissance est d’abord l’effet cumulatif de nos expériences et des défis auxquels nous sommes confrontés et dont la mise en forme conceptuelle renseigne sur notre niveau de compréhension de nos propres pratiques professionnelles .Elle est de ce fait, le moyen par excellence pour se hisser a la hauteur des normes d’efficacité et d’excellence.

21 La douane à travers l’histoire est une institution en pleine mutation, à la lumière de la connaissance renouvelée que nous avons du flux incessant des transactions et des mouvements des hommes et des produits dans leur nature, leurs enjeux et leurs modes opératoires. Dans une société en pleine mutations constantes et rapides ,soumises à une logique implacable de mondialisation et ses modalités nombreuses et variées de circulation des produits et des hommes ,la seule voie indiquée de la performance est le pari sur la connaissance, le pari sur l’expertise, la compétence. Le renforcement des capacités du personnel reste une priorité .Une place encore plus essentielle est accordée à la formation dans tous les domaines et à tous les niveaux : meilleure connaissance de la chaine logistique, règles internationales du commerce et des législations nationales, les NTIC, la géographie très mobile des activités d’import et d’export.

22 La réalité du milieu du transit requiert une attention particulière et une formation permanente de ses collaborateurs. Des modules de formation ou des séminaires qui répondent aux exigences du métier sont intègres dans le renforcement des capacités et la gestion des carrières du personnel

23 Vl/ETHIQUE ET DEONTOLOGIE
L’ambition de SOCOTRA est de devenir une référence et une vitrine dans le secteur du transit à travers une expertise avérée mais surtout par le biais de valeurs fortes et partagées fondées sur notre culture et une déontologie adoptée par ses collaborateurs. Tout naturellement, nous avons souhaité que chaque collaborateur de la société soit associé à cette démarche. Les collaborateurs de l’entreprise ont défini des valeurs et des pratiques honorables dans lesquelles chacun se reconnait quelle que soit son origine. Les valeurs choisies se reconnaissent quel que soit son origine.

24 Les valeurs choisies reposent sur la confiance, le professionnalisme et la rigueur .Un engagement collectif exprimé par le personnel que nous prenons vis-à-vis de nos partenaire, clients organes de règlementation ,de contrôle et de tutelle. Il revient au personnel de faire vivre ses valeurs, de les diffuser, de les respecter d’y être fidèle et de l’approfondir. Le respect scrupuleux par chacun d’entre nous, à tout instant et en toute circonstance, de cette déontologie, fondé sur notre éthique et nos valeurs partagées, est la condition et le prix à payer pour notre pérennité et notre succès.

25 ETHIQUE Notre comportement tant individuel dans le cadre de notre action professionnelle que collectif est fondé sur le respect d’une organisation et d’un règlement intérieur Les sociétés auxiliaires de transport de par leur fonction sont des maillons essentiels de l’activité économique par le biais de la douane et des organes de tutelle. SOCOTRA est également le lieu de travail de ses salariés, ou ceux-ci doivent s’épanouir dans le respect des droits individuels et collectifs et dans la reconnaissance mutuelle. L’intégrité en toute circonstance de chacun des membres du Personnel, à chaque hiérarchie que ce soit, est un préalable de nos actions et démarches. Tout collaborateur, toute personne agissant au nom de la société doit avoir en permanence à l’esprit cette exigence, quelles que soient les tentations. Toute personne appartenant à SOCOTRA doit avoir conscience que tout écart ou manquement vis- à-vis du respect de cette norme en particulier engage sa responsabilité et engendre de facto des sanctions appropriées, c’est à dire exemplaires et dissuasives à la fois.

26 ======= NOS VALEURS Les valeurs que nous avons en commun n’ont pas été au hasard, mais ont été majoritairement préposées par l’ensemble du personnel à travers une consultation. Trois valeurs ont été retenues : LA CONFIANCE LE PROFESSIONNALISME LA RIGUEUR

27 LA CONFIANCE Elle repose d’abord sur le respect de l’autre. Chaque collaborateur remplit ses fonctions en toute indépendance mais avec le sens de la responsabilité. Ce contrat de confiance qui lie les membres du Personnel symbolise la formation et l’expertise des agents de SOCOTRA Une valeur partagée qui nous donne l’opportunité de s’exprimer et d’accomplir notre travail avec la tranquillité d’esprit .Un état d’esprit des collaborateurs qui a pour effet de stabiliser le climat social mais également de préserver la clientèle. Une confiance qui n’exclut nullement le contrôle comme dit l’adage .En d’autres termes, trop de confiance attire le danger. Une raison de plus pour vérifier la responsabilité de chaque collaborateur dans le respect des procédures internes.

28 LE PROFESSIONNALISME Notre métier est un métier de prestation services. La qualité de ces services, la satisfaction des clients, la prise en charge de leurs problèmes et la mise en œuvre de solutions originales et adaptées constituent l’essentiel de nos préoccupations et le fondement de notre métier. Le professionnalisme est une exigence de compétence, de rigueur et d’expertise, d’amour du métier et du travail bien fait. C’est aussi une exigence d’écoute, d’imagination, d’innovation et d’anticipation. C’est enfin une ligne de conduite vis-à-vis des clients qui veille au respect des engagements pris, à la transparence des procédures et à l’instauration d’une politique sociale adaptée à notre environnement et à notre évolution. Notre crédo : « le Transit, notre Profession » doit porter toute sa signification à travers le professionnalisme des collaborateurs de l’entreprise.

29 LA RIGUEUR « Nous jugeons les autres à la rigueur, et souvent plus qu’à la rigueur »pour paraphraser son auteur. Dans toute une activité professionnelle, la rigueur doit être de mise .La rigueur que nous plaçons dans un contexte d’effort soutenu dans la persévérance. La vigilance doit être le soubassement de nos actions quotidiennes. Une grande exactitude et une grande attention dans l’application des règles. Les procédures administratives et douanières auxquelles nous sommes soumises nous autorisent a veiller strictement sur leur application correcte .Une telle clé de réussite nécessite de la rigueur constante. Ces trois valeurs partagées par le Personnel contribuent fortement à la réalisation de nos objectifs et à la conservation de notre outil de travail. Des valeurs définies comme une conviction, un sacerdoce et un engagement sans faille pour servir l’entreprise et jouir des retombées dans l’équité et la transparence.

30 DEONTOLOGIE SOCOTRA développe ses prestations quotidiennes dans le respect des règles de comportement honorable. REGLES DE BONNE CONDUITE 1. Les collaborateurs de Socotra exercent leurs activités avec diligence, loyauté, équité dans le respect. a. Protection des intérêts des clients b. Régularité des procédures de dédouanement c. Défense des intérêts de l’entreprise Du Respect des procédures réglementaires ,professionnelles et internes Chaque collaborateur doit être vigilant face à l’application de ces consignes pour se faire une place de choix et gagner la confiance de nos partenaires

31 2. LA CLIENTELE DE SOCOTRA
La clientèle est le résultat de l’entreprise et de l’investissement réalisé par les associés pour son image de marque. a. Les clients avec lesquels les collaborateurs entretiennent des relations de confiance sont les clients de SOCOTRA b. Chaque collaborateur s’engage à respecter les clients et œuvrer pour leur fidélisation.

32 3. SOCOTRA EST OUVERTE A REPONDRE AUX ATTENTES DE SES CLIENTS EN
A. travaillant sur la qualité des services offerts b. respectant les engagements donnés c. veillant à la transparence de ses procédures

33 4. CHAQUE COLLABORATEUR DOIT CONNAITRE PARFAITEMENT LES TEXTES REGLEMENTAIRES ET PROCEDURES INTERNES applicables avec une grande diligence à ses taches dans le cadre de l’activité de l’entreprise. 5. PROBITE PROFESSIONNELLE Il incombe à chaque collaborateur de protéger les biens de la société. Chaque collaborateur s’engage à n’utiliser les ressources, locaux, matériels et autres équipements mis à sa disposition que pour l’accomplissement des taches qui lui sont confiées. Toute appropriation, main mise ou utilisation abusive, sans autorisation écrite et formelle préalable, du matériel appartenant à la société engendrera des sanctions appropriées à l’endroit de la personne concernée. Chaque collaborateur –quelle que soit sa fonction –s’engage à ne donner ou accepter aucun cadeau ou avantage dont la valeur risque d’inciter SOCOTRA est expressément soumis au respect absolu du secret professionnel. Le secret Professionnel est une NORME DE COMPORTEMENT PROFESSIONNEL D’APPLICATION IMPERATIVE. Les clients de la société doivent être assurés que-quelles que soient les circonstances-la confiance qu’ils nous accordent ne sera trahie et que les informations les concernant ne seront divulguées sauf dans des cas ou la loi l’impose. Tout collaborateur –quel que soit son niveau hiérarchique est tenu à une obligation de conservation de secret absolu et à un devoir de discrétion à l’égard des informations dont il a connaissance dans l’exercice de ses fonctions.

34 RESPONSABLE EXPLOITATION
ABDOULAYE DIEYE ORGANNIGRAMME SOCOTRA

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